Oferta szkolenia: co powinna zawierać i jak uzyskać korzystną ofertę szkolenia?

Korzystna oferta szkolenia, czyli jaka?

Uzyskanie korzystnej oferty szkoleniowej to nie tylko kwestia formalności – to jeden z kluczowych elementów skutecznej polityki rozwoju pracowników w każdej firmie czy organizacji. W realiach niemal każdej instytucji budżet przeznaczony na szkolenia jest ograniczony. Z tego względu działy HR i zespoły odpowiedzialne za rozwój kompetencji muszą działać strategicznie, by maksymalnie wykorzystać dostępne środki.

Jednocześnie warto podkreślić, że cena nie powinna być jedynym ani najważniejszym kryterium wyboru oferty szkolenia. Ostateczna wartość szkolenia zależy przede wszystkim od jego jakości, merytorycznego dopasowania do potrzeb uczestników oraz doświadczenia i skuteczności trenera. Tylko wtedy inwestycja w szkolenie przynosi realne, mierzalne efekty – zarówno na poziomie jednostki, jak i całej organizacji. Dlatego tak ważne jest, by proces pozyskiwania ofert na szkolenia był dobrze zaplanowany i świadomie prowadzony.

Jak prowadzić postępowanie w celu uzyskania oferty szkolenia?

Praca nad uzyskaniem dobrej, dopasowanej i korzystnej oferty szkoleniowej zaczyna się na długo przed wysłaniem zapytania do firm szkoleniowych czy trenerów. Kluczem do sukcesu jest dokładne zrozumienie potrzeb organizacji oraz sprecyzowanie oczekiwań wobec przyszłego szkolenia – zarówno pod względem treści, jak i efektów, jakie ma ono przynieść.

Tylko dobrze przygotowane postępowanie – oparte na rzetelnej analizie, jasno określonych celach i przemyślanym zapytaniu – pozwala uzyskać oferty, które naprawdę odpowiadają na realne wyzwania stojące przed zespołem czy organizacją. Dzięki temu możliwa staje się nie tylko efektywna selekcja propozycji, ale również budowanie partnerskiej relacji z firmą szkoleniową, opartej na zrozumieniu i wspólnym dążeniu do konkretnych rezultatów.

Sam proces pozyskiwania oferty szkoleniowej warto uporządkować oraz zapewnić, że jest przejrzysty zarówno dla współpracujących osób w organizacji, jak i dla partnerów, których poprosimy o ofertę szkolenia. Najważniejsze kroki zmierzające do uzyskania oferty szkolenia mogą obejmować:

1. Określenie potrzeb szkoleniowych

Zanim rozpoczniesz kontakt z firmami szkoleniowymi, dokładnie zdefiniuj potrzeby firmy:

• Jakie kompetencje wymagają wzmocnienia?

• Kogo obejmie szkolenie (dział, stanowiska, poziom zaawansowania)?

• Jaki efekt ma przynieść szkolenie (np. wzrost sprzedaży, lepsza komunikacja, znajomość narzędzi)?

• Jakie są inne oczekiwania, o których trzeba poinformować partnera (np. czas trwania, orientacyjne daty, miejsce szkolenia...)?

2. Stworzenie zapytania ofertowego (RFP)

W zapytaniu należy jasno określić:

• temat szkolenia,

• cele szkoleniowe,

• przewidywaną liczbę uczestników,

• preferowany termin i miejsce,

• oczekiwania dotyczące formy (stacjonarne, online, warsztatowe),

• budżet (jeśli jest ustalony),

• prośbę o przedstawienie szczegółów oferty w określonym terminie.

Warto jest również być transparentnym i poinformować do kiedy wybrany zostanie partner prowadzący szkolenie, jakie będą kryteria wyboru partnera oraz jakie będą najważniejsze zapisy umowy (np. dotyczące płatności). Taka otwartość nie jest standardem na polskim rynku szkoleniowym, ale tym bardziej warto to zrobić - firma szkoleniowa potraktuje takie zapytanie priorytetowo doceniając jakość zapytania. Warto sobie zdawać sprawę, że firmy szkoleniowe otrzymują mnóstwo próśb o przygotowanie oferty i jeśli zależy nam na spersonalizowanej propozycji, powinniśmy działać propartnersko. Odpowiedzmy też sobie na pytanie, jak my byśmy potraktowali zapytanie, w którym pytający nic nie mówi o kryteriach wyboru, warunkach współpracy i innych istotnych kwestiach. Prawdopodobnie w ogóle byśmy nie odpowiedzieli na tak sformułowane zapytanie.

