Sukcesy i porażki w zamówieniach publicznych: 3-dniowy kurs dla praktyków.

1. PLANOWANIE, USTALANIE WARTOŚCI, ZAMÓWIENIA MIESZANE
a) Czy należy bezwzględnie dokumentować ustalenie wartości szacunkowej zamówienia? A jak to jest w postepowaniach regulaminowych i co na Najwyższa Izba Kontroli.
b) Czy montaż na dachu paneli fotowoltaicznych wraz z pracami budowlanymi to robota budowlana? Jak prawidłowo identyfikować zamówienia mieszane, żeby nie narazić się na zarzut niezastosowania przepisów ustawy.
c) Zamawiający planuje zrobić remont wewnątrz budynku i wymianę elewacji – czy należy te roboty łączyć?
d) Gmina remontuje dwie drogi, oddalone od siebie – łączyć?
e) Gdy wartość szacunkowa przekracza obecnie posiadane środki – wszczynać postępowanie? Kiedy najpóźniej należy mieć zagwarantowane środki?
f) Zamówienia udzielane w częściach – nierozstrzygnięcie dla części i jaki wtedy tryb?
g) Art. 30 ust.4 – obostrzenia dla możliwości stosowania.
h) Najważniejsze punkty Analizy potrzeb i wymagań z perspektywy późniejszego postępowania i realizacji umowy;
i) Analiza potrzeb (wadium, kary, zabezpieczenie – czy to obejmuje analiza?)
j) Analiza potrzeb i wymagań i kontrole – co i kiedy jest przedmiotem zainteresowania organów kontrolujących.

2. PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA, KSZTAŁTOWANIE WARUNKÓW ZAMÓWIENIA I DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA
a) Potrzeba zamawiającego vs bezwzględna konkurencyjność postępowań – co jest kluczowe pod kątem oceny prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia;
b) Dobre i złe zapisy dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, które można wykorzystać uniwersalnie do wszystkich zamówień;
c) „Typu”, „przykładowo” – czy to to samo co „lub równoważne”? Prawidłowe opisywanie kryteriów równoważności;
d) Granice domyślania się i wątpliwości interpretacyjne w OPZ;
e) Warunki udziału w postępowaniu – czego mogę wymagać, aby nie „przesadzić”? zakres realizowanych prac/dostaw, jaka wartość w stosunku do wartości zamówienia?
f) Lista dobrych pomysłów dla warunków udziału w postępowaniu, jak czasami jedno wyrażenie może zmienić cały sens warunku, czego się wystrzegać, a jak prawidłowo je formułować.
g) Sposób obliczenia ceny – formułowanie zapisów SWZ;
h) Priorytet: rzetelny wykonawca. Eliminacja nierzetelnych wykonawców w świetle PZP – czy da się coś z tym zrobić w zapisach SWZ;
i) Najczęściej występujące błędy przy kryteriach oceny ofert i ich ocenie –
jak ich unikać. Jeżeli stosujemy kryteria subiektywne – jak powinna wyglądać ocena ofert.
j) Termin dostawy, gwarancja, czas podstawienia urządzenia zastępczego na czas rozpatrywania reklamacji – czy to właściwe kryteria?
k) Klauzule społeczne (art.95 ust.1) w umowach na usługi i roboty budowlane
l) Czy zawsze istnieje obowiązek wskazania czynności jakie powinny wykonywać osoby zatrudnione na umowę o pracę?
m) Jakie czynności są rozsądne do wykonywania przez zatrudnionych, czy zatrudnienie na umowę o pracę ma wpływ na cenę i jak to powiązać z zakresem zamówienia.
n) Zatrudnienie na umowę o pracę – co i jak będziemy sprawdzać.3. WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA i enotice2.
a) Co musi obowiązkowo zawierać ogłoszenie o zamówieniu publikowane w enotice 2.
b) Szybki przegląd rozporządzenia KE 2023/2884 z dnia 20 grudnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) 2019/1780 ustanawiające standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych.
c) Jak wymagania rozporządzenia przekładają się na formularz ogłoszenia w e – notice2. Zakres informacji bez których ogłoszenie nie zostanie opublikowane.4. PROBLEMY PROCEDURALNE PRZY UDZIELANIU ZAMÓWIEŃ ORAZ BADANIE I OCENA OFERT
a) Wyjaśnienia SWZ a modyfikacja SWZ – różnice i konsekwencje;
b) Kiedy zamawiający musi wydłużyć termin składania ofert?
c) Odwołania na zapisy SWZ: kiedy co i jak i co możemy a co musimy zrobić?
d) Ocena zgodności oferty z warunkami zamówienia:
• procedura wyjaśnień;
• poprawianie omyłek;
• co robić z vatem? Poprawiać? Wskazywać prawidłowy w SWZ? Czy wykonawca zawsze może zaoferować stawkę podstawową?
• co w przypadku omyłki w SWZ popełnionej przez Zamawiającego? We wzorach, kosztorysach, sposobie liczenia ocen w kryterium?
• jakie są zasady i granice poprawiania omyłek w ofertach?
• kiedy występuje błąd w obliczeniu ceny którego nie można poprawić?
