Dział HR: rola i zadania działu HR

Co to znaczy HR?

Zastanawiasz się co to jest HR? HR, czyli skrót od Human Resources. W języku angielskim zwrot ten oznacza Zasoby Ludzkie, a pisany jest z dużych liter, gdyż zwyczajowo tym zwrotem określa się wszystkie zasoby ludzkie w przedsiębiorstwie, czyli załogę składającą się z menadżerów i pracowników, ale też skrót HR często używany jest jako nazwa wyspecjalizowanego działu HR, którego zadaniem jest zarządzanie zasobami ludzkimi.

Chcesz rozwinąć swoje umiejętności zawodowe niezbędne w dziale HR?

Szkolenia HR, kursy HR

Czym jest dział HR?

Co to dział HR? Dział HR, to inaczej dział personalny, dział zasobów ludzkich, dział kadr itp. Jest to wyspecjalizowana komórka organizacyjna w przedsiębiorstwie lub innej organizacji zajmująca się zarządzaniem zasobami ludzkimi od zatrudniania, poprzez szkolenie, wynagradzanie, aż po rozwiązywanie umów o pracę z pracownikami. Zadania działów HR są jednak dużo szersze, szczegółowo omawiamy je w kolejnym rozdziale.

Dział HR w zależności od organizacji i kraju może występować również pod innymi nazwami, nie tylko jako dział personalny, dział zasobów ludzkich czy dział kadr, ale też spotyka się nazwy takie jak dział zarządzania kapitałem ludzkim (Human Capital Management) czy też angielskie People Operations, Employee Success itp.

Na czym polega zarządzanie zasobami ludzkimi?

Jak już wspomniano wyżej dział HR zajmuje się zarządzaniem zasobami ludzkimi (ZZL). Co to znaczy zarządzanie zasobami ludzkimi? Zarządzanie zasobami ludzkimi jest to ogół podejmowanych przez organizację działań związanych z pozyskiwaniem, utrzymywaniem w strukturze, rozwojem i zwalnianiem pracowników, tak aby zapewnić sprawne działanie organizacji. Zarządzanie zasobami ludzkimi można rozumieć więc jako strategię zarządzania kapitałem ludzkim, a więc zarówno zatrudnionymi ludźmi, jak i ich wiedzą i umiejętnościami.

Jak wiemy każda organizacja, zwłaszcza przedsiębiorstwa, dla podtrzymania swoich działań potrzebuje ludzi zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę bądź inny rodzaj umowy. Zarządzanie zasobami ludzkimi zajmuje się zatem pozyskaniem ludzi poprzez rekrutację i selekcję, następnie sformalizowanie współpracy w postaci umowy i zakresu obowiązków, aż po dbanie o wysoką motywację, rozwój i utrzymanie pozyskanych zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie oraz rozwiązanie umowy w przypadku takiej konieczności.

Dział HR zadania

Główne etapy procesu zarządzania zasobami ludzkimi i jednocześnie zadania działu HR to:

• planowanie zasobów ludzkich – obejmuje całokształt zadań związanych z ustaleniem potrzeb kadrowych organizacji, czyli odpowiedzi na pytanie kogo organizacja potrzebuje do sprawnego działania, jakie umiejętności powinny charakteryzować kadrę organizacji oraz czy zasoby takie dostępne są w organizacji bądź możliwe do pozyskania na rynku pracy.
• pozyskiwanie pracowników / zasobów ludzkich – są to wszystkie działania zmierzające do podjęcia współpracy z kandydatami dostępnymi na rynku pracy i proces podjęcia formalnej i faktycznej współpracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
• wdrożenie pracownika – obejmuje wszystkie działania, których celem jest adaptacja pracownika do organizacji, tak aby możliwe było osiągnięcie efektywnego wykorzystania wiedzy i umiejętności pracownika dla rozwoju organizacji, w tym zintegrowanie go z zespołem i wdrożenie do pracy zespołowej.
• ocenianie efektów pracy – jest to stały proces dostarczania pracownikom informacji zawrotnej dotyczącej efektywności ich pracy i osiąganego wpływu na działanie organizacji bądź jej poszczególnych części (np. konkretnego zespołu, obszaru kompetencyjnego),
• rozwój kapitału ludzkiego / pracowników – proces ten służy podniesieniu wiedzy i kompetencji pracowników organizacji, tak aby możliwe było osiągnięcie wyższej efektywności oraz wydajności, a także pozwalające na utrzymanie pracownika w organizacji pomimo zmieniających się potrzeb organizacji oraz zmian w otoczeniu,
• angażowanie i motywowanie pracowników – proces, którego częścią jest wynagradzanie i nagradzanie pracowników, w celu utrzymania ich zaangażowania i wysokiej motywacji do pozostania w organizacji oraz efektywnej pracy na rzecz określonych przez nią celów.

