Anna Franiak

Komunikacja wewnętrzna w firmie

Od sprawnej komunikacji w firmie zależy bardzo wiele. Odpowiada ona w znacznej mierze za efektywność wszystkich podejmowanych działań, wpływa nadobne zrozumienie misji i celów firmy, a także indywidualnych obowiązków i odpowiedzialności każdego pracownika. Obecnie komunikacja wewnętrzna jest ważniejsza bardziej niż kiedykolwiek, ponieważ wiele organizacji pracuje w znacznym stopniu lub wręcz całkowicie zdalnie. Sprawdź, co warto wiedzieć o tym zagadnieniu i jak zadbać o komunikację wewnętrzną.

Komunikacja wewnętrzna w firmie

Konkurencyjny i dynamicznie zmieniający się rynek oraz rosnące wymagania klientów sprawiają, że obecnie wiele firm skupia się przede wszystkim na skutecznej komunikacji zewnętrznej. Nierzadko jednocześnie zaniedbują rozmaite wewnętrzne relacje, które są co najmniej równie ważne. To właśnie one w znacznej mierze przyczyniają się zaś do sukcesu całej organizacji.

komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna uznawana jest za jedno z działań PR-owych skierowanych do wewnątrz, a nie na zewnątrz organizacji. Pod tym pojęciem rozumie się przede wszystkim informowanie wszystkich interesariuszy firmy (a więc pracowników stałych i tymczasowych, kierownictwa, podwykonawców itd.) o jej bieżącej działalności. Ten cel realizuje się za pośrednictwem różnych narzędzi – to tzw. zorganizowana komunikacja wewnętrzna. Jeszcze niedawno sądzono, że tego typu systemy są przydatne tylko w organizacjach liczących ponad 300 osób, jednak obecnie ten pogląd nie ma już zastosowania. Warto bowiem zauważyć, że tzw. bezpośrednia wymiana informacji (czyli po prostu wynikająca z rozmów pomiędzy członkami organizacji) jest wysoce niedoskonała. Brak zorganizowanej struktury komunikacji wewnętrznej prowadzi najczęściej do przekazywania informacji w formie plotek, których nie sposób kontrolować czy weryfikować. Przekazywane z ust do ust informacje często są również zniekształcane, co może prowadzić do wielu niepożądanych sytuacji. Dlatego obecnie uznaje się, że zorganizowana komunikacja wewnętrzna powinna występować w każdej firmie, bez względu na ilość zatrudnianych w niej pracowników.

Komunikacja wewnętrzna, zwana też komunikacją pracowniczą lub wewnętrznym Public Relations, to system zorganizowanych, zaplanowanych działań komunikacyjnych z wewnętrznymi interesariuszami organizacji (pracownikami etatowymi, pracownikami tymczasowymi, podwykonawcami, kadrą kierowniczą) pozwalający osiągać cele komunikacyjne i biznesowe, zapewniający przepływ wiedzy i informacji i w ten sposób mający wpływ na zaangażowanie pracowników, motywację w pracy, identyfikację z organizacją oraz lojalność.

Cele komunikacji wewnętrznej

Główne cele komunikacji wewnętrznej w firmie to między innymi:

  • zapewnienie przekazywania informacji (w tym dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego produktów i usług, realizowanych projektów czy strategii, zmian organizacyjnych itp.),
  • wymianę wiedzy, doświadczeń, know-how z zakresu funkcjonowania firmy, branży oraz rynku, w tym firm konkurencyjnych,
  • dzielenie się dobrymi praktykami dotyczącymi realizowanych projektów, nagradzanie postaw i osiągnięć pracowników, zwracanie uwagi na wyzwania organizacyjne,
  • integrowanie pracowników wokół wspólnej wartości, celu, wizji, budowanie poczucia przynależności do jednej organizacji oraz lojalności,
  • motywowanie do osiągania celów poprzez budowanie zespołów realizujących wspólne cele, budowanie kultury organizacyjnej opartej o konkretne wartości,
  • przeciwdziałanie powstawaniu chaosu informacyjnego, braku spójnego rozumienia celów i kierunków strategicznych, przeciwdziałanie domysłom i plotkom dotyczącym czy to sytuacji przedsiębiorstwa czy kierunkom rozwoju.
Narzędzia i techniki komunikacji wewnętrznej

