Opisy stanowisk pracy

Dzień 1. ,,Standard opisywania stanowisk pracy, Opis Stanowiska Pracy i jego wykonanie”

1. Opis Stanowiska Pracy – definicja, konstrukcja, cel stosowania:
   • Opis Stanowiska Pracy – definicja, zastosowanie,
   • Wzory Opisów Stanowisk Pracy – przykłady Opisów Stanowisk Pracy z rynku i ich warsztatowa ocena:
     • stosowane na rynku pracy formatki,
     • znaczenie formatki dla późniejszego procesu opisywania stanowisk pracy i użyteczności Opisów Stanowisk Pracy w Organizacji,
     • planowany zakres wykorzystania Opisów w Organizacji a wzór formatki,
   • Rozróżnienie opisu stanowiska od zakresu zadań pracownika.
2. Rekomendowany standard opisywania stanowisk pracy:
   • Ustalenie standardu Opisywania Stanowisk Pracy w Organizacji,
   • Instrukcja sporządzania Opisów Stanowisk Pracy:
     • Znaczenie Instrukcji (standaryzacja opisów),
     • Zakres i forma Instrukcji i jej znaczenie dla utrzymania standardu w procesie Opisywania Stanowisk Pracy,
     • Instrukcja Opisywania Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
       1. Zakres i forma instrukcji,
       2. Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy,
       3. Przykładowe zapisy Instrukcji,
       4. Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
     • Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Opisywania Stanowisk Pracy,
     • Wzór Opisu Stanowiska Pracy:
       1. Rekomendowany wzór i format Opisu Stanowiska Pracy,
       2. Słowniki i mini instrukcje we wzorze Opisu Stanowiska Pracy,
       3. Praktyczne posługiwanie się wzorem Opisu Stanowiska Pracy,
     • Ogólne wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy w Organizacji:
       1. Kolejność tworzenia wpisów Opisu Stanowiska Pracy,
       2. Zapewnienie rzeczowości i prawidłowości Opisu Stanowiska Pracy.
3. Katalog i baza danych Opisów Stanowisk Pracy:
   • Znaczenie formy Opisu Stanowiska Pracy dla zarządzania opisami w organizacji,
   • Katalog Opisów Stanowisk Pracy:
     • Definicja Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
     • Wartość katalogu opisów stanowisk pracy dla organizacji – utrzymywanie zbioru Opisów Stanowisk Pracy w aktualności,
   • Metodologia opracowywania Katalogu Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
     • Metodologia tworzenia nazewnictwa stanowisk,
     • Metodologia łączenia i rozdzielania podobnych stanowisk pracy,
     • Metodologia postępowania ze specyficznymi rolami i funkcjami,
     • Przyporządkowanie Opisów Stanowisk Pracy do Katalogu, systemowa aktualizacja, likwidacja niepotrzebnych Opisów Stanowisk Pracy,
   • Metodologia aktualizacji opisów stanowiska pracy w Katalogu (opracowywania nowych / zmienionych opisów stanowisk pracy oraz ich wprowadzania do katalogu opisów stanowisk pracy) a działania menedżerów i zespołu personalnego – na konkretnym przykładzie z rynku:
     • Potwierdzanie konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy i Opisu Stanowiska Pracy,
     • Potwierdzanie konieczności aktualizacji Opisu Stanowiska Pracy,
     • Potwierdzanie konieczności rezygnacji z Opisu Stanowiska Pracy,
   • Rozwiązania Informatyczne – Baza Danych Opisów Stanowisk Pracy:
     • Omówienie ogólne najważniejszych możliwości i funkcjonalności IT,
   • Administrator Katalogu i Bazy Danych Opisów Stanowisk Pracy:
     • Rola i zadania administratora Katalogu Opisów Stanowisk Pracy z Zespołu HR.
4. Zakres informacji w Opisie Stanowiska Pracy i ich prawidłowe sporządzanie (metodologia i warsztat):

Część I Opisu Stanowiska Pracy: informacje o stanowisku:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
  • Nazwa stanowiska pracy,
  • Symbol stanowiska,
  • Miejsce pracy,
  • Miejsce w strukturze organizacyjnej oraz zastępowalność,
  • Cel stanowiska.

Część II Opisu Stanowiska Pracy: główne zadania, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
  • Zadania zawodowe,
  • Zadania kierownicze / koordynatorskie,
  • Rozpiętość kierowania,
  • Uprawnienia,
  • Skala działania,
  • Kluczowe wskaźniki efektywności,
  • Wpływ na wyniki organizacji,
  • Złożoność i innowacyjność pracy.

Część III Opisu Stanowiska Pracy : wymagania stanowiskowe – wymagane kompetencje

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Podział kwalifikacji i kompetencji na poziomy wymagany i pożądany i jego znaczenie,
• Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
  • Wykształcenie,
  • Wiedza merytoryczna i umiejętności zawodowe twarde (obiektywnie mierzalne),
  • Formalne uprawnienia zawodowe,
  • Znajomość języków obcych,
  • Znajomość programów informatycznych (IT),
  • Doświadczenie zawodowe i menedżerskie,
  • Charakter pracy (grupa kompetencji),
  • Postawy / zachowania.

Część IV. Opisu Stanowiska Pracy : współpraca /komunikacja /kontakty:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
  • Kontakty wewnętrzne i zewnętrzne,
  • Współpraca, jej cel, charakter i częstotliwość,
  • Komunikacja, jej cel, charakter i częstotliwość.

Część V. Opisu Stanowiska Pracy : ogólny poziom stanowiska:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Poziom stanowiska wg klasyfikacji,
• Warsztat z przyporządkowania do klasyfikacji.

