Sebastian Nowak

Negocjacje w biznesie - kompendium wiedzy

Edytowany: 06.08.2021
Przewiń do bazy szkoleń i konferencji

Negocjacje biznesowe są nieodłączną częścią prowadzenia działalności niemalże w każdej branży i pod każdą szerokością geograficzną. Mogą przyjmować postać czy to negocjacji handlowych, w których przedsiębiorstwo stara się zawszeć korzystny kontrakt handlowy, ale równie często negocjacji pracowniczych, zarówno ze związkami zawodowymi jak i indywidualnymi pracownikami czy też negocjacji zakupowych, w których liczą się warunki i cena zakupu towarów czy usług. Jak więc przygotować się do prowadzenia negocjacji w biznesie?

Negocjacje w biznesie prawie nigdy nie są proste. Stawka rozmów jest bardzo często wysoka, ewentualne powodzenie może przynieść firmie znaczne korzyści, a fiasko negocjacji może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji, czy to finansowych, prawnych czy organizacyjnych. Dlatego tak ważne jest, aby do negocjacji nie podchodzić z biegu, dobrze poznać techniki i strategie negocjacyjne, jeśli to możliwe przećwiczyć je, rozwijać swoje kompetencje w tym obszarze negocjując mniejsze bądź prostsze kontrakty, aby w nieodległej przyszłości być gotowym do prawdziwych negocjacyjnych batalii. W przygotowaniu tym pomóc mogą oczywiście odpowiednie szkolenia i kursy z negocjacji. W artykule przybliżamy najważniejsze fakty dotyczące negocjacji, technik negocjacyjnych i wywierania wpływu.

Negocjacje – definicja i typy negocjacji

Zgodnie ze słownikową definicją negocjacje to dwustronny bądź wielostronny proces komunikowania się stron, którego celem jest osiągnięcie porozumienia (zawarcie umowy, kontraktu…), w sytuacji gdy przynajmniej jedna strona ma odmienne spojrzenie bądź opinię na kształt ewentualnego porozumienia.

Negocjacje są więc jednocześnie sposobem i drogą osiągania porozumienia (konsensusu), a ich nieodłącznym elementem jest konieczność pójścia na kompromis przez właściwie obydwie strony. Za pełnoprawne negocjacje trudno jest uznać sytuację, w której jedna ze stron dysponuje na tyle silną pozycją, że de facto narzuca w pełni swoją wolę – tego typu sytuację należy raczej nazywać pozornymi negocjacjami bądź wymuszeniem porozumienia.

Negocjacje w biznesie

We współczesnej literaturze i praktyce dotyczącej biznesu występuje wiele rodzajów negocjacji, m.in.:

  • Negocjacje handlowe – zazwyczaj odbywają się pomiędzy dwoma niezależnymi organizacjami, podmiotami czy przedsiębiorstwami i dotyczą ustalenia warunków finansowych, prawnych i operacyjnych umowy handlowej. Ich celem jest ustalenie m.in. specyfikacji produktów/usług, harmonogramu dostaw towaru bądź realizacji usług oraz ceny oraz zasad płatności i rozliczeń.
  • Negocjacje zakupowe – jest to de facto rodzaj negocjacji handlowych, w których jedna ze stron dąży do korzystnego zakupu towarów lub usług. Pojęcie to zdobyło szczególną popularność w branżach takich jak FMCG czy handel wielkopowierzchniowy i międzynarodowy charakteryzujące się dużymi wolumenami dostaw.
  • Negocjacje cenowe – również rodzaj negocjacji handlowych, w których strony skupiają się przede wszystkim na cenach produktów i usług. Charakteryzują się one specyficznymi taktykami negocjacyjnymi, takimi jak zaokrąglanie cen, ukrywanie cen poprzez grupowanie, stosowanie progów cenowych itp.
  • Negocjacje pracownicze – najczęściej występują w postaci negocjacji indywidualnych, gdzie stronami są najczęściej pracownik i pracodawca, a ich celem jest ustalenie bądź zmiana warunków zatrudnienia (zarówno finansowych, ale też innych). Często jednak, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, spotyka się również negocjacje zbiorowe toczone przez pracodawcę i organizacje reprezentujące pracowników (związki zawodowe, komisje pracownicze…) zmierzające do zawarcie zbiorowego układu pracy. W negocjacjach tych mogą uczestniczyć też przedstawiciele organów państwowych czy też organizacje społeczne.
  • Formalne negocjacje prawne – w niektórych sytuacjach spotyka się również formalne negocjacje prawne, gdzie prezentowane w trakcie negocjacji stanowisko jest wiążące strony, więc nie może być tak swobodnie używane jako jedynie argument do osiągnięcia korzyści bądź zdobycia przewagi w rozmowach. Z sytuacją taką mamy do czynienia między innymi w trakcie nabywania zorganizowanych części przedsiębiorstw bądź całych przedsiębiorstw, gdzie strony składają oferty, które pod warunkiem spełnienia pewnych warunków muszą być wykonane. Oczywiście może zdarzyć się, że inna strona biorąca udział w negocjacjach złoży korzystniejszą ofertę i nasza zostanie odrzucona.
Jakie powinny być etapy przygotowania do negocjacji biznesowych?
  1. Określenie własnych celów i motywacji, granic ustępstw i kompromisu.
  2. Poznanie strony przeciwnej oraz próba oszacowania jej celów i motywacji.
  3. Wybór strategii negocjacyjnej oraz zespołu negocjacyjnego.
  4. Przygotowanie argumentacji i możliwych do zastosowania taktyk negocjacji.