Jakie zadania w praktyce realizuje dział HR?

Główne zadania działu HR to:

• przygotowanie planów zatrudnienia, a więc przewidzenie potrzeb organizacji co do liczby pracowników oraz ich umiejętności, a także przygotowanie budżetu koniecznego do ich zatrudnienia, obejmujące również analizę rynku pracy, czyli pozyskanie wiedzy jacy pracownicy są na nim dostępni, jak wygląda rynkowy poziom wynagrodzeń itp.;
• rekrutacja i selekcja pracowników, obejmująca zarówno proces komunikacji z kandydatami i zachęcenia ich do wzięcia udziału w procesie rekrutacji, poprzez ocenę nadesłanych aplikacji i dokumentów personalnych, przeprowadzenie spotkań rekrutacyjnych, ocenie przydatności pracownika i jego umiejętności dla organizacji, aż po złożenie formalnej oferty pracy bądź współpracy;
• administracja kadrowo-płacowa, w tym wszystkie procesy obejmujące nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy, wypełnienie formalności związanych z zatrudnieniem (dokumentacja, badania wstępne, zgłoszenia w urzędach, zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rozliczanie czasu pracy, w tym urlopów pracowniczych…);
• onboarding i offboarding pracowników, czyli wdrożenie ich w pracę organizacji oraz konkretnej komórki organizacyjnej (np. działu lub zespołu) na przykład poprzez przygotowanie planu wdrożenia, standardów wdrożeniowych itp., a także prowadzenie planowych i nieplanowych odejść pracowników wraz ze wszystkimi niezbędnymi rozliczeniami;
• polityka wynagradzania i motywowania płacowego i pozapłacowego, obejmujące takie procesy jak wartościowanie stanowisk pracy, opracowywanie wymagań stanowiskowych i propozycji wysokości wynagrodzenia, wypłacanie wynagrodzeń, zaplanowanie polityki weryfikacji wysokości wynagrodzeń, przygotowanie programów motywacyjnych, systemu nagród i bonusów, a także planowanie świadczeń pozapłacowych oraz wykorzystanie pozapłacowych możliwości motywowania;
• rozwój pracowników, w tym określanie ścieżek rozwoju, przygotowanie i realizacja polityki szkoleniowej, zarządzanie budżetem szkoleniowym oraz programami rozwojowymi, utrzymanie i rozwój talentów,
• utrzymanie pracownika w organizacji, obejmujące angażowanie w życie organizacji, komunikację wewnętrzną, retencję pracowników, budowę kultury organizacyjnej oraz marki pracodawcy itp.

Twardy HR a miękki HR

Jak łatwo zauważyć można wyróżnić tzw. miękki HR, jak i twardy HR. Czym różni się miękki i twardy HR?

Twardy HR koncentruje się wokół wymogów formalnych wynikających z przepisów prawa pracy, w tym Kodeksu Pracy. Twardy HR zajmuje się administracją kadrową, płacami, urlopami, rozliczaniem czasu pracy, podpisywaniem i rozwiązywaniem umów o pracę, a także ubezpieczeniami społecznymi. W twardym HR niezbędna jest znajomość przepisów prawa pracy, doświadczenie w administracji kadrowo-płacowej, a także wiedza i umiejętności z zakresu oprogramowania HR.

Miękki HR koncentruje się natomiast na jakości pracy i kapitału ludzkiego. Zadaniem miękkiego HR jest podnoszenie jakości zasobów ludzkich poprzez opracowywanie polityki zatrudnienia, rekrutację i wdrożenie pracowników, dbanie o ich rozwój i wysoką jakość komunikacji interpersonalnej, a także angażowanie i motywowanie pracowników. W miękkim HR niezbędne są wysokie umiejętności interpersonalne, znajomość metod zarządzania i rozwoju pracowników, talent i podejście do zarządzania zasobami ludzkimi oraz doświadczenie w realizacji powierzonych zadań, które często okazuje się równie ważne jak wiedza.

