Polityka szkoleniowa w firmie: cele szkoleń i ich ewaluacja

Jakie są cele polityki szkoleniowej?

Podstawowym celem polityki szkoleniowej jest doskonalenie zawodowe pracowników firmy bądź członków organizacji poprzez stałe podnoszenie ich kwalifikacji, wiedzy i praktycznych umiejętności. Wsparcie i umożliwienie rozwoju zawodowego pracowników pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, budowę potencjału organizacji i jej produktywności poprzez pozytywny wpływ na jakość świadczonej pracy oraz poprawę sprawności realizacji powierzonych pracownikom zadań. Pamiętać przy tym trzeba, że rozwój pracowników jest procesem długotrwałym, ale też najlepsze efekty przynosi, gdy inwestycja ta jest konsekwentna.

Jakie mogą być są cele szkolenia?

Cele szkolenia mogą być różne w zależności od kontekstu i dziedziny, do której odnoszą się. Ogólnie rzecz biorąc, cele szkolenia mogą obejmować:

• Zdobycie wiedzy - szkolenia mogą być organizowane w celu przekazania uczestnikom nowych informacji, teorii, technik lub procedur związanych z konkretną dziedziną.
• Rozwój umiejętności - celem może być doskonalenie umiejętności praktycznych, takich jak umiejętność komunikacji, pracy z narzędziami czy zarządzania projektem.
• Doskonalenie kompetencji zawodowych - szkolenia zawodowe mają na celu zwiększenie kompetencji pracowników w określonej dziedzinie lub branży, co może prowadzić do lepszych wyników w pracy.
• Podnoszenie wydajności i efektywności - szkolenia mogą skupiać się na zwiększeniu wydajności pracowników poprzez nauczanie strategii zarządzania czasem, organizacji pracy itp.
• Rozwój przywództwa - cele szkolenia mogą obejmować rozwijanie umiejętności przywódczych, takich jak motywowanie zespołu, rozwiązywanie konfliktów czy budowanie relacji.
• Poprawę jakości pracy - szkolenia mogą pomóc w poprawie jakości wykonywanej pracy poprzez nauczanie najlepszych praktyk i procedur.
• Adaptację do zmian - w obliczu zmian w organizacji lub otoczeniu biznesowym, szkolenia mogą pomóc pracownikom dostosować się do nowych warunków.
• Zwiększenie motywacji - szkolenia mogą pomóc w zwiększeniu zaangażowania i motywacji pracowników poprzez rozwijanie umiejętności i dawanie im okazji do rozwoju.
• Zwiększenie bezpieczeństwa - w niektórych branżach szkolenia mogą być organizowane w celu zwiększenia bezpieczeństwa, zarówno fizycznego (mniej wypadków), jak psychicznego (np. lepsze radzenie sobie z presją).
• Rozwój osobisty - szkolenia mogą również skupiać się na rozwoju osobistym uczestników, poprawie umiejętności interpersonalnych czy radzeniu sobie ze stresem.
• Przygotowanie do nowych wyzwań - celem szkolenia może być przygotowanie uczestników do nowych ról, projektów lub obowiązków, które pojawią się w przyszłości.
• Rozwijanie kreatywności i innowacyjności - szkolenia mogą pomagać w rozwijaniu kreatywnego myślenia i zdolności do generowania innowacyjnych rozwiązań.
• Podnoszenie świadomości - szkolenia mogą pomóc w zwiększeniu świadomości na temat określonych kwestii, takich jak różnorodność, inkluzja czy zrównoważony rozwój.
• Udoskonalanie umiejętności interpersonalnych - cele szkolenia mogą obejmować poprawę umiejętności komunikacyjnych, rozwiązywania konfliktów czy budowania relacji.
• Doskonalenie umiejętności technicznych - w dziedzinach takich jak technologia czy nauka, cele szkolenia mogą polegać na rozwijaniu konkretnych umiejętności technicznych.
• Integrację zespołu – odpowiednio dobrane szkolenia mogą łączyć ludzi w zespoły, uczyć wspólnego działania i rozwijać poczucie wspólnoty.

