Seminarium

Obsługa spraw i dokumentów we współczesnym urzędzie (system EZD, systemy dziedzinowe, system tradycyjny)

O seminarium

Głównym celem seminarium jest przybliżenie zasad obsługi dokumentów w różnej postaci pogrupowanych w akta spraw lub w dokumentację nietworzącą akt spraw począwszy od powstania tych dokumentów a skończywszy na ich archiwizacji. Czas pandemii pokazał jak ważne jest wdrożenie narzędzi informatycznych w pracy urzędów, by możliwe było realizowane ich zadań w postaci elektronicznej, zdalnie. Jednakże podmioty publiczne zobowiązane są w szczególny sposób do dokumentowania swoich działań i podejmowanych w nich decyzji. Z tego względu niezbędne jest pozyskanie praktycznej wiedzy o zasadach rejestracji i prowadzenia akt spraw oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw zarówno w systemach teleinformatycznych (EZD, systemy dziedzinowe), jak i w systemie tradycyjnym. Istotne jest także zdefiniowanie wymagań wobec takich narzędzi informatycznych (systemów), by dokumentowanie spraw było możliwe i jak najłatwiejsze.
Kto powinien wziąć udział?

Zapraszamy:

  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • urzędników;
  • członków zespołów projektowych i wdrożeniowych dla systemów teleinformatycznych.

Program seminarium

Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:

  • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
  • pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej;
  • współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.

Wymagania wobec systemów teleinformatycznych do realizacji zadań podmiotów publicznych:

  • system klasy EZD;
  • systemy dziedzinowe;
  • systemy wspierające papierowy obieg dokumentacji w urzędzie;
  • wdrażanie systemów oraz rozwijanie ich funkcjonalności i zapewnienie integracji.

Obsługa dokumentów wpływających, wychodzących i wewnętrznych w postaci elektronicznej i papierowej:

  • obsługa przesyłek (dokumentów) wpływających drogą elektroniczną (ePUAP, e-mail, informatyczny nośnik danych) oraz drogą tradycyjną – rejestracja, skanowanie, przekazywanie do składów;
  • obsługa przesyłek wychodzących – opracowanie, akceptowanie, podpisywanie, wysyłanie (z uwzględnieniem ostatnich zmian w tym zakresie w KPA);
  • obsługa dokumentów wewnętrznych.

Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA

  • budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
  • rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
  • rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
  • sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
  • różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
  • dokumentowanie elektronicznych i papierowych spraw.

Pytania, dyskusja.

Czas trwania

9:30 - 15:00

Prelegenci

Cytat

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Gdzie i kiedy

Online 7 grudnia 2021

Zapisz się

Szkolenie online
cena promocyjna przy zgłoszeniu przez Eventis.pl
863,30 PLN
+23% VAT
Cena zawiera:
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa
  • cena ze zniżką 3% od ceny regularnej przy zgłoszeniu przez Eventis.pl
Zapisz się

Organizator

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
04-041 Warszawa
Międzyborska 50
woj. mazowieckie
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Prosimy o przejście do sekcji Zapisz się, aby wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.

Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego na górze strony. Po jego otrzymaniu skontaktujemy się, aby potwierdzić zgłoszenie i przekazać wszystkie informacje organizacyjne.

Wymagany komputer z dostępem do internetu.

Kontakt

Masz pytania? Napisz do nas

Wypełnij formularz

Uzupełnij pole
Wybierz termin wydarzenia
Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Uzupełnij wiadomość
Potwierdź, że nie jesteś botem.
Musisz zaakceptować regulamin.

Dane kontaktowe

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
04-041 Warszawa Międzyborska 50
Powiadomienia o nowych terminach

Zapisz się, aby otrzymywać powiadomienia o nowych terminach tego wydarzenia!