Wiele firm w poszukiwaniu przewag konkurencyjnych stara się udoskonalić stosowane metody zarządzania, w tym te dotyczące realizacji projektów. Pomóc w tym mogą szkolenia poświęcone metodom zarządzania oraz skierowane do kierowników projektów. Pozwalają one dowiedzieć się jak zarządzać projektem, jak dbać o prawidłową komunikację w zespole projektowym, wyznaczać cele projektu i minimalizować ryzyka oraz poznać rozmaite techniki pozwalające realizować projekty w sposób maksymalnie efektywny.
Spis treści:
- Co to jest projekt? Na czym polega zarządzanie projektem?
- Historia zarządzania projektami
- Jak podnosić kompetencje w zakresie zarządzania projektami?
- Gdzie znaleźć szkolenie zarządzanie projektami?
- Co w programie zajęć?
- Metodyki zarzadzania projektami
Co to jest projekt? Na czym polega zarządzanie projektem?
Projekt to nic innego jak rozłożone w czasie przedsięwzięcie realizowane dla osiągnięcia jakiegoś celu. Może to być stworzenie czegoś nowego, na przykład postawienie budynku, utworzenie przedsiębiorstwa czy racjonalizacja jakiegoś procesu. Do tego celu powoływany jest zespół projektowy obejmujący grupę pracowników i (lub) współpracowników, która po zakończeniu realizacji projektu zostanie rozwiązana.
Na czym polega zarządzanie projektem? Zarządzanie projektem (z angielskiego project management) obejmuje wszystkie czynności związane z jego realizacją: pomysł i zapoczątkowanie projektu, planowanie, wykonywanie planu, nadzorowanie wykonywania obowiązków, wreszcie jego zakończenie. Osiągnięciu założonych celów powinna służyć metodyka projektu, a więc zasady postępowania na każdym etapie realizacji. Osoba zarządzająca danym projektem to z angielska project manager, a po polsku kierownik projektu.
Historia zarządzania projektami
Podobno pierwszym w historii projektem zrealizowanym z wykorzystaniem specjalnej struktury był amerykański Project Manhattan, czyli przedsięwzięcie zmierzające do skonstruowania bomby atomowej. Doświadczenia zebrane w toku wykonywania tego projektu wykorzystano później w największych programach amerykańskiej administracji lat powojennych, m.in. w kosmonautyce i wyścigu zbrojnym z ZSRR.
Historia usystematyzowanego zarządzania projektami zaczyna się więc od praktyki, wykorzystywanej m.in. w wojskowości czy hollywoodzkich studiach filmowych. Na teorię przyszło poczekać aż do początku lat 60. ubiegłego wieku. Za prekursora zarządzania projektami uważany jest Amerykanin John Stanley Baumgartner, autor wydanej w 1963 roku książki "Project Management". W miarę jak projekty stawały się coraz bardziej skomplikowane, powstawały kolejne teorie zarządzania, rozpowszechniane stopniowo w świecie zachodnim. Do Polski dotarły dopiero po roku 1989, kiedy działalność rozpoczynały u nas zagraniczne firmy.
W rezultacie wielu lat rozwoju aktualnie dostępnych jest cały szereg rozmaitych metodyk zarządzania projektami, wśród których najpopularniejsze to Agile (Scrum, Lean, Kanban), PMBoK, Prince 2, Waterfall oraz TenStep. Wraz z rozwojem metodyk zarządzania projektami rozwinął się też rynek profesjonalnych szkoleń przygotowujących do ich wykorzystywania. Obecnie do naszej dyspozycji są tradycyjne szkolenia z zarządzania projektem realizowane w sali wykładowej, ale też kursy zarządzania projektami online, warsztaty dla project managerów oraz rozmaite konferencje dla przedstawicieli kadry menedżerskiej zainteresowanych wdrożeniem wybranej metodyki zarządzania projektami w organizacji.
Jak podnosić kompetencje w zakresie zarządzania projektami?
