Arkadiusz Maraski

Negocjacje w biznesie: definicja, etapy i techniki negocjacji

Negocjacje biznesowe są nieodłączną częścią prowadzenia działalności niemalże w każdej branży i pod każdą szerokością geograficzną. Mogą przyjmować postać czy to negocjacji handlowych, w których przedsiębiorstwo stara się zawszeć korzystny kontrakt handlowy, ale równie często negocjacji pracowniczych, zarówno ze związkami zawodowymi jak i indywidualnymi pracownikami czy też negocjacji zakupowych, w których liczą się warunki i cena zakupu towarów czy usług. Sprawdź jaka jest definicja negocjacji, poznaj etapy i techniki negocjacji i dowiedz się jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie.

Spis treści:

  1. Definicja negocjacji i znaczenie negocjacji w biznesie
  2. Rodzaje negocjacji
  3. Jakie są fazy i etapy negocjacji?
  4. Czym jest strategia negocjacyjna?
  5. Postawy negocjacyjne
  6. Popularne techniki negocjacji
  7. Podsumowanie

Definicja negocjacji i znaczenie negocjacji w biznesie

Co to są negocjacje? Jaka jest definicja negocjacji? Negocjacje to dwustronny bądź wielostronny proces komunikowania się stron, którego celem jest osiągnięcie porozumienia (zawarcie umowy, kontraktu…), w sytuacji gdy przynajmniej jedna strona ma odmienne spojrzenie bądź opinię na kształt ewentualnego porozumienia. Negocjacje są więc jednocześnie sposobem i drogą osiągania porozumienia (konsensusu), a ich nieodłącznym elementem jest konieczność pójścia na kompromis przez właściwie obydwie strony. Zgodnie z definicją negocjacji za pełnoprawne negocjacje trudno jest uznać sytuację, w której jedna ze stron dysponuje na tyle silną pozycją, że de facto narzuca w pełni swoją wolę – tego typu sytuację należy raczej nazywać pozornymi negocjacjami bądź wymuszeniem porozumienia.

zespół w trakcie negocjacji

Negocjacje w biznesie prawie nigdy nie są proste. Stawka rozmów jest bardzo często wysoka, ewentualne powodzenie może przynieść firmie znaczne korzyści, a fiasko negocjacji może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji, czy to finansowych, prawnych czy organizacyjnych. Dlatego tak ważne jest, aby do negocjacji nie podchodzić z biegu, dobrze poznać techniki i strategie negocjacyjne, jeśli to możliwe przećwiczyć je, rozwijać swoje kompetencje w tym obszarze negocjując mniejsze bądź prostsze kontrakty, aby w nieodległej przyszłości być gotowym do prawdziwych negocjacyjnych batalii. Jak skutecznie prowadzić negocjacje? W poznaniu etapów i technik negocjacji, strategii negocjacyjnych i ich przećwiczeniu w praktyce pomóc mogą profesjonalne szkolenia i kursy z negocjacji. W artykule przybliżamy najważniejsze fakty dotyczące negocjacji, przedstawiamy fazy negocjacji, techniki negocjacyjne i sposoby wywierania wpływu.

Rodzaje negocjacji

Jakie są główne rodzaje negocjacji? We współczesnej literaturze i praktyce dotyczącej biznesu wyróżnia się wiele rodzajów negocjacji. Najważniejsze rodzaje negocjacji to między innymi:

  • Negocjacje handlowe – zazwyczaj odbywają się pomiędzy dwoma niezależnymi organizacjami, podmiotami czy przedsiębiorstwami i dotyczą ustalenia warunków finansowych, prawnych i operacyjnych umowy handlowej. Ich celem jest ustalenie m.in. specyfikacji produktów/usług, harmonogramu dostaw towaru bądź realizacji usług oraz ceny oraz zasad płatności i rozliczeń.

  • Negocjacje zakupowe – jest to de facto rodzaj negocjacji handlowych, w których jedna ze stron dąży do korzystnego zakupu towarów lub usług. Pojęcie to zdobyło szczególną popularność w branżach takich jak FMCG czy handel wielkopowierzchniowy i międzynarodowy charakteryzujące się dużymi wolumenami dostaw.

