Obsługa arkusza kalkulacyjnego Excel - szkolenie zaawansowane

Organizacja danych w arkuszach Excela

• Organizacja zbiorów danych z wykorzystaniem obiektu Tabela
• Praca z danymi przekształconymi na Tabelę

  Zmiana zakresu danych, automatyczne kopiowanie formuł w tabeli, tworzenie funkcji w Tabelach

• Tworzenie automatycznych serii danych

  Tworzenie numerów seryjnych, dat z pominięciem weekendów, tworzenie własnych serii danych w celu zautomatyzowania wpisywania powtarzających się danych

Narzędzia Excela niezbędne w codziennej pracy

• Metody pracy na kilku arkuszach łącznie w celu przyśpieszenia wykonywania powtarzających się czynności
• Szybkie grupowanie kolumn i wierszy
• Wykorzystanie skrótów klawiaturowych Excela niezbędnych do nawigacji po zbiorach danych
• Zaawansowane metody zaznaczania i selekcji danych z wykorzystaniem opcji „Przejdź specjalnie”

  Metody automatycznego zaznaczania i uzupełniania pustych komórek w zbiorach danych z wykorzystaniem narzędzia „Przejdź do - specjalnie”

• Zaawansowane wykorzystanie narzędzia „Wklej specjalnie”

  Wykorzystanie narzędzia do: transpozycji danych, operacji arytmetycznych (dodaj, pomnóż), oraz do zmiany tekstu na liczbę - opcja niezbędna przy pracy ze zbiorami danych pobieranych z innych programów

• Śledzenie zależności i poprzedników w formułach (śledzenie formuł)

Tabele przestawne i wykresy przestawne

• Tworzenie tabel przestawnych

  Przygotowanie danych, wyjaśnienie błędów związanych z danymi, tworzenie tabeli przestawnej, wyjaśnienie elementów i metody obsługi tabeli przestawnej

• Praca z tabelą przestawną

  Praktyczne przykłady wykorzystania tabeli przestawnej do tworzenia raportów i analiz (ćwiczenia na danych sprzedażowych, księgowych, finansowych, produkcyjnych). Posługiwanie się elementami tabeli przestawnej, poruszanie się po tabeli przestawnej

  • Dodawanie danych do pola wierszy
  • Dodawanie danych do pola kolumn
  • Dodawanie danych do pola danych (wartości)
  • Dodawanie danych do pola filtru
  • Zmiana funkcji podsumowujących: suma, średnia, minimum, maximum
  • Grupowanie danych w tabeli przestawnej

    Tworzenie obliczeń z grup danych na podstawie dat (np. tworzenie sum miesięcy, lat i kwartałów z dat), obliczenia po danych liczbowych (przedziały), grupowanie danych tekstowych

  • Filtrowanie danych w tabeli przestawnej

    Metody i sposoby filtrowania danych zgromadzonych w tabeli przestawnej

  • Wyświetlanie wyników jako procenty

    Przedstawienie wyników tabeli przestawnej jako procenty: procent kolumn i procent wierszy

• Formatowanie tabeli przestawnej

  Zmiana wyglądu tabeli, zmiana układu tabeli przestawnej (konspektowy, tabelaryczny, kompaktowy), pokazywanie sum częściowych, powtarzanie etykiet wierszy (elementów) tabeli

• Wykresy przestawne
  • Automatyczne przechodzenie z tabeli przestawnej do wykresu przestawnego
  • Automatyczne tworzenie wykresów przestawnych
  • Zmiana funkcji wykresów przestawnych
  • Formatowanie wykresów przestawnych

Obliczenia - Praca z formułami i funkcjami Excela

• Odwołania bezwzględne (blokowanie komórek) i ich zaawansowane zastosowanie
• Funkcje logiczne: JEŻELI, LUB, ORAZ

  Zagnieżdżanie funkcji logicznych w celu określenia różnych warunków obliczania danych

• Funkcje liczące: SUMA.JEŻELI, LICZ.JEŻELI, SUMA.WARUNKÓW, LICZ.WARUNKI

  Sumowanie danych wykorzystaniem jednego i kilku kryteriów, sumowanie danych liczbowych po kryteriach tekstowych np. po pierwszej literze danego wyrazu lub części tekstu. Zliczanie ilości danych po kilku kryteriach.

