Dla wielu firm i instytucji istotne jest zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do danych archiwalnych przy ich jednoczesnym zabezpieczeniu przed usunięciem czy niepowołanym dostępem. Pozwala na to nowoczesna archiwizacja, zastosowanie sprawdzonych zasad archiwizacji oraz wiedza i umiejętności zatrudnionych w organizacji archiwistów. Z naszego artykułu dowiesz się więcej kto to jest archiwista, na czym polega i czemu służy archiwizacja, a także sprawdzisz jaki kurs kancelaryjno-archiwalny lub kurs archiwisty warto wybrać.
Spis treści:
- Archiwista i archiwizacja
- Główne zasady archiwizacji dokumentów
- Kurs archiwisty, kurs kancelaryjno-archiwalny
- Kurs archiwisty - program zajęć
- Popularne kursy archiwalne
- Kurs kierowników kancelarii tajnych i niejawnych
Archiwista i archiwizacja
Archiwista to osoba zajmująca się zawodowo zarządzaniem i opracowywaniem archiwów, czyli zbiorów dokumentów i materiałów zachowanych ze względu na ich historyczną i/lub wartość prawną. Archiwista może pracować w różnego rodzaju instytucjach, takich jak archiwa państwowe, instytucje kultury, firmy prywatne i organizacje non-profit. Zadaniem archiwisty jest zachowanie bezpieczeństwa i dostępności dokumentów, a także udostępnianie ich w sposób umożliwiający ich wykorzystanie. W Polskiej Klasyfikacji Zawodów archiwista to inaczej technik archiwista - zawód ten oznaczony jest kodem zawodu nr 441403. Archiwista zakładowy powinien posiadać wykształcenie minimum średnie oraz ukończyć kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia lub też z wykształcenia być technikiem archiwistą.
Na czym polega archiwizacja? Archiwizacja to proces zabezpieczania i przechowywania dokumentów i materiałów o znaczeniu historycznym lub wartości prawnej. Celem archiwizacji jest zapewnienie trwałości i dostępności tych materiałów w przyszłości, a także umożliwienie ich wykorzystania przez badaczy, dziennikarzy, prawników i inne zainteresowane strony. Archiwizacja obejmuje takie czynności jak: selekcja dokumentów do archiwizacji, ich konserwację i opracowanie, a także przechowywanie w odpowiednich warunkach. Proces archiwizacji jest prowadzony przez archiwistów i specjalistów z zakresu zarządzania informacją. Komórki zajmujące się w organizacji archiwizacją zwane są najczęściej archiwum zakładowe lub składnica akt.
Warto pamiętać, że niektóre dokumenty (np. dotyczące transakcji finansowych, zatrudnienia pracowników...) powinny być przechowywane w firmach przez określony przepisami prawa czas. Dlatego systemy archiwizacji okazują się przydatne i najczęściej konieczne w niemal każdej organizacji.
Główne zasady archiwizacji dokumentów
Archiwizacja powinna być przeprowadzana według określonych zasad. Dokumenty należy zabezpieczyć przed zniszczeniem oraz niepowołanym dostępem, a także uporządkować w sposób ułatwiający dostęp do danych. Niezależnie od rodzaju informacji i wybranych metod ich przechowywania należy stosować się do zasad:
- grupowania dokumentów – np. tematycznie,
- kompletowania w aktach – zadbania o ułożenie chronologiczne,
- łatwego wyszukiwania – dostęp do potrzebnych informacji powinien być jak najłatwiejszy,
- przechowywania – dane powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, usunięciem oraz niepowołanym dostępem.
Kurs archiwisty, kurs kancelaryjno-archiwalny
Jak już wspomnieliśmy archiwizacją zajmują się archiwiści zatrudnieni najczęściej na stanowisku archiwista zakładowy, konserwator materiałów archiwalnych, referent kancelaryjny, koordynator czynności kancelaryjnych itp. Do zatrudnienia w archiwum zakładowym wymagane jest z reguły posiadanie minimum średniego wykształcenia oraz ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego pierwszego stopnia lub posiadanie tytułu zawodowego technik archiwista.