Określenie własnych celów i motywacji, granic ustępstw i kompromisu. Pierwszym krokiem przygotowań powinno być ustalenie celów głównych i pobocznych jakie chcemy osiągnąć przez negocjacje wraz z uzasadnieniem dlaczego (motywacja) i jak ważne są dla nas poszczególne cele. Dobrą praktyką jest ułożenie ich pod względem priorytetów. Istotną częścią powinno być również określenie na jakie ustępstwa możemy pójść oraz które elementy nie podlegają dyskusji. Żeby dobrze przeprowadzić ten etap warto sięgnąć po liczby i fakty - aktualna pozycja przedsiębiorstwa, dogłębna znajomość produktów i ich rynkowej wartości, wiedza na temat pozycji cenowej i porównanie z konkurencją stosowanych warunków handlowych to minimum, które powinniśmy przeanalizować. Dodatkowy atutem będzie przeanalizowanie jakie mogą być scenariusze krańcowe negocjacji: jakie porozumienie byłoby rezultatem idealnym, jakie typową sytuacją win-win (najbardziej zalecaną ze względu na etykę i podtrzymanie dobrych relacji na przyszłość), a jaki scenariusz oznaczałby dla nas absolutne minimum.

Poznanie strony przeciwnej oraz próba oszacowania jej celów i motywacji. Truizmem będzie stwierdzenie, że mm więcej informacji pozyskamy na temat partnera, z którym rozmawiamy, tym dokładniej będziemy mogli ocenić jego mocne i słabe strony oraz motywacje, a dzięki temu określić pozycję w negocjacjach i potencjalną strategię negocjacyjną. W praktyce powinniśmy zebrać informacje dotyczące pozycji rynkowej partnera, przeanalizować jego sytuację finansową, dotychczasowych dostawców, a także własne doświadczenia z kontaktów i umowy zawierane w przeszłości. Częścią analizy powinno być również poznanie osób, które będą negocjować w imieniu partnera oraz spróbować ocenić jego styl negocjacyjny, zachowania w trakcie rozmów, pozycję w przedsiębiorstwie oraz cele.

Wybór strategii negocjacyjnej i zespołu negocjacyjnego. W praktyce występuje bardzo wiele systematyk strategii negocjacyjnych. Jedną z najpopularniejszych jest strategia współpracy, zwana również partnerską. Wychodzi ona z założenia, że jednym z najważniejszych elementów negocjacji powinna być orientacja na cele długoterminowe, czyli podtrzymanie współpracy długoterminowej poprzez zakończenie negocjacji poczuciem wygranej po obydwu stronach, co oczywiście nie zawsze udaje się osiągnąć. W strategii tej strony mogą przyjmować różne postawy, a rozmowy kończą się jednym z trzech rozwiązań:

Wygrana-Wygrana (win-win) – jest to tzw. sytuacja idealna, w której wszystkie strony negocjacji mają subiektywne poczucie osiągniecia sukcesu i realizacji celów. Podstawą tej postawy jest przeświadczenie, że druga strona nie jest wrogiem, lecz partnerem, który ma cele podobnie jak my. W podejściu tym strony skupiają się na rozbieżnościach i szukają takiego rozwiązania (kompromisu), który przyniesie maksimum korzyści każdej ze stron. Negocjacje przy przyjęciu takiej postawy toczą się w przyjaznej atmosferze, towarzyszą jej otwartość i konstruktywne odnoszenie się do uwag zgłaszanych przez partnera oraz dążenie do braku eskalacji negatywnych emocji, poszukiwania ustępstw i kompromisów. Współcześnie postawa ta zdobyła ogromną rzeszę zwolenników, nie tylko ze względu na możliwość utrzymywania długotrwałej współpracy, ale również ze względu na reputację – informacje o nieetycznych działaniach wyjątkowo łatwo rozchodzą się we współczesnym świecie i mogą negatywnie wpływać na zdolność przedsiębiorstwa do zawierania korzystnych kontraktów handlowych również z innymi partnerami, a nawet na możliwość pozyskania na rynku pracy najlepszych specjalistów, dla których etyka biznesu ma coraz większe znaczenie.

