Problem Solving: co to jest Problem Solving?

Spis treści:

1. Co to jest Problem Solving?
2. Metody Problem Solving, czyli metody rozwiązywania problemów
3. Jakie są 4 kluczowe umiejętności z zakresu rozwiązywania problemów?
4. Szkolenia z rozwiązywania problemów?
5. Co w programie szkolenia Problem Solving?
6. Podsumowanie

Znacząca część przedsiębiorstw i organizacji definiuje problem jako niekorzystną czy trudną sytuację, która negatywnie wpływa na funkcjonowanie organizacji, a co za tym idzie, z której należy znaleźć wyjście. Organizacje działające w zgodzie z filozofią Lean Management problem postrzegają jako efekt ich dążenia do ciągłego doskonalenia i obszar, w którym przedsiębiorstwo poszukuje szans na poprawę funkcjonowania oraz zdobycie przewag konkurencyjnych. Podejście to doczekało się własnego terminu opisującego tego typu filozofię. Jest to Szczupłe Myślenie, czyli po angielsku Lean Thinking.

Co to jest Problem Solving?

Czym właściwie jest problem solving? Problem solving tłumaczymy jako rozwiązywanie problemów i jest to zestaw technik, metod i zasad pozwalających na stymulowanie pracy nad definiowaniem problemu, zaproponowanie rozwiązania problemu, a następnie wdrożenie rozwiązania. Na rozwiązywanie problemów, czyli problem solving składają się:

• czynność definiowania problemu i ustalanie przyczyn problemu,
• generowanie pomysłów na rozwiązanie problemu,
• ocena i wybór rozwiązania problemu,
• wdrożenie wypracowanego rozwiązania,
• ocena rezultatów wdrożonego rozwiązania.

W uproszczeniu proces problem solving można przedstawić poprzez wykres:

Przedsiębiorstwa działające w zgodzie z filozofią Lean używają całego szeregu metod, procedur i technik występujących pod nazwą Problem Solving. Metody twórczego rozwiązywania problemów są wbudowane w wiele technologii kontroli i zapewnienia jakości, jednakże z powodzeniem mogą być używane samodzielnie i to nie tylko do doskonalenia procesów wytwórczych, ale również w zarządzaniu efektywnością poszczególnymi obszarami organizacji. Jakie korzyści przynosi stosowanie metod Problem Solving? Techniki te pozwalają w sposób zorganizowany, logiczny i spójny definiować problemy, poszukiwać ich przyczyn oraz proponować i wdrażąć skuteczne metody rozwiązania problemu. Samą metodę Problem Solving powinniśmy więc rozumieć jako całokształt zorganizowanych działań podejmowanych w celu zdefiniowania problemu, ustalenia jego przyczyny, zidentyfikowania potencjalnych rozwiązań, a następnie ich oceny i wdrożenia w życie. Działania te składają się na proces rozwiązywania problemów.

Metody Problem Solving, czyli metody rozwiązywania problemów

Metody rozwiązywania problemów rozwijają się bardzo szybko. Razem z nimi rozwijają się metody zapobiegania powstawaniu problemów, zwłaszcza w obszarach takich jak produkcja czy wytwarzania oprogramowania. Używa się w nich zarówno zaawansowanych technik identyfikacji problemów (np. RCM), jak i kontroli jakości. Czasami jednak natrafiamy na problemy wymagające szczególnych nakładów pracy i wówczas z pomocą przychodzą nam popularne metody Problem Solving. Jedną z z nich jest metoda 8D, czyli osiem dyscyplin. Zyskała ona szczególną popularność w branży motoryzacyjnej, maszynowej, lotniczej, kosmicznej czy stoczniowej. Główne etapy  metody 8D to:

• 1D - powołanie zespołu lub grupy roboczej pracującej nad rozwiązaniem problemu,
• 2D - zdefiniowanie problemu z użyciem narzędzi wspomagających takich jak 5W2,
• 3D - podjęcie natychmiastowych działań oddalających klienta od problemu,
• 4D - ustalenie przyczyn problemu z użyciem metod takich jak 5xWHY, Diagram Ishihawy,
• 5D - opracowywanie działań naprawczych,
• 6D - analiza efektów i wdrożenie działań korygujących,
• 7D - opracowania działań zapobiegających ponownemu wystąpieniu problemu,
• 8D - raportowanie i świętowanie rozwiązania i osiągniętych efektów.