Co to jest kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia? Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia to szkolenie dotyczące zagadnień z zakresu kancelarii i archiwistyki. Celem tego kursu jest zapoznanie uczestników z podstawowymi pojęciami i procedurami związanymi z prowadzeniem kancelarii oraz archiwizacją dokumentów. Kurs ten jest najczęściej oferowany jako szkolenie wstępne i przeznaczony dla osób, które chcą uzyskać podstawową wiedzę w tej dziedzinie, aby być w stanie podjąć pracę w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia:
- obejmuje przeciętnie od 24 do 40 godzin zajęć w zależności od organizatora,
- po ukończeniu powinien upoważniać do otrzymania certyfikatu lub zaświadczenia, najlepiej na druku zgodnym z wymogami Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (certyfikat taki uprawnia do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt),
- może być realizowany w postaci tradycyjnego kursu stacjonarnego, jak też kursu online z zajęciami prowadzonymi na żywo,
- jego zakres merytoryczny obejmuje między innymi: akty prawne dotyczące postępowania z dokumentacją i prowadzenia archiwizacji, rodzaje dokumentacji i akt, organizacja pracy archiwum zakładowego oraz składnicy akt, organizacja pracy kancelaryjnej, obieg dokumentacji w organizacji, kwalifikacja archiwalna dokumentacji, okresy przechowywania akt, archiwizowanie dokumentacji, brakowanie dokumentacji, komputerowe systemy zarządzania dokumentacją...,
- cena kursu kancelaryjno archiwalnego wynosi od 900 do 1800 złotych od osoby w zależności od organizatora, miejsca realizacji, daty i formy kursu.
Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia skierowany jest do tych osób, które chcą kompleksowo zapoznać się z zasadami archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną. Warunkiem udziału w kursie jest ukończenie kursu I stopnia. Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia:
- obejmuje od 30 do 40 godzin zajęć w zalezności od organizatora i formuły zajęć,
- może zostać zrealizowany w postaci kursu online, jednak zalecaną formą są zajęcia stacjonarne z ćwiczeniami praktycznymi,
- w programie kursu omawiane są zagadnienia takie jak: porządkowanie dokumentacji zakładu o prostej oraz o złożonej strukturze organizacyjnej, porządkowanie dokumentacji w ramach sukcesji, rganizacja kancelarii aktotwórcy, zespoły archiwalne i ich rodzaje, współpraca z Archiwum Państwowym, sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego, systemy ewidencji zasobu archiwalnego...,
- cena kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia sięga od 900 zł do 2 200 złotych i zależna jest od długości kursu, organizatora, miejsca realizacji kursu itp.
W naszej bazie staraliśmy się zgromadzić sprawdzone kursy archiwalne, takie jak kurs archiwisty, kurs kancelaryjno-archiwalny oraz kurs archiwum zakładowe. Pozwalają one zapoznać się z zasadami archiwizacji w przedsiębiorstwach i insytucjach publicznych, funkcjonowaniem archiwum zakładowego oraz regulacjami prawnymi w zakresie archiwizacji dokumentów. Wiele kursów dla archiwistów realizowanych jest w formule stacjonarnej, ale dynamicznie rozwija się również oferta kursów zdalnych oraz szkoleń online.
Kurs archiwisty online czy też kurs archiwizacji dokumentów online oraz ich stacjonarne wersje, takie jak kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia i II stopnia przygotowują do pracy na stanowisku archiwisty zakładowego. Stanowiska archiwistów zakładowych są powszechne w administracji publicznej, zwłaszcza urzędach państwowych, instytucjach publicznych i samorządowych, ale również w zakładach pracy. Kursy kancelaryjno-archiwalne prowadzone są z reguły w podziale na I i II stopień, chociaż możliwe jest uczestniczenie w jednym kursie obejmującym szerokie zagadnienia. Wiedzę dotyczącą archiwizacji zdobywać można również w trakcie studiów na kierunku archiwistyka, które kończą się uzyskaniem stopnia licencjata lub magistra archiwistyki.
Kurs archiwisty - program zajęć
Co powinno się znaleźć w programie dobrego kursu archiwisty?
- rodzaje dokumentacji: dokumentacja jawna, dokumentacja niejawna itp.
- podstawy prawne postępowania z dokumentacją i dokumentami, okresy orzechowywania akt, podstawy działania Archiwum Państwowego,
- formy dokumentacji: papierowa, elektroniczna/cyfrowa itp.
