Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych

Sztuka prezentacji - dla kogo?

Sztuka prezentacji jest szczególnie przydatna osobom pełniącym w organizacji stanowiska kierownicze. To do ich zadań – zgodnie z koncepcją ról menadżera R. Mintzberga – należy m.in. przekazywanie informacji zespołowi, jak również otoczeniu zewnętrznemu firmy, jak również prowadzenie działań „propagacyjnych” – a zatem z obszaru szeroko rozumianego marketingu. Drugą grupą członków organizacji, którzy często są zobowiązani do prowadzenia prezentacji, są przedstawiciele handlowi. Ich zadaniem jest przekonanie klienta do wybrania oferowanego produktu, a docelowo – do podjęcia długotrwałej współpracy z firmą.

Dobrze poprowadzona, prezentacja może zatem odegrać kluczową rolę w procesie decyzyjnym klienta czy kontrahenta lub wpłynąć pozytywnie na morale zespołu i ukierunkować jego działanie. To dlatego tak ważne jest dopracowanie do perfekcji sztuki jej wygłaszania.

Co zrobić, aby prezentacja zainteresowała odbiorców?

Istotę dobrej prezentacji dobrze podsumowują słowa Winstona Churchilla, który powiedział, że: „Mówca tak powinien skonstruować przemówienie, by wyczerpać temat, ale nie wyczerpać słuchaczy”. Dlatego należy mierzyć siły na zamiary i dobrze poznać techniki związane z tego typu wystąpieniami.

1. Bardzo dobre przygotowanie do wystąpienia to absolutna podstawa

Wygłoszenie dobrej prezentacji zaczyna się na długo przed momentem, w którym stajesz przed audytorium. Zanim to nastąpi:

• określ jasno cel, dla którego wygłosisz prezentację – może nim być np. przekazanie informacji o zmianie procedur obowiązujących w firmie, nowym produkcie czy przekonanie klienta do tego, że współpraca z Twoją firmą to najlepsza decyzja,
• zdefiniuj, kto będzie Twoim audytorium – inaczej wygląda prezentacja dla kilku-kilkunastu członków zespołu w firmie (będzie mniej formalna, nastawiona na konkrety techniczne), a inaczej ta wygłaszana przed salą pełną potencjalnych klientów i kontrahentów na targach branżowych (powinna być ogólniejsza i zawierać więcej elementów PR-owych),
• zgromadź wszystkie dane i fakty, które są Ci niezbędne – nie możesz dać się zaskoczyć nieznajomością informacji powiązanych z tematem wystąpienia,
• wyselekcjonuj informacje, które musisz przekazać – tak, aby w trakcie wystąpienia nie wpadać w zbytnią szczegółowość, która „zanudzi” odbiorców,
• przygotuj materiały ilustrujące – pamiętaj, że slajdy w PowerPoincie są jedynie „pomocą”, a nie treścią do późniejszego odczytania,
• zadbaj o przygotowanie techniczne – jeśli podczas prezentacji będzie Ci potrzebny konkretny sprzęt (np. rzutnik i projektor), upewnij się z wyprzedzeniem, że jest dostępny i gotowy do działania. Problemy techniczne zniechęcą audytorium.

2. Komunikacja niewerbalna ma znaczenie

Twoi odbiorcy będą nie tylko słuchać tego, co mówisz, ale przede wszystkim obserwować. Dlatego zadbaj o:

• profesjonalny wygląd – dobierz strój do okazji, zgodnie z obowiązującym dress codem i zadbaj o ogólną schludność, autoprezentację,
• utrzymanie kontaktu wzrokowego z audytorium,
• przyjęcie otwartej postawy – unikaj odwracania się tyłem do publiczności, krzyżowania rąk na piersi i garbienia się,
• zastosowanie gestów wzmacniających wystąpienie,
• uśmiech na twarzy – pozwala przełamać bariery komunikacyjne.

3. Zaangażuj audytorium w wystąpienie

Dobrym sposobem na utrzymanie uwagi odbiorców podczas prezentacji jest:

• proszenie o krótkie komentarze do przedstawionych informacji,
• zachęcanie do zadawania pytań,
• proszenie o feedback.

Oczywiście musisz dobrze zaplanować, kiedy podejmiesz takie działania oraz skutecznie panować nad publicznością (to istotne zwłaszcza podczas prezentacji dla większych grup).

4. Zadbaj o przejrzystą strukturę prezentacji Ważne, aby:

• poinformować audytorium o celu wygłaszania prezentacji i przedstawić jej krótką agendę,
• wyraźnie oddzielić od siebie kolejne punkty,
• podsumowywać każdą z sekcji, aby zwiększyć efektywność przekazu.

5. Korzystaj z przykładów praktycznych

Są przydatne zwłaszcza, kiedy wyjaśniasz skomplikowane zagadnienia teoretyczne. Ich przełożenie na bliską odbiorcom praktykę (np. zaprezentowanie na slajdach krok po kroku, jak obsłużyć nowy program wdrażany w firmie) znacznie zwiększy jasność przekazu.

6. Zapanuj nad czasem

Im dłuższa będzie Twoja prezentacja, tym mniejsze szanse na utrzymanie uwagi odbiorców. Dlatego warto precyzyjnie zaplanować jej przebieg i ograniczyć ją do nizbędnego minimum. Gdy zaś wystąpienie z założenia potrwa dłużej, należy uwzględnić w jego przebiegu przerwy.

I najważniejsze: do opanowania sztuki wygłaszania prezentacji potrzebna jest praktyka. Ćwiczyć skuteczne taktyki komunikacyjne można podczas specjalistycznych szkoleń, które krok po kroku pozwolą osiągnąć perfekcję. Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych to umiejętność nabyta i właściwie nie ma osób, które po odpowiednim przygotowaniu nie byłyby w stanie poprowadzić dobrej prezentacji publicznej. Zachęcamy do zapoznania się z listą szkoleń i kursów ze sztuki prezentacji i wystapień publicznych.