Metod, technik czy tak zwanych strategii rozwiązywania problemów jest jednak znacznie więcej. Warto wymienić w tym miejscu kilka popularnych:

• Abstrakcja - rozwiązywanie problemu odbywa się poprzez przygotowanie systemu modelowego, aby uzyskać w nim obserwacje na temat rzeczywistego systemu,
• Analogia – problem rozwiązywany jest poprzez poszukiwanie podobieństw z uprzednio spotkanymi problemami o podobnej charakterystyce,
• Burza mózgów – jest to metoda polegająca na generowaniu dużej liczby pomysłów, a następnie ich rozwijanie, łączenie w grupy itp., aż do znalezienia optymalnego rozwiązania,
• Metoda prób i błędów – metoda prób i błędów pozwala na testowanie możliwych rozwiązań aż do znalezienia właściwego,
• Testowanie hipotez – metoda, w której zakłada się szereg możliwych wyjaśnień czy rozwiązań problemu, a następnie dąży do ich udowodnienia lub obalenia teoretycznego i empirycznego,
• Myślenie lateralne – technika, w której dąży się tworzenia pozornie nieistniejących połączeń i w sposób świadomy rezygnuje z gotowych rozwiązań i wzorów na rzecz znalezienia lepszych rozwiązań,
• Krytyczne myślenie – metoda polegająca na wyszukiwaniu słabych punktów oraz kwestionowaniu istniejącego stanu w celu zyskania świeżego spojrzenia i wypracowania kreatywnego rozwiązania problemu,
• Dziel i rządź – metoda polegająca na rozłożeniu złożonego problemu na mniejsze, możliwe do rozwiązania problemy,
• Dowód niemożliwości – w technice tej podejmuje się próbę udowodnienia, że problemu nie da się rozwiązać, a punkt, w którym dowód upadnie uznaje się za punkt wyjścia do znalezienia rozwiązania problemu,
• Analiza środków i celów – w strategii tej rozwiązywanie problemu poprzedza analiza dostępnych środków oraz pożądanych celów w celu szybszego przybliżenia się do rozwiązania,
• Metoda obiektów ogniskowych – metoda ta polega na połączeniu czy też syntezie pozornie niepasujących cech różnych obiektów w coś nowego,
• Redukcja – technika polegająca na przekształceniu problemu w inny problem, dla którego istnieją znane rozwiązania,
• Badania – rozwiązanie znajdywane jest poprzez wykorzystanie istniejących pomysłów lub dostosowanie istniejących rozwiązań do podobnych problemów,
• Analiza przyczyn źródłowych – podstawą do znalezienia rozwiązania problemu jest identyfikacja przyczyny problemu (root cause analysis),
• Analiza morfologiczna – metoda polegająca na ocenie potencjalnych wyników i interakcji zachodzących pomiędzy elementami całego systemu, w której dokonuje się kombinacji wymienionych cech danego wymiaru przez wszystkie pozostałe cechy.

Jakie są 4 kluczowe umiejętności z zakresu rozwiązywania problemów?

Umiejętność rozwiązywania problemów jest kluczową kompetencją, która może obejmować różne aspekty w zależności od kontekstu. Oto cztery umiejętności, które są zwykle uważane za kluczowe w procesie rozwiązywania problemów:

1. Myślenie analityczne:

Analityczne myślenie polega na zdolności do analizowania informacji i sytuacji problemowej, identyfikowania kluczowych elementów problemu, analizowania relacji przyczynowo-skutkowych oraz dostrzegania wzorców i trendów. Osoba z dobrze rozwiniętymi umiejętnościami analitycznymi jest w stanie dokładnie zrozumieć problem i wybrać najlepsze rozwiązanie spośród dostępnych opcji.

2. Kreatywność:

Kreatywność jest umiejętnością myślenia poza schematami i generowania nowatorskich pomysłów. W kontekście rozwiązywania problemów, kreatywność jest kluczowa w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań dla trudnych i złożonych problemów. Osoby kreatywne są otwarte na nowe pomysły i potrafią spojrzeć na problem z różnych perspektyw, co pomaga w znajdowaniu unikalnych rozwiązań.

3. Efektywna komunikacja:

Efektywna komunikacja jest niezbędna w rozwiązywaniu problemów, szczególnie gdy pracuje się w zespole. Umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania swoich myśli oraz słuchanie innych pozwala na lepsze zrozumienie problemu i osiągnięcie konsensusu co do wybranego rozwiązania. Komunikacja jest również kluczowa przy prezentowaniu rozwiązania innym oraz przy zdobywaniu wsparcia dla wdrożenia rozwiązania.

