Książka Obiektu Budowlanego (KOB) to obowiązkowy dokument każdego budynku, w którym zapisuje się przeglądy techniczne, remonty i inne zdarzenia związane z jego utrzymaniem. Od 2023 roku funkcjonuje również Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego (EKOB), wprowadzająca cyfrową formę prowadzenia dokumentacji. W artykule wyjaśniamy, czym jest KOB, jakie są jej podstawy prawne, kto odpowiada za jej prowadzenie, co należy w niej zapisywać oraz jakie sankcje grożą za brak lub nieprawidłowe prowadzenie książki.
Czym jest Książka Obiektu Budowlanego?
Książka Obiektu Budowlanego (w skrócie KOB) to podstawowy dokument, w którym odnotowuje się wszystkie istotne informacje dotyczące eksploatacji, przeglądów technicznych, remontów i zmian zachodzących w danym budynku lub innym obiekcie budowlanym. Można powiedzieć, że pełni ona rolę „historii obiektu" – rejestru wszystkich zdarzeń mających wpływ na jego stan techniczny, bezpieczeństwo użytkowania oraz wartość. Przez lata książkę prowadziło się w wersji papierowej, ale od kilku lat dostępna jest również w wersji elektronicznej (tzw. ekob lub ckob).
Celem KOB jest zapewnienie stałej kontroli nad stanem technicznym obiektu oraz umożliwienie organom nadzoru budowlanego łatwego dostępu do informacji o jego utrzymaniu i ewentualnych naprawach.
Podstawy prawne KOB
Podstawą prawną dla obowiązku prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego jest ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. 1994 nr 89 poz. 414 z późn. zm.). Kluczowe znaczenie mają tu przepisy art. 60–64, które wskazują, że właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest zobowiązany do:
-
utrzymywania obiektu w należytym stanie technicznym i estetycznym,
-
prowadzenia książki obiektu budowlanego,
-
dokumentowania w niej wszelkich kontroli, przeglądów i robót budowlanych.
Szczegółowe zasady prowadzenia KOB i jej wzór określa natomiast rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. 2022 poz. 2778). Dokument ten doprecyzowuje, w jakiej formie można prowadzić książkę (papierowej lub elektronicznej), jakie dane należy w niej zamieszczać, a także kto ma prawo dokonywać wpisów.
Obowiązek prowadzenia Książki dotyczy większości budynków podlegających stałemu użytkowaniu – zarówno mieszkalnych, jak i użyteczności publicznej czy przemysłowych. Nieprowadzenie Książki lub prowadzenie jej w sposób niezgodny z przepisami stanowi naruszenie Prawa budowlanego i może skutkować sankcjami administracyjnymi, a nawet finansowymi.
Dalsza część artykułu pod listą wydarzeń
Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego - użytkowanie obiektów budowlanych - zmiany w 2025 r.
- już od 720 zł
- od 720 zł
CKOB i EKOB)
Od 1 stycznia 2023 r. uruchomiono system Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego (EKOB), który jest elementem rządowego programu cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego. Umożliwia on zakładanie i prowadzenie KOB w formie cyfrowej, poprzez dedykowany portal GUNB. Od 1 stycznia 2027 r. prowadzenie EKOB stanie się obowiązkowe dla wszystkich właścicieli i zarządców obiektów budowlanych, co oznacza stopniowe odejście od wersji papierowej.
W praktyce oznacza to, że już dziś każdy właściciel lub zarządca powinien zapoznać się z zasadami funkcjonowania systemu EKOB oraz przygotować dokumentację techniczną do przeniesienia danych z dotychczasowej KOB papierowej.
Czym różnią się pojęcia CKOB i EKOB?
-
CKOB (Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego) to ogólna koncepcja informatyzacji procesu dokumentowania eksploatacji obiektów. Obejmuje zarówno przepisy, jak i rozwiązania systemowe.
-
EKOB (Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego) to praktyczne narzędzie – działający system online, dostępny przez stronę ekob.gunb.gov.pl, który umożliwia zakładanie, prowadzenie i przeglądanie książki w formie cyfrowej.
W praktyce pojęcia CKOB i EKOB używane są w obrocie zamiennie.
Jak działa system EKOB?
EKOB to bezpłatna platforma internetowa, do której dostęp uzyskuje się poprzez konto założone na portalu GUNB. System pozwala na:
-
utworzenie nowej książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej,
-
wprowadzanie i edycję danych dotyczących przeglądów, napraw, modernizacji i zdarzeń,
-
przypisywanie ról użytkownikom (np. właściciel, zarządca, osoba dokonująca wpisu),
-
archiwizację danych oraz ich udostępnianie organom nadzoru.
Dzięki temu wszelkie wpisy są przechowywane w formie cyfrowej, dostępne z dowolnego miejsca i zabezpieczone przed utratą lub zniszczeniem.