Podniesieniu kompetencji zespołu i poszczególnych jego członków w zakresie zarządzania projektami, komunikacji w zespole projektowym czy dotyczących narzędzi wspierających realizację projektów służyć mogą specjalistyczne szkolenia oraz kursy.
- Szkolenia zarządzanie projektem od podstaw, kurs zarządzania projektami dla początkujących - pod nazwami takimi znajdziemy przede wszystkim programy rozwojowe wprowadzające w tematykę. Ich celem jest zaznajomienie uczestników z teorią zarządzania projektami oraz najważniejszymi pojęciami, narzędziami i dobrymi praktykami. Uczestnikiem szkolenia zarządzanie projektem mogą być początkujący kierownicy projektów, jak też członkowie zespołów projektowych.
- Kurs Project Manager, szkolenia dla kierowników projektów - to specjalistyczne wydarzenia kierowane do kierowników projektów (z ang. Project Manager, czyli PM). Ich celem jest wyposażenie uczestników w wiedzę z zakresu project managementu oraz radzenia sobie z wyzwaniami na jakie trafia każdy keirownik projektu, np.: związanych z efektywną komunikacją, zarządzaniem zespołem projektowym, eskalacją ryzyk w projekcie do steakholderów itp.
- Kursy i szkolenia poświęcone wybranym metodologiom projektowym - są to specjalistyczne i dedykowane danej metodyce zarządzania projektami szkolenia i kursy, których celem jest zaznajomienie uczestnika z zasadami poruszania się i realizowania projektów zgodnie z daną metodą. Wiele z tego typu kursów i szkoleń to szkolenia certyfikowane oraz akredytowane przez oficjalne instytucje zajmujące się rozwojem metodyk projektowych, w tym np. PMI. Do najczęściej spotykanych należą programy rozwojowe dotyczące metodyk zwinnych, czyli Agile (np. Scrum, Kanban, Lean) oraz Prince2 czy PMBoK.
- Szkolenia i kursy z narzędzi do zarządzania projektami, np. progrmu MS Project, tworzenia wykresów Gantta, zarządzania zadaniami (tzw. backlog) - kategoria ta obejmuje rozmaite warsztaty, których zadaniem jest wyposażyć pracowników w umiejętność korzystania z narzędzi, które będą wspierały ich pracę i osiąganie celów.
- Kursy akredytowane i certyfikowane - to rodzaj programów edukacyjnych, których zadaniem jest przygotowanie uczestników do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Posiadanie certyfikatu z zarządzania projektami zgodnie z daną metodyką jest jednym ze sposobów na zwiększenie swoich szans na rynku pracy, zwłaszcza że wybrane certyfikaty cieszą się międzynarodowym uznaniem..
Gdzie znaleźć szkolenie zarządzanie projektami?
Szkolenia, ale też kursy, webinary i warsztaty z zarządzania projektami znajdziemy zarówno w wersji stacjonarnej, jak i zdalnej. Stacjonarne szkolenia to domena głównie dużych miast, prym wiodą: Warszawa, Kraków, Łódź, Wrocław, Poznań, Szczecin, Lublin, Gdańsk, Katowice czy Rzeszów. Rozwój narzędzi do prowadzenia widokonferencji sprawił, że coraz częściej wydarzenia takie realizowane są też online, przez sieć Internet. Wiele osób zastanawia się czy szkolenia online są równie efektywne jak tradycyjne odpowiedniki?
Technologia internetowa pozwala między innymi na dyskusję, zadawanie pytań, pracę grupową oraz wykonywanie rozmaitych ćwiczeń zdalnie. Pozwala to zapewnić wysoką jakość procesu nauczania. Dla wielu osób jednak brak bezpośredniego kontaktu, a także chęć nawiązania kontaktów zawodowych w trakcie spotkania są ważnymi argumentami przemawiającymi za wyborem tradycyjnych szkoleń w sali konferencyjnej. Warto po prostu wybrać świadomie, zgodnie z osoistymi preferencjami. Jeśli naszym celem jest również networking, a więc rozbudowa kontaktów zawodowych, warto zwrócić uwagę również na konferencje, kongresy czy seminaria poświęcone zarządzaniu projektem.