3. Wysłanie zapytania do kilku firm

Zaleca się wysłanie zapytań do 2–3 firm szkoleniowych, które spcjalizują się w danej tematyce. Można je znaleźć poprzez rekomendacje, wyszukiwarki branżowe lub portale szkoleniowe, takie jak Eventis. Niemalże każde szkolenie dostępne w naszym portalu może być zrealizowane na zamówienie firmy. Żeby uzyskać ofertę wystarczy wejść na stronę szkolenia, które jest najbardziej zbieżne z naszymi otrzebami i wypełnić formularz kontaktowy.

Nie zalecamy wysyłania zapytań do większej liczby firm niż 3 specjalizujące się w temacie. Każde zapytanie wymaga pracy człowieka, a koszty tej pracy są przekładane na wyceny przedstawiane klientom. Zachowując się nieodpowiedzialnie sprawiamy, że szkolenia są mniej dostępne i droższe.

Co powinna zawierać kompletna oferta szkoleniowa?

Dobrze opracowana oferta szkoleniowa to nie tylko dokument ofertowy – to narzędzie, które pozwala podjąć świadomą i trafną decyzję o wyborze partnera szkoleniowego. Im bardziej przejrzysta, konkretna i dopasowana do potrzeb organizacji jest oferta, tym łatwiej ocenić, czy dana propozycja rzeczywiście odpowiada na zidentyfikowane wyzwania i cele rozwojowe.

Oferta powinna dostarczać nie tylko podstawowych informacji o zakresie i kosztach szkolenia, ale również dawać pełny obraz tego, czego można się spodziewać po współpracy: od programu i metodyki, przez kompetencje trenera, aż po przewidywane efekty dla uczestników. To właśnie jakość i kompletność oferty decyduje często o tym, czy szkolenie okaże się rzeczywistą inwestycją w rozwój pracowników, czy jedynie kolejnym formalnym wydarzeniem bez realnego wpływu na organizację. Jakie więc elementy powinna zawierać oferta?

1. Opis programu szkolenia

• Szczegółowy plan zajęć,

• Zakres tematyczny,

• Metodyka pracy (np. wykłady, case studies, ćwiczenia praktyczne),

• Zakładane efekty szkoleniowe.

2. Profil trenera

• Informacje o prowadzącym szkolenie (doświadczenie, kwalifikacje, dotychczasowe projekty),

• Ewentualne linki do referencji lub opinii.

3. Terminy i logistyka

• Proponowany termin szkolenia (lub kilka wariantów),

• Czas trwania,

• Forma (online/stacjonarne),

• Miejsce szkolenia (w firmie, w siedzibie firmy szkoleniowej, w wynajętym obiekcie).

4. Koszty

• Cena netto/brutto,

• Informacja, co jest wliczone w cenę (materiały, certyfikaty, dojazd trenera, catering itp.),

• Warunki płatności.

5. Dodatkowe informacje

• Certyfikaty dla uczestników,

• Raport podsumowujący,

• Dostęp do materiałów po szkoleniu,

• Możliwość zrealizowania sesji follow-up.

Na co zwrócić uwagę analizując oferty?

• Dostosowanie oferty do potrzeb - Czy oferta odnosi się do konkretnych potrzeb zawartych w zapytaniu? Unikaj ofert "ogólnych", które wyglądają jak gotowe szablony.
• Doświadczenie firmy i trenera - Sprawdź, czy firma ma doświadczenie w danym obszarze i czy trener prowadził już podobne szkolenia dla firm z Twojej branży.
• Jakość materiałów i podejście dydaktyczne - Warto dopytać o przykładowe materiały szkoleniowe i narzędzia dydaktyczne (np. testy, formularze samooceny, interaktywne ćwiczenia).
• Elastyczność i podejście indywidualne - Profesjonalni dostawcy szkoleń są otwarci na dopasowanie programu, czasu i formy do konkretnej grupy uczestników.

Podsumowanie

Dobrze przygotowana i przemyślana oferta szkoleniowa to kluczowy element skutecznego rozwoju kompetencji w firmie. Określenie własnych potrzeb, przygotowanie zapytania i porównanie kilku ofert pozwala nie tylko wybrać najlepsze rozwiązanie merytoryczne, ale także zoptymalizować koszty i zapewnić realną wartość z przeprowadzonego szkolenia. Warto zainwestować czas w ten proces – efekty mogą przynieść wymierne korzyści dla całej organizacji.