Ostatecznie cele szkolenia powinny być dostosowane do potrzeb uczestników i kontekstu, w jakim odbywają się szkolenia.

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych

Potrzeby szkoleniowe w organizacji wynikają nie tylko z jej aktualnych zasobów ludzkich, ale przede wszystkim z sytuacji rynkowej i pozycji danego przedsiębiorstwa, poziomu wyzwań, którym będzie musiało ono sprostać w krótkim i długim terminie. Analiza ta powinna więc dotyczyć zarówno obecnych potrzeb, jak i przyszłych – w identyfikacji potrzeb szkoleniowych powinna brać zarówno wyższa kadra menedżerska, jak też sami pracownicy. Co więcej, nie jest to zadanie jedynie dla działów kadr i HR, ale dla wszystkich jednostek funkcjonujących w organizacji.

Analiza potrzeb szkoleniowych powinna uwzględniać między innymi:

• analizę zadań realizowanych na danym stanowisku i związanych z nimi umiejętności (np. znajomość przepisów prawnych itp.)
• przygotowanie opisów obowiązków obecnych i przyszłych, a także próbę oceniania ich pracochłonności,
• wyznaczenie priorytetów przedsiębiorstwa, a więc ustalenie jakie wyzwania czekają organizację w najbliższym czasie i jakich zasobów, wiedzy i umiejętności potrzebuje ona żeby im sprostać,
• indywidualne predyspozycje i oczekiwania względem rozwoju osobistego i zawodowego pracownika, tzw. indywidualna ścieżka kariery.

Planowanie szkoleń

Po zebraniu i wstępnej analizie potrzeb szkoleniowych warto jest przeprowadzić wstępne planowanie i budżetowanie szkoleń. Powinniśmy oszacować który pracownik i kiedy może być niedostępny na stanowisku pracy i w tym czasie przejść uzgodnione szkolenia, ale też przeanalizować możliwości budżetowe firmy i dopasować proponowane szkolenia zarówno do budżetu, jak i celów, które dane szkolenie powinno realizować.

W planie szkoleń powinny się znaleźć takie punkty, jak:

• cel i przedmiot szkolenia,
• termin i miejsce szkolenia,
• rodzaj i metodyka szkolenia,
• uczestnicy szkolenia,
• przewidywany koszt szkolenia.

W jaki sposób zdefiniować cele konkretnego szkolenia i jak je mierzyć?

Definiowanie celów szkolenia oraz mierzenie ich osiągnięcia to kluczowe elementy skutecznego procesu szkoleniowego. Definiowanie celów szkolenia obejmuje:

• Określenie potrzeb. Na początku warto dokładnie zrozumieć, dlaczego szkolenie jest potrzebne. Może to wynikać z braków w wiedzy lub umiejętnościach pracowników, zmian w organizacji lub technologii, potrzeby zwiększenia wydajności czy adaptacji do nowych trendów.


• Sprecyzowanie celów. Określ konkretnie, co chciałbyś osiągnąć za pomocą szkolenia. Cele powinny być mierzalne, osiągalne, realistyczne i związane z określonym czasem (SMART).


• Podział na cele ogólne i szczegółowe. Wyodrębnij cele ogólne, które opisują główne korzyści szkolenia, oraz cele szczegółowe, które opisują konkretne umiejętności lub zachowania, które uczestnicy powinni opanować. Ogranicz listę celów do realistycznej wielkości.


• Zdefiniowanie treści. Na podstawie celów określ, jakie konkretne tematy, umiejętności i wiedzę należy zawrzeć w programie szkolenia.

