Anna Gajewska

Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych

Sztuka prezentacji to niezwykle przydatna umiejętność w świecie biznesu – i to nie tylko w kontekście prowadzenia działań sprzedażowych i marketingowych. Wygłaszanie różnego rodzaju prezentacji to clou współczesnej komunikacji – zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Odpowiednie kompetencje prezentera w połączeniu z zastosowaniu efektywnych narzędzi perswazyjnych to klucz do osiągnięcia założonych celów. Co zatem zrobić, aby prezentacja była ciekawa dla odbiorców, a jednocześnie przyniosła pożądane rezultaty?

Sztuka prezentacji - dla kogo?

Sztuka prezentacji jest szczególnie przydatna osobom pełniącym w organizacji stanowiska kierownicze. To do ich zadań – zgodnie z koncepcją ról menadżera R. Mintzberga – należy m.in. przekazywanie informacji zespołowi, jak również otoczeniu zewnętrznemu firmy, jak również prowadzenie działań „propagacyjnych” – a zatem z obszaru szeroko rozumianego marketingu. Drugą grupą członków organizacji, którzy często są zobowiązani do prowadzenia prezentacji, są przedstawiciele handlowi. Ich zadaniem jest przekonanie klienta do wybrania oferowanego produktu, a docelowo – do podjęcia długotrwałej współpracy z firmą.

Dobrze poprowadzona, prezentacja może zatem odegrać kluczową rolę w procesie decyzyjnym klienta czy kontrahenta lub wpłynąć pozytywnie na morale zespołu i ukierunkować jego działanie. To dlatego tak ważne jest dopracowanie do perfekcji sztuki jej wygłaszania.

Co zrobić, aby prezentacja zainteresowała odbiorców?

Istotę dobrej prezentacji dobrze podsumowują słowa Winstona Churchilla, który powiedział, że: „Mówca tak powinien skonstruować przemówienie, by wyczerpać temat, ale nie wyczerpać słuchaczy”. Dlatego należy mierzyć siły na zamiary i dobrze poznać techniki związane z tego typu wystąpieniami.

1. Bardzo dobre przygotowanie do wystąpienia to absolutna podstawa

Wygłoszenie dobrej prezentacji zaczyna się na długo przed momentem, w którym stajesz przed audytorium. Zanim to nastąpi:

  • określ jasno cel, dla którego wygłosisz prezentację – może nim być np. przekazanie informacji o zmianie procedur obowiązujących w firmie, nowym produkcie czy przekonanie klienta do tego, że współpraca z Twoją firmą to najlepsza decyzja,
  • zdefiniuj, kto będzie Twoim audytorium – inaczej wygląda prezentacja dla kilku-kilkunastu członków zespołu w firmie (będzie mniej formalna, nastawiona na konkrety techniczne), a inaczej ta wygłaszana przed salą pełną potencjalnych klientów i kontrahentów na targach branżowych (powinna być ogólniejsza i zawierać więcej elementów PR-owych),
  • zgromadź wszystkie dane i fakty, które są Ci niezbędne – nie możesz dać się zaskoczyć nieznajomością informacji powiązanych z tematem wystąpienia,
  • wyselekcjonuj informacje, które musisz przekazać – tak, aby w trakcie wystąpienia nie wpadać w zbytnią szczegółowość, która „zanudzi” odbiorców,
  • przygotuj materiały ilustrujące – pamiętaj, że slajdy w PowerPoincie są jedynie „pomocą”, a nie treścią do późniejszego odczytania,
  • zadbaj o przygotowanie techniczne – jeśli podczas prezentacji będzie Ci potrzebny konkretny sprzęt (np. rzutnik i projektor), upewnij się z wyprzedzeniem, że jest dostępny i gotowy do działania. Problemy techniczne zniechęcą audytorium.

2. Komunikacja niewerbalna ma znaczenie

Twoi odbiorcy będą nie tylko słuchać tego, co mówisz, ale przede wszystkim obserwować. Dlatego zadbaj o:

  • profesjonalny wygląd – dobierz strój do okazji, zgodnie z obowiązującym dress codem i zadbaj o ogólną schludność, autoprezentację,
  • utrzymanie kontaktu wzrokowego z audytorium,
  • przyjęcie otwartej postawy – unikaj odwracania się tyłem do publiczności, krzyżowania rąk na piersi i garbienia się,
  • zastosowanie gestów wzmacniających wystąpienie,
  • uśmiech na twarzy – pozwala przełamać bariery komunikacyjne.

3. Zaangażuj audytorium w wystąpienie

Dobrym sposobem na utrzymanie uwagi odbiorców podczas prezentacji jest:

  • proszenie o krótkie komentarze do przedstawionych informacji,
  • zachęcanie do zadawania pytań,
  • proszenie o feedback.

