Szkolenie archiwistów I stopnia – kurs podstawowy z warsztatami praktycznymi

Zakres szkolenia

• Archiwistyka jako dyscyplina naukowa. terminologia.
• Przepisy prawa archiwalnego. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją.
• Zasady funkcjonowania sieci archiwów państwowych.
• Rola i zadania archiwum wyodrębnionego.
• Zasady naukowego opracowywania materiałów archiwalnych – metodyka pracy archiwisty.
• Narodowy zasób archiwalny, państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny.
• Procesy aktotwórcze w jednostce organizacyjnej. Rola rzeczowego wykazu akt.
• Zasady typowania jednostek organizacyjnych zobowiązanych do gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych.
• Sprawowanie nadzoru archiwalnego nad procesami aktotwórczymi i archiwami zakładowymi.
• Organizacja i zakres działania archiwum, składnicy akt. Rola i zadania archiwum wyodrębnionego.
• Dokumentacja współczesna – klasyfikacja.
• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji i okresy przechowywania akt.
• Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych w archiwum wyodrębnionym.
• Współczesne systemy kancelaryjne: tradycyjny bezdziennikowy oparty o stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt, tradycyjny – wspomagany narzędziami informatycznymi, system elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• Procesy aktotwórcze w jednostce organizacyjnej. Rola rzeczowego wykazu akt.
• Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
• Prowadzenie ewidencji w archiwum. Stosowanie środków ewidencyjnych przy udostępnianiu dokumentacji.
• Procedury udostępniania materiałów archiwalnych.
• Brakowanie dokumentów. Przygotowanie spisu akt przeznaczonych do wybrakowania.
• Prowadzenie ekspertyz kwalifikacji i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej.
• Opracowanie materiałów archiwalnych w układzie strukturalnym i w układzie rzeczowym.
• Metody opracowywania i przechowywania zbiorów ikonograficznych, kartograficznych oraz dokumentacji fotograficznej.
• Profilaktyka akt w archiwum zakładowym.
• Sprawowanie nadzoru archiwalnego nad procesami aktotwórczymi w jednostce organizacyjnej.
• Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej.
• Możliwości zastosowania informatyki dla potrzeb archiwalnego systemu informacyjnego.
• Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej.
• Archiwum cyfrowe – nowoczesne formy zabezpieczania zasobu.
• Pomoce archiwalne.

Zakres tematyczny warsztatów z archiwizacji dokumentów:

Organizacja pracy kancelaryjnej

• informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
• organizacja pracy kancelaryjnej – charakterystyka systemów kancelaryjnych
• podstawy prawne funkcjonowania kancelarii – instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
• zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych – kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
• specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji: administracja rządowa / administracja samorządowa / urzędy stanu cywilnego / sądy i prokuratura / banki / biura projektowe / szkoły / przedsiębiorstwa / partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
• miejsce archiwum zakładowego/składnicy akt w strukturze organizacyjnej jednostki
• przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego / składnicy akt
• dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych

Zasady ogólne klasyfikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną

• ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
• przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
• podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
• rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych

Porządkowanie akt w archiwum zakładowym / składnicy akt

• podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym / składnicy akt
• rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym / składnicy akt
• etapy porządkowania dokumentacji
• wydzielanie materiałów kategorii B
• segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B
• segregacja i systematyzacja akt kategorii A
• znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej

Archiwum zakładowe – składnica akt

• cele, zadania i personel archiwum zakładowego / składnicy akt
• lokal i wyposażenie archiwum zakładowego / składnicy akt
• zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
• gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym / składnicy akt

Dokumentacja archiwum zakładowego / składnicy akt- inwentaryzacja dokumentacji

• spisy zdawczo – odbiorcze dokumentacji
• wykazy spisów zdawczo – odbiorczych
• karty udostępniania dokumentacji
• protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
• dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
• protokoły brakowania
• zgody archiwum państwowego na brakowanie
• spisy teczek założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
• inwentarz kartkowy
• inne pomoce inwentaryzacyjne

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
• metody brakowania dokumentacji
• brakowanie w zasobie uporządkowanym
• brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
• zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
• komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
• sporządzanie spisów i wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• tryb uzyskiwania zgód na brakowanie dokumentacji
• ekspertyzy archiwalne
• likwidacja dokumentacji

Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

• przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
• sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego (ćwiczenia praktyczne)
• organizacja przekazywania
• stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
• dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
• opracowanie notatki wstępnej

Szkolenie trwa 30-32 godzin lekcyjnych.