O warsztatach
Szkolenie z obsługi kancelaryjno-archiwalnej jest pracą u podstaw, a rozumienie mechanizmów rządzących obiegiem dokumentów w jednostce organizacyjnej sprowadza się z jednej strony do umiejętności zastosowania przepisów prawa, ale też i metod oraz doświadczeń praktykowanych w sprawnie funkcjonujących podmiotach gospodarczych.
Cel szkolenia:
- nabycie oraz uporządkowanie wiedzy niezbędnej do zarządzania dokumentacją
- zapoznanie się z uniwersalnymi zasadami elektronicznego i tradycyjnego zarządzania dokumentacją
- poznanie zasad funkcjonowania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w administracji publicznej w systemie EZD RP, który ma zastąpić system EZD PUF
EZD RP pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentacją (obsługa przesyłek wpływających i wychodzących, rozdzielenie i dekretacja korespondencji, dekretacja, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji, kompletowanie akt sprawy, archiwizacja). Od 1 stycznia 2026 r. każdy podmiot publiczny do dokumentowania spraw będzie musiał stosować system klasy EZD.
Dlaczego warto wziąć udział?
Szkolenie pozwoli na zdobycie wiedzy w zakresie:
- czytania ze zrozumieniem przepisów ustawowych i wykonawczych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych
- samodzielnego konstruowania przepisów (instrukcji) kancelaryjno-archiwalnych we własnym zakładzie pracy
- metodologicznego „radzenia” sobie z nadmiarem dokumentacji w swej jednostce organizacyjnej
- archiwizowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
- pisania, metod układu i redagowania pism wychodzących
- znakowania i rejestracji kancelaryjnej spraw
- przekazywania i przejmowania akt do archiwów zakładowych/ składnic, i z archiwów zakładowych/ do państwowych
- rozumienia „drogi” pisma, czyli jego wewnętrznego obiegu, w instytucjach publicznych
- klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji do właściwej grupy rzeczowej
- postępowania z aktami spraw zakończonych, czyli panowaniem nad gromadzeniem akt w komórkach organizacyjnych
- brakowania (niszczenia) akt, którym upłynął czasookres przechowywania
- umiejętności posługiwania się zaawansowanymi narzędziami do obsługi archiwum zakładowego na podstawie modułu archiwalnego będącego części składową nowego programu do zarządzania dokumentacją jakie proponuje centrum rządowe Ministerstwa Cyfryzacji na przykładzie programu EZD RP
- interaktywnych umiejętności koordynujących informacje i dokumenty w obsłudze kancelaryjno-obiegowej jakie firmuje program EZD RP
Kto powinien wziąć udział?
- pracownicy służby cywilnej i państwowych agregacji instytucjonalnych mających w zarządzaniu archiwa zakładowe/ składnice akt
- pracownicy sekretariatów i koordynatorzy do spraw czynności kancelaryjno-archiwalnych mający w zakresie zadań dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów w instytucjach (firmach) państwowych, ale i prywatnych.
Program warsztatu
- Wprowadzenie do problematyki
- Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury
- Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
- Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
- Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
- Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC
- Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum zakładowego w jednostce
- Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
- Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
- Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt
- Procedura wdrażania i modyfikacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
- System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
- Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
- Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych
- Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją
- Profesjonalne archiwum zakładowe
- Zasób archiwum zakładowego
- Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
- Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
- Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
- Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów
- Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym
- Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
- Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą zewnętrzną brakującą dokumentacje. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
- Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowy wyłączające dalsze przetwarzanie danych osobowych
- Postępowanie w przypadku uszkodzenia/zniszczenia/zaginięcia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty a ochrona danych osobowych
- Procedura skontrum: kiedy należy ją przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej
- Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy
- Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze, obowiązki archiwisty zakładowego
- Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą systemów typu EZD
- Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej
- Pismo, dokument elektroniczny, rodzaje podpisów elektronicznych
- Akta sprawy w EZD, metryka sprawy w EZD
- Zadania organizacji w zakresie przygotowania jednostki do wdrożenia systemu typu EZD. Wymogi techniczne i organizacyjne dla systemów typu EZD
- Wymagania techniczne: komputery - specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne, łącze internetowe, skanery, serwerownia a może chmura wirtualna, sprzęt peryferyjny
- Wymagania organizacyjne: przygotowanie nowych przepisów, opracowanie procedur obiegów dokumentacji, powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD, zarządzanie zmianą w jednostce
- Etapy wdrożenia systemu EZD. Rola koordynatora czynności kancelaryjnych, nowe zadania archiwisty
- Rekomendowane etapy wdrożenia systemu, jak długo mają trwać
- Powołanie zespołu ds. wdrożenia systemu EZD
- Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych, jego rola w jednostce
- Działania dostosowawcze tj. instalowanie i zarządzanie wersją testową, szkolenia pracowników
- Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usług
- Praca w systemie typu EZD. Rejestracja pism, spraw, korespondencji wychodzącej w platformie ePUAP oraz platformie eDoręczenia. Warsztaty prowadzone w oparciu o systemy EZD PUW oraz EZD RP
- Rejestrowanie korespondencji wpływającej – dokumentacja papierowa oraz dokumentacja elektroniczna (ePUAP, e-maile)
- Uzupełnienie metadanych przesyłek wpływających
- Tworzenie odwzorowań cyfrowych – obsługa aplikacji skanującej QuickScan
- Obsługa składów chronologicznych
- Obsługa korespondencji wychodzącej
- Tworzenie zestawień korespondencji wychodzącej
- Dodawanie kontaktów do bazy kontaktów
- Zakładanie spraw i gromadzenie dokumentacji akt spraw
- Zarządzanie sprawami – zmiany tytułu, terminu realizacji, dodawanie notatek, przerejestrowywanie spraw
- Tworzenie i edycja dokumentów w sprawie
- Przekazywanie dokumentów do akceptacji lub podpisu przełożonego
- Udostępnianie dokumentów do wiadomości lub w trybie zadania do realizacji – edycja lub wkład własny
- Zapraszanie do współdzielenia sprawy
- Obsługa wysyłek korespondencji (listowna, ePUAP, e-mail)
- Obsługa wyszukiwarki
- Obsługa spisu spraw
- Obsługa spisu pism niestanowiących akt sprawy
- Rozdzielanie korespondencji
- Akceptacja i podpisywanie pism
- Archiwizacja spraw elektronicznych, ich brakowanie oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego. Archiwizacja składów chronologicznych
- Pytania uczestników, dyskusje, podsumowanie szkolenia
Czas trwania
10.00-16.00 i 9.00-15.00
Prelegenci
Ekspert z zakresu archiwizacji i obiegu dokumentów oraz pasjonat tych zagadnień. Z wykształcenia historyk, z zawodu archiwista-bibliotekarz, absolwent Uniwersytetu Kard. Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, mgr historii, doktorant na Polskiej Akademii Nauk w Warszawie.