Zorganizowana komunikacja wewnętrzna w organizacji wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi służących przekazywaniu informacji. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy można wykorzystywać rozmaite kanały, np.:

  • intranet, obejmujący możliwość publikowania materiałów, komentowania, wchodzenia w interakcję,
  • firmową tablicę ogłoszeń umożliwiającą publikowanie najważniejszych wiadomości,
  • biuletyny i informatory wewnętrzne, prasę zakładową, newslettery elektroniczne,
  • wiadomości e-mail, internal memo i komunikacja na czacie firmowym,
  • plakaty, ulotki, komunikaty na monitorwach i wygaszaczach ekranu,
  • szkolenia, warsztaty i spotkania zespołów, town hall czy spotkania typu ask me anything,
  • nieformalne wizyty kierownictwa na stanowiskach pracowników.

Jak nietrudno zauważyć, nie są to skomplikowane narzędzia. Ich wdrożenie zazwyczaj nie jest trudne. Sztuka polega jednak na tym, by odpowiednio dobrać stosowane metody komunikacji, a także zadbać o regularność i odpowiednią treść przekazu – celem powinno być uzyskanie sprzężenia zwrotnego. Obecnie coraz częściej korzysta się z nowocześniejszych form przekazu – na popularności zyskuje m.in. intranet, podczas gdy biuletyny i tablice ogłoszeń przechodzą do lamusa. Niekiedy wykorzystuje się też mniej oczywiste metody komunikacji – treści video, blogi, podcasty, profile firmy w mediach społecznościowych, wideo czaty itp. Tego typu rozwiązania zyskują na znaczeniu szczególnie w okresie pandemii, gdy współpracę w wielu organizacjach przeniesiono częściowo lub całkowicie do przestrzeni wirtualnej. Narzędzia do komunikacji wewnętrznej coraz dostarczają wyspecjalizowane firmy oferujące narzędzia do tworzenia tzw. wewnętrznych społeczności. Narzędzie takie pod nazwą Workpl@ces dostarcza Facebook, największa platforma społecznościowa, która wychodzi z założenia że znane i lubiane rozwiązania mogą doskonale sprawdzić się w obsłudze komunikacji wewnętrznej.

Dobre praktyki komunikacji wewnętrznej

Chcąc wdrożyć efektywną komunikację wewnętrzną warto zorganizować działania z wykorzystaniem dobrych praktyk.

