Anna Gajewska

Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych

Sztuka prezentacji to niezwykle przydatna umiejętność w świecie biznesu – i to nie tylko w kontekście prowadzenia działań sprzedażowych i marketingowych. Wygłaszanie różnego rodzaju prezentacji to clou współczesnej komunikacji – zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Odpowiednie kompetencje prezentera w połączeniu z zastosowaniu efektywnych narzędzi perswazyjnych to klucz do osiągnięcia założonych celów. Co zatem zrobić, aby prezentacja była ciekawa dla odbiorców, a jednocześnie przyniosła pożądane rezultaty?

Sztuka prezentacji - dla kogo?

Sztuka prezentacji jest szczególnie przydatna osobom pełniącym w organizacji stanowiska kierownicze. To do ich zadań – zgodnie z koncepcją ról menadżera R. Mintzberga – należy m.in. przekazywanie informacji zespołowi, jak również otoczeniu zewnętrznemu firmy, jak również prowadzenie działań „propagacyjnych” – a zatem z obszaru szeroko rozumianego marketingu. Drugą grupą członków organizacji, którzy często są zobowiązani do prowadzenia prezentacji, są przedstawiciele handlowi. Ich zadaniem jest przekonanie klienta do wybrania oferowanego produktu, a docelowo – do podjęcia długotrwałej współpracy z firmą.

Dobrze poprowadzona, prezentacja może zatem odegrać kluczową rolę w procesie decyzyjnym klienta czy kontrahenta lub wpłynąć pozytywnie na morale zespołu i ukierunkować jego działanie. To dlatego tak ważne jest dopracowanie do perfekcji sztuki jej wygłaszania.

Co zrobić, aby prezentacja zainteresowała odbiorców?

Istotę dobrej prezentacji dobrze podsumowują słowa Winstona Churchilla, który powiedział, że: „Mówca tak powinien skonstruować przemówienie, by wyczerpać temat, ale nie wyczerpać słuchaczy”. Dlatego należy mierzyć siły na zamiary i dobrze poznać techniki związane z tego typu wystąpieniami.

1. Bardzo dobre przygotowanie do wystąpienia to absolutna podstawa

Wygłoszenie dobrej prezentacji zaczyna się na długo przed momentem, w którym stajesz przed audytorium. Zanim to nastąpi:

  • określ jasno cel, dla którego wygłosisz prezentację – może nim być np. przekazanie informacji o zmianie procedur obowiązujących w firmie, nowym produkcie czy przekonanie klienta do tego, że współpraca z Twoją firmą to najlepsza decyzja,
  • zdefiniuj, kto będzie Twoim audytorium – inaczej wygląda prezentacja dla kilku-kilkunastu członków zespołu w firmie (będzie mniej formalna, nastawiona na konkrety techniczne), a inaczej ta wygłaszana przed salą pełną potencjalnych klientów i kontrahentów na targach branżowych (powinna być ogólniejsza i zawierać więcej elementów PR-owych),
  • zgromadź wszystkie dane i fakty, które są Ci niezbędne – nie możesz dać się zaskoczyć nieznajomością informacji powiązanych z tematem wystąpienia,
  • wyselekcjonuj informacje, które musisz przekazać – tak, aby w trakcie wystąpienia nie wpadać w zbytnią szczegółowość, która „zanudzi” odbiorców,
  • przygotuj materiały ilustrujące – pamiętaj, że slajdy w PowerPoincie są jedynie „pomocą”, a nie treścią do późniejszego odczytania,
  • zadbaj o przygotowanie techniczne – jeśli podczas prezentacji będzie Ci potrzebny konkretny sprzęt (np. rzutnik i projektor), upewnij się z wyprzedzeniem, że jest dostępny i gotowy do działania. Problemy techniczne zniechęcą audytorium.

2. Komunikacja niewerbalna ma znaczenie

Twoi odbiorcy będą nie tylko słuchać tego, co mówisz, ale przede wszystkim obserwować. Dlatego zadbaj o:

  • profesjonalny wygląd – dobierz strój do okazji, zgodnie z obowiązującym dress codem i zadbaj o ogólną schludność, autoprezentację,
  • utrzymanie kontaktu wzrokowego z audytorium,
  • przyjęcie otwartej postawy – unikaj odwracania się tyłem do publiczności, krzyżowania rąk na piersi i garbienia się,
  • zastosowanie gestów wzmacniających wystąpienie,
  • uśmiech na twarzy – pozwala przełamać bariery komunikacyjne.

