Jak zaliczyć szkolenia przedsiębiorcy w koszty uzyskania przychodu?

Czym są koszty podatkowe?

Definicja kosztów podatkowych zdefiniowana przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT) mówi:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. 1a.”

Definicja ta jest dosyć ogólna i często budzi liczne wątpliwości. Na jej podstawie możemy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie gospodarczo uzasadnione, racjonalne wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest utrzymanie źródła przychodów bądź osiągnięcie wyższych przychodów.

W związku z tym, że definicja ta jest dosyć szeroka to na podatniku ciąży obowiązek dokonania indywidualnej interpretacji, czy dany wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy. Podatnik powinien więc za każdym razem dokonać swego rodzaju analizy czy istnieje związek pomiędzy poniesionymi kosztami, a osiąganymi przychodami. Przy czym poniesione koszty mogą służyć nie tylko zwiększeniu przychodów, ale również utrzymaniu obecnego poziomu, a nawet spowolnieniu ich spadku.

Dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotny jest więc cel jego poniesienia. Jeżeli między poniesieniem kosztu, a powstaniem, zachowaniem lub nawet możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy, to koszt taki może zostać uznany za koszt podatkowy i zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest, aby przy kwalifikacji prawnej zachować rzetelność i należytą staranność oraz ocenie poddać całościowe okoliczności poniesienia wydatków.

Warto również prześledzić czy dany koszt nie został wprost wyłączony z możliwości zaliczenia go do kosztów podatkowych poprzez sprawdzenie brzmienia art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT). Artykuł ten zawiera listę wydatków, które ustawodawca uznał za niemożliwe do zaliczenia do kosztów podatkowych, nawet gdy ich poniesienie wiąże się z uzyskiwanym poziomem przychodów. Koszt szkolenia przedsiębiorcy jako koszt podatkowy Przedsiębiorcy bardzo często decydują się na udział w rozmaitych szkoleniach, kursach, studiach, a nawet konferencjach o charakterze rozwojowym, merytorycznym oraz branżowym. Pozwalają one zdobywać wiedzę, jak też nawiązywać kontakty biznesowe.

Chcąc tego typu wydatki na szkolenie, kurs lub konferencję zaliczyć w koszty podatkowe przedsiębiorca powinien ocenić:

• czy wydatek związany jest wprost z podnoszeniem poziomu wiedzy przedsiębiorcy, rozwojem jego umiejętności bądź uzyskaniem kwalifikacji zawodowych, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i mają z nią związek?
• czy wydatek służy podniesieniu ogólnego poziomu wiedzy bądź kwalifikacji oraz wykształcenia, które nie są związane z wykonywaną działalnością, a więc mają charakter osobisty i nie mogą wówczas być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
• czy wydatek ponoszony w celu osiągnięcia bądź zachowania przychodów jest racjonalny i uzasadniony gospodarczo?

Podatkowe koszty szkoleń w przykładach Przeanalizujmy kilka przykładów, w których możliwe będzie zaliczenie kosztu szkolenia, kursu lub konferencji merytorycznej do kosztów podatkowych uzyskania przychodu, jak też przypadki, w których nie będzie to możliwe.

Przykład 1: Przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy, do którego sprawnego działania niezbędna jest wiedza z zakresu analityki internetowej. W związku ze zmianami wprowadzanymi w wykorzystywanym przez przedsiębiorcę systemie do analizy ruchu w sklepie internetowym tj. Google Analitycs, przedsiębiorca zapisał się na kurs analityki internetowej pozwalający poznać działanie programu.

W przypadku tym związek pomiędzy wykonywaną działalnością, a kursem i jego tematyką jest oczywisty i nie budzi wątpliwości co do możliwości zaliczenia go w koszty uzyskania przychodu. Dzięki wiedzy jak wykorzystywać program Google Analitycs przedsiębiorca będzie mógł podejmować trafniejsze decyzje gospodarcze.

