Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w organizacji według obowiązujących przepisów prawnych i standardów - 2-dniowe szkolenie praktyczne.

Program szkolenia

 | Program szkolenia stanowi prawnie chronioną własność intelektualną, a jego przetwarzanie, rozpowszechnianie lub korzystanie z niego bez wiedzy i zgody autora jest zabronione. |

Dzień I
Teoretyczne podstawy i organizacja procesu przechowywania dokumentacji
 

1. Wprowadzenie do szkolenia:

• Omówienie celu i struktury szkolenia.
• Analiza wyzwań związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
• Krótkie case study: dobre i złe praktyki w zarządzaniu dokumentacją.

2. Podstawy prawne i regulacje dotyczące przechowywania dokumentów:

• Prawo pracy, Kodeks cywilny, RODO - najważniejsze przepisy.
• Regulacje dotyczące podmiotów publicznych i prywatnych.
• Obowiązki archiwizacyjne a kontrole urzędowe.

3. Rodzaje dokumentacji i ich klasyfikacja:

• Podział na dokumentację bieżącą, archiwalną i niearchiwalną.
• Kategoria A i B dokumentów - czym się różnią i jak je obsługiwać?
• Tworzenie jednolitego wykazu akt (JWA).

4. Systemy przechowywania dokumentów:

• Organizacja archiwum zakładowego i składnicy akt.
• Zasady przechowywania dokumentacji papierowej - wymogi techniczne i środowiskowe.
• Wprowadzenie do archiwizacji elektronicznej.

5. Ochrona danych osobowych w kontekście przechowywania dokumentów:

• Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane wrażliwe.
• Zasady ograniczania dostępu i kontroli dokumentów.

6. Zadanie praktyczne:

• Analiza realnych przypadków problematycznych sytuacji związanych z przechowywaniem dokumentów.
• Opracowanie propozycji rozwiązań.

Dzień II
Praktyczne aspekty i narzędzia do zarządzania dokumentacją

1. Wdrożenie efektywnego systemu archiwizacji w organizacji:

• Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentacją.
• Określanie okresów przechowywania dokumentów.
• Rola szkoleń pracowników w zapewnieniu efektywności systemu.

2. Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej:

• Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami (DMS).
• Cyfryzacja dokumentacji: skanowanie, indeksowanie, metadane.
• Praktyki backupu i bezpieczeństwa danych.

3. Niszczenie dokumentów i ich wycofywanie z obiegu:

• Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów.
• Dokumentacja zniszczenia (protokoły, zasady audytowe).
• Wykorzystanie certyfikowanych niszczarek i usług zewnętrznych.

4. Przygotowanie organizacji do audytów i kontroli:

• Jak przygotować dokumentację do kontroli urzędowej.
• Checklisty i audyt wewnętrzny procesów zarządzania dokumentacją.
• Najczęstsze błędy podczas audytów i jak ich unikać.

5. Zadanie praktyczne:

• Symulacja procesu archiwizacyjnego: od klasyfikacji dokumentów do ich zniszczenia.
• Dyskusja na temat wypracowanych rozwiązań.

6. Podsumowanie szkolenia:

• Omówienie wniosków i najważniejszych lekcji.
• Sesja pytań i odpowiedzi.

Szkolenie łączy teorię z praktyką, umożliwiając uczestnikom przyswojenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego zarządzania dokumentacją w organizacji.