Mierzenie realizacji celów szkolenia to przede wszystkim:

• Pomiar na wejściu. Przed rozpoczęciem szkolenia przeprowadź wstępny test lub ankietę, aby ocenić poziom wiedzy i umiejętności uczestników przed szkoleniem. To pomoże w późniejszym porównaniu z wynikami po szkoleniu. Metoda ta może być szczególnie skuteczna w dziedzinach, które co do zasady są mierzalne.


• Postaw mierzalne cele. Upewnij się, że cele są jasne i mierzalne. Na przykład, zamiast "poprawa umiejętności komunikacji", lepiej sformułować cel jako "uczestnicy będą w stanie wyjaśnić główne punkty prezentacji przed grupą". Mierzeniem celu może zająć się przełożony, facylitator, a nawet grupa osób mająca kontakt z osobami szkolonymi.


• Pomiary po szkoleniu. Po zakończeniu szkolenia przeprowadź testy, ćwiczenia lub inne formy oceny, które pozwalają zmierzyć, czy uczestnicy osiągnęli cele szkolenia. Dla wyeliminowania stronniczości czy uznaniowości możesz poprosić o dokonanie oceny przez kilka osób i wyciągnąć średnią.


• Ankiety i opinie uczestników. Zbierz opinie uczestników na temat szkolenia, aby dowiedzieć się, czy uważają, że osiągnęli cele i jakie są ich odczucia. Możesz przeprowadzić wywiady, w których pogłębisz wiedzę w jaki sposób szkolenie przełożyło się na umiejętności czy codzienną pracę osób szkolonych.


• Obserwacje i studia przypadków. W zależności od rodzaju szkolenia, obserwuj jak uczestnicy w praktyce wykorzystują nowe umiejętności. Studia przypadków mogą pomóc w zrozumieniu, jak uczestnicy przekładają wiedzę na rzeczywiste sytuacje.


• Wskaźniki sukcesu. Określ konkretne wskaźniki, które pomogą ocenić sukces szkolenia, na przykład poprzez zmianę wskaźników wydajności, jakości pracy lub satysfakcji klientów. Jeśli celem szkolenia była mierzalna zmiana, np. mniej pomyłek w procesie produkcyjnym, możesz sięgnąć po twarde dane pokazujące jak zmieniał się odsetek pomyłek przed, w trakcie i po szkoleniu.


• Porównanie do wyników wejściowych. Porównaj wyniki po szkoleniu z wynikami wstępnymi, aby zobaczyć, czy i w jakim stopniu uczestnicy osiągnęli postawione cele. Pamiętaj, aby mierzyć efekty w odpowiedniej skali, nie zawsze pomiar bezpośrednio po szkoleniu może oddawać rzeczywisty obraz.

Pamiętaj, że mierzenie celów szkolenia to ciągły proces, który może obejmować analizę długoterminowych skutków szkolenia na pracę i rozwój uczestników. W miarę możliwości warto też dostosować cele i metody pomiaru do specyficznych potrzeb i kontekstu organizacji.

Szkolenia z polityki szkoleniowej i zarządzania szkoleniami

Realizacja szkoleń

Rynek oferuje bogate spektrum możliwości podnoszenia umiejętności pracowników, warto rozważyć wykorzystanie wielu z nich, aby zapewnić zmienność i dopasowanie form szkoleniowych do naszych potrzeb. Główne metody realizacji polityki szkoleniowej to m.in.:

• szkolenia wewnętrzne i szkolenia zamknięte – pozwalają one ułożyć program szkolenia pod konkretną grupę uczestników i uprzednio zdefiniowane potrzeby szkoleniowe. Ich wadą jest z reguły konieczność długotrwałych przygotowań i posiadanie odpowiednio wyszkolonych trenerów, którzy będą w stanie ułożyć i przeprowadzić szkolenie. Zwłaszcza w małych i średnich firmach oraz w przypadku stanowisk specjalistycznych może się to okazać trudne do osiągnięcia.