Archiwizacją dokumentów zajmuje się od 1996 roku. Zdobywał doświadczenie w instytucjach publicznych a także w niepublicznych jednostkach, m.in. pracował jako kierownik archiwum zakładowego na Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, kierownik Biblioteki i Archiwum w Narodowym Instytucie Dziedzictwa w Warszawie, w Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego jako specjalista w zakresie nadzoru nad obiegiem dokumentów kancelaryjnych. Ma również doświadczenie jako archiwista w placówkach medycznych. Aktualnie specjalista ds. archiwum zakładowego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Przeprowadził liczne szkolenia z archiwizacji i obiegu dokumentów dla jednostek publicznych oraz firm prywatnych.
Terminy i miejsca
Zapoznaj się z aktualnymi terminami tego szkolenia bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.
brak danych
Warszawa
woj. mazowieckie
Wymagany jest komputer z dostępem do internetu.
Rejestracja
Wybierz termin:
Szkolenie stacjonarne (hybrydo
za osobę
1 690
zł
+23% VAT
Cena zawiera:
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe
- certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór )
Zapisz się
Brak miejsc. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Termin nieaktualny. Wybierz inny termin powyżej, bądź wypełnij formularz, aby zapytać o planowane nowe terminy.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Prosimy o przejście do sekcji
Zapisz się, aby
wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje
się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.
- Przesłanie wypełnionego formularza jest zobowiązaniem do zapłaty za szkolenie.
- Płatność powinna być przekazana w formie przedpłaty na konto J.G.Training: BRE BANK S.A. - mBank 38 1140 2004 0000 3002 3360 7883.
- Brak dokonania płatności przed terminem szkolenia nie oznacza rezygnacji z udziału w szkoleniu.
- Rezygnacja z udziału w szkoleniu może być dokonana najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą szkolenia, wyłącznie w formie pisemnej. Rezygnacja w późniejszym terminie lub nieobecność na szkoleniu nie zwalnia od dokonania opłaty.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania szkolenia z przyczyn od siebie niezależnych i odstąpienia od umowy. W takim przypadku przedpłaty zostaną niezwłocznie zwrócone zgłaszającym a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z powodu odwołania szkolenia.
- Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami umowy zawartymi w pkt. 1-5 i akceptujemy je.
- Oświadczamy, że jesteśmy umocowani do zawarcia niniejszej umowy w imieniu wskazanego wyżej podmiotu.
Podczas wypełniania formularza rejestracji zaznacz opcję
"Oświadczam, że udział będzie finansowany ze środków publicznych, proszę o wystawienie faktury z zerową stawką VAT."
Jeśli potrzebujesz zarejestrować organizatora w wewnętrznym systemie zamówień możesz zrobić to na dwa sposoby.
W trakcie wypełniania zgłoszenia w polu Uwagi przekaż tą informację - opiekun szkolenia skontaktuje się w celu dopełnienia formalności.
Możesz to również zrobić samodzielnie z użyciem poniższych danych:
- Nazwa firmy: J.G.Training
- Ulica i nr: Olesińska 21
- Kod pocztowy: 02-548
- Miejscowość: Warszawa
- Numer NIP: 8981505607
Najszybszym sposobem kontaktu z organizatorem i uzyskania dodatkowych informacji jest
wypełnienie formularza kontaktowego.
Możesz też zadzwonić do organizatora.
Kontakt
Masz pytania? Napisz do nas
Wypełnij formularz
Dane kontaktowe
J.G.Training
02-548 Warszawa, Polska
Olesińska 21
Organizator
J.G.Training
02-548 Warszawa, Polska
Olesińska 21
woj. mazowieckie
Misja
Misją J.G.Training jest pomoc pracownikom firm i instytucji w zdobywaniu wiedzy, informacji i umiejętności, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania podmiotów gospodarczych.
Obszary, z których szkolimy
Tematyka naszych szkoleń dot...
Powiadomienia o nowych terminach