Jak rozwijać umiejętności pracowników działów HR?

Pracownicy HR, tak jak wszyscy pozostali, do efektywnego wykonywania obowiązków potrzebują dostępu do wiedzy i możliwości rozwijania praktycznych umiejętności. I chociaż praktyka czyni mistrza, to rozwój pracowników HR może być zaplanowany, realizowany efektywnie i często szybciej niż wynika to z możliwości stwarzanych przez codzienne wykonywanie obowiązków. Z myślą o pracownikach działu HR rynek edukacyjny oferuje cały szereg szkoleń, kursów i warsztatów HR. Najważniejsze z nich to:

• szkolenia z Kodeksu Pracy i przepisów prawa pracy,
• szkolenia kadrowo-płacowe, szkolenia dotyczące wynagrodzeń, płac i polityki wynagradzania,
• szkolenia i kursy poświęcone ubezpieczeniom społecznym i ZUS oraz szkolenia z programu Płatnik,
• szkolenia i kursy z czasu pracy, urlopów pracowniczych, a także szkolenia dotyczące rozliczania podróży służbowych,
• szkolenia dotyczące mobbingu i dyskryminacji w pracy,
• szkolenia z zatrudniania cudzoziemców,
• szkolenia ZFŚS: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych czy też szkolenia PPK,
• szkolenia ZZL: zarządzanie zasobami ludzkimi,
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej,
• szkolenia z motywacji i motywowania,
• kursy i szkolenia z rekrutacji i selekcji pracowników,
• szkolenia z prowadzenia oceny pracowniczej,
• szkolenia dotyczące employer branding,
• szkolenia dla trenerów wewnętrznych, czyli train the trainer,
• szkolenia dotyczące prowadzenia Assessment Center oraz Development Center,
• szkolenia poświęcone zarządzaniu szkoleniami w organizacji oraz ewaluacji szkoleń.

Zachęcamy do zapoznania się z ofertą szkoleń i kursów przygotowaną przez ponad 700 firm szkoleniowych z całej Polski!

Wyzwania dla działów HR

Współczesne działy HR (Zasobów Ludzkich) muszą dostosowywać się do wielu zmian i trendów, które kształtują dzisiejsze środowisko pracy. Oto kilka kluczowych obszarów, na które działy HR muszą zwracać szczególną uwagę i uwzględniać je w podejmowanych działaniach.

1. Technologie i automatyzacja:

   • Wprowadzanie nowoczesnych narzędzi do rekrutacji, zarządzania talentami i analizy danych.
   • Wykorzystywanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego do podejmowania lepszych decyzji personalnych.
   • Implementacja platform e-learningowych i narzędzi do zarządzania wydajnością pracowników.
   • Skupienie na rozwijaniu umiejętności miękkich i twardych pracowników.
   • Ciągłe szkolenia i rozwijanie kompetencji w odpowiedzi na dynamiczne zmiany w branżach.
   • Wykorzystywanie danych do podejmowania bardziej precyzyjnych decyzji w zakresie zarządzania personelem.
   • Analiza danych dotyczących zaangażowania pracowników, rotacji, wydajności itp.

2. Elastyczność i praca zdalna:

   • Dostosowanie polityk i procedur do wzrostu popularności zdalnej pracy.
   • Kreowanie elastycznych modeli pracy, uwzględniających równowagę między pracą a życiem prywatnym.
   • Aktywne promowanie różnorodności w miejscu pracy.
   • Wprowadzanie programów wspierających równość płci, różnorodność etniczną i inkluzję.

3. Zdrowie psychiczne i dobrostan pracowników:

   • Dbanie o zdrowie psychiczne pracowników i wellbeing poprzez programy wsparcia, szkolenia i dostęp do specjalistycznych zasobów.
   • Rozwijanie świadomości na temat równowagi między pracą a życiem prywatnym, czyli work-life balance.

4. Nowoczesne formy wynagradzania i zrównoważony rozwój:

   • Przegląd i dostosowanie polityk wynagradzania, uwzględniając elastyczne formy świadczeń, premii za osiągnięcia oraz benefity pozafinansowe.
   • Wprowadzanie strategii zrównoważonego rozwoju w obszarze HR, uwzględniając aspekty społeczne, środowiskowe i ekonomiczne.