Kursy zarządzania projektami dostępne są wreszcie w postaci e-learningu oraz rozmaitych kursów multimedialnych czy wideo, które znajdziemy nawet w wersji bezpłatnej na YouTube. Warto jednak pamiętać, że darmowe kursy z reguły poświęcone są najbardziej podstawowym zagadnieniom, a ich jakość nie zawsze jest zadawalająca. Na szczęście również profesjonalni organizatorzy kursów coraz częściej oferują tego typu formę nauczania.
Co w programie zajęć?
W programie szkolenia, kursu czy warsztatów z zarządzania projektami znajdziemy zagadnienia, których poznanie pozwala między innymi:
- samodzielnie zarządzać projektami bez względu na ich skalę i stopień skomplikowania,
- poznać różnorodne metodyki zarządzania projektami: zwinne, hybrydowe i tradycyjne (Agile, PMBoK, Scrum, Kanban, Prince2, Waterfall...),
- efektywnie zarządzać realizacją zadań w projektach i backlogiem,
- przygotowywać trafne harmonogramy projektów oraz realizować zadania zgodnie z założonymi terminami,
- realizować projekty na czas, zgodnie z jakością i budżetem,
- wykorzystywać nowoczesne narzędzia do zarządzania projektem i komunikacją w zespole projektowym,
- tworzyć kompletną i przejrzystą dokumentację projektową,
- wspierać sprawną komunikację w projekcie oraz dobierać styl zarządzania zespołem do potrzeb projektu,
- organizować efektywne spotkania zespołu projektowego i ceremonie zarządzania projektem,
- szacować wartość biznesową oraz koszty projektu z użyciem różnorodnych metod,
- wdrażać system śledzenia efektów i postępów w projekcie wraz z towarzyszącymi wskaźnikami/KPI,
- zorganizować pracę biura zarządzania projektami (PMO) oraz portfolio projektów.
Metodyki zarządzania projektami
Wnikliwa kontrola na każdym etapie plus właściwa komunikacja między uczestnikami projektu, ograniczenie dokumentacji wyłącznie do tej naprawdę niezbędnej plus analiza zakończonego projektu to dobre, praktyczne zasady, które zawsze warto stosować, bez względu na przyjętą metodykę zarządzania projektami. Mają one jednak swoją specyfikę, dlatego wiele organizacji decyduje się na szkolenia i kursy realizowane w duchu konkretnej metodyki. Jakie są najczęściej stosowane metodyki w polskich firmach?
AGILE - Agile nie jest sam w sobie metodyką zarządzania projektami, a raczej pewną filozofią opisującą podejście do realizacji projektów. Filozofia ta została wyrażona w manifeście Agile. Zakłada się w nim, że w projekcie mogą i powinny pojawiać się zmiany w trakcie realizacji projektu, co pozwala zapewnić elastyczność i dostarczać produkty i usługi lepiej dopasowane do potrzeb użytkownika końcowego (m.in. dzięki umożliwieniu zmiany zakresu projektu w trakcie jego realizacji). Zwinne metodyki możemy poznać uczestnicząc w szkoleniach Agile. Na kanwie manifestu Agile powstał cały szereg zwinnych metodyk zarządzania projektami. Najpopularniejsze z nich to:
- SCRUM - metodyka powszechnie wykorzystywana w procesach tworzenia oprogramowania, opierająca się na szeregu małych iteracji zwanych Sprintami. Żaden z nich nie powinien trwać dłużej niż miesiąc. Uczestnicy w projektach scrum'owych sami porządkują swoje działania, dlatego często mówi się o "samoorganizujących zespołach". Praca zaczyna się od zgromadzenia wymagań użytkownika w postaci historyjek. Właściciel produktu dba o zrozumienie wymogów, nie ingeruje jednak w sposób ich realizacji. Więcej informacji uzyskać można na szkoleniach Scrum i dla Scrum Masterów.