• szkolenia otwarte – pozwalają one dołączyć do grupy szkoleniowej, której potrzeby szkoleniowe są dosyć podobne. Tego typu szkolenia chociaż nie są szyte na miarę mogą być bardzo dobrym sposobem szybkiego podnoszenia poziomu wiedzy na wielu stanowiskach. Ich zaletą jest stosunkowo przystępny koszt, duża dostępność, brak konieczności przygotowywania treści merytorycznej szkolenia wewnętrznie, a jedynie wybranie odpowiednio dopasowanego do naszych potrzeb tematu i formy szkolenia.


• szkolenie na stanowisku pracy – w wielu zawodach czy specjalizacjach jest to podstawowa forma podnoszenia umiejętności pracowników. Z reguły osobom szkolonym towarzyszy bądź inny, bardziej doświadczony pracownik bądź coach, który przekazuje instrukcje i nadzoruje wykonywane czynności, stopniowo pozwalając na większą samodzielność w ich realizacji.


• studia – w przypadku niektórych zawodów wymagane jest wykształcenie formalne, wielu pracowników decyduje się również na dokształcenie bądź przekwalifikowanie właśnie poprzez uczestnictwo w studiach. W przypadku tej formy kształcenia ze względu na wymagany czas oraz zaangażowanie środków finansowych wiele firm wymaga podpisania stosownych umów lojalnościowych z wysyłanym na studia pracownikiem.


• e-learning – w zmieniającym się szybko świecie możliwości kształcenia zdalnego poprzez rozmaite kursy e-learningowe, realizowane zarówno na żywo, jak i offline są bardzo bogate. Warto zainteresować się dostępnymi w Internecie platformami, które w cenie już od kilkudziesięciu złotych oferują bogate biblioteki kursów i szkoleń zdalnych.

Ocena efektywności szkoleń

Ważną częścią polityki szkoleniowej jest również ocena efektywności szkoleń zwana często również ewaluacją szkoleń czy ewaluacją polityki szkoleniowej. Ewaluacja szkoleń i polityki szkoleniowej to proces analizy i oceny efektywności szkoleń oraz strategii szkoleniowych w organizacji. Ewaluacja pozwala na ocenę czy cele szkolenia zostały osiągnięte, czy szkolenie przyniosło wartość dodaną, a także czy polityka szkoleniowa organizacji jest skuteczna w kontekście rozwoju pracowników i osiągania celów biznesowych.

Ewaluacja polityki szkoleniowej obejmuje:

• Zdefiniowanie celów ewaluacji. Określ, dlaczego chcesz przeprowadzić ewaluację polityki szkoleniowej. Może to obejmować ocenę dostosowania polityki do celów organizacji, skuteczności w rozwijaniu pracowników, efektywności alokacji zasobów i innych czynników. Niezbędne może być zbadanie sytuacji rynkowej organizacji, w tym ustalenie jakie kompetencje i umiejętności są potrzebne organizacji. Zmierzenie w jakim stopniu w organizacji obecne są te umiejętności również pomoże w zdefiniowaniu celów.


• Zbieranie danych. Przeprowadź analizę dokumentów dotyczących polityki szkoleniowej, takich jak dokumenty strategiczne, plany szkoleń i oceny efektywności. Możesz również przeprowadzić wywiady z pracownikami, menedżerami i osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie szkoleniami. W ich trakcie możesz pogłębić wiedzę o potrzebach indywidualnych oraz zespołowych.


• Ocenianie zgodności. Sprawdź, czy polityka szkoleniowa jest zgodna z celami organizacji, czy uwzględnia potrzeby pracowników i czy jest dostosowana do zmieniających się warunków biznesowych. Zapoznaj się z celami i przyporządkuj oferowane szkolenia i inne działania rozwojowe do poszczególnych celów, aby zyskać pełniejszy obraz sytuacji.