  • Negocjacje cenowe – również rodzaj negocjacji handlowych, w których strony skupiają się przede wszystkim na cenach produktów i usług. Charakteryzują się one specyficznymi taktykami negocjacyjnymi, takimi jak zaokrąglanie cen, ukrywanie cen poprzez grupowanie, stosowanie progów cenowych itp.

  • Negocjacje pracownicze – najczęściej występują w postaci negocjacji indywidualnych, gdzie stronami są najczęściej pracownik i pracodawca, a ich celem jest ustalenie bądź zmiana warunków zatrudnienia (zarówno finansowych, ale też innych). Często jednak, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, spotyka się również negocjacje zbiorowe toczone przez pracodawcę i organizacje reprezentujące pracowników (związki zawodowe, komisje pracownicze…) zmierzające do zawarcie zbiorowego układu pracy. W negocjacjach tych mogą uczestniczyć też przedstawiciele organów państwowych czy też organizacje społeczne.

  • Formalne negocjacje prawne – w niektórych sytuacjach spotyka się również formalne negocjacje prawne, gdzie prezentowane w trakcie negocjacji stanowisko jest wiążące strony, więc nie może być tak swobodnie używane jako jedynie argument do osiągnięcia korzyści bądź zdobycia przewagi w rozmowach. Z sytuacją taką mamy do czynienia między innymi w trakcie nabywania zorganizowanych części przedsiębiorstw bądź całych przedsiębiorstw, gdzie strony składają oferty, które pod warunkiem spełnienia pewnych warunków muszą być wykonane. Oczywiście może zdarzyć się, że inna strona biorąca udział w negocjacjach złoży korzystniejszą ofertę i nasza zostanie odrzucona.

Jakie są fazy i etapy negocjacji?

Prowadzenie negocjacji biznesowych wymaga odpowiedniego przygotowania i przeprowadzenia całego procesu. Proces przygotowania negocjacji w biznesie można podzielić na cztery główne fazy. Warto bliżej prześledzić etapy negocjacji oraz dokładniej zapoznać się z zakresem działań podejmowanych na każdym etapie.

4 etapy/fazy negocjacji:

  1. Określenie własnych celów i motywacji, granic ustępstw i kompromisu.
  2. Poznanie strony przeciwnej oraz próba oszacowania jej celów i motywacji.
  3. Wybór strategii negocjacyjnej oraz zespołu negocjacyjnego.
  4. Przygotowanie argumentacji i możliwych do zastosowania taktyk negocjacji.

Fazy, etapy negocjacji w szczegółach:

  1. Określenie własnych celów i motywacji, granic ustępstw i kompromisu. Pierwszym krokiem przygotowań powinno być ustalenie celów głównych i pobocznych jakie chcemy osiągnąć przez negocjacje wraz z uzasadnieniem dlaczego (motywacja) i jak ważne są dla nas poszczególne cele. Dobrą praktyką jest ułożenie ich pod względem priorytetów. Istotną częścią powinno być również określenie na jakie ustępstwa możemy pójść oraz które elementy nie podlegają dyskusji. Żeby dobrze przeprowadzić ten etap warto sięgnąć po liczby i fakty - aktualna pozycja przedsiębiorstwa, dogłębna znajomość produktów i ich rynkowej wartości, wiedza na temat pozycji cenowej i porównanie z konkurencją stosowanych warunków handlowych to minimum, które powinniśmy przeanalizować. Dodatkowy atutem będzie przeanalizowanie jakie mogą być scenariusze krańcowe negocjacji: jakie porozumienie byłoby rezultatem idealnym, jakie typową sytuacją win-win (najbardziej zalecaną ze względu na etykę i podtrzymanie dobrych relacji na przyszłość), a jaki scenariusz oznaczałby dla nas absolutne minimum.

  2. Poznanie strony przeciwnej oraz próba oszacowania jej celów i motywacji. Truizmem będzie stwierdzenie, że mm więcej informacji pozyskamy na temat partnera, z którym rozmawiamy, tym dokładniej będziemy mogli ocenić jego mocne i słabe strony oraz motywacje, a dzięki temu określić pozycję w negocjacjach i potencjalną strategię negocjacyjną. W praktyce powinniśmy zebrać informacje dotyczące pozycji rynkowej partnera, przeanalizować jego sytuację finansową, dotychczasowych dostawców, a także własne doświadczenia z kontaktów i umowy zawierane w przeszłości. Częścią analizy powinno być również poznanie osób, które będą negocjować w imieniu partnera oraz spróbować ocenić jego styl negocjacyjny, zachowania w trakcie rozmów, pozycję w przedsiębiorstwie oraz cele.