- LEAN - to nie tylko metodyka, ale też filozofia, której kluczowym przesłaniem jest praca mądrzejsza, a nie trudniejsza. Lean definiuje rzeczy, które należy wykorzenić ze swojej pracy, aby podnieść produktywność. Są to Muda, Mura i Muri. Chcąc poznać bliżej Lean warto zapisać się na szkolenie lub kurs Lean.
- KANBAN - metodyka zarządzania projektami, którą z powodzeniem możemy stosować w każdej dziedzinie biznesu. Pochodząca z Japonii tablica Kanban służy do wizualnego rozbijania projektu na zadania i sprawdzania statusu każdego zadania. Szczegóły tej metodyki poznamy na szkoleniach Kanban.
PRINCE2 - czyli metodyka zarządzania projektami oparta na produktach (wcześniej Projects in Controlled Environments). Główne cechy projektów realizowanych według PRINCE2 to ściśle określony i skończony czas trwania projektu, dobrze zdefiniowane i możliwe do zmierzenia produkty wytwarzane w projekcie, jasno określone działania niezbędne do budowy produktów, przydzielone i ściśle określone zasoby projektu oraz dobrze zdefiniowana struktura organizacyjna zespołu projektowego ze ścisłym zakresem obowiązków każdej z ról występujących w projekcie. Dodatkowe informacje zdobyć warto na szkoleniu z Prince2.
PMBOK - standard zarządzania projektami opracowany i opublikowany przez Project Management Institute. W metodyce PMBOK zakłada się, że każdy projekt posiada swój cykl życia, czyli szereg następujących po sobie etapów, w których znajduje się projekt od chwili jego inicjacji, aż do jego zamknięcia/zakończenia. Pięć etapów projektu wg PMBOK to etapy: inicjowania, planowania, realizacji, monitorowania i kontroli oraz zakończenia projektu. Metodyka ta zorientowana jest na kreatywność i zadanie stworzenia czegoś niepowtarzalnego, absolutnie nowego. Ogromna odpowiedzialność spoczywa tu na kierowniku projektu, który powinien dysponować wiedzą pozwalającą na nadzorowanie każdego uczestnika. Osoba taka powinna przejść odpowiednie szkolenie PMBOK i uzyskać certyfikat z zarządzania projektami PMI.
WATERFALL - Waterfall to klasyczna, nazywana też tradycyjną, metodologia zarządzania projektami. Zgodnie z metodyką Waterfall w celu skutecznej realizacji projektu, niezbędne jest podzielenie projektu na etapy: analizę i realizację. Kluczem do sukcesu projektu jest zaplanowanie poszczególnych prac oraz trzymanie się terminów, założonego zakresu projektu oraz realizacja zadań krok po kroku w wyznaczonej podczas analizy i planowania kolejności, najlepiej bez dokonywania zmian w projekcie.
TenStep, czyli opracowana przez wspomnianą już organizację PMI metodyka dziesięciu kroków: definicji pracy, którą trzeba wykonać, planowania i budżetowania, zarządzania terminami i finansami, zarządzania zagadnieniami krytycznymi, zmianą, komunikacją, ryzykiem, ludźmi jakością oraz pomiarami. W rzeczywistości jednak TenStep to nie jedna, a cała grupa metodyk tworzących spójny system.
Jakie jeszcze metodyki zarządzania projektami spotykamy?
- Critical Path Method czyli metoda ścieżki krytycznej
- Six Sigma czyli Sześć Sigma
- Rapid Applications Development (zwana również RAD)
Nietrudno zauważyć, że wszystkie te zbiory zasad są do siebie podobne. Kto realizuje jakieś poważne przedsięwzięcie, musi je zaplanować, rozdzielić zadania, nadzorować ich wykonywanie oraz ocenić efekty. Poszczególne fazy i etapy można różnie nazywać, ale zasadnicze zręby są zawsze takie same, różnice tkwią w szczegółach. Szczegóły te potrafią jednak dużo zmienić, stąd też warto zapoznać się z teorią zarządzania projektami, m.in. poprzez udział w kursie czy szkoleniu zarządzania projektami, zanim zdecydujemy się na wybraną metodykę.