• Szkolenia podpis elektroniczny, kursy podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny

Jednym z kluczowych elementów, które warunkują to, czy dany dokument jest ważny, jest podpis. Czasem musi być złożony tylko przez jedną osobę, a czasem przez wszystkie strony, których dotyczy umowa czy zamówienie. Musi być on umieszczony tak, aby niepodważalnie wskazał na tożsamość sygnatariusza, był unikalny i dawał pewność autentyczności. Jeszcze do niedawna cechy te spełniał wyłącznie tradycyjny podpis. Dziś pojawiła się jednak druga opcja: podpis elektroniczny. Dowiedz się, czym dokładnie jest i jak można go wykorzystać.

Czym jest podpis elektroniczny?

W najszerszym ujęciu za podpis elektroniczny uznaje się ogół środków technologicznych, prawnych i organizacyjnych, dzięki którym możliwe jest zapewnienie autentyczności i autoryzacji dokumentów sporządzonych w postaci cyfrowej.

Ta definicja jest jednak szeroka – zwłaszcza że obecnie technologia daje nam możliwości korzystania z różnych wersji podpisu elektronicznego. Te, które wykorzystywane są powszechnie, to:

• „zwykły” podpis elektroniczny – rozumiany jako zadeklarowanie tożsamości jego autora na dokumencie; może przybrać formę wpisania imienia i nazwiska sygnatariusza lub faksymile podpisu. Nie ma on żadnej mocy prawnej, a jedynie informacyjną. Dlatego może być stosowany np. w korespondencji masowej i innych dokumentach, które nie wiążą się z zaciąganiem wiążących zobowiązań,
• zaawansowany podpis elektroniczny – jest tworzony przy wykorzystaniu odpowiednio dobranych środków technicznych i pozwala efektywnie zabezpieczyć dokument oraz zidentyfikować jego autora, a nawet datę sporządzenia. Wykorzystuje się go np. przy wysyłce szyfrowanych e-maili, z wykorzystaniem technologii takich jak PGP i S/MIME,
• kwalifikowany podpis elektroniczny – to właśnie podpis elektroniczny zgodny z definicją, która funkcjonuje w świadomości społecznej. Jego złożenie wymaga skorzystania z certyfikatu kwalifikowanego oraz karty kryptograficznej i znajdującego się na niej klucza.

Jakie uprawnienia daje kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwestie związane z mocą, jaką ma kwalifikowany podpis elektroniczny zostały uregulowane w przepisach obowiązujących na terenie Unii Europejskiej, a także w polskiej legislacji. Najważniejsze dokumenty, które obecnie regulują wszystkie związane z nim kwestie, to:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS),
• Ustawa z 5 września 2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2019 r. poz. 162).

Zgodnie z ich zapisami, umieszczenie bezpiecznego podpisu elektronicznego na dokumencie niesie za sobą takie same skutki jak własnoręczne podpisanie go. Jest więc równoznaczne z jego autoryzacją i nadaniem mu mocy prawnej. Potwierdza to art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego.

Gdzie i jak można wykorzystać podpis elektroniczny?

Podpisu elektronicznego nie należy mylić z ePUAP, a więc Profilem Zaufanym, który pozwala na autoryzowanie korespondencji z urzędami bez konieczności stosowania tego pierwszego. Profil Zaufany jest bezpłatny i dostępny dla każdego obywatela – można go uzyskać np. z pomocą banku lub w Serwisie Profilu Zaufanego. Można go wykorzystać przy podpisywaniu wniosków urzędowych – dotyczących spraw osobistych (np. złożenie wniosku o dowód osobisty czy wniosku o 500+), jak również firmowych (rejestracja działalności, wnioski w CEIDG, zmiany w ZUS, zgłoszenie VAT itp.).

Podpis kwalifikowany ma znacznie szerszy zakres mocy sprawczej. Poza użyciem w kontaktach z urzędami, można go wykorzystać m.in. do:

• podpisywania dowolnych umów w wersji elektronicznej,
• podpisywania faktur elektronicznych,
• uwierzytelniania transakcji, które są realizowane w banku.

Dlatego jest przydatny przede wszystkim przedsiębiorcom, którzy chcą realizować wiele zadań on-line.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny kwalifikowany jest usługą płatną, realizowaną przez autoryzowanych dostawców, którzy uzyskali autoryzację Narodowego Centrum Certyfikacji. Ich listę można znaleźć na stronie tej instytucji.

W ramach zakupu podpisu elektronicznego nabywca otrzymuje certyfikat kwalifikowany, kartę kryptograficzną, aplikację, która umożliwia składanie bezpiecznych podpisów elektronicznych, czytnik kart. Sam proces składania podpisu w tej formie jest stosunkowo prosty – aplikacja prowadzi przez niego krok po kroku.

Warto pamiętać, że podpis elektroniczny (a dokładniej certyfikat kwalifikowany) należy odnawiać po upływie określonego czasu – najczęściej co rok lub co 2 lata.