Dostęp i uprawnienia w EKOB
Zgodnie z przepisami dostęp do EKOB mają:
-
właściciel lub zarządca obiektu – osoby odpowiedzialne za założenie i prowadzenie książki,
-
osoby upoważnione – np. kierownicy robót, inspektorzy nadzoru, projektanci,
-
organy nadzoru budowlanego, które mogą przeglądać dane w celach kontrolnych.
Terminy i obowiązek stosowania EKOB
Od 1 stycznia 2023 r. możliwe jest dobrowolne prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego w systemie EKOB.
Od 1 stycznia 2027 r. natomiast prowadzenie książki w formie elektronicznej stanie się obowiązkowe dla wszystkich właścicieli i zarządców obiektów budowlanych.
Korzystanie z CKOB to wiele korzyści, od eliminacji papierowej dokumentacji, przez łatwiejszy dostęp do danych dla właścicieli i urzędów, szybsze przygotowanie dokumentów do kontroli, zmniejszenie ryzyka błędów i nieczytelnych wpisów, aż po większe bezpieczeństwo przechowywania danych.
Zasady prowadzenia Książki
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego (KOB) wymaga systematyczności, dokładności i znajomości obowiązujących przepisów. Zasady te określa wspomniane rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r., które precyzuje, jak powinna wyglądać zarówno książka papierowa, jak i elektroniczna (EKOB).
Zakładanie KOB
Książkę zakłada się po zakończeniu budowy i przed rozpoczęciem użytkowania obiektu. Właściciel lub zarządca zobowiązany jest do wypełnienia pierwszych stron książki danymi identyfikującymi budynek, takimi jak:
-
adres i oznaczenie ewidencyjne nieruchomości,
-
rodzaj obiektu i jego przeznaczenie,
-
data uzyskania pozwolenia na użytkowanie,
-
dane właściciela lub zarządcy.
Wpisy w książce
Każdy wpis w książce powinien być:
-
czytelny, kompletny i chronologiczny,
-
opatrzony datą oraz podpisem osoby dokonującej wpisu (lub podpisem elektronicznym w EKOB),
-
sporządzony bez pozostawiania pustych wierszy i bez poprawek – błędy należy korygować poprzez przekreślenie z podpisem i datą, a nie wymazywanie.
Okres przechowywania
Książka obiektu budowlanego jest dokumentem trwałym — należy ją przechowywać przez cały okres użytkowania obiektu, a po jego rozbiórce – przekazać do archiwum wraz z dokumentacją techniczną.
Podstawowe działy KOB
W wersji papierowej książka obiektu budowlanego składa się z kilku części (działów), obejmujących m.in.:
-
Dane identyfikacyjne obiektu,
-
Dane o właścicielu lub zarządcy,
-
Wykaz protokołów kontroli okresowych,
-
Informacje o robotach budowlanych, remontach, naprawach,
-
Dane o awariach i uszkodzeniach,
-
Informacje o zmianach w sposobie użytkowania.
System EKOB odwzorowuje ten podział, umożliwiając wygodne wyszukiwanie i filtrowanie zdarzeń.
Przykłady zdarzeń, które należy rejestrować w KOB / EKOB
Książka Obiektu Budowlanego nie jest tylko formalnością – to narzędzie pozwalające utrzymywać budynek w dobrym stanie technicznym i zapewnić bezpieczeństwo jego użytkownikom. Aby spełniała swoją rolę, powinna być regularnie aktualizowana o wszystkie zdarzenia istotne dla obiektu.
Poniżej przedstawiono najważniejsze kategorie informacji, które muszą być odnotowywane w KOB lub EKOB:
1. Okresowe kontrole i przeglądy techniczne
Zgodnie z art. 62 Prawa budowlanego, właściciel lub zarządca ma obowiązek przeprowadzać okresowe kontrole obiektu, w tym m.in.:
-
raz w roku – kontrola stanu technicznego elementów budynku narażonych na wpływy atmosferyczne i środowiskowe,
-
co 5 lat – kontrola ogólna stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu, wraz ze sprawdzeniem instalacji elektrycznej i piorunochronnej,
-
kontrole doraźne – np. po wystąpieniu katastrof, pożarów lub silnych wiatrów.
Każda taka kontrola powinna być wpisana do KOB wraz z datą, zakresem, nazwiskiem osoby kontrolującej oraz odniesieniem do protokołu.
2. Roboty budowlane, remonty i modernizacje
W książce należy odnotować wszystkie roboty budowlane prowadzone po oddaniu obiektu do użytkowania, w tym:
-
remonty części wspólnych budynku,
-
modernizacje i przebudowy,
-
naprawy konstrukcji i instalacji,
-
termomodernizacje i inne prace wpływające na stan techniczny.
Każdy wpis powinien zawierać datę rozpoczęcia i zakończenia robót, nazwę wykonawcy oraz krótki opis zakresu prac.