• Funkcje porównywania i wyszukiwania danych w tabelach: WYSZUKAJ.PIONOWO, WYSZUKAJ.POZIOMO, INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ

  Zagnieżdżanie funkcji porównywania w innych funkcjach. Porównywanie dwóch tabel. Metody uzupełniania danych pomiędzy tabelami z wykorzystaniem funkcji porównania. Porównywanie tabel po wierszach i po kolumnach z wykorzystaniem funkcji INDEKS i PODAJ POZYCJĘ. Połączenie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO z funkcją JEŻELI.BŁĄD i CZY.BŁĄD, w celu eliminacji błędów

• Funkcje daty i czasu: DZIŚ, DATA.RÓŻNICA, DATA, DZIEŃ, MIESIĄC, ROK, WEEKNUM, DNI.ROBOCZE, CZAS

  Wykorzystanie zagnieżdżeń funkcji daty do: odejmowania miesięcy i lat. Przekształcanie daty w formie tekstowej na datę w celu dokonania obliczeń. Obliczanie numeru tygodnia roku, obliczanie dni roboczych między datami, obliczanie dokładnej ilości miesięcy i lat między datami.

• Funkcje tekstowe: LEWY, PRAWY, ZNAJDŹ, FRAGMENT TEKSTU, USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY, TEKST, PODSTAW, LITERY.WIELKIE, Z.WIELKIEJ.LITERY, DŁ

  Łączenie i dzielenie tekstów, szybka zmiana wielkości liter, usuwanie zbędnych odstępów (zbędnych spacji), zamiana tekstu na liczbę, zamiana znaków w tekście, oddzielanie tekstów w celu ich wykorzystania w innych funkcjach

• Zastosowanie funkcji CZY.BŁĄD, JEŻELI.BŁĄD, CZY.TEKST, CZY.LICZBA do wykrywania i eliminowania błędów
• Tworzenie i praca z funkcjami zagnieżdżonymi w innych funkcjach

Obliczenia za pomocą funkcji tablicowych

• Tworzenie funkcji tablicowych działających na dużych zbiorach danych

  Wstawianie funkcji z użyciem (CTRL+SHIFT+ENTER), wykorzystanie funkcji tablicowych w celu eliminacji zbędnych obliczeń, zagnieżdżanie funkcji w innych funkcjach z wykorzystaniem obliczeń tablicowych

Zarządzanie arkuszami i skoroszytami

• Wykorzystanie narzędzia konsoliduj do tworzenia połączeń z danych znajdujących się w różnych plikach i skoroszytach

  Wykorzystanie dwóch możliwości konsolidacji: według nagłówków kolumn lub według wierszy z pierwszej kolumny tabeli, pobieranie danych z różnych plików Excela z wykorzystaniem Sumy i Średniej i Licznika, konsolidacja danych uwzględniająca wyświetlanie danych pochodzących z innych arkuszy i skoroszytów

• Tworzenie obliczeń z danych znajdujących się w innych arkuszach i skoroszytach
• Łączenie arkuszy za pomocą funkcji

  Konsolidacja danych z różnych arkuszy i plików z wykorzystaniem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

• Praca z nazwami arkusza
  • Nazywanie komórek i zakresów

    Nadawanie nazw zakresom, zmiana zakresu widoczności nazwy, obsługa menadżera nazw, usuwanie oraz korygowanie nazw

  • Praca na funkcjach z wykorzystaniem nazw (odwołania do nazw)

    Zastosowanie nazw w obliczeniach z wykorzystaniem funkcji SUMA, ŚREDNIA, WYSZUKAJ.PIONOWO. Obliczanie danych poprzez nazwę pobieranych z innych arkuszy, wykorzystanie skrótu klawiaturowego F3 do wywoływania nazw

• Łączenie skoroszytów i praca na różnych skoroszytach

Sortowanie i filtrowanie danych

• Zaawansowane sortowanie

  Sortowanie danych po kilku kategoriach, sortowanie danych od lewej do prawej (po wierszach)

• Zaawansowane filtrowanie

  Filtrowanie złożone, metody wykorzystywania filtrów zaawansowanych, w przypadku Excela 2003 tworzenie wartości unikatowych z pomocą filtrowania zaawansowanego

Poprawność danych

• Ograniczanie błędów wprowadzania danych z wykorzystaniem poprawności danych

  Sposoby ograniczenia wpisywania danych z użyciem opcji liczb, dat i długości tekstu, praktyczne przykłady użycia POPRAWNOŚCI DANYCH do ograniczenia ilości błędów w danych wpisywanych do arkusza

