Podróże służbowe w 2026, w tym zmiany w kilometrówce – nowelizacja ustawy o transporcie drogowym umożliwiająca zwrot pracownikom kosztów używania

1. Definicja podróży służbowej i składniki kosztów podróży służbowych:

• definicja podróży służbowe
• dopuszczalny czas trwania podróży służbowej.
• diety (wysokość, zasady rozliczania, “diety tranzytowe” itp.),
• koszty przejazdów i jazd miejscowych,
• koszty noclegów (zwrot faktycznie poniesionych wydatków, ryczałty, dokumentowanie),
• koszty leczenia w trakcie podróży służbowej,
• inne wydatki (rodzaje, dokumentowanie).

2     Zasady ustalania przychodu pracowników i stosowania zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, w przypadku podróży służbowych np.:

• określenie diet w kwotach wyższych niż wynikające z przepisów prawa (dokumentowanie, zasady zaliczania w ciężar kosztów, ustalenie przychodów pracownika),
• zwrot pracownikom faktycznie poniesionych przez nich wydatków na wyżywienie według rachunków,
• śniadania hotelowe,
• zwrot wydatków na jazdy miejscowe (wynajęcie samochodu przez pracownika, taksówki itp.),
• zwrot kosztów noclegów w wysokości przekraczającej limity ustalone przepisami prawa,
• wydatki reprezentacyjne poniesione przez pracownika w trakcie podróży służbowej (obiady z kontrahentami, bilety na imprezy kulturalne i sportowe itp.).

3.   Podróże służbowe a wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (dokształcanie w formach szkolnych i pozaszkolnych) – różnice w rozliczeniach podatkowych (koszty uzyskania przychodów, zasady stosowania zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych).

4.  Wydatki na ubezpieczenie pracowników w trakcie podróży służbowej:

– zasady zaliczania do kosztów podatkowych

- zasady ustalania przychodów pracownikom.

5.  Delegacje pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, menedżerów, właścicieli firm, członków zarządu, rad nadzorczych i komisji rewizyjnych – różnice w rozliczeniach podatkowych:

- koszty uzyskania przychodów,

- zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych

- zwolnienia z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

6. Pracownicy „mobilni” (kierowcy, przedstawiciele handlowi, pracownicy budowlani itp.) – zasady opodatkowania świadczeń z tytułu podróży.

7. Koszty uzyskania przychodów u pracodawcy, zleceniodawcy itp. z tytułu rozliczania podróży służbowych.

8.  Rozliczanie podróży służbowych na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług (np. przypadki kiedy wystąpi import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów itp.).

9. Obowiązek składania PIT – 11 w przypadku nieodpłatnych świadczeń dla kontrahentów oraz sytuacje, w których firmy nie muszą składać tych informacji.

10. Używanie przez pracowników, zleceniobiorców, menedżerów, członków zarządu, członków rad nadzorczych itp. samochodów prywatnych w jazdach miejscowych i podróżach służbowych np.:

• kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zasady dokumentowania, rodzaje wydatków itp.),
• zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• ryczałty w jazdach miejscowych,
• ewidencja przebiegu pojazdu,
• opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami.
• zmiany w kilometrówce  

11. Wykorzystywanie samochodów służbowych do prywatnych celów pracowników:

– zasady ustalania przychodów pracownikom oraz stosowania zwolnienia z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

- zaliczanie wydatków do kosztów podatkowych,

- rozliczenia na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług.

12.  Podróż służbowa odbywana samochodem stanowiącym własność pracodawcy:

• kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zasady dokumentowania),
• kwoty zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (zasady dokumentowania).

13. Najem samochodów w ramach zagranicznych podróży służbowych, skutki w zakresie obowiązku poboru podatku u źródła przez polskich płatników.

14. Zasady poboru podatku u źródła w przypadku zakupu biletów lotniczych od zagranicznych przedsiębiorstw żeglugi powietrznej.

15. nowelizacja ustawy o transporcie drogowym umożliwiająca zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym, hybrydowym i napędzanych wodorem:

- brak regulacji w obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. kwestii zwrotu pracownikom kosztów poniesionych w trakcie wykonywania przez nich czynności służbowych samochodami prywatnymi z napędem alternatywnym

- definicja napędu alternatywnego

- zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym, hybrydowym i napędzanych wodorem lub innym alternatywnym rozwiązaniem.

16. Odpowiedzi na pytania uczestników.