O szkoleniu
• Nowelizacja przepisów kancelaryjno-archiwalnych wg nowych wytycznych archiwów państwowych z 2025 r., obowiązkowe wdrożenie EZD do 2028 r. oraz stale rosnące wymogi kontrolne wobec jednostek samorządowych to wyzwania, przed którymi stoją podmioty realizujące zadania z zakresu pomocy społecznej i zabezpieczenia społecznego: Centra Usług Społecznych, Ośrodki Pomocy Społecznej, Domy Pomocy Społecznej.
Specyficzną cechą biurowości w ww. podmiotach jest prowadzenie tzw. teczek zbiorczych i wieloletnich zawierających liczne decyzje z aneksami i zmianami; akta prowadzone są w tzw. cyklach zasiłkowych i dla kierowanych form pomocy społecznej. Ponadto dokumentacja statutowa CUS, OPS, DPS wypełniona jest licznymi sensytywnymi danymi osobowymi klientów, co obliguje do dokonywania szczególnie rozważnej klasyfikacji i kwalifikacji, by przestrzegać reguł RODO i poprawnie ustalić czas przechowywania akt spraw.
• Uczestnictwo w szkoleniu ma na celu przygotowanie placówki CUS, OPS, DPS do skutecznego i zgodnego z przepisami zarządzania dokumentacją, począwszy od opracowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych, przez prawidłowe prowadzenie akt spraw, po wdrożenie EZD i reagowanie na kontrole zewnętrzne.
Uzyskasz:
- Aktualną wiedzę o przepisach prawnych (w tym nowelizacji 2025).
- Gotowe wzory i checklisty do zastosowania w CUS, OPS, DPS.
- Praktyczne umiejętności klasyfikacji i archiwizacji dokumentacji.
- Bezpieczne podstawy do wdrożenia EZD.
- Świadomość ryzyk i przygotowanie do kontroli.
- Praktyczne wnioski z analizy przypadków z praktyki CUS i OPS.
- Konsultacje z biegłą ekspertką.
- Interaktywny wykład + warsztaty z dokumentacją.
- Pakiet materiałów: prezentacja, wzory formularzy, arkusze ewidencji.
• Dyrektorzy i pracownicy Centrów Usług Społecznych, Ośrodków Pomocy Społecznej i Domów Pomocy Społecznej;
• Archiwiści zakładowi, kancelarie, sekretariaty CUS, OPS, DPS;
• Pracownicy realizujący zadania zlecone przez OPS, DPS, CUS;
• Osoby odpowiedzialne za wdrożenie EZD i obsługę klienta społecznego w CUS, DPS, OPS.
Program szkolenia
1. Nowelizacja wykazu akt z 2025 r. – co się zmieniło?
a. Przegląd zmian w przepisach kancelaryjno-archiwalnych (uaktualnienia standardów normatywów przez NDAP).
b. Wpływ zmian na dokumentację papierową, elektroniczną i hybrydową.
2. Tworzenie i aktualizacja normatywów kancelaryjno-archiwalnych w CUS, OPS, DPS.
a. Instrukcja kancelaryjna, archiwalna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA).
b. Jak stworzyć lub dostosować normatywy do złożonej struktury organizacyjnej?
c. Zasady uzgadniania dokumentów z archiwami państwowymi.
d. Przykłady zapisów i załączników – wzory do wykorzystania.
3. Obieg dokumentacji (CUS, OPS, DPS) w praktyce.
a. Dokumentacja administracyjna, finansowa, kadrowa oraz sprawy klientów – jak je klasyfikować?
b. Prowadzenie spraw, znakowanie dokumentów, dekretacja, zamykanie spraw.
4. Archiwizacja dokumentacji w CUS, OPS, DPS.
a. Zasady porządkowania dokumentacji zakończonej w CUS; problem sukcesji akt oraz dziedziczenia spraw po OPS.
b. Ewidencjonowanie: spisy zdawczo-odbiorcze, spisy spraw, dokumentacja do brakowania.
c. Organizacja archiwum w CUS, OPS, DPS.
5. Brakowanie i przekazywanie dokumentów.
a. Jak przygotować prawidłowy wniosek na brakowanie?
6. Wdrożenie EZD – praktyczne podejście.
a. Jak rozpocząć przygotowania?
b. Zespół wdrożeniowy, rola koordynatora, adaptacja procesów.
c. Różnice między dokumentacją papierową a EZD.
d. Praca w środowisku hybrydowym – dobre praktyki.
7. Kontrole i audyty:
a. Jak przygotować jednostkę do kontroli archiwalnej, RIO lub NIK?
b. Obowiązki archiwisty zakładowego i kierowników komórek organizacyjnych.
c. Najczęstsze błędy i ryzyka – przykłady z kontroli w innych jednostkach.
8. Panel dyskusyjny i analiza przypadków.
a. Case studies z wdrożeń normatywów i EZD w CUS oraz OPS.
b. Konsultacje z ekspertką.
c. Możliwość omówienia własnych problemów uczestników
Czas trwania
10:00 - 14:00
Prelegenci
Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.
Terminy i miejsca
Zapoznaj się z aktualnymi terminami tego szkolenia bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.
Rejestracja
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej
- certyfikat uczestnictwa
- bezpłatne anulowanie zgłoszenia do 7 dni przed terminem
- konsultacje indywidualne
Brak miejsc. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Termin nieaktualny. Wybierz inny termin powyżej, bądź wypełnij formularz, aby zapytać o planowane nowe terminy.
Najczęściej zadawane pytania
- Nazwa firmy: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego
- Ulica i nr: Jelinka 6
- Kod pocztowy: 01-646
- Miejscowość: Warszawa
- Numer NIP: 5220001895
Masz pytania? Napisz do nas
Wypełnij formularz
Dane kontaktowe
Organizator