Przykład 2: Przedsiębiorca prowadzi sklep stacjonarny z obuwiem, który mieści się w Siedlcach. Chcąc podnieść swoje kwalifikacje postanowił zapisać się na kurs języka angielskiego.

Zaliczenie kosztu kursu języka angielskiego może budzić wątpliwości, a ostateczna decyzja zależy od przeanalizowania czy znajomość języka angielskiego przekładać się może na osiągane przychody. Jeśli przedsiębiorca chce nauczyć się języka angielskiego, gdyż niezbędny jest on w komunikacji z zagranicznymi kontrahentami, wówczas związek między kosztem a możliwością osiągnięcia przychodu będzie istniał. Jeśli jednak przedsiębiorca chce znać języka angielski na wypadek, gdyby musiał obsłużyć angielskojęzycznego klienta w sklepie, koszt taki może zostać poddany w wątpliwość, gdyż znaczną większość klientów sklepu stanowią klienci polskojęzyczni niewymagający obsługi w języku obcym. Racjonalność takiego wydatku byłaby wątpliwa i potencjalnie zostałaby zakwestionowana przez służby skarbowe.

Przykład 3: Przedsiębiorstwo budowalne prowadzone przez przedsiębiorcę z Wrocławia znacznie zwiększyło przychody, a co za tym idzie również zatrudnienie. Przedsiębiorca postanowił zapisać się na szkolenie zarządzanie zespołem, aby lepiej wyznaczać cele i zarządzać pracownikami. Czy wydatki na szkolenie z zarządzania zespołem można uznać za koszt uzyskania przychodu?

Tak, w tym przypadku wydatki na szkolenie bez wątpienia stanowią koszt uzyskania przychodu. Udział w szkoleniu pozwoli przedsiębiorcy lepiej zarządzać personelem, co w konsekwencji może przyczynić się do wzrostu przychodów przedsiębiorstwa.

Co z kosztami noclegów i dietą w trakcie szkolenia?

Szkolenia biznesowe to nie tylko udział w zajęciach, ale najczęściej również konieczność odbycia podróży biznesowej na miejsce organizacji szkolenia, poniesienia kosztów noclegu, dojazdów oraz ewentualnej diety. Czy przedsiębiorca może wypłacić sobie dietę z tytułu podróży służbowej odbywanej w celu uczestniczenia w szkoleniu?

Oczywiście. Przedsiębiorca, właściciel firmy ma prawo przyznać sobie dietę, a jej koszt zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Wciąż należy pamiętać, że podróż służbowa musi służyć udziałowi w szkoleniu, studiach, konferencji czy kursie, które mogą wpłynąć na wysokość uzyskiwanych przychodów.

Przykład 4: Przedsiębiorca zajmujący się prowadzeniem sklepu internetowego zdecydował się na udział w 3-dniowej konferencji e-commerce, w trakcie której omawiane są trendy w zakresie marketingu internetowego oraz rozwoju biznesu w Internecie. Konferencja zorganizowana została w atrakcyjnej turystycznie miejscowości w górach, a oprócz kosztu udziału w konferencji przedsiębiorca poniósł koszt dojazdu oraz noclegu. Czy zarówno koszt uczestnictwa w konferencji poniesiony na rzecz jej organizatora, jak i noclegu i przejazdu przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć w koszty uzyskania przychodu? Czy może sobie przyznać dietę na czas wyjazdu i zaliczyć ją w koszty uzyskania przychodu?

Bez wątpienia udział w konferencji silnie powiązanej z działalnością prowadzoną przez przedsiębiorcę może wpłynąć na osiągane przez niego z tej działalności przychody. Dlatego też przedsiębiorca może naliczyć sobie dietę oraz zaliczyć ją, jak też koszty noclegu, dojazdu i biletu na konferencję w podatkowe koszty uzyskania przychodu. Do celów dowodowych warto zachować program konferencji, a także jeśli w przedsiębiorstwie obowiązują formalne procedury zatwierdzania podróży służbowych dopełnić wewnętrznych regulacji.