  3. Wybór strategii negocjacyjnej i zespołu negocjacyjnego. W praktyce występuje bardzo wiele systematyk strategii negocjacyjnych. Jedną z najpopularniejszych jest strategia współpracy, zwana również partnerską. Wychodzi ona z założenia, że jednym z najważniejszych elementów negocjacji powinna być orientacja na cele długoterminowe, czyli podtrzymanie współpracy długoterminowej poprzez zakończenie negocjacji poczuciem wygranej po obydwu stronach, co oczywiście nie zawsze udaje się osiągnąć. W strategii tej strony mogą przyjmować różne postawy, a rozmowy kończą się jednym z trzech rozwiązań, które omawiamy w rodzale Postawy negocjacyjne.

  4. Przygotowanie argumentacji i możliwych do zastosowania taktyk negocjacji. Każde negocjacje, zwłaszcza partnerskie wymagają argumentacji i otwartości w jej przedstawianiu. Obejmuje to nie tylko prezentację argumentów, ale również umotywowanie dlaczego dana kwestia jest dla nas ważna. W strategii negocjacji nastawionych na win-win pozwala to szybciej dojść do porozumienia, bo często do realizacji celu prowadzi wiele dróg. Partnerzy rozumiejąc wzajemne motywacje mogą czynić ustępstwa w obszarach pozwalających realizować partnerowi ważne dla niego cele, aby w ten sam sposób móc osiągać własne.

Czym jest strategia negocjacyjna?

Strategia negocjacyjna to zaplanowany sposób postępowania, który ma na celu osiągnięcie określonych celów w trakcie negocjacji. Strategia ta jest oparta na analizie dostępnych informacji, oczekiwaniach i możliwościach obu stronnych korzyści.

Oto kilka popularnych strategii negocjacyjnych:

  1. Rozwiązanie o win-win (ang. Win-Win) - obie strony dążą do znalezienia rozwiązania, które przyniesie obopólne korzyści. Ten rodzaj strategii zakłada, że korzystny wynik dla jednej strony nie musi oznaczać straty dla drugiej.

  2. Pozycyjna (ang. Positional Bargaining) - jedna strona zajmuje pewną pozycję i trzyma się jej. Ten sposób negocjowania często prowadzi do sytuacji win-lose, gdzie jedna strona „wygrywa”, a druga „przegrywa”.

  3. Negocjacje oparte na interesach (ang. Principled Negotiation lub Interest-Based Negotiation) - obie strony skupiają się na swoich rzeczywistych interesach, a nie na zajmowanych pozycjach. Dąży się do zrozumienia głębszych motywacji i potrzeb drugiej strony.

  4. "Good cop, bad cop" - strategia, w której dwie osoby z jednej strony negocjujące przeprowadzają negocjacje w taki sposób, że jedna jest bardziej agresywna (zły policjant), a druga bardziej przyjazna i rozsądna (dobry policjant). Celem jest dezorientacja drugiej strony i zmuszenie jej do ustępstw.

  5. Anchoring (Kotwiczenie) - polega na zaproponowaniu wyjściowej, często ekstremalnej propozycji, która ma służyć jako punkt odniesienia dla dalszych negocjacji. Inne propozycje są następnie porównywane do tego „kotwiczenia”.

  6. Salami tactics (Taktyka salami) - dzieli negocjacje na mniejsze kawałki, negocjując każdy z nich oddzielnie. Może to prowadzić do sytuacji, w której strona przeciwna zgadza się na więcej niż pierwotnie zamierzała.

  7. Walk-away price (Cena odchodzenia) - to najniższa cena, jaką sprzedawca jest skłonny przyjąć, lub najwyższa cena, jaką kupujący jest skłonny zapłacić. Określenie tej ceny z góry może pomóc w negocjacjach, gdyż pozwala ona negocjatorowi wiedzieć, kiedy ma się wycofać.

Pamiętaj, że kluczem do skutecznych negocjacji jest dobra komunikacja