Oczywiście musisz dobrze zaplanować, kiedy podejmiesz takie działania oraz skutecznie panować nad publicznością (to istotne zwłaszcza podczas prezentacji dla większych grup).

4. Zadbaj o przejrzystą strukturę prezentacji Ważne, aby:

  • poinformować audytorium o celu wygłaszania prezentacji i przedstawić jej krótką agendę,
  • wyraźnie oddzielić od siebie kolejne punkty,
  • podsumowywać każdą z sekcji, aby zwiększyć efektywność przekazu.

5. Korzystaj z przykładów praktycznych

Są przydatne zwłaszcza, kiedy wyjaśniasz skomplikowane zagadnienia teoretyczne. Ich przełożenie na bliską odbiorcom praktykę (np. zaprezentowanie na slajdach krok po kroku, jak obsłużyć nowy program wdrażany w firmie) znacznie zwiększy jasność przekazu.

6. Zapanuj nad czasem

Im dłuższa będzie Twoja prezentacja, tym mniejsze szanse na utrzymanie uwagi odbiorców. Dlatego warto precyzyjnie zaplanować jej przebieg i ograniczyć ją do nizbędnego minimum. Gdy zaś wystąpienie z założenia potrwa dłużej, należy uwzględnić w jego przebiegu przerwy.

I najważniejsze: do opanowania sztuki wygłaszania prezentacji potrzebna jest praktyka. Ćwiczyć skuteczne taktyki komunikacyjne można podczas specjalistycznych szkoleń, które krok po kroku pozwolą osiągnąć perfekcję. Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych to umiejętność nabyta i właściwie nie ma osób, które po odpowiednim przygotowaniu nie byłyby w stanie poprowadzić dobrej prezentacji publicznej. Zachęcamy do zapoznania się z listą szkoleń i kursów ze sztuki prezentacji i wystapień publicznych.

Anna Gajewska

Anna Gajewska

Redaktor Eventis.pl

Interesuję się przede wszystkim tematyką rozwoju osobistego i menedżerskiego. Piszę o efektywnej komunikacji, inteligencji emocjonalnej, asertywności, radzeniu sobie ze stresem, organizacji pracy własnej oraz innych umiejętnościach miękkich. W swoich artykułach zajmuję się również przywództwem i wyzwaniami w pracy menedżerskiej, od budowania zespołów, poprzez motywowanie pracowników, rozwiązywanie konfliktów, udzielanie informacji zwrotnej itp.

Polecane wydarzenia

KM Studio

PowerPoint – sztuka prezentacji

  • już od 1 400 zł
  • od 1 400 zł
Zapisz się

Sztuka prezentacji

  • już od 970 zł
  • od 970 zł
Zapisz się
J.G.Training

Wystąpienia publiczne online i offline. Sztuka autoprezentacji i wystąpień publicznych

  • już od 1 790 zł
  • od 1 790 zł
Zapisz się

Sztuka autoprezentacji oraz wystąpień - jak kreować wizerunek profesjonalisty i prowadzić profesjonalne wystąpienia publiczne?

  • już od 1 595 zł
  • od 1 595 zł
Zapisz się

Ostatnie artykuły

Ajurweda: indyjski system medycyny naturalnej
17 maja 2024
Ajurweda: indyjski system medycyny naturalnej

Dowiedz się co to jest ajurweda, jakie są zasady ajurwedy oraz jakie korzyści dla zdrowia może przynieść życie w zgodzie z zasadami ajurwedy oraz praktykowanie zabiegów zalecanych przez ten naturalny system medycyny.

Czytaj więcej
Biznes i kariera na LinkedIn – dlaczego nie może Cię tam zabraknąć?
15 maja 2024
Biznes i kariera na LinkedIn – dlaczego nie może Cię tam zabraknąć?

Media społecznościowe są nieodłączną częścią budowania firmy oraz swojej pozycji zawodowej. Dowiedz się jak wykorzystać LinkedIn, największą platformę społecznościową dla profesjonalistów.

Czytaj więcej
Czym są kryptowaluty - Poradnik o walutach cyfrowych!
15 maja 2024
Czym są kryptowaluty - Poradnik o walutach cyfrowych!

Rozwój światowych rynków finansowych postępuje w bardzo szybkim tempie. Nieodłączną częścią tego rynku stały się też kryptowaluty, które mogą być ciekawym środkiem płatniczym oraz cechują się wysokim potencjałem do rozwoju.

Czytaj więcej
Brygadzista – kto to jest brygadzista, jaki ma zakres obowiązków i ile zarabia?
10 maja 2024
Brygadzista – kto to jest brygadzista, jaki ma zakres obowiązków i ile zarabia?

Brygadzista to popularne stanowisko w budownictwie czy produkcji. Dowiedz się kim jest brygadzista, na czym polega jego rola i jaki jest zakres obowiązków. Poznaj zarobki brygadzistów pracujących w różnych branżach w Polsce.

Czytaj więcej