5. Przywództwo i kultura organizacyjna:

   • Wspieranie kultury organizacyjnej opartej na wartościach i zaangażowaniu pracowników.
   • Rozwój wizerunku pracodawcy w oparciu o odpowiedzialność i wartości społeczne.
   • Rozwijanie przywództwa opartego na umiejętnościach interpersonalnych i adaptacyjnych.

Działy HR, aby skutecznie odpowiadać na te wyzwania, powinny być gotowe do ciągłego doskonalenia i dostosowywania swoich strategii do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Technologia w HR

Działy HR wykorzystują różnorodne rodzaje systemów do zarządzania różnymi obszarami zasobów ludzkich. Do najważniejszych należą:

1. HRMS (Human Resource Management System): HRMS to ogólna kategoria systemów, które integrują różne funkcje związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Obejmuje ona procesy związane z zarządzaniem pracownikami, płacami, korzyściami, rekrutacją, szkoleniami i innymi obszarami.

2. HCM (Human Capital Management): HCM to bardziej strategiczne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, skupiające się na wartości kapitału ludzkiego dla organizacji. Systemy HCM obejmują zazwyczaj szeroki zakres funkcji, w tym zarządzanie talentami, analitykę, planowanie sukcesji i rozwój pracowników.

3. Platformy e-learningowe: Te platformy umożliwiają organizacjom dostarczanie szkoleń online i rozwijanie umiejętności pracowników. Działy HR wykorzystują je do efektywnego szkolenia, rozwijania kompetencji, a także monitorowania postępów w nauce.

4. ATS (Applicant Tracking System): ATS to systemy do śledzenia kandydatów, które pomagają w procesie rekrutacji. Umożliwiają skuteczne zarządzanie zgłoszeniami, ocenę kandydatów, harmonogramowanie rozmów kwalifikacyjnych i monitorowanie postępu rekrutacji.

5. Systemy zarządzania czasem i obecnością: Te systemy pomagają w monitorowaniu czasu pracy pracowników, zarządzaniu obecnością, przydzielaniu zadań oraz obliczaniu płac zgodnie z czasem pracy.

6. Systemy zarządzania wydajnością pracowników: Służą do monitorowania, oceniania i rozwijania wydajności pracowników. Pozwalają na określenie celów, śledzenie postępów oraz przeprowadzanie regularnych ocen wydajności.

7. Systemy zarządzania wynagrodzeniem i korzyściami: Te systemy pomagają w efektywnym zarządzaniu procesami związanymi z wynagrodzeniem, świadczeniami pracowniczymi, a także monitorowaniem kosztów związanych z pakietem wynagrodzeń i korzyściami.

8. Analityka HR: Systemy analityki HR pomagają w gromadzeniu, analizie i interpretacji danych związanych z zasobami ludzkimi. Ułatwiają podejmowanie strategicznych decyzji personalnych opartych na faktach i trendach.

9. Systemy zarządzania sukcesją: Te systemy pomagają w identyfikowaniu i rozwijaniu pracowników z potencjałem do objęcia kluczowych stanowisk w organizacji w przyszłości.

10. Systemy do zarządzania zdrowiem i dobrym samopoczuciem pracowników: Obejmują funkcje związane z monitorowaniem i wspieraniem zdrowia fizycznego i psychicznego pracowników, oferując programy zdrowotne i świadczenia związane ze zdrowiem.

Wybór konkretnego rodzaju systemu zależy od potrzeb i celów organizacji, a zazwyczaj dział HR korzysta z różnych systemów, które są ze sobą zintegrowane w ramach całościowego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi.

Podsumowanie

Podsumujmy najważniejsze zagadnienia. Co to jest HR? HR, czyli Humar Resources, a więc zasoby ludzkie organizacji. Co to dział HR? Dział HR jest wyspecjalizowaną komórką w organizacji, której zadaniem jest zarządzanie zasobami ludzkimi. Na czym polega zarządzanie zasobami ludzkimi? Jest to ogół działań koncentrujących się na zapewnieniu organizacji dostępu do potrzebnych jej zasobów ludzkich wraz ze wszystkimi procesami pozyskiwania pracowników, utrzymania ich w organizacji, rozwijania i motywowania, a także rozwiązywania stosunku pracy. Czym różni się twardy HR i miękki HR? Twardy HR koncentruje się na zapewnieniu, że procesy zatrudniania pracowników odbywają się zgodnie z wymogami i przepisami prawa. Miękki HR nastawiony jest natomiast na rozwój umiejętności i kompetencji zasobów ludzkich w organizacji.