Część VI. Opisu Stanowiska Pracy : dodatkowe informacje:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Dodatkowe informacje – zakres i forma dodatkowych informacji wprowadzanych do opisu,
• Osoby podpisujące Opis i znaczenie ich podpisów.

Część VII (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy : zakładka specyfikacji zadań:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Informacje o stanowisku,
• Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
• Zadania zawodowe – dane szczegółowe o zadaniach,
• Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

Część IX (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy : zakładka warunków pracy:

• Funkcjonalność tej części Opisu,
• Informacje o warunkach pracy,
• Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
• Warunki pracy – dane szczegółowe o warunkach,
• Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

1. Rozróżnianie wpisów do Opisu Stanowiska Pracy i do innych dokumentów:
   • Opis Stanowiska Pracy a inne dokumenty  – podobieństwa i różnice (m.in. zakres obowiązków, zakres czynności, karta stanowiskowa, karta celów, opis roli projektowej, formatka KPI, opis roli i funkcji, dziennik obciążenia pracą, profil idealnego kandydata, ogłoszenie o pracę),
   • Rozstrzygnięcia co do umieszczenia danych zapisów w Opisie Stanowiska Pracy bądź nie – dyskusja.
2. Podsumowanie – rekomendacje co kształtu Opisu Stanowiska Pracy w zależności od:
   • różnych grup zawodowych w Organizacji,
   • wielkości, specyfiki i charakteru organizacji i jej stanowisk,
   • planowanych obszarów wykorzystania opisów stanowisk pracy (potrzeby organizacji z których pochodzą uczestnicy).
3. Analiza pracy na potrzeby opracowywania stanowisk pracy oraz materiały pomocnicze poza organizacją:
   • Metody analizy pracy,
     • Analiza pracy – metody i ich praktyczne zastosowanie,
     • Zbieranie danych o stanowiskach – ankiety, wywiad, obserwacja, korzystanie z danych,
     • Weryfikacja informacji z analizy pracy,
   • Klasyfikacje zawodów,
   • Inne źródła danych o zadaniach i wymaganiach na stanowiskach.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt. 5-7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatu opisywania stanowisk pracy.

Dzień 2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy, wykorzystanie jego efektów oraz radzenie sobie z  typowymi wyzwaniami.

1. Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy:
   • Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
   • Cel opisywania stanowisk pracy a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.
2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:
   • Powody podjęcia projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje,
   • Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
     • Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
     • Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
     • Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
   • Etapy projektu i zakres prac w Projekcie Opisów Stanowisk Pracy (harmonogram prac) – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej organizacji, zapisy z karty projektu),
   • Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
   • Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.
3. Rola HR w Projekcie Opisywania Stanowisk Pracy:
   • Zainicjowanie akcji opisywania,
   • Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
   • Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
   • Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
   • Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
   • Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.
4. Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu:
   • Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
   • Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
   • Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
   • Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
   • Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
     • Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
     • Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
   • Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy).
5. Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami:
   • Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
   • Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
   • Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.
6. Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:
   • Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników w Projekcie,
   • Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej (wdrożenie):
     • Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
     • Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
     • Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
     • Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
     • Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
     • Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
   • Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych.
7. Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:
   • Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych
     • Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy
     • Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy
   • Całościowy podział zadań i odpowiedzialności w firmie oraz obciążenia pracą i etatyzacja (omówienie ogólne na przykładach):
     • Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
     • Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
     • Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
     • Kształtowanie etatyzacji (planu zatrudnienia).
   • Opisy Stanowisk Pracy a kształtowanie wynagrodzeń i kluczowych aspektów motywacji finansowej (omówienie ogólne na przykładach):
     • Opisy Stanowisk Pracy a wartościowanie, analityka płacowa i porównanie płac z rynkiem, ustalanie stawek wynagrodzeń zasadniczych,
     • Opisy Stanowisk Pracy a cele i KPI oraz wynagrodzenia zmienne,
   • Opisy Stanowisk Pracy a rekrutacja i selekcja oraz ocena przydatności zawodowej już posiadanych pracowników (omówienie ogólne na przykładach):
     • Znaczenie modelu kompetencji dla prawidłowego wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w praktyce zarządzania pracownikami,
     • Znaczenie pracy mózgu dla kształtowania się osobowości i podstaw kompetencji (zdolności i możliwości), teorie osobowości przydatne w procesie projektowania pracy i zarządzania zasobami ludzkimi (m.in. do podziału pracy, opracowania opisów stanowisk pracy, rekrutacji, rozwoju), pomiar wybranych aspektów osobowości w środowisku zawodowym,
     • Osobowość a preferencje zawodowe na przykładzie metody Hollanda (i MBTI mniej szczegółowo),
     • Model kompetencji w Opisie Stanowiska Pracy a realne możliwości doboru i utrzymania odpowiedniego pracownika,
     • Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji oraz adekwatny dobór pracowników.
   • Opisy Stanowisk Pracy a adekwatna polityka szkoleniowa (omówienie ogólne na przykładach)
     • Opisy stanowisk pracy, ocena kompetencyjna a definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy,
     • Wsparcie pracownika w rozwoju i poprawie wykonania zadań i obowiązków,
     • Ocena efektywności szkoleń i rozwoju,
   • Opisy Stanowisk Pracy a Ścieżki Karier i Awansów (omówienie ogólne na przykładach):
     • Gradacja stanowisk – idea i metodologia stojąca u podstawy Ścieżek Karier,
     • Znaczenie uwzględnienia gradacji stanowisk na ścieżce dla późniejszych procesów personalnych : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej oraz utrzymania pracowników w organizacji,
     • Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy – typowe wymagania w gradacji dla stanowisk:
       • Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
       • Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
       • Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich,
     • Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika,
     • Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
     • Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt 7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatów dot. Projektu Opisów odbywających się w ramach pkt 1-6.