Wygrana-Przegrana – w przypadku tej postawy zakłada się, że wygrana jednej ze stron oznacza przegraną drugiej. Przyjmowanie takiej postawy może wynikać zarówno z przyczyn obiektywnych (np. brak możliwości pójścia na kompromis w danym obszarze) jak i subiektywnych, będących najczęściej odzwierciedleniem sposobu myślenia o biznesie i negocjacjach. Strona bądź strony wychodzą z założenia, że negocjacje prowadzi się niejako z wrogiem, a naszym celem jest jego pokonanie. Z założenia tego wynika atmosfera prowadzania rozmów nacechowana silną rywalizacją, brakiem zaufania, a nawet podejrzliwością i działaniami takimi jak manipulacja. W radzeniu sobie z tego typu partenerm mogą pomóc szkolenia z obsługi trudnego klienta.

Przegrana-Przegrana – w postawie tej strony dążą do wzajemnego szkodzenia sobie i możliwie silnego zdominowania partnera. Postawa ta wychodzi najczęściej z założenia, że partner jest nieuczciwy, a najlepszym rozwiązaniem będzie jego zniszczenie bądź znaczne osłabienie. Gdy obydwie strony wychodzą z takiego założenia mamy do czynienia z tzw. zimną wojną. Jest to najmniej efektywny tym podejścia do negocjacji, nastawiony na wyniszczenie, a nie osiąganie korzyści. Z reguły obydwie strony w wyniku tego typu negocjacji ponoszą straty.

W przypadku, gdy nie jest możliwe zastosowanie strategii współpracy strony mogą stosować cały szereg taktyk negocjacyjnych, które są przedmiotem szeregu szkoleń i kursów z technik negocjacji, zarządzania sprzedażą czy wywierania wpływu.

Przygotowanie argumentacji i możliwych do zastosowania taktyk negocjacji. Każde negocjacje, zwłaszcza partnerskie wymagają argumentacji i otwartości w jej przedstawianiu. Obejmuje to nie tylko prezentację argumentów, ale również umotywowanie dlaczego dana kwestia jest dla nas ważna. W strategii negocjacji nastawionych na win-win pozwala to szybciej dojść do porozumienia, bo często do realizacji celu prowadzi wiele dróg. Partnerzy rozumiejąc wzajemne motywacje mogą czynić ustępstwa w obszarach pozwalających realizować partnerowi ważne dla niego cele, aby w ten sam sposób móc osiągać własne.

Popularne taktyki negocjacyjne:
  • Znajdźmy kompromis
  • Dobry policjant, zły policjant
  • Badanie gruntu
  • Technika małych ustępstw
  • Technika eskalacji żądań (zwłaszcza w końcowej fazie)
  • Technika dużych trudności przy małych ustępstwach „Nie było to łatwe, ale udało mi się uzyskać zgodę…”
  • Technika tymczasowego usztywnienia w ustępstwach „To już absolutnie wszystko…”
  • Pozorowane zaskoczenie, zdumienie ofertą, argumentem czy pozycją negocjacyjną „To aż trudno skomentować / Pan raczy żartować”
  • Rozpoczęcie od mocnego uderzenia, aby stworzyć obszar do pozornych ustępstw
  • Rozczarowanie postępami „Wydaje się, że nie chcą Państwo negocjować”
  • Rozczarowanie ofertą „Będą Państwo musieli przyjść z (znacznie) lepszą ofertą”
  • Częściowa akceptacja, jako sposób wywalczenia ustępstw „Tak, ale…”, zwana też strategię dobrych i złych wiadomości
  • Odwoływanie się do wyższych instancji „Przedstawiłem Państwa ofertę, ale niestety nie spotkała się z akceptacją…”
  • Okładanie w czasie „Jeszcze wrócimy do tej kwestii…”
  • Zaokrąglanie, prezentacja zniekształcająca…
Sebastian Nowak

Sebastian Nowak

Redaktor Eventis.pl

Zajmuję się tematyką nowoczesnych technologii w biznesie, między innymi z zakresu marketingu internetowego (SEM, SEO, copywriting, systemy analityczne dla eCommerce), a także tematami specjalistycznych umiejętności zawodowych niezbędnych na stanowiskach specjalistów i menedżerów.

Polecane wydarzenia