- porządkowanie dokumentacji, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
- organizacja działania archiwum zakładowego, opracowanie ewidencji, udostępniania i wypożyczanie akt z archiwum zakłądowego, wycofywanie akt z ewidencji itp.
- organizacja pracy archiwum zakładowego i kancelarii - ustalanie odpowiedzialności zespołów, procedur i postępowań,
- archiwizowanie dokumentacji, archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej itp.
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, wnioski o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- systemy ewidencji zasobu archiwalnego, komputerowe systemy zarządzania dokumentacją w archiwach zakładowych,
- zasady sporządzania sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego i kancelarii.
Popularne kursy archiwalne
Najczęściej spotykane tytuły szkoleń dotyczących archiwizacji to między innymi:
- Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.
- Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia.
- Warsztaty archiwistyczne: porządkowanie, archiwizowanie i ewidencjonowanie dokumentacji.
- Nowelizacja ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Dokumentacja i archiwizacja. Kodeks postępowania w zakresie dokumentacji i archiwizacji.
- Kurs archiwizacja i obieg dokumentacji.
- Ochrona danych osobowych i archiwizacja dokumentacji pracowniczej.
- Kurs archiwisty I stopnia.
- kurs archiwisty II stopnia.
- Prowadzenie archiwum zakładowego.
Kurs kierowników kancelarii tajnych i niejawnych
Poznaj szkolenia i kursy, które pomogą Ci zdobyć i pogłębić wiedzę w zakresie praktycznego działania kancelarii tajnych i niejawnych w instytucjach publicznych i innych jednostkach organizacyjnych. Sprawdź jakie przepisy i uregulowania prawne mają fundamentalne znaczenie dla kierowników i pracowników kancelarii tajnych i niejawnych.
Regulacje prawne dotyczące zasad funkcjonowania kancelarii tajnej lub niejawnej
Podstawowe akty prawne regulujące pracę kancelarii tajnej lub niejawnej:
- rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych z dnia 27 lipca 2017 r.
- rozporządzenie PRM z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne,
- rozporządzenie PRM z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.
Kurs kierowników kancelarii tajnych
Rynek szkoleniowy oferuje szereg profesjonalnych warsztatów, kursów i szkoleń dla pracowników i kierowników kancelarii tajnych. Jednym z najczęściej spotykanych szkoleń jest Kurs kierownika kancelarii tajnej, który skierowany jest zarówno do osób nie posiadających doświadczenia ww. temacie, a chcących podjąć pracę jako kierownicy lub pracownicy kancelarii tajnych, jak też do osób chcących odświeżyć i ugruntować wiedzę z zakresu funkcjonowania kancelarii. Kurs polecany jest również dla pracowników innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za ewidencję, przechowywanie i udostępnianie informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub „zastrzeżone”.
Kurs kierownika kancelarii tajnej obejmuje zarówno zajęcia teoretyczne, jak i praktyczne: zaczynając od zapoznania uczestników z aktualnymi przepisami dotyczącymi funkcjonowania kancelarii, poprzez praktyczne zasady działania kancelarii i standardy ochrony informacji niejawnych, aż po zagadnienia związane z funkcjonowaniem kancelarii tajnej międzynardowej czy też odpowiedzialność karną, dyscyplinarną i służbową za naruszanie przepisów o ochronie informacji niejawnych.
Gdzie szukać kursu kierowników kancelarii tajnych i niejawnych?
Szkolenia dotyczące funkcjonowania kancelarii tajnych dostępne są w formule szkoleń stacjonarnych, organizowanych głównie w dużych miastach w całej Polsce, takich jak Warszawa, Wrocław, Poznań, Kraków, Lublin, Katowice, Gdańsk, Bydgoszcz czy Łódź, jak też w formie szkoleń online oraz kursów online. Listę tego typu kursów, warsztatów i szkoleń znaleźć można na górze strony. Baza szkoleń dla pracowników kancelarii tajnych pozwala szybko odnaleźć najciekawsze szkolenia z funkcjonowania kancelarii, zapoznać się z programem szkoleń oraz cenami kursów i szkoleń. Rejestracji na wybrane szkolenie lub kurs można dokonać z użyciem bezpłatnego formularza rejestracji online.
