Dowiedz się co to jest EZD i kto powinien wdrożyć EZD. Sprawdź szkolenia EZD oraz kursy, które mogą pomóc w przygotowaniu podmiotu publicznego do wdrożenia systemu klasy EZD oraz zapewnienia sprawnego i zgodnego z przepisami prawa funkcjonowania kancelarii i obsługi kancelaryjnej.
Spis treści:
- EZD: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
- EZD - podstawy prawne
- Cele szkolenia EZD
- Program szkolenia EZD
- Szkolenie EZD, kurs EZD - dla kogo?
EZD: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
Co to jest EZD? Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych, umożliwiający wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Pod pojęciem dokumentu elektronicznego rozumie się dokumenty w postaci pliku tekstowego, muzycznego, graficznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, które dają się zapisać, a następnie odczytać i posiadają cechy dokumentu, czyli potwierdzają prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz cechy pliku. Tego typu dokument może więc spełniać rolę dowodu w procedurach prawnych. EZD umożliwia także prowadzenie spisu spraw, które ze względu na swoją właściwość zostały zastrzeżone do prowadzenia w formie papierowej.
EZD - podstawy prawne
Główne przepisy prawa regulujące zarządzanie dokumentacją w podmiocie to:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
Cele szkolenia EZD?
Celem szkoleń i kursów z EZD jest przekazanie teoretycznej i praktycznej wiedzy w temacie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Uczestnictwo w szkoleniach i warsztatach dotyczących Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją pozwala zapoznać uczestników z najważniejszymi aspektami wdrażania systemu EZD oraz metodami pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym i w systemie klasy EZD oraz obsługi dokumentów papierowych i elektronicznych. W trakcie szkoleń omawiane są zagadnienia przepisów prawa regulujących zarządzanie dokumentacją oraz aktów wykonawczych dotyczących funkcjonujących w administracji publicznej systemów kancelaryjnych (EZD i system tradycyjny), przedstawiane zasady postępowania z dokumentacją bieżącą i archiwalną w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. Uczestnictwo w szkoleniu pozwala przygotować podmiot publiczny do wdrożenia systemu EZD. Szkolenia z EZD realizowane są online oraz stacjonarnie. Rynek oferuje również specjalistyczne kursy dla koordynatorów EZD oraz koordynatorów czynności kancelaryjnych.
Program szkolenia EZD
Szkolenia EZD w zależności od tematu, grupy docelowej, czasu trwania i organizatora różnią się programem zajęć. Główne zagadnienia, które znajdziemy w niemalże każdym kursie czy szkoleniu EZD to między innymi:
- przepisy prawne regulujące zarządzania dokumentacją: KPA a dokument elektroniczny, potwierdzenie złożenia dokumentu UPP a UPD...
- rodzaje dokumentacji i elektroniczny obieg dokumentów dokument elektroniczny: kategoryzacja dokumentów, obieg dokumentów, dokumenty papierowe i elektroniczne (w tym ePUAP), sporządzanie dokumentów w formie elektronicznej, doręczanie pism i dokumentów w formie elektronicznej, formy poświadczenia odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów, formy zatwierdzania dokumentów elektronicznych oraz skutki prawne podpisu elektronicznego...
- system elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD: procedury wewnętrzne, koordynator czynności kancelaryjnych, akta sprawy w EZD, metryka sprawy w EZD...
- czynności kancelaryjne w systemie w EZD: główne czynności, rejestracja, tworzenie składu, wypożyczania i wycofywanie dokumentacji, przekazywanie do archiwum zakładowego...
- rola kierowników komórek organizacyjnych w systemie EZD: dekretacja pism, jedno i wielostopniowa akceptacja projektów pism, podpisywanie podpisem elektronicznym, podpisywanie podpisem odręcznym...
- archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD.
Szkolenie EZD, kurs EZD - dla kogo?
Grupą docelową dla szkoleń oraz kursów z elektronicznego obiegu dokumentów są między innymi:
- kierownictwo urzędów administracji publicznej - rządowej i samorządowej,
- pracownicy merytoryczni Urzędów,
- pracownicy Jednostek Samorządu Terytorialnego oraz jednostek im podlegających: szpitale, szkoły, przedszkola, GOPS, MOPS itp.,
- pracownicy placówek oświatowych i uniwersytetów,
- koordynatorzy EZD oraz osoby zatrudnione na stanowisku koordynator czynności kancelaryjnych EZD.