4. Umiejętność podejmowania decyzji:

Decyzyjność to zdolność do podejmowania trudnych decyzji w sposób terminowy, efektywny i świadomy. Osoby z dobrze rozwiniętą umiejętnością podejmowania decyzji są w stanie ocenić różne możliwości rozwiązania problemu, zważyć za i przeciw każdej z opcji, uwzględnić ryzyko i konsekwencje, a następnie wybrać i zobowiązać się do najlepszego możliwego kursu działania. Decyzyjność jest kluczowa, szczególnie w sytuacjach, które wymagają szybkiego działania lub kiedy dostępne są ograniczone informacje.

W zależności od natury problemu i kontekstu, inne umiejętności, takie jak zdolność do współpracy, zdolność adaptacji, umiejętność uczenia się czy umiejętność negocjacji, mogą również być istotne.

Szkolenia z rozwiązywania problemów?

W jaki sposób wyposażyć zespół pracowników w wiedzę i umiejętność dotyczącą metod rozwiązywania problemów? jednym z rozwiązań może być zastosowanie  specjalistycznych szkoleń Problem Solving. Skupiają się one na technikach ciągłego doskonalenia i rozwiązywania problemów, a także na narzędziach i metodach wspierających i doskonalących pracę zespołów. Poznanie metod rProblem Solving może być źródłem szeregu korzyści, w tym pozytywnie wpływać na jakość wytwarzanych produktów i usług oraz efektywność procesów zachodzących w organizacji. Najważniejsze z nich to:

• pokazanie zespołowi pracowniczemu, że błędy należy stale poprawiać, ustalać ich przyczyny i rozwiązywać, a nie ukrywać i unikać odpowiedzialności,
• zapoznanie pracownikw z narzędziami Problem Solving, aby mieli oni poczucie wsparcia i wierzyli w możliwość wpływania na efektywność procesów,
• przedstawienie metody 8D, w celu wyposażenia pracowników w wiedzę i umiejętności rozwiązywania problemów, które do niedawna wykraczały poza możliwości zespołu i wpływały na jego morale,
• zaprezentowanie korzyści wynikających z rzetelnego raportowania 8D, wdrożenia kultury otwartości i osiągania wysokich wyników i świętowania sukcesów,
• zbudowanie świadomości wśród członków zespołu jakie korzyści wynikają z ciągłego doskonalenia i zespołowego rozwiązywania problemów, wpływu tej metodyki na atmosferę pracy i współpracy.

Co w programie szkolenia Problem Solving?

Program każdego szkolenia różni się od siebie, dlatego warto porównywać oferty pochodzące od róznych organizatorów. Pozwala to nie tylko dobrać program zajęć do naszych potrzeb, ale też oszczędzić budżet na szkolenia. W programie standardowego szkolenia Problem Solving czy kursu z metod Problem Solving znajdziemy zagadnienia takie jak:

• podstawy Problem Solving: jak powinno przebiegać poszukiwanie przyczyn, określanie problemu, analiza i wybór przyczyn problemu, jakie narzędzia problem solving mamy do dyspozycji (5W2H, myślenie lateralne, burza mózgów, analogia, metoda dedukcyjna, kreatywność), czym są działania korygujące i jaki cel ma standaryzacja…
• praca w metodzie 8D: kiedy stosować 8D, jakie są etapy metody 8D, jak wygląda raport 8D, czym jest cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act)…
• narzędzia Problem Solving: omówienie narzędzi takich jak 5xWHY (5xDlaczego?), diagram Ishikawy, diagram Pareto, burza mózgów, histogram, drzewo usterek, metoda ABCD...
• zarządzanie zespołem TPS (Team Problem Solving): kim powinni być członkowie zespołu, jak zbudować zespół TPS, jakie są role i odpowiedzialności w zespole oraz zasady współpracy i komunikacja…

Podsumowanie

Co to jest problem solving? Problem solving tłumaczymy jako rozwiązywanie problemów, czyli zestaw metod służących do rozwiązywania trudnych bądź pozornie niemożliwych do rozwiązania problemów. Problem solving to również podstawowa technika przedsiębiorstw dążących do ciągłego doskonalenia. Jakie są metody twórczego rozwiązywania problemów? Istnieje wiele metod twórczego rozwiązywania problemów, do popularnych należy zaliczyć metodę 8D, ale również często spotykane metody takie jak burza mózgów, analogia, testowanie hipotez itp. W jaki sposób uczyć się metod rozwiązywania problemów? We wdrożeniu metod problem solving pomóc mogą profesjonalne szkolenia problem solving realizowane stacjonarnie oraz online.