• Mierzenie efektywności. Analizuj, czy polityka szkoleniowa przyczynia się do osiągania założonych celów, na przykład poprzez ocenę zmian w wydajności, jakości pracy, zaangażowania pracowników itp. Wprowadź ewidencję zdarzeń w polityce szkoleniowej, aby analiza danych była łatwiejsza i trafna.


• Ocena alokacji zasobów. Przeanalizuj, czy zasoby finansowe, czasowe i ludzkie są odpowiednio alokowane do realizacji polityki szkoleniowej, i czy istnieją potencjalne obszary optymalizacji.


• Opinie interesariuszy. Zbierz opinie od różnych interesariuszy, w tym pracowników, menedżerów i liderów, na temat efektywności polityki szkoleniowej. Zebrane informacje posłużą do oceny jakościowej.


• Analiza trendów. Przeprowadź analizę długoterminowych trendów, aby ocenić, czy polityka szkoleniowa przyczynia się do stałego rozwoju pracowników i organizacji. Zweryfikuj czy cele polityki są zgodne ze zmieniającym się rynkiem pracy i otoczeniem organizacji.

W odniesieniu do konkretnego szkolenia ewaluacja polega na jego ocenie szkolenia, próbie podsumowania zdobytej wiedzy i umiejętności, podzielenia się nimi z innymi pracownikami. Ważną częścią tego procesu może być również ocena pracownicza dokonywana raz na kilka miesięcy pozwalająca prześledzić rozwój poszczególnych pracowników. Warto również oceniać samych organizatorów szkoleń, czy to firmy szkoleniowe czy indywidualnych trenerów, aby w przyszłości wybierać oferty tych z najwyższymi ocenami.

Budżet szkoleniowy

Jedym z istotnych elementów polityki szkoleniowej jest przygotowanie budżetu szkoleniowego. Budżet szkoleniowy to kwota przeznaczona przez organizację na rozwijanie umiejętności i wiedzy swoich pracowników. Stanowi on zaplanowane środki finansowe, które mają być wykorzystane na różnego rodzaju szkolenia, kursy, konferencje, warsztaty, coaching czy też dostęp do platform e-learningowych. Budżet szkoleniowy odgrywa kluczową rolę w strategicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi, ponieważ pozwala na ciągłe doskonalenie pracowników, co z kolei przekłada się na rozwój organizacji.

Dlaczego warto mieć budżet na szkolenia w organizacji?

1. Podnoszenie kompetencji pracowników. Inwestowanie w szkolenia pozwala pracownikom rozwijać umiejętności i zdobywać nową wiedzę, co zwiększa ich efektywność i kompetencje w wykonywanych zadaniach.

2. Motywacja i utrzymanie pracowników. Możliwość uczestnictwa w szkoleniach oraz rozwijania się zawodowo jest czynnikiem motywującym dla pracowników. Dzięki temu organizacja może zwiększyć lojalność i zatrzymać wartościowych pracowników.

3. Zwiększenie efektywności pracy. Lepiej wykwalifikowani pracownicy są w stanie bardziej efektywnie realizować zadania, co wpływa na osiąganie lepszych wyników przez całą firmę.

4. Dostosowanie do zmian. Szkolenia pozwalają na dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych, technologicznych i organizacyjnych, co pozwala firmie pozostać konkurencyjną.

5. Zapobieganie stagnacji. Bez ciągłego doskonalenia, organizacja może popaść w stagnację i przestać rozwijać się, co długoterminowo może prowadzić do problemów.

Częścią polityki szkoleniowej może być przygotowanie indywidualnych budżetów szkoleniowych. Indywidualny budżet szkoleniowy to suma pieniędzy przypisywana przez pracodawcę do wykorzystania przez pracownika na rozwijanie swoich umiejętności i kwalifikacji. Ten budżet może być wykorzystany na różne formy szkolenia, czy też dofinansowanie studiów podyplomowych.

