Od sprawnej komunikacji w firmie zależy bardzo wiele. Wpływa ona w znaczący sposób na efektywność wielu działań podejmowanych w organizacji oraz jest decydująca dla pełnego zrozumienia misji i celów firmy, co pozwala zaangażować pracowników w realizację wspólnych celów i przełożyć strategię na indywidualne obowiązki i odpowiedzialności każdego pracownika. Komunikacja wewnętrzna jest obecnie ważniejsza niż kiedykolwiek przedtem, gdyż wiele organizacji pracuje w trybie zdalnym, posiada liczne i rozproszone oddziały i zespoły. Sprawdź, co warto wiedzieć o komunikacji wewnętrznej i sposobach na jej efektywne działanie.
- Czym jest komunikacja wewnętrzna?
- Komunikacja w małej i dużej firmie
- Cele komunikacji wewnętrznej
- Korzyści ze sprawnie funkcjonującej komunikacji wewnętrznej
- Narzędzia i techniki komunikacji wewnętrznej
- Dobre praktyki komunikacji wewnętrznej
- Plan komunikacji wewnętrznej
- Najważniejsze zasady komunikacji wewnętrznej
- Szkolenia z komunikacji wewnętrznej
- Jak mierzyć efektywność i jakość komunikacji wewnętrznej?
- Podsumowanie
Czym jest komunikacja wewnętrzna?
Komunikacja wewnętrzna to system zorganizowanych, zaplanowanych działań komunikacyjnych z wewnętrznymi interesariuszami organizacji (pracownikami, podwykonawcami...) pozwalający osiągać cele komunikacyjne i biznesowe, zapewniający przepływ wiedzy i informacji, a poprzez to mający wpływ m.in. na zaangażowanie pracowników, motywację, identyfikację z organizacją oraz lojalność.
Potoczne rozumienie komunikacji wewnętrznej obejmuje przede wszystkim informowanie interesariuszy (na przykład pracowników stałych i tymczasowych, kierownictwa, podwykonawców itd.) o strategii, celach, kierunkach rozwoju i bieżącej działalności organizacji. Cel ten pomagają realizować rozmaite narzędzia i strategie, które składają się na tzw. zorganizowaną komunikację wewnętrzną.
Skuteczna komunikacja w sytuacjach kryzysowych (wewnętrzna i zewnętrzna)
- już od 720 zł
- od 720 zł
Komunikacja w małej i dużej firmie
Komunikacja wewnętrzna w małej firmie często charakteryzuje się bardziej bezpośrednim i swobodnym podejściem. W małych zespołach wszyscy pracownicy zazwyczaj dobrze się znają, co sprzyja wymianie informacji. Decyzje mogą być podejmowane szybko, a komunikacja odbywa się twarzą w twarz lub za pośrednictwem prostych kanałów: telefonów czy maili. Nie każdą informację warto jednak przekazywać w ten sposób. Przykładowo wiedza dotycząca misji i wizji firmy, jej strategii, kierunków rozwoju i celów powinna być przekazywana w zorganizowany sposób.
W dużych firmach komunikacja wewnętrzna jest bardziej złożona i formalna. Rozbudowana struktura organizacji wprowadza dodatkowe warstwy w przekazywaniu informacji. Wybrane informacje powinny trafiać do szerokiego grona odbiorców, gdy inne powinny być dostępne tylko na wybranym poziomie. Same informacje muszą często przejść przez różne etapy zatwierdzania przed dotarciem do ostatecznych odbiorców, a kształt informacji zmodyfikowany pod kątem potrzeb grupy docelowej. Informacje przekazywane są przez cały szereg narzędzi, aby możliwe było ich skuteczne dostarczenie do odbiorców.