3. Zaangażuj audytorium w wystąpienie

Dobrym sposobem na utrzymanie uwagi odbiorców podczas prezentacji jest:

  • proszenie o krótkie komentarze do przedstawionych informacji,
  • zachęcanie do zadawania pytań,
  • proszenie o feedback.

Oczywiście musisz dobrze zaplanować, kiedy podejmiesz takie działania oraz skutecznie panować nad publicznością (to istotne zwłaszcza podczas prezentacji dla większych grup).

4. Zadbaj o przejrzystą strukturę prezentacji Ważne, aby:

  • poinformować audytorium o celu wygłaszania prezentacji i przedstawić jej krótką agendę,
  • wyraźnie oddzielić od siebie kolejne punkty,
  • podsumowywać każdą z sekcji, aby zwiększyć efektywność przekazu.

5. Korzystaj z przykładów praktycznych

Są przydatne zwłaszcza, kiedy wyjaśniasz skomplikowane zagadnienia teoretyczne. Ich przełożenie na bliską odbiorcom praktykę (np. zaprezentowanie na slajdach krok po kroku, jak obsłużyć nowy program wdrażany w firmie) znacznie zwiększy jasność przekazu.

6. Zapanuj nad czasem

Im dłuższa będzie Twoja prezentacja, tym mniejsze szanse na utrzymanie uwagi odbiorców. Dlatego warto precyzyjnie zaplanować jej przebieg i ograniczyć ją do nizbędnego minimum. Gdy zaś wystąpienie z założenia potrwa dłużej, należy uwzględnić w jego przebiegu przerwy.

I najważniejsze: do opanowania sztuki wygłaszania prezentacji potrzebna jest praktyka. Ćwiczyć skuteczne taktyki komunikacyjne można podczas specjalistycznych szkoleń, które krok po kroku pozwolą osiągnąć perfekcję. Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych to umiejętność nabyta i właściwie nie ma osób, które po odpowiednim przygotowaniu nie byłyby w stanie poprowadzić dobrej prezentacji publicznej. Zachęcamy do zapoznania się z listą szkoleń i kursów ze sztuki prezentacji i wystapień publicznych.

Anna Gajewska

Anna Gajewska

Redaktor Eventis.pl

Interesuję się przede wszystkim tematyką rozwoju osobistego, budowania kompetencji z zakresu budowania zespołów, motywowania pracowników, efektywnej komunikacji, rozwoju inteligencji emocjonalnej i treningu asertywności, a także tematami radzenia sobie ze stresem w miejscu pracy, organizacją czasu pracy i pokrewnymi tematami.

Polecane wydarzenia

Ostatnie artykuły

Platformy do kursów online i szkoleń internetowych
23 maja 2022
Platformy do kursów online i szkoleń internetowych

Sprawdź czym są platformy do kursów i szkoleń online i jakie są najpopularniejsze programy i platformy do tworzenia, prowadzenia i wyszukiwania szkoleń i kursów internetowych.

Czytaj więcej
Jak napisać wniosek o dofinansowanie szkolenia przez pracodawcę?
20 maja 2022
Jak napisać wniosek o dofinansowanie szkolenia przez pracodawcę?

Zastanawiasz się czy twój pracodawca może pomóc Ci sfinansować udział w szkoleniu lub kursie? Sprawdź jak napisać wniosek o dofinansowanie szkolenia przez pracodawcę oraz pobierz nasz bezpłatny wzór.

Czytaj więcej
Co to jest compliance, czyli compliance po polsku!
5 maja 2022
Co to jest compliance, czyli compliance po polsku!

Sprawdź co oznacza słowo compliance, jakie są zadania compliance oraz kto zobowiązany jest wdrożyć system compliance w celu zapewnienia, że przedsiębiorstwo, instytucja lub organizacja prowadzą działalność zgodnie z prawem.

Czytaj więcej
10% przychodu z marca 2022 przekażemy na pomoc Ukrainie!
4 marca 2022
10% przychodu z marca 2022 przekażemy na pomoc Ukrainie!

Serwis Eventis.pl przekaże 10% przychodu z marca 2022 na rzecz organizacji humanitarnych zajmujących się pomocą uchodźcom z Ukrainy oraz mieszkańcom Ukrainy.

Czytaj więcej