Zarządzanie dokumentacją w sektorze publicznym i prywatnym: Instrukcja Kancelaryjna, archiwizacja i EZD

Program szkolenia:
II. Podstawy prawne i organizacyjne zarządzania dokumentacją

1.    Wprowadzenie do problematyki:o rola dokumentacji w sektorze publicznym i prywatnym,
   o różnice pomiędzy dokumentacją papierową i elektroniczną.

2.    Podstawy prawne:o Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
   o Kodeks postępowania administracyjnego (w zakresie doręczeń i obiegu dokumentów),
   o Ustawa o doręczeniach elektronicznych,
   o przepisy szczególne dla sektora prywatnego (Kodeks pracy, kodeks cywilny).

3.    Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA):o zasady tworzenia,
   o praktyczne stosowanie w urzędach i przedsiębiorstwach.

4.    Ćwiczenia praktyczne:o kwalifikowanie dokumentów do klas z JRWA,
   o ustalanie kategorii archiwalnej (A, B, BE, Bc).

II. System kancelaryjny i elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD)

1.    Modele kancelaryjne (tradycyjny, bezdziennikowy, EZD):o porównanie, korzyści i ryzyka.

2.    Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD):o podstawy prawne,
   o elementy systemu,
   o integracja z ePUAP, skrzynką doręczeń publicznych, systemami dziedzinowymi.

3.    Obieg dokumentów w EZD:o dekretacja, akceptacja, podpis elektroniczny, profile zaufane, kwalifikowane podpisy.

4.    Warsztaty:o rejestracja pisma w systemie EZD,
   o dekretacja i akceptacja dokumentu,
   o obieg międzywydziałowy.

III. Archiwizacja dokumentów i postępowanie z dokumentacją

1.    Archiwizacja w sektorze publicznym:o procedury przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
   o przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych.

2.    Archiwizacja w sektorze prywatnym:o zasady przechowywania dokumentacji księgowej, kadrowej i projektowej,
   o outsourcing archiwizacji (firmy zewnętrzne).

3.    Postępowanie z dokumentacją elektroniczną:o trwałość podpisów i pieczęci elektronicznych,
   o formaty długoterminowego przechowywania (np. PDF/A, XML).

4.    Warsztaty:o tworzenie spisu zdawczo-odbiorczego,
   o kwalifikacja dokumentów do brakowania i niszczenia.

VI. Doręczenia elektroniczne i komunikacja cyfrowa

1.    Ustawa o doręczeniach elektronicznych (2021):o adres do doręczeń elektronicznych (ADE),
   o publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PUDE),
   o obowiązki organów administracji publicznej, jednostek sektora finansów publicznych oraz przedsiębiorców wpisanych do KRS/CEIDG.

2.    E-dokument w praktyce:o różnice między e-mailem, ePUAP i ADE,
   o dowody doręczenia, fikcja doręczenia.

3.    Ćwiczenia:o symulacja wysłania i odebrania pisma przez ADE,
   o analiza przykładów doręczeń sądowych i administracyjnych.

4.    Najczęstsze błędy i problemy techniczne.

V. Ochrona danych osobowych w dokumentacji

1.    Podstawy prawne (RODO i ustawa krajowa):o przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji,
   o okresy przechowywania danych.

2.    Bezpieczeństwo dokumentacji:o środki organizacyjne i techniczne,
   o ryzyka naruszeń i sposoby ich ograniczania.

3.    Anonimizacja i pseudonimizacja w archiwizacji.

4.    Ćwiczenia praktyczne:o analiza przypadków naruszeń danych w dokumentacji,
   o przygotowanie rejestru czynności przetwarzania dla procesu archiwizacji.

5.    Podsumowanie i test końcowy:o sprawdzenie wiedzy uczestników,
   o omówienie dobrych praktyk w sektorze publicznym i prywatnym.