3. Awarie, uszkodzenia i katastrofy budowlane
Wszystkie zdarzenia nadzwyczajne mające wpływ na bezpieczeństwo obiektu należy niezwłocznie odnotować. Dotyczy to np. zalania, pożaru, pęknięć konstrukcji, zawaleń elementów, czy awarii instalacji.
Wpis powinien zawierać: datę zdarzenia, jego opis, przyczynę (jeśli jest znana) oraz podjęte działania naprawcze.
4. Zmiany właściciela, zarządcy lub sposobu użytkowania
Każda zmiana podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie obiektu lub zmiana jego przeznaczenia (np. adaptacja lokalu użytkowego na mieszkalny) również musi znaleźć się w KOB/EKOB.
5. Inne istotne zdarzenia
W książce warto uwzględniać także inne informacje wpływające na stan techniczny lub bezpieczeństwo budynku, np.:
-
montaż nowych instalacji, systemów bezpieczeństwa, wind,
-
wykonanie ekspertyz technicznych lub audytów energetycznych,
-
decyzje i zalecenia organów nadzoru budowlanego.
Odpowiedzialność za prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego
Zgodnie z przepisami Prawa budowlanego, odpowiedzialność za prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego (KOB) spoczywa przede wszystkim na właścicielu lub zarządcy obiektu. To oni są zobowiązani do jej założenia, systematycznego uzupełniania oraz przechowywania przez cały okres użytkowania budynku. W praktyce do obowiązków właściciela lub zarządcy należy:
-
założenie książki po zakończeniu budowy,
-
zapewnienie systematycznych wpisów o wszystkich wymaganych zdarzeniach,
-
udostępnianie KOB / EKOB podczas kontroli organów nadzoru budowlanego,
-
zachowanie integralności dokumentu (niedopuszczenie do utraty, zniszczenia lub fałszowania wpisów),
-
przeniesienie danych do systemu EKOB zgodnie z harmonogramem cyfryzacji.
Jeśli prowadzenie książki zostanie powierzone zarządcy lub firmie zewnętrznej, właściciel nie jest zwolniony z odpowiedzialności – nadal pozostaje podmiotem zobowiązanym przez prawo.
Odpowiedzialność w systemie EKOB
W przypadku Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego (EKOB) odpowiedzialność formalna nie ulega zmianie – właściciel lub zarządca odpowiada za założenie konta i prawidłowe przypisanie ról w systemie (np. użytkowników, którzy mogą wprowadzać dane). Każdy wpis w EKOB jest opatrzony podpisem elektronicznym i przypisany do konkretnej osoby, co zwiększa transparentność oraz umożliwia łatwe ustalenie odpowiedzialności w razie błędów lub zaniedbań.
Kontrole i sankcje
Organy nadzoru budowlanego (powiatowy lub wojewódzki inspektor nadzoru budowlanego) mają prawo w każdym momencie skontrolować sposób prowadzenia KOB lub EKOB. W przypadku systemu EKOB organy mają dostęp do danych online, dzięki czemu kontrola może przebiegać szybciej i bez konieczności fizycznego udostępniania dokumentów.
Brak prowadzenia książki obiektu budowlanego, prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub uniemożliwienie organom nadzoru dostępu do niej stanowi naruszenie art. 93 pkt 9 Prawa budowlanego. Za takie uchybienia mogą zostać nałożone:
-
mandat karny lub grzywna (najczęściej do kilku tysięcy złotych),
-
nakaz uzupełnienia lub założenia książki,
-
postępowanie administracyjne, w przypadku uporczywego niewykonywania obowiązku,
-
w skrajnych przypadkach – odpowiedzialność karna, jeśli zaniechanie doprowadziło do zagrożenia życia, zdrowia lub mienia.
W przypadku obiektów użyteczności publicznej lub wielorodzinnych sankcje mogą być surowsze, zwłaszcza gdy brak wpisów utrudnia kontrolę stanu technicznego lub wykazuje rażące zaniedbania w utrzymaniu budynku.
Podsumowanie
Książka Obiektu Budowlanego to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim element odpowiedzialnego zarządzania nieruchomością i niezwykle przydatne narzędzie w budownictwie. Umożliwia stałą kontrolę nad stanem technicznym obiektu, zapewnia bezpieczeństwo użytkowników i ułatwia planowanie przeglądów, remontów oraz modernizacji.
Wraz z wprowadzeniem Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego (EKOB/CKOB) właściciele i zarządcy zyskali narzędzie, które znacząco usprawnia te procesy – eliminuje papierową biurokrację, umożliwia szybki dostęp do danych oraz zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami. Już dziś warto przygotować się na pełne przejście do systemu EKOB, które od 2027 roku stanie się obowiązkowe. Właściwe zrozumienie zasad jego działania i odpowiednie prowadzenie dokumentacji pozwolą uniknąć błędów, kar oraz niepotrzebnych komplikacji.