• Pola list rozwijanych
  • Tworzenie list rozwijanych

    Listy rozwijane oparte na danych pochodzących z jednego arkusza, wykorzystanie list rozwijanych do ograniczenia błędów wprowadzania danych, wprowadzanie komunikatów wejściowych i alertów o błędach

  • Pobieranie danych do list z innych arkuszy

    Sposoby pobierania danych do list rozwijanych z innych arkuszy poprzez odwołania do nazwy, powiązania list rozwijanych z funkcjami

Tworzenie zaawansowanych wykresów

• Wykres z wieloma seriami danych

  Poprawne przygotowanie danych do wykresów z zastosowaniem funkcji, modyfikacja zakresu danych w źródle danych wykresów

• Tworzenie wykresów z dwoma osiami danych

  Przypisywanie drugiej osi do wykresu, zmiana danych na osi

• Zaawansowane formatowanie wykresów

  Wstawienie elementów graficznych do wykresu np. loga firmy, umieszczanie własnych obiektów graficznych, jako punktów wykresu, zmiana zakresu liczb na osiach

• Tworzenie trendów danych na wykresie

Wymiana informacji pomiędzy różnymi programami i aplikacjami MS Office

• Importowanie danych pochodzących ze źródeł zewnętrznych:
  • Pobieranie danych z plików tekstowych i innych aplikacji

    Opcje importu danych, zastosowanie i modyfikacje opcji narzędzia TEKST JAKO KOLUMY, w celu dokonania poprawnego importu danych pozbawionego błędów

  • Zastosowanie funkcji i narzędzi Excela w celu poprawy i likwidacji błędów powstających podczas importowania danych

    Zastosowanie funkcji tekstowych do „oczyszczania” i naprawy danych, sposoby zamiany liczb przechowywanych jako tekst na liczby, w celu umożliwienia dokonania obliczeń na danych, oczyszczanie danych ze zbędnych znaków, zamiana kropki na przecinek, likwidacja zbędnych odstępów w danych, szybkie usuwanie pustych wierszy z danych

• Dołączanie dokumentu z programu pakietu Office do skoroszytu Excela

  Wstawianie dokumentów np. Worda do arkuszy Excela i odwrotnie

• Tworzenie hiperłączy

  Otwieranie dokumentów z poziomu arkusza Excel, tworzenie nawigacji po dokumencie z wykorzystaniem hiperłączy

• Korespondencja seryjna

  Wykorzystanie danych z arkusza Excela do tworzenia seryjnej korespondencji w programie Word

Wykorzystanie narzędzia formatowanie warunkowe

Automatyczna zmiana wyglądu komórek, wierszy i kolumn arkusza ze względu na określone warunki

• Formatowanie warunkowe z użyciem już zdefiniowanych reguł

  Formatowanie komórek z określonym tekstem, formatowanie dat, formatowanie liczb

• Formaty warunkowe w postaci graficznej

  tworzenie histogramów (paski danych), dodawanie graficznych ikon do danych, tworzenie skali kolorów

• Formatowanie warunkowe dat z wykorzystaniem funkcji

  Zaznaczanie wierszy z datami, które są sobotami i niedzielami oraz dniami wolnymi, zaznaczanie terminów i dat, które już minęły

• Automatyczna zmiana kolorów komórek i całych wierszy z wykorzystaniem formatowania warunkowego i prostych formuł

Zabezpieczenie dokumentu

• Blokowanie dostępu do pliku za pomocą haseł
• Ochrona arkuszy i skoroszytów

  Całkowite zablokowanie arkuszy przed możliwością edycji, blokowanie zawartości arkusza z możliwością dokonywania wpisów do wybranych komórek, zabezpieczanie formuł przed podglądem i przypadkową modyfikacją, ukrywanie arkuszy

Drukowanie arkuszy Excela

• Zaawansowane funkcje drukowania i przygotowania do wydruku
• Drukowanie nagłówka zbioru danych na każdej stronie

Proste makropolecenia

Automatyzacja często powtarzających się czynności w Excelu

• Tworzenie makr za pomocą rejestratora

  Przypisywanie skrótu klawiaturowego do makra, tworzenie makr formatujących komórki i innych, zapisywanie makr w jednym skoroszycie i w obrębie całego programu Excel

• Modyfikacja i usuwanie makr

  Wywoływanie stworzonych makr, usuwanie i wywoływanie makr, przeglądanie kodu makr – prosta edycja

• Przypisywanie makr do przycisków

  Dodawanie makr do elementów graficznych (przycisków, obrazów, kształtów)