• dlaczego nie warto samemu sprawdzać oferowanych rozwiązań w Internecie –czyli sposoby weryfikacji ofert przez osoby merytoryczne.
e) Ocena ofert pod kątem rażąco niskiej ceny, A czy do wyjaśnień muszą być dołączone dowody?
f) Czy zamawiający musi wzywać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny wykonawcę, który nie podpisał oferty lub takiego, którego oferta zostanie i tak odrzucona (na innej podstawie?)
g) Badanie spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, konsorcja i podmioty udostępniające zasoby;
h) JEDZ, procedura odwrócona, procedura naprawcza z art. 128 – zasady i ograniczenia;
i) Podmiotowe środki dowodowe w tym elektroniczne problemy ze składanymi dokumentami;
j) Przedmiotowe środki dowodowe i prawidłowy sposób ich oceny ((etykiety, certyfikaty, normy, dokumenty równoważne, jednostki akredytowane), równoważność przedmiotowych środków dowodowych w świetle orzecznictwa;
k) Uzupełnianie dokumentów na podstawie art. 128 ustawy –jakich dokumentów i innych oświadczeń dotyczy art. 128? Różnica między uzupełnianiem podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych.
l) Czyny nieuczciwej konkurencji;
m) Jak postępować z tajemnicą przedsiębiorstwa i oceniać wykazywanie tajemnicy w ofertach?
n) Powtarzanie czynności przez zamawiającego – jak prawidłowo przeprowadzić procedurę;
o) Jakie prawidłowo należy prowadzić dokumentację postępowania oraz udostępniać protokół wraz z załącznikami. Obowiązki udostępniania informacji w zamówieniach podprogowych i ustawowych.
p) Jakie obowiązki ma zamawiający w związku z terminem związania ofert?
q) Jakie są obowiązki zamawiającego związane z wadium? Czy trzeba zwracać gwarancję, gdy jej termin obowiązywania upłynął?
r) Jaka wada może skutkować unieważnieniem postępowania?
• najczęstsze wady (błędy) w opisie przedmiotu zamówienia;
• najczęstsze wady proceduralne.
5. UMOWY W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH:
a) Obowiązkowe postanowienia umów;
b) Klauzule abuzywne;
c) Zapisy waloryzacyjne;
d) Obowiązki odbiorowe jak powinny wyglądać dla dostaw/usług i robót budowlanych
e) Zasady liczenia terminów;
f) Kary umowne – w zapisach i w praktyce;
g) Zmiany umowy wg PZP;
• zasady i ramy prawne dotyczące zmian umów w PZP;• warunki dopuszczalności zmian umów;
• zmiana przewidziana: jak projektować postanowienia umowy;
• analiza różnych przypadków, w których zmiana umowy jest możliwa;
• przykłady dobrych praktyk i błędów do uniknięcia;
• praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania zmianami umów;
• analiza przypadków, gdzie zmiany doprowadziły do problemów;
• klauzule abuzywne i postanowienia obowiązkowe umów a zmiany umowy;6. INSTRUMENTY UELASTYCZNIAJĄCE UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ
a) Prawo opcji, wznowienia
• podstawy prawne zastosowania prawa opcji i wznowień;
• różnica między wznowieniem a prawem opcji;
• czy treść zamówienia gwarantowanego w dostawach i usługach może różnić się treścią od zamówienia opcjonalnego?
• czy jest obowiązek różnicowania cen dla zamówienia gwarantowanego a opcjonalnego?
• uruchamianie opcji – zgłoszenie, aneks do umowy, telefon do wykonawcy?
• czas trwania obowiązku wykonania opcji – nie późniejszy niż zamówienie gwarantowane, dopiero po zrealizowaniu zamówienia gwarantowanego a może w przyszłym roku budżetowym?
• przykłady wykorzystania prawa opcji i wznowień w różnych rodzajach zamówień;
• rozróżnienie między prawem opcji/wznowieniem a zmianą umowy;
• kryteria i warunki stosowania prawa opcji i wznowień;
• tworzenie specyfikacji zamówienia uwzględniającej prawo opcji/wznowienia;
• ocena ryzyka i analiza kosztów związanych z prawem opcji/wznowieniami;
• ocena ofert zawierających prawo opcji/wznowienia;
Przykład zastosowania prawa opcji i wznowienia w praktyce. Dyskusja nad strategiami i wyborami zamawiającego.
b) Podobne usług lub roboty budowlane, udzielanie zamówienia na dodatkowe dostawy
• analiza wymogów prawnych dotyczących udzielania zamówień na usługi i roboty podobne;
• czym jest usługa/robota podobna, a kiedy można mówić o dodatkowej dostawie;
• szczegółowe omówienie warunków, które muszą być spełnione, żeby udzielić podobną usługę/robotę;
• potencjalne ryzyka i wyzwania związane z tym trybem zamówień;
• różnice między ZWR a prawem opcji lub wznowieniem;
c) Umowy ramowe
• Umowa ramowa – wady, zalety. Czy warto? Nakład pracy a efekty. Jakie dostawy, usługi i roboty są „najwdzięczniejsze” do umów ramowych?
• zastosowanie odpowiedniego trybu do zawarcia umowy ramowej;
• obliczanie wartości umowy ramowej;
• okres na jaki zawiera się umowę ramową;
• umowy ramowe i umowy wykonawcze;
• obowiązki związane z ogłoszeniami ws umów ramowych i wykonawczych;
• przygotowanie dokumentów zamówienia do celów umowy ramowej;
• kryteria oceny ofert i ocena ofert wykonawczych;
• zarządzanie zmianami w ramach umowy;
• umowy ramowe w orzecznictwie KIO i TSUE;