Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu

O szkoleniu

Sekretariat to serce całej organizacji. To tu rozpoczyna się budowanie wizerunku firmy, pierwszy kontakt z Klientem. Praca w sekretariacie wymaga posiadania szerokiego zakresu umiejętności i kompetencji, które są niezbędne do efektywnego funkcjonowania w każdej organizacji.

Po pierwsze, praca w sekretariacie wymaga doskonałej organizacji pracy własnej oraz umiejętności zarządzania czasem. Sekretarka musi być w stanie efektywnie planować i koordynować działania, tak aby wszystkie obowiązki zostały wykonane terminowo i z należytą starannością. Ważne jest również umiejętne zarządzanie przepływem informacji oraz dokumentacji.

Kolejnym ważnym aspektem pracy w sekretariacie jest komunikacja. Sekretarka jest często pierwszym punktem kontaktu dla klientów, dostawców czy współpracowników, dlatego musi wykazywać się doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi, zarówno w mowie, jak i w piśmie. Ważne jest, aby potrafiła jasno i zrozumiale przekazywać informacje, a także umiejętnie słuchać i odpowiadać na potrzeby innych osób.

W pracy sekretarki niezwykle ważna jest również umiejętność współpracy. Sekretarka musi być w stanie współpracować z innymi pracownikami, aby osiągnąć wspólne cele i realizować zadania.

Głównym celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z niezbędnymi elementami funkcjonowania profesjonalnego sekretariatu. Uczestnicy uświadomią sobie własną rolę w budowaniu wizerunku organizacji, zostanie przeprowadzona analiza ich mocnych i słabych stron w procesie prowadzenia i obsługi sekretariatu.

Szczególny nacisk zostanie położony na podniesienie kompetencji interpersonalnych w zakresie:

  • prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
  • komunikacji bezpośredniej i telefonicznej
  • zarzadzania priorytetami i eliminacji pożeraczy czasu
  • radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących
Kto powinien wziąć udział?

Dla pracowników sekretariatu.

Program szkolenia

  1. Profesjonalny sekretariat – zasady prowadzenia
    • rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości organizacji
    • główne cele i zadania wykonywane w sekretariacie
    • ubiór, zachowanie, kultura osobista, powitanie, towarzyszenie
    • jakość i standardy obsługi w profesjonalnym sekretariacie
    • small talk w rozmowach biznesowych - tematy wskazane i zakazane
  2. Komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji
    • reguły i zasady dotyczące dobrej komunikacji ustnej i pisemnej
    • przekaz niewerbalny i jego znaczenie w pracy sekretarki
    • bariery komunikacyjne - zakłócenia w przekazywaniu informacji
    • techniki aktywnego słuchania: kontakt wzrokowy, dopytywanie, potwierdzanie
    • umiejętności komunikacyjne w praktyce– co należy wzmacniać a co warto poprawić?
  3. Rola pogłosek i plotek w pracy sekretariatu
  4. Sztuka prowadzenia rozmów telefonicznych - rozmowa telefoniczna z pozycji osoby dzwoniącej
    i odbierającej - telefoniczny savoir-vivre w praktyce
    • budowanie wizerunku własnego i organizacji podczas rozmowy telefonicznej
    • treść wypowiedzi
    • sposób mówienia dykcja, intonacja, ton głosu
    • szybkość mówienia
    • kontrola emocji w trakcie rozmowy telefonicznej
  5. Planowanie czasu pracy
    • krzywa wydajności
    • reguła 60/40
    • plan dnia
    • rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
    • kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw zaległych
    • ustalenie priorytetów - klasyfikacja zadań pod kątem ważności i pilności - Zasada Eisenhowera
    • złodzieje czasu i sposoby na ich eliminacji
  6. Asertywność - sposób radzenia sobie w sytuacjach trudnych i konfliktowych
    • zachowanie dystansu emocjonalnego
    • dostosowywanie sposobów rozwiązywania sytuacji trudnych i konfliktowych do osobowości rozmówcy oraz konkretnej sytuacji, w jakiej strony się znalazły– ćwiczenia praktyczne – zasada FUO
    • obrona przed manipulacją i próbą wyłudzenia informacji
  7. Podsumowanie szkolenia i wspólne wypracowanie planu wdrożenia, do codziennej pracy, praktyk nabytych na szkoleniu

Czas trwania

1 dzień

Terminy i miejsca

Zapoznaj się z aktualnymi terminami tego szkolenia bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.

Komputer z dostępem do Internetu
Komputer z dostępem do Internetu
Komputer z dostępem do Internetu
Komputer z dostępem do Internetu
Komputer z dostępem do Internetu

Rejestracja

cena standardowa
za osobę
590
+23% VAT
Cena zawiera:
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowe
  • certyfikat uczestnictwa
Zapisz się
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Prosimy o przejście do sekcji Zapisz się, aby wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.

Podczas wypełniania formularza rejestracji zaznacz opcję "Oświadczam, że udział będzie finansowany ze środków publicznych, proszę o wystawienie faktury z zerową stawką VAT."

Jeśli potrzebujesz zarejestrować organizatora w wewnętrznym systemie zamówień możesz zrobić to na dwa sposoby. W trakcie wypełniania zgłoszenia w polu Uwagi przekaż tą informację - opiekun szkolenia skontaktuje się w celu dopełnienia formalności. Możesz to również zrobić samodzielnie z użyciem poniższych danych:
  • Nazwa firmy: INFOBIZTECH Sp. z o.o.
  • Ulica i nr: Fabryczna 23a
  • Kod pocztowy: 65-463
  • Miejscowość: Zielona Góra
  • Numer NIP: 8652145591

Najszybszym sposobem kontaktu z organizatorem i uzyskania dodatkowych informacji jest wypełnienie formularza kontaktowego. Możesz też zadzwonić do organizatora.
Kontakt

Masz pytania? Napisz do nas

Wypełnij formularz

Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Wybierz termin wydarzenia
Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Uzupełnij wiadomość
Potwierdź, że nie jesteś botem.
Musisz zaakceptować regulamin.

Dane kontaktowe

INFOBIZTECH Sp. z o.o.
65-463 Zielona Góra, Polska Fabryczna 23a

Organizator

INFOBIZTECH Sp. z o.o.
65-463 Zielona Góra, Polska
Fabryczna 23a
woj. lubuskie
Powiadomienia o nowych terminach

Zapisz się, aby otrzymywać powiadomienia o nowych terminach tego wydarzenia!