Zasady korzystania z indywidualnego budżetu szkoleniowego zależą od polityki konkretnej firmy. Niektóre firmy mogą wymagać, aby szkolenia były bezpośrednio związane z obecnymi obowiązkami pracownika, podczas gdy inne mogą pozwolić na szersze możliwości rozwoju. Coraz więcej firm traktuje indywidualny budżet szkoleniowy jako dodatkowy benefit pracowniczy.

Indywidualny budżet szkoleniowy niesie szereg korzyści dla pracownika. Pracownik ma większą swobodę w wyborze szkoleń i kursów, które są dla niego najbardziej interesujące i przydatne w kontekście jego kariery. Poprzez indywidualny budżet szkoleniowy pracownik może skupić się na takich kursach, które są zgodne z jego aspiracjami i planami rozwoju zawodowego Świadomość, że organizacja wspiera indywidualny rozwój, może dodatkowo zmotywować pracownika do ciągłego doskonalenia umiejętności.

Dobre praktyki przygotowania budżetu szkoleniowego:

1. Analiza potrzeb. Warto przeprowadzić starannie przemyślaną analizę potrzeb szkoleniowych pracowników, aby upewnić się, że środki są przydzielane w sposób celowy i dostosowany do rzeczywistych potrzeb organizacji i pracowników.

2. Związek ze strategią. Budżet szkoleniowy powinien być zgodny z długofalowymi celami i strategią organizacji, co pozwoli na wykorzystanie szkoleń jako narzędzia do osiągania zamierzonych rezultatów.

3. Zróżnicowanie form szkoleń. Dobra praktyka obejmuje różnorodność form szkoleń, tak aby pracownicy mieli dostęp do tradycyjnych kursów, warsztatów, szkoleń online itp., które uzupełniają się nawzajem.

4. Dążenie do jakości. Wybierając szkolenia, warto kierować się nie tylko kosztami, ale przede wszystkim jakością oferowanych programów, prowadzących i wyników, które można osiągnąć po ich ukończeniu.

5. Monitoring i ocena. Warto śledzić efektywność wykorzystania budżetu szkoleniowego i systematycznie oceniać, jakie korzyści przyniosły poszczególne inwestycje w rozwój pracowników.

Podsumowując, budżet szkoleniowy jest kluczowym narzędziem wspierającym rozwój organizacji oraz rozwój zawodowy pracowników. Dzięki odpowiednio zaplanowanym i zrealizowanym szkoleniom, firma zyskuje bardziej kompetentny zespół, lepsze wyniki, wyższą motywację pracowników i zdolność do dostosowania się do zmieniających się warunków rynkowych. Indywidualny budżet szkoleniowy natomiast pozwala pracownikom na samodzielne planowanie swojego rozwoju, co przekłada się na większą satysfakcję i zaangażowanie w wykonywaną pracę.

Rola baz szkoleń w polityce szkoleniowej

Planując politykę szkoleniową musimy zwrócić na szereg elementów, które zadecydują o efektywności inwestycji w kapitał ludzki. Jednym z elementów najmocniej wpływających na efektywność inwestycji w szkolenia, kursy i konferencje jest wybór odpowiedniej oferty szkoleniowej. Pomóc w tym mogą bazy szkoleń, kursów i konferencji zapewniające dostęp do informacji o planowanych wydarzeniach, ich programie, terminach oraz o cenach. Porównanie ofert szkoleniowych pochodzących od różnych firm szkoleniowych pozwala nie tylko wybrać szkolenia najlepiej dopasowane do naszych potrzeb, ale również zapewnić efektywność kosztową tego wyboru poprzez szybką analizę cen kursów i szkoleń. Jedną z takich baz jest właśnie Eventis.pl - serwis, w którym za cel stawiamy sobie dostarczanie sprawdzonych informacji o najlepszych w Polsce kursach, szkoleniach i konferencjach. Zarówno tych organizowanych stacjonarnie, jak też online!