Cele komunikacji wewnętrznej
Główne cele komunikacji wewnętrznej w firmie to między innymi:
- zapewnienie przekazywania informacji (w tym dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego produktów i usług, realizowanych projektów czy strategii, zmian organizacyjnych itp.),
- wymianę wiedzy, doświadczeń, know-how z zakresu funkcjonowania firmy, branży oraz rynku, w tym firm konkurencyjnych,
- dzielenie się dobrymi praktykami dotyczącymi realizowanych projektów, nagradzanie postaw i osiągnięć pracowników, zwracanie uwagi na wyzwania organizacyjne,
- integrowanie pracowników wokół wspólnych wartości, celów, wizji, budowanie poczucia przynależności do jednej organizacji oraz lojalności,
- motywowanie do osiągania celów poprzez budowanie zespołów realizujących wspólne cele oraz budowanie kultury organizacyjnej opartej o konkretne wartości,
- przeciwdziałanie powstawaniu chaosu informacyjnego, braku spójnego rozumienia celów i kierunków strategicznych, przeciwdziałanie domysłom i plotkom dotyczącym czy to sytuacji przedsiębiorstwa czy kierunkom rozwoju.
Korzyści ze sprawnie funkcjonującej komunikacji wewnętrznej
-
Poprawa zaangażowania pracowników. Efektywna komunikacja wewnętrzna pomaga pracownikom zrozumieć cele firmy, jej wartości oraz misję. Kiedy pracownicy czują, że są częścią czegoś większego i rozumieją swoją rolę, są bardziej zaangażowani i zmotywowani do osiągania celów organizacji.
-
Zwiększenie efektywności. Dobra komunikacja pozwala na lepsze zarządzanie projektami, zadaniami i zasobami. Pracownicy mogą lepiej współpracować, unikać nieporozumień i błędów, co przekłada się na efektywność i jakość pracy.
-
Rozwój umiejętności i edukacja. Poprzez odpowiednią komunikację firmy mogą dostarczać informacje na temat nowych technologii, produktów, usług lub zmian w branży. To pomaga szkolić pracowników, rozwijać umiejętności i być na bieżąco z najnowszymi trendami.
-
Zintegrowane podejście do zarządzania. Dobra komunikacja wewnętrzna pomaga kierownictwu lepiej zrozumieć opinie i potrzeby pracowników, co pozwala na podejmowanie bardziej przemyślanych decyzji i wprowadzanie odpowiednich zmian.
-
Budowanie kultury organizacyjnej. Dobre działania komunikacyjne są kluczowe dla kształtowania kultury organizacyjnej. Firmy mogą przekazywać informacje o cenionych wartościach, celach i normach postępowania, co pomaga w tworzeniu jednolitej i zgodnej kultury.
-
Redukcja konfliktów i nieporozumień. Skuteczna komunikacja pomaga unikać konfliktów i nieporozumień między pracownikami oraz między różnymi działami firmy. Dzięki temu organizacja działa bardziej harmonijnie.
-
Przyciąganie i utrzymanie talentów. Dobrze komunikujące się firmy są bardziej atrakcyjne dla pracowników. Dobre zarządzanie informacjami i transparentność w działaniach przyciągają i zatrzymują utalentowanych pracowników.
-
Adaptacja do zmian. W dynamicznym środowisku biznesowym firma musi być elastyczna i gotowa do zmian. Skuteczna komunikacja pomaga pracownikom lepiej zrozumieć potrzebę zmian i akceptować je.
Narzędzia i techniki komunikacji wewnętrznej
Zorganizowane działania komunikacyjne wymagają odpowiednich narzędzi służących przekazywaniu informacji. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy można wykorzystywać:
- intranet, obejmujący możliwość publikowania materiałów, komentowania, wchodzenia w interakcję,
- firmową tablicę ogłoszeń umożliwiającą publikowanie najważniejszych wiadomości, np. na Microsoft Teams itp.
- biuletyny i informatory wewnętrzne, prasę zakładową, newslettery elektroniczne,
- wiadomości e-mail, internal memo i komunikację na czacie firmowym,
- plakaty, ulotki, komunikaty na monitorach i wygaszaczach ekranu,
- szkolenia, warsztaty i spotkania zespołów, town hall czy spotkania typu ask me anything (AMA),
- nieformalne wizyty kierownictwa na stanowiskach pracowników.
Wdrożenie tego typu narzędzi komunikacyjnych nie jest trudne - sztuką jest odpowiedni ich dobór, a także regularność i jakość przekazu – celem powinno być uzyskanie sprzężenia zwrotnego.
Dobre praktyki komunikacji wewnętrznej
Chcąc wdrożyć efektywną komunikację wewnętrzną warto zorganizować działania z wykorzystaniem dobrych praktyk.
- Wyznacz cele komunikacji wewnętrznej - żeby komunikacja wewnętrzna przyniosła oczekiwany rezultat, musisz zastanowić się jakie cele chcesz osiągnąć. Dobre zdefiniowanie celów pozwoli zaplanować strategię komunikacji, w tym grupę docelową oraz właściwe środki i narzędzia komunikacji wewnętrznej. Cele mogą wynikać z zauważonych wyzwań (np. brak spójnego rozumienia celów firmy, brak poczucia przynależności), jak też z ambicji (np. chęć zbudowania lojalności pracowników poprzez transparentną komunikację czy współuczestnictwo w wyznaczaniu kierunków rozwoju przedsiębiorstwa).
- Mierz prowadzone działania komunikacyjne (raportowanie) – prowadzone działania komunikacyjne nie mogą być dziełem przypadku, priorytety komunikacyjne powinny wynikać z najważniejszych zadań stojących przed przedsiębiorstwem, a ich skuteczność warto zmierzyć ustalając stan przed rozpoczęciem akcji informacyjnej i po jej zakończeniu. Umożliwiają to zarówno regularne badania opinii pracowników, jak też ankiety realizowane ad hoc, jak też obserwacja postaw i zachowań pracowników prowadzona przez kadrę menedżerską.
- Regularnie audytuj prowadzone działania komunikacyjne - raz na jakiś czas warto przeprowadzić audyt komunikacyjny, a dobrą praktyką jest zlecenie go ekspertom zewnętrznym. Celem audytu jest weryfikacja skuteczności porozumiewania się organizacji i prowadzonych działań komunikacyjnych. W audycie sprawdzić warto również spójność działań z misją i strategią firmy.
- Stosuj zróżnicowane narzędzia komunikacji wewnętrznej – każdy pracownik jest inny, a kultura organizacyjna w poszczególnych działach czy departamentach przedsiębiorstwa okazuje się różnić znacząco. Również specyfika pracy w poszczególnych częściach firmy jest na tyle duża, że skuteczna komunikacja wymaga użycia bardzo wielu różnorodnych narzędzi komunikacji. Działania, które z powodzeniem zastosować można w dziale marketingu zupełnie nie sprawdzą się w departamencie produkcji czy logistyki. Komunikacja wewnętrzna powinna być dostosowana co do treści i narzędzi do grup docelowych zidentyfikowanych w przedsiębiorstwie.
- Pytaj o potrzeby pracowników i pobudzaj dialog – dobra komunikacja wewnętrzna nie tylko odpowiada na potrzeby poszczególnych grup pracowników czy kontrahentów, ale też pozwala na komunikację dwustronną. Dlatego niezwykle ważne jest pytanie pracowników o zdanie i ich potrzeby, jak też stwarzanie regularnych możliwości nawiązywania dyskusji, dialogu i przekazania informacji zwrotnych.
Plan komunikacji wewnętrznej
Czym jest plan komunikacji wewnętrznej? Plan komunikacji wewnętrznej to dokument strategiczny, który określa sposób przepływu informacji w organizacji oraz metody i narzędzia, dzięki którym pracownicy otrzymują niezbędne informacje w odpowiednim czasie i formie. Jest to narzędzie pozwalające na uporządkowanie komunikacji w firmie, uniknięcie chaosu informacyjnego i zapewnienie spójności przekazu między różnymi działami.
W praktyce plan ten pełni funkcję mapy dla komunikacji – wskazuje, kto, co, kiedy i w jaki sposób powinien komunikować w firmie, aby wszyscy pracownicy byli świadomi celów, zmian i bieżących działań organizacji.
Dlaczego warto opracować plan komunikacji wewnętrznej?
Opracowanie planu komunikacji wewnętrznej przynosi wiele korzyści:
-
Zwiększa efektywność pracy – pracownicy mają dostęp do aktualnych informacji, dzięki czemu podejmują lepsze decyzje i mniej czasu tracą na szukanie danych.
-
Buduje zaangażowanie i lojalność – transparentna komunikacja sprzyja poczuciu przynależności do organizacji i większej motywacji do działania.
-
Minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień – uporządkowany przepływ informacji redukuje sytuacje, w których pracownicy działają w oparciu o niepełne lub nieaktualne informacje.
-
Wzmacnia spójność kultury organizacyjnej – regularne i konsekwentne komunikaty pomagają utrwalać wartości, misję i wizję firmy.
-
Ułatwia wprowadzanie zmian – podczas reorganizacji, wdrażania nowych procedur czy narzędzi, jasny plan komunikacji wewnętrznej pozwala skutecznie informować wszystkich pracowników i ograniczyć opór wobec zmian.
Co powinien zawierać plan komunikacji wewnętrznej?
Dobry plan komunikacji wewnętrznej powinien uwzględniać kilka kluczowych elementów:
-
Cele komunikacji – określenie, co firma chce osiągnąć poprzez komunikację wewnętrzną (np. zwiększenie świadomości pracowników, poprawa zaangażowania, szybsze wdrażanie zmian).
-
Grupy docelowe – wskazanie odbiorców komunikacji, np. cały zespół, wybrane działy, kierownictwo, pracownicy terenowi.
-
Kanały komunikacji – określenie narzędzi i mediów wykorzystywanych w firmie, np. e-maile, newslettery, spotkania zespołowe, platformy intranetowe, czaty firmowe, tablice ogłoszeń.
-
Rodzaje komunikatów – wyodrębnienie typów informacji, które będą przekazywane: strategiczne, operacyjne, dotyczące HR, projektów czy wydarzeń firmowych.
-
Harmonogram i częstotliwość – określenie, jak często będą przekazywane informacje (np. cotygodniowe podsumowania, comiesięczne newslettery, kwartalne spotkania całej firmy).
-
Osoby odpowiedzialne – wskazanie osób lub działów odpowiedzialnych za przygotowanie, przesyłanie i monitorowanie komunikatów.
-
Metody monitorowania i ewaluacji – sposób sprawdzania skuteczności komunikacji, np. poprzez ankiety, spotkania feedbackowe, wskaźniki zaangażowania w platformach wewnętrznych.
Najważniejsze zasady komunikacji wewnętrznej
W komunikacji wewnętrznej obowiązują nie tylko dobre praktyki, ale też twarde zasady. Najważniejsze zasady komunikacji wewnętrznej to między innymi:
- komunikacja wewnętrzna jest procesem ciągłym, jednorazowe akcje komunikacyjne nie mogą zastąpić przemyślanej strategii komunikacji wewnętrznej,
- skuteczna komunikacja wewnętrzna jest komunikacją dwustronną, przekazywanie komunikatów bez otwartości na informację zwrotną bliższe jest działaniom propagandowym, niż komunikacyjnym,
- głównym źródłem kryzysów komunikacyjnych jest brak lub ułomna komunikacja wewnętrzna w firmie, a jej jakość uzależniona jest od poznania organizacji i jej kultury organizacyjnej,
- w komunikacji wewnętrznej należy przekazywać prawdę – wszelkie nieprawdziwe informacje bardzo szybko zniszczą możliwości realizowania celów komunikacyjnych i wywierania wpływu na pracowników i kontrahentów,
- w komunikacji wewnętrznej niezwykle istotne jest, aby informacje najpierw docierały do pracowników, a dopiero później do prasy i mediów, aby komunikacja budowała przekaz i narrację, a nie reaktywnie odpowiadała na reakcję otoczenia,
- efekty komunikacji wewnętrznej są długofalowe i długoterminowe, rzadko ma ona istotny wpływ na przedsiębiorstwo w krótkim okresie, dlatego działania komunikacyjne muszą przyjmować stały charakter,
- język i narzędzia komunikacji wewnętrznej muszą być dopasowane do grupy docelowej, możliwe jest kierowanie danej części komunikatów jedynie do wybranych grup docelowych, jednak należy unikać faworyzowania którejkolwiek z grup, kierować się obiektywnymi kryteriami przy ustalaniu dostępu do danych informacji.
Szkolenia z komunikacji wewnętrznej
Wszystkie firmy zainteresowane wdrożeniem zorganizowanej komunikacji wewnętrznej i poznaniem zasad i narzędzi prowadzenia nowoczesnych działań komunikacyjnych do pracowników i współpracowników mogą rozważyć specjalistyczne szkolenia z komunikacji wewnętrznej. Pozwalają one w dosyć krótkim czasie zbudować świadomość dotyczącą celów i znaczenia komunikacji wewnętrznej, jej wpływu na przepływ informacji, budowanie zaangażowania czy poczucia przynależności do organizacji.
Szkolenia takie mogą się koncentrować na strategii komunikacji wewnętrznej oraz roli poszczególnych członków zespołu (np. dział HR, menedżerowie, zarząd), jak też być zorientowane na zapoznanie uczestników z narzędziami komunikacji wewnętrznej, sposobami ich wdrażania, opracowywania rozmaitych materiałów od ankiet, poprzez biuletyny, aż organizację spotkań mających na celu zapewnienie przepływu informacji w organizacji.
Jak mierzyć efektywność i jakość komunikacji wewnętrznej?
Mierzenie efektywności i jakości komunikacji wewnętrznej w organizacji jest kluczowe dla zapewnienia płynności działania oraz sprawnego przekazywania informacji. Istnieje szereg metod i narzędzi, które można zastosować w celu dokładnej oceny tego aspektu działalności przedsiębiorstwa.
-
Ankiety i feedback pracowników: Regularne przeprowadzanie ankiet lub zbieranie feedbacku od pracowników na temat komunikacji wewnętrznej pozwala na uzyskanie bezpośredniej opinii na temat jej skuteczności. Pytania w ankietach mogą dotyczyć klarowności przekazywanych wiadomości, dostępności informacji czy także stopnia zaangażowania pracowników w proces komunikacji.
-
Analiza danych: Korzystanie z danych dotyczących komunikacji wewnętrznej, takich jak liczba wysłanych e-maili, liczba spotkań, interakcje na platformach komunikacyjnych czy też czas reakcji na ważne komunikaty, pozwala na obiektywne mierzenie aktywności komunikacyjnej w organizacji. Wybrane narzędzia do komunikacji wewnętrznej mają wbudowane systemy mierzące zaangażowanie odbiorców.
-
Wskaźniki wydajności i zaangażowania: Monitorowanie wskaźników wydajności zespołów oraz poziomu zaangażowania pracowników może dostarczyć wskazówek na temat jakości komunikacji wewnętrznej. Wyższe zaangażowanie i efektywność zespołów mogą być wskaźnikiem sprawnie działającego systemu komunikacyjnego.
-
Analiza treści komunikatów: Badanie treści komunikatów wewnętrznych, takich jak wiadomości e-mail, ogłoszenia czy też notatki służbowe, może ujawnić stopień zrozumienia i akceptacji przekazywanych informacji przez pracowników.
-
Badania jakościowe: Przeprowadzenie wywiadów lub focus groupów z pracownikami w celu pogłębionej analizy komunikacji wewnętrznej może dostarczyć cennych wskazówek na temat problemów oraz możliwych ulepszeń w tym obszarze.
-
Porównania z benchmarkami: Porównywanie wyników swojej organizacji z benchmarkami branżowymi lub dobrymi praktykami może pomóc zidentyfikować obszary do poprawy i dostosować strategię komunikacyjną.
Warto również pamiętać, że skuteczność komunikacji wewnętrznej w organizacji jest czymś dynamicznym i może ulegać zmianom w czasie. Dlatego ważne jest regularne monitorowanie i dostosowywanie strategii komunikacyjnej, aby zapewnić jej ciągłą poprawę i dopasowanie do zmieniających się potrzeb organizacji.
Podsumowanie
Wdrożenie zorganizowanej i zaplanowanej komunikacji wewnętrznej w organizacji sprzyja efektywnemu działaniu poprzez zwiększenie klarowności przekazywanych informacji, wzmocnienie zaangażowania pracowników oraz lepsze zarządzanie konfliktami. Dodatkowo, może to przynieść korzyści w postaci poprawy relacji między pracownikami, zwiększenia lojalności wobec firmy oraz lepszej koordynacji działań.
