Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją to dziś kluczowy element funkcjonowania nowoczesnej administracji publicznej w Polsce. System EZD RP umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji spraw urzędowych w formie cyfrowej – od momentu wpływu pisma do urzędu aż po archiwizację. Dzięki temu możliwe jest nie tylko przyspieszenie pracy urzędników, ale także zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości procesów administracyjnych. W artykule przedstawiamy, co to jest EZD, jakie są jego podstawy prawne, kto jest zobowiązany do korzystania z systemu oraz w jaki sposób funkcjonuje w praktyce.
Co to jest EZD?
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, w skrócie EZD, to system organizacyjny i techniczny, który umożliwia tworzenie, obieg, archiwizowanie i udostępnianie dokumentów w formie cyfrowej. Jego głównym celem jest usprawnienie pracy administracji publicznej, zapewnienie przejrzystości działań urzędów oraz ograniczenie liczby dokumentów papierowych w codziennym funkcjonowaniu instytucji.
System ten nie jest jedynie programem komputerowym, ale całym zestawem zasad i procedur określających, jak dokumenty mają być wytwarzane, podpisywane, rejestrowane, przekazywane pomiędzy komórkami organizacyjnymi i ostatecznie archiwizowane. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie pełnej dokumentacji spraw urzędowych w postaci elektronicznej – od momentu wpływu pisma do urzędu aż po jego ostateczne zakończenie i przekazanie do archiwum zakładowego.
Celem wprowadzenia systemu EZD było odejście od papierowego modelu zarządzania dokumentacją, który wiązał się z dużymi kosztami, ryzykiem błędów i trudnościami w kontrolowaniu obiegu pism. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją pozwala nie tylko przyspieszyć procesy administracyjne, ale także zwiększyć ich bezpieczeństwo – dokumenty nie giną, są łatwe do wyszukania, a każda czynność jest odnotowana w systemie.
Warto dodać, że rozwiązanie to nie jest zarezerwowane wyłącznie dla urzędów centralnych. Z jego możliwości korzystają również samorządy i jednostki samorządu terytorialnego, a coraz częściej także instytucje kultury, szkoły czy uczelnie publiczne. Jego działanie można poznać na specjalistycznych szkoleniach dla administracji publicznej.
Przejdź do szkoleń i kursów EZD
Dalsza część artykułu pod listą wydarzeń
System EZD RP
EZD RP to jednolity system elektronicznego zarządzania dokumentacją, udostępniany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych (NDAP), który ma na celu ujednolicenie standardów prowadzenia dokumentacji w całej administracji publicznej. System umożliwia efektywne zarządzanie sprawami i dokumentami w postaci cyfrowej. Co warto wiedzieć?
-
EZD RP powstał w oparciu o doświadczenia systemu EZD PUW (Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego) z zamiarem zapewnienia jednolitego ekosystemu dokumentacji elektronicznej w Polsce.
-
Dostępność ogólnokrajowa – system jest bezpłatny i przeznaczony dla wszystkich jednostek administracji publicznej.
-
Kompleksowy obieg dokumentów – obejmuje rejestrację pism, dekretację, przekazywanie spraw między pracownikami, generowanie dokumentów i archiwizację.
-
Integracja z innymi systemami – współpracuje z ePUAP, systemem e-Doręczeń i skrzynkami podawczymi ESP, umożliwiając prowadzenie korespondencji elektronicznej.
-
Centralne utrzymanie i rozwój – jest rozwijany i utrzymywany przez NDAP, co zapewnia jednolite standardy i aktualizacje.
-
Bezpieczeństwo i trwałość danych – każda operacja w systemie jest rejestrowana, a dokumenty przechowywane w sposób zapewniający ich integralność i autentyczność.
System zapewia ujednolicenie procedur dokumentacyjnych w administracji publicznej, pozwala na redukcję kosztów związanych z papierową obsługą dokumentów, przyspieszenie przepływu informacji w urzędach i między instytucjami. Możliwość digitalizacji procesów urzędowych wpływa w efekcie na wygodę pracowników i interesantów.
