Ochrona Danych Osobowych w HR

W programie:

1. ZAGADNIENIA FORMALNE.

   • Kiedy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych musi mieć formę pisemną?

   • Jak w praktyce zastosować zasady minimalizacji i ograniczenia przetwarzania danych osobowych i ograniczać przetwarzanie danych osobowych w działach personalnych?

   • Komu można powierzyć do przetwarzania dane osobowe pracowników?

   • Kiedy pracodawca powinien zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?

   • Jak bezpiecznie przekazywać dane osobowe drogą papierową, a jak elektroniczną?

   • Jakie są najczęstsze incydenty naruszenia danych osobowych, identyfikowane w działach personalnych?

   • W jaki sposób wykonywać pracę, aby unikać incydentów naruszenia danych osobowych?

   • W jaki sposób należy reagować w sytuacji udostępnienia nam danych osobowych, do których nie powinniśmy mieć dostępu?

   • Na czym polega naruszenie danych w związku z niewycofaniem dostępu do ZUS PUE dla byłego pracownika?

2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH NA POTRZEBY REKRUTACJI.

   • Jakie dane osobowe można pobierać od kandydata do pracy?

   • W jaki sposób żądać ich potwierdzenia i jak weryfikować, czy są zgodne z rzeczywistością?

   • Jak rozumieć słowo „niezbędne” z punktu widzenia żądania informacji o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia od kandydatów do pracy?

   • Czy można weryfikować kompetencje kandydata do pracy u jego poprzednich pracodawców?

   • W jaki sposób zorganizować współpracę z podmiotami pośredniczącymi w zatrudnieniu lub agencjami pośrednictwa pracy?

   • Jak poprawnie spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydatów do pracy?

   • Kiedy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, a kiedy takiej zgody nie potrzeba?

   • Kiedy można wykorzystywać dane osobowe do kolejnych rekrutacji?

3. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH NA POTRZEBY ZATRUDNIENIA.

   • Jakie dane osobowe można pobierać na etapie zatrudnienia? W jakiej formie je pobierać? W jaki sposób żądać ich potwierdzenia i jak weryfikować, czy są zgodne z rzeczywistością?

   • Jakich danych osobowych bezwzględnie nie można przetwarzać na etapie zatrudnienia, a jakie można przetwarzać warunkowo?

   • Jakie dane można wpisać w list intencyjny, a jakie w umowę przedwstępną o pracę?

   • Czy umowa na zastępstwo może zawierać dane osoby zastępowanej na danym stanowisku?

   • Co zrobić, jeżeli potrzebujemy większej liczby kategorii danych osobowych, niż pozwalają nam na to przepisy prawa pracy?

   • Kiedy potrzebna jest zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych, a kiedy jej nie potrzebujemy?

   • Jakie obowiązki nakładają przepisy RODO przy kierowaniu na badania medycyny pracy i szkolenia bhp?

   • Czy zgłoszenie pracownika do ZUS uzasadnia pobranie większej liczby danych osobowych niż wynikające z KP?

   • Czy możemy żądać od pracownika dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość?

   • Czy możemy kserować/skanować dowody osobiste lub inne dokumenty potwierdzające tożsamość?

   • Czy możemy kserować/skanować dokumenty potwierdzające posiadanie określonych umiejętności przez pracownika?

   • Czy w aktach osobowych można przechowywać kopię prawa jazdy pracownika?

   • Czy możemy wykorzystywać fotografie oraz wizerunek pracowników?

   • Czy pracodawca może przetwarzać dane, takie jak prywatny numer telefonu i adres e-mail pracownika?

   • Czy dane podane przez pracownika na potrzeby uczestnictwa w PPK pracodawca może wykorzystać w innych celach?

   • Czy można pytać pracownika o stosunek do służby wojskowej?

   • Jak poprawnie spełnić obowiązek informacyjny wobec pracowników w zakresie przetwarzania ich danych osobowych?

   • Gdzie powinny być przechowywane klauzule informacyjne wydawane pracownikom – w aktach osobowych czy w osobnych teczkach?

   • Jak w praktyce pozyskiwać od pracowników dane na potrzeby ZFŚS? Przez jaki czas mogą one być przetwarzane?

   • Jak przetwarzać dane wrażliwe (np. orzeczenia lekarskie, dokumentację medyczną)? W jakim zakresie je wykorzystywać?

   • Co wpisywać na listach obecności w przypadku absencji pracownika? Czy wskazywanie przyczyny absencji w pracy na liście obecności jest dozwolone?

   • Czy można informować osoby trzecie o zwolnieniu lekarskim pracownika?

   • Jak RODO ma się do danych osobowych zatrudnianych cudzoziemców?

   • Jakie dane osobowe powinno zawierać świadectwo pracy?

   • Czy można przekazywać dane osobowe drogą telefoniczną, np. do banku?

   • Czy i w jaki sposób można udostępniać dane osobowe pracowników na żądanie ze strony podmiotów prywatnych lub publicznych?

   • Jak zgodnie z prawem przetwarzać dane osobowe w związku z benefitami pracowniczymi?

   • Czy zatrudnione osoby muszą wyrażać zgodę na przekazywanie ich danych do biura rachunkowego?

   • Jak odpowiedzieć na wniosek o usunięcie danych osobowych złożony przez byłego pracownika?

   • W jaki sposób należy umożliwić pracownikom realizację ich praw wskazanych w RODO?

   • Czy należy szkolić pracowników z RODO? Czy jest to dobra praktyka czy obowiązek?

   • W jaki sposób poprawnie prowadzić monitoring wizyjny pracowników? Jakie powinny być zapisy w aktach wewnętrznych dotyczące monitoringu?

   • Jak poprawnie prowadzić monitoring skrzynek elektronicznych pracowników.

   • Jakie powinny być zapisy w aktach wewnętrznych dotyczące monitoringu skrzynek elektronicznych?

   • W jaki sposób korzystać z innych form monitoringu, m.in. z kontroli dostępu
     do pomieszczeń pracodawcy, GPS, systemów rejestracji czasu pracy, tachografów połączonych z systemami flotowymi?

   • Jak zorganizować i w jaki sposób ustalić zasady ochrony danych osobowych w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej?

   • Jakie dokumenty z perspektywy ochrony danych osobowych należy stworzyć i wdrożyć, aby wprowadzić pracę zdalną w zgodzie z RODO?

   • W jaki sposób powinna być prowadzona wymiana informacji, a także obieg dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej) w związku z pracą zdalną?

   • Czy praca zdalna może być wykonywana z wykorzystaniem sprzętu należącego do pracownika?

   • Kiedy i w jakich warunkach może zostać wprowadzona kontrola trzeźwości lub kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu?

   • W jaki sposób wdrożyć formalnie zasady związane z kontrolą trzeźwości pracowników? Jaka dokumentacja jest wymagana z perspektywy ochrony danych osobowych?

   • Jakie obowiązki informacyjne należy spełnić w przypadku prowadzenia kontroli trzeźwości pracowników?

   • W jaki sposób pracodawca może przetwarzać informacje związane z kontrolą trzeźwości pracowników?

   • Jaki jest sposób postępowania w przypadku niedopuszczenia pracownika do pracy po przeprowadzeniu kontroli trzeźwości?

   • Czy możliwa jest kontrola pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu?

   • Czy konieczne jest podawanie przez pracownika szczegółowych danych osobowych lub szczegółowych informacji o stanie zdrowia osoby, której pracownik zapewnia osobistą opiekę lub wsparcie w związku ze zwolnieniem z tytułu siły wyższej lub urlopu opiekuńczego