Jednym z kluczowych elementów, które warunkują to, czy dany dokument jest ważny, jest podpis. Czasem musi być złożony tylko przez jedną osobę, a czasem przez wszystkie strony, których dotyczy umowa czy zamówienie. Musi być on umieszczony tak, aby niepodważalnie wskazał na tożsamość sygnatariusza, był unikalny i dawał pewność autentyczności. Jeszcze do niedawna cechy te spełniał wyłącznie tradycyjny podpis. Dziś pojawiła się jednak druga opcja: podpis elektroniczny. Dowiedz się, czym dokładnie jest i jak można go wykorzystać.
Czym jest podpis elektroniczny?
W najszerszym ujęciu za podpis elektroniczny uznaje się ogół środków technologicznych, prawnych i organizacyjnych, dzięki którym możliwe jest zapewnienie autentyczności i autoryzacji dokumentów sporządzonych w postaci cyfrowej.
Ta definicja jest jednak szeroka – zwłaszcza że obecnie technologia daje nam możliwości korzystania z różnych wersji podpisu elektronicznego. Te, które wykorzystywane są powszechnie, to:
- „zwykły” podpis elektroniczny – rozumiany jako zadeklarowanie tożsamości jego autora na dokumencie; może przybrać formę wpisania imienia i nazwiska sygnatariusza lub faksymile podpisu. Nie ma on żadnej mocy prawnej, a jedynie informacyjną. Dlatego może być stosowany np. w korespondencji masowej i innych dokumentach, które nie wiążą się z zaciąganiem wiążących zobowiązań,
- zaawansowany podpis elektroniczny – jest tworzony przy wykorzystaniu odpowiednio dobranych środków technicznych i pozwala efektywnie zabezpieczyć dokument oraz zidentyfikować jego autora, a nawet datę sporządzenia. Wykorzystuje się go np. przy wysyłce szyfrowanych e-maili, z wykorzystaniem technologii takich jak PGP i S/MIME,
- kwalifikowany podpis elektroniczny – to właśnie podpis elektroniczny zgodny z definicją, która funkcjonuje w świadomości społecznej. Jego złożenie wymaga skorzystania z certyfikatu kwalifikowanego oraz karty kryptograficznej i znajdującego się na niej klucza.
Jakie uprawnienia daje kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwestie związane z mocą, jaką ma kwalifikowany podpis elektroniczny zostały uregulowane w przepisach obowiązujących na terenie Unii Europejskiej, a także w polskiej legislacji. Najważniejsze dokumenty, które obecnie regulują wszystkie związane z nim kwestie, to:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS),
- Ustawa z 5 września 2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2019 r. poz. 162).
Zgodnie z ich zapisami, umieszczenie bezpiecznego podpisu elektronicznego na dokumencie niesie za sobą takie same skutki jak własnoręczne podpisanie go. Jest więc równoznaczne z jego autoryzacją i nadaniem mu mocy prawnej. Potwierdza to art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego.
Gdzie i jak można wykorzystać podpis elektroniczny?
Podpisu elektronicznego nie należy mylić z ePUAP, a więc Profilem Zaufanym, który pozwala na autoryzowanie korespondencji z urzędami bez konieczności stosowania tego pierwszego. Profil Zaufany jest bezpłatny i dostępny dla każdego obywatela – można go uzyskać np. z pomocą banku lub w Serwisie Profilu Zaufanego. Można go wykorzystać przy podpisywaniu wniosków urzędowych – dotyczących spraw osobistych (np. złożenie wniosku o dowód osobisty czy wniosku o 500+), jak również firmowych (rejestracja działalności, wnioski w CEIDG, zmiany w ZUS, zgłoszenie VAT itp.).
Podpis kwalifikowany ma znacznie szerszy zakres mocy sprawczej. Poza użyciem w kontaktach z urzędami, można go wykorzystać m.in. do:
- podpisywania dowolnych umów w wersji elektronicznej,
- podpisywania faktur elektronicznych,
- uwierzytelniania transakcji, które są realizowane w banku.
Dlatego jest przydatny przede wszystkim przedsiębiorcom, którzy chcą realizować wiele zadań on-line.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny kwalifikowany jest usługą płatną, realizowaną przez autoryzowanych dostawców, którzy uzyskali autoryzację Narodowego Centrum Certyfikacji. Ich listę można znaleźć na stronie tej instytucji.
W ramach zakupu podpisu elektronicznego nabywca otrzymuje certyfikat kwalifikowany, kartę kryptograficzną, aplikację, która umożliwia składanie bezpiecznych podpisów elektronicznych, czytnik kart. Sam proces składania podpisu w tej formie jest stosunkowo prosty – aplikacja prowadzi przez niego krok po kroku.
Warto pamiętać, że podpis elektroniczny (a dokładniej certyfikat kwalifikowany) należy odnawiać po upływie określonego czasu – najczęściej co rok lub co 2 lata.
Szkolenia i kursy z podpisu elektronicznego
Praktyczne wdrożenie używania podpisu elektronicznego i narzędzi pozwalających na jego skuteczną implementację może wymagać przeprowadzenia odpowiednich szkoleń dla pracowników posługujących się tym narzędziem. Szkolenia z podpisu elektronicznego omawiają między innymi takie tematy jak: podstawy prawne stosowania podpisu elektronicznego na gruncie prawa krajowego oraz prawa unijnego, zasady działania podpisu elektronicznego (czym są dokumenty elektroniczne, jak wygląda infrastruktura do podpisu elektronicznego, jakie są rodzaje podpisów, czym jest profil zaufany itp.), a także praktyczne aspekty podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym i weryfikacji podpisu. Ofertę szkoleń dotyczących stosowania podpisu elektronicznego znajdą Państwo na górze strony WWW. Wiele z przedstawionych szkoleń odbywa się w formule online, co poprawia dostęp do specjalistycznej wiedzy w tym temacie. Analiza kursów z podpisu elektronicznego pokazuje, że przeciętne szkolenie w tej tematyce trwa od 4 do 8 godzin, a jego cena zaczyna się już od kilkudziesięciu złotych w przypadku kursóe e-learning do kilkuset złotych w przypadku szkoleń na żywo.