Podstawy prawne
Funkcjonowanie systemu opiera się na przepisach prawa krajowego, które regulują zasady tworzenia, przechowywania i obiegu dokumentów w administracji publicznej. Do najważniejszych podstaw prawnych należą:
-
Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – określa zasady przechowywania dokumentów oraz archiwizacji dokumentacji urzędowej.
-
Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – reguluje kwestie dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów w administracji.
-
Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego dotyczące systemów EZD – w tym wytyczne NDAP w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej i archiwizacji cyfrowej.
-
Ustawa z 6 września 2001 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (KPA) – wskazuje ogólne zasady prowadzenia spraw urzędowych, które mają znaczenie także przy obiegu dokumentów elektronicznych.
-
Rozporządzenia wykonawcze i wytyczne NDAP – określają wymagania techniczne i funkcjonalne dla systemów tej klasy, w tym standardy bezpieczeństwa i formatów plików.
Dodatkowe regulacje i standardy wynikają między innymi z norm dotyczących bezpieczeństwa informacji i podpisu elektronicznego, a także wytycznych związanych z zapewnieniem interoperacyjności systemów administracji publicznej (np. integracja z ePUAP i systemami e-Doręczeń).
Podmioty zobowiązane
Nie wszystkie jednostki administracji publicznej korzystają z EZD w takim samym zakresie, ale pewne podmioty mają ustawowy obowiązek rejestracji i obsługi dokumentów w systemie elektronicznym. Jest on adresowany przede wszystkim do urzędów i jednostek, które prowadzą sprawy obywateli lub przedsiębiorców. Są to przede wszystkim:
-
Jednostki administracji rządowej – ministerstwa, urzędy centralne i wojewódzkie.
-
Jednostki samorządu terytorialnego – urzędy gmin, miast, powiatów oraz urzędy marszałkowskie.
-
Instytucje kultury i edukacyjne – np. szkoły publiczne, uczelnie państwowe, biblioteki i muzea korzystające z procedur administracyjnych.
-
Jednostki organizacyjne realizujące zadania publiczne – np. szpitale publiczne czy jednostki transportu publicznego.
-
Dobrowolne wdrożenia – niektóre instytucje mogą wdrożyć EZD RP, mimo że nie mają ustawowego obowiązku, np. w celu usprawnienia pracy i obiegu dokumentów.
Jak system działa w praktyce?
EZD RP to narzędzie, które upraszcza codzienną pracę urzędów, eliminując potrzebę obsługi papierowych dokumentów i skracając czas potrzebny na obsługę spraw. System zapewnia kontrolę nad całym procesem dokumentacyjnym – od wpływu pisma do archiwizacji. Główne funkcje i możliwości systemu obejmują:
-
Tworzenie i rejestracja dokumentów – wprowadzanie dokumentów przychodzących i wychodzących, przypisywanie numerów ewidencyjnych.
-
Dekretacja dokumentów – przypisywanie spraw do odpowiednich pracowników i komórek organizacyjnych.
-
Obieg dokumentów – przesyłanie spraw między pracownikami w trybie elektronicznym, możliwość monitorowania statusu sprawy.
-
Generowanie dokumentów urzędowych – tworzenie pism, decyzji, protokołów i innych dokumentów w formacie elektronicznym.
-
Integracja z systemami zewnętrznymi – ePUAP, system e-Doręczeń, skrzynki podawcze ESP.
-
Archiwizacja i bezpieczeństwo – przechowywanie dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi, rejestracja każdej operacji, zapewnienie integralności danych.
Dodatkowe udogodnienia to miedzy innymi możliwość wyszukiwania dokumentów według różnych kryteriów, śledzenie historii działań i zmian w dokumentach oraz raportowanie i statystyki ułatwiające nadzór nad pracą urzędu.
Podsumowanie
System EZD RP jest dziś podstawowym narzędziem cyfryzacji administracji publicznej. Pozwala na sprawny obieg dokumentów, minimalizuje ryzyko zagubienia pism oraz zwiększa transparentność procesów urzędowych. Dzięki ujednoliconym standardom i integracji z innymi systemami administracji, ułatwia pracę urzędników i zapewnia obywatelom sprawną obsługę. Wdrożenie systemu to krok w kierunku nowoczesnej, cyfrowej administracji, która jest bardziej efektywna, bezpieczna i przyjazna dla wszystkich stron procesu.