  1. Wyznacz cele komunikacji wewnętrznej - żeby komunikacja wewnętrzna przyniosła oczekiwany rezultat, musisz zastanowić się jakie cele chcesz osiągnąć poprzez komunikację wewnętrzną. Dobre zdefiniowanie celów pozwoli zaplanować strategię komunikacji, w tym grupę docelową oraz właściwe środki i narzędzia komunikacji wewnętrznej. Cele mogą wynikać z zauważonych wyzwań (np. brak spójnego rozumienia celów firmy, brak poczucia przynależności), jak też z ambicji (np. chęć zbudowania lojalności pracowników poprzez transparentną komunikację czy współuczestnictwo w wyznaczaniu kierunków rozwoju przedsiębiorstwa).
  2. Mierz prowadzone działania komunikacyjne (raportowanie) – prowadzone działania komunikacyjne nie mogą być dziełem przypadku, priorytety komunikacyjne powinny wynikać z najważniejszych zadań stojących przed przedsiębiorstwem, a ich skuteczność warto zmierzyć ustalając stan przed rozpoczęciem akcji informacyjnej i po jej zakończeniu. Umożliwiają to zarówno regularne badania opinii pracowników, jak też ankiety realizowane ad hoc, jak też obserwacja postaw i zachowań pracowników prowadzona przez kadrę menedżerską.
  3. Regularnie audytuj prowadzone działania komunikacyjne - raz do roku warto przeprowadzić audyt komunikacyjny, a dobrą praktyką jest zlecenie go ekspertom zewnętrznym. Celem audytu jest weryfikacja skuteczności porozumiewania się organizacji i prowadzonych działań komunikacyjnych. W audycie sprawdzić warto również spójność działań z misją i strategią firmy.
  4. Stosuj zróżnicowane narzędzia komunikacji wewnętrznej – każdy pracownik jest inny, a kultura organizacyjna w poszczególnych działach czy departamentach przedsiębiorstwa okazuje się różnić znacząco. Również specyfika pracy w poszczególnych częściach firmy jest na tyle duża, że skuteczna komunikacja wymaga użycia bardzo wielu różnorodnych narzędzi komunikacji. Działania, które z powodzeniem zastosować można w dziale marketingu zupełnie nie sprawdzą się w departamencie produkcji czy logistyki. Komunikacja wewnętrzna powinna być dostosowana co do treści i narzędzi do grup docelowych zidentyfikowanych w przedsiębiorstwie.
  5. Pytaj o potrzeby pracowników i pobudzaj dialog – dobra komunikacja wewnętrzna nie tylko odpowiada na potrzeby poszczególnych grup pracowników czy kontrahentów, ale też pozwala na komunikację dwustronną. Dlatego niezwykle ważne jest pytanie pracowników o zdanie i ich potrzeby, jak też stwarzanie regularnych możliwości nawiązywania dyskusji, dialogu i przekazania informacji zwrotnych.
Najważniejsze zasady komunikacji wewnętrznej

W komunikacji wewnętrznej obowiązują nie tylko dobre praktyki, ale też twarde zasady. Najważniejsze zasady komunikacji wewnętrznej to między innymi:

  • komunikacja wewnętrzna jest procesem ciągłym, jednorazowe akcje komunikacyjne nie mogą zastąpić przemyślanej strategii komunikacji wewnętrznej,
  • skuteczna komunikacja wewnętrzna jest komunikacją dwustronną, przekazywanie komunikatów bez otwartości na informację zwrotną bliższe jest działaniom propagandowym, niż komunikacyjnym,
  • głównym źródłem kryzysów komunikacyjnych jest brak lub ułomna komunikacja wewnętrzna w firmie, a jej jakość uzależniona jest od poznania organizacji i jej kultury organizacyjnej,
  • w komunikacji wewnętrznej należy przekazywać prawdę – wszelkie nieprawdziwe informacje bardzo szybko zniszczą możliwości realizowania celów komunikacyjnych i wywierania wpływu na pracowników i kontrahentów,
  • w komunikacji wewnętrznej niezwykle istotne jest, aby informacje najpierw docierały do pracowników, a dopiero później do prasy i mediów, aby komunikacja budowała przekaz i narrację, a nie reaktywnie odpowiadała na reakcję otoczenia,
  • efekty komunikacji wewnętrznej są długofalowe i długoterminowe, rzadko ma ona istotny wpływ na przedsiębiorstwo w krótkim okresie, dlatego działania komunikacyjne muszą przyjmować stały charakter,
  • język i narzędzia komunikacji wewnętrznej muszą być dopasowane do grupy docelowej, możliwe jest kierowanie danej części komunikatów jedynie do wybranych grup docelowych, jednak należy unikać faworyzowania którejkolwiek z grup, kierować się obiektywnymi kryteriami przy ustalaniu dostępu do danych informacji.
Audyt komunikacji wewnętrznej – zarządzaj nią prawidłowo!

