Praktycznie o zamówieniach publicznych w branży medycznej - ogłoszenie i prowadzenie postępowania z uwzględnieniem specyfiki branży na podstawie ćwiczeń i case study

1. Ustalenie wartości zamówienia.

• Sposoby ustalenia wartości zamówienia na leki i sprzęt medyczny;
• Zasady agregacji zamówień – kiedy mamy do czynienia z zamówieniem, a kiedy zamówieniami;
• Różnica pomiędzy dopuszczalnym, a niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części;
• Zasady postępowania przy udzielaniu zamówień nieplanowanych;
• Części zamówienia o wartości poniżej 80 000 EUR dostawy/usługi lub 1 mln EUR robót budowlanych, stanowiące jednocześnie mniej niż 20% wartości całego zamówienia – stosowanie art. 30 ust 4 w praktyce;
• Uzasadnienie braku podziału zamówienia na pakiety.

2. Opis Przedmiotu Zamówienia:
a) Co oznacza „uczciwa konkurencja” i kiedy opis przedmiotu jej nie spełnia?
b) Specyfika opisu przedmiotu zamówienia na wyroby medyczne, sprzęt medyczny czy leki.
c) Użycie znaków towarowych, patentów i pochodzenia konkretnego produktu – czy można użyć nazwy własnej przy opisie przedmiotu zamówienia na leki?
d) Równoważność przy opisie przedmiotu zamówienia.

• Czy opisując kryteria równoważności zamawiający musi być w stanie wskazać chociażby jednego wykonawcę, oprócz producenta urządzeń z rozwiązania podstawowego, który spełniłby wskazane w SWZ kryteria równoważności?
• Udowodnienie równoważności przez wykonawcę:
• Dlaczego musi nastąpić na etapie składania ofert?
• Czy może nastąpić poprzez wskazanie linku do strony internetowej zawierającej dane oferowanego produktu?
• Czy konieczne jest wskazanie w dokumentach zamówienia równoważnych przedmiotowych środków dowodowych, którymi może posłużyć się wykonawca?

e) Ustawa o wyrobach medycznych, a opis przedmiotu zamówienia w zamówieniach publicznych.
3. Przedmiotowe środki dowodowe:

• Czy karta katalogowa lub zaświadczenie o wpisie do Rejestru wyrobów medycznych składana w okolicznościach art. 107 ust 2 (na wezwanie zamawiającego) może być wystawiona po terminie składania ofert?
• Wezwanie do ponownego złożenia lub uzupełnienia podmiotowego środka dowodowego – czy zamawiający może wyznaczać Wykonawcy dowolny termin na zrealizowanie wezwania, różne terminy wyznaczane różnym Wykonawcom i dopuszczalność zmiany pierwotnie wyznaczonego terminu na wniosek Wykonawcy?
• Przedmiotowy środek dowodowy żądany od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona lub przed zawarciem umowy;
• Różnice pomiędzy podmiotowymi, a przedmiotowymi środkami dowodowymi.

4. Tryb podstawowy przy zamówieniach medycznych
a) Na czym polega każdy z trzech wariantów trybu podstawowego?
b) Jaką postać winny przybrać negocjacje z wykonawcami w wariancie II i III:

• Forma negocjacji – czy można przeprowadzić negocjacje telefonicznie?
• Czy można pominąć etap negocjacji w wariancie II przesyłając od razu wykonawcy zaproszenie do złożenia oferty dodatkowej?
• Jak i czy dokumentować przebieg negocjacji?

c) Oferta dodatkowa w wariancie II:

• Co musi zawierać?
• Kiedy jest nie mniej korzystna niż podstawowa – dlaczego niższa cena ofertowa nie zawsze bywa korzystniejsza?
• Unieważnienie postępowania ze względu na brak wystarczających środków przed rozpoczęciem negocjacji w wariancie II – co na to KIO?

d) Ile czasu potrzeba na przeprowadzenie postępowania w trybie podstawowym w zależności od wybranego wariantu?
e) Specyfikacja Warunków Zamówienia czy Opis Potrzeb i Wymagań:

• Różnice w zakresie zawartości tych dokumentów;
• Wyjaśnienia SWZ – kiedy są konieczne, jak liczyć terminy obowiązujące przy tej czynności, dlaczego wniosek wykonawcy o dokonanie zmiany SWZ czy też wyjaśnienie motywów wymagań zamawiającego może pozostać bez rozpatrzenia;
• Zmiany SWZ – kiedy są dopuszczalne, na co zwrócić uwagę i o czym trzeba pamiętać.

5. Narzędzia umożliwiające zwiększenie zakresu realizowanego zamówienia bez skomplikowanego postępowania.
a) Prawo opcji przy zamówieniach medycznych:

• Czy w postępowaniu o zamówienie z prawem opcji, w przypadku badania rażąco niskiej ceny należy wyjaśniać cenę za zamówienie podstawowe, czy też cenę za opcję?
• Czy realizacja zamówienia opcjonalnego może przekraczać 4 lata?
• W jakim terminie po zawarciu umowy winno być złożone oświadczenie Zamawiającego w sprawie skorzystania z prawa opcji?
• Czy wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustala się od ceny zamówienia podstawowego, czy ceny łącznej za zamówienie podstawowe i opcjonalne?
• Czy warunki udziału w postępowaniu winny być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia podstawowego, czy także do przedmiotu zamówienia opcjonalnego?
• Czy opcja może być większa od zamówienia podstawowego?

b) Wznowienia zamówienia:

• Co to są wznowienia i jaka jest różnica pomiędzy wznowieniami, a prawem opcji?
• Przy jakich zamówieniach warto je przewidzieć?
• Procedura stosowania wznowień.

c) Zamówienia podobne udzielane w trybie z wolnej ręki.
d) Poszerzenie zakresu zamówienia zmianą umowy:

• Co to jest zmiana niskowartościowa?
• Czy zamawiający musi ją przewidzieć w dokumentach zamówienia, a jej wartość doliczyć ustalając wartość szacunkową?    
• Dlaczego w ramach określonych w przepisie wartości granicznych zmian umowy, tj. 10% i 15% wartości wynagrodzenia, należy uwzględniać zarówno zmiany umowy zwiększające, jak i zmniejszające zakres świadczenia?
• Czy zmiana umowy na podstawie 455 ust. 2 polegająca tylko na podwyższeniu wynagrodzenia wykonawcy bez zmiany zakresu zamówienia lub zobowiązania wykonawcy jest zgodna z ustawą?

6. Wybrane czynności w procedurach zamówieniowych w służbie zdrowia
a) Stosowanie kryterium najniższej ceny przy zamówieniach w szpitalach;
b) Ogłoszenie o wykonaniu umowy,
c) Raport z realizacji umowy w tym:

• Jego rola i zawartość;
• Przypadki wymagające sporządzenia tego dokumentu przez Zamawiającego;
• Zasady udostępniania zainteresowanym podmiotom.

d) Poprawienie w ofercie omyłek:

• oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe – definicja, przykłady ich korekty oraz najczęściej popełniane błędy;
• inne omyłki powodujące niezgodność oferty z warunkami zamówienia – granica istotności omyłki, sposób poprawienia, akceptacja wykonawcy.