Jeśli zarządzanie komunikacją wewnętrzną sprawia Ci trudność lub chcesz udoskonalić aktualnie stosowany system, warto zdecydować się na audyt komunikacyjny. Jego głównym zadaniem jest ocena aktualnego stanu schematów informacyjnych i sprawdzenie ich działania w porównaniu do przyjętych planów czy założeń. Pozwala to na rozpoznanie ewentualnych rozbieżności i wdrożenie działań naprawczych lub też aktualizacji strategii. Audyt komunikacji wewnętrznej warto przeprowadzić raz do roku za pośrednictwem własnego zespołu. Raz na kilka lat można również zlecić jego wykonanie zewnętrznemu podmiotowi. Pozwoli to znacznie lepiej zadbać o zarządzanie komunikacją wewnętrzną w firmie i upewnić się, że opracowana strategia jest realizowana zgodnie z założeniami.

Szkolenia z komunikacji wewnętrznej

Wszystkie firmy zainteresowane wdrożeniem zorganizowanej komunikacji wewnętrznej i poznaniem zasad i narzędzi prowadzenia nowoczesnych działań komunikacyjnych do pracowników i współpracowników mogą skorzystać ze specjalistycznych warsztatów, kursów i szkoleń dotyczących komunikacji wewnętrznej. Pozwalają one w dosyć krótkim czasie zbudować świadomość dotyczącą celów i znaczenia komunikacji wewnętrznej, jej wpływu na przepływ informacji, budowanie zaangażowania czy poczucia przynależności do organizacji.

Anna Franiak

Anna Franiak

Redaktor Eventis.pl

Od kilku lat zajmuję się przygotowaniem materiałów merytorycznych dla czołowych polskich portali internetowych, a także na potrzeby prasy, radia i telewizji. Specjalizuję się w tematyce związanej z nowoczesnymi metodami marketingu, promocji oraz działań z zakresu Public Relations. Nie są mi obce tematy dotyczące psychologii reklamy, komunikacji wewnętrznej, wywierania wpływu czy też negocjacji oraz technik sprzedaży.

Polecane wydarzenia

Kompetea Sp. z o.o.

Asertywna komunikacja

  • Online, 7 grudnia 2021
  • już od 590 PLN
Zapisz się

Ostatnie artykuły

Media społecznościowe – co to są media społecznościowe?
27 listopada 2021
Media społecznościowe – co to są media społecznościowe?

Dowiedz się czym są media społecznościowe, czyli tak zwane social media? Sprawdź jakie media społecznościowe cieszą się wyjątkową popularnością zarówno w Polsce, jak i na świecie oraz do jakich celów możesz wykorzystać media społecznościowe?

Czytaj więcej
BDO: rejestracja i logowanie - kto musi, a kto nie musi się rejestrować w BDO?
16 listopada 2021
BDO: rejestracja i logowanie - kto musi, a kto nie musi się rejestrować w BDO?

Sprawozdawczość do BDO budzi wiele problemów i nastręcza trudności interpretacyjnych. Sprawdź czy twoja firma jest zobowiązana do rejestracji i sprawozdawczości do BDO, jak zalogować się w BDO i jakie opłaty związane są z rejestracją?

Czytaj więcej
Zasady savoir-vivre – przy stole, w pracy, w biznesie
25 października 2021
Zasady savoir-vivre – przy stole, w pracy, w biznesie

Etykieta i zasady savoir-vivre są niezwykle ważne nie tylko w biznesie, ale również w codziennym życiu. Znajomość zasad savoir-vivre pomaga zaskarbić sobie sympatię i szacunek oraz nawiązywać relacje interpersonalne.

Czytaj więcej
Autoprezentacja: co to jest autoprezentacja, zasady skutecznej autoprezentacji
18 października 2021
Autoprezentacja: co to jest autoprezentacja, zasady skutecznej autoprezentacji

Umiejętność autoprezentacji znajduje zastosowanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, wystąpienia publicznego, negocjacji handlowych, jak też w życiu prywatnym. Dowiedz się czym jest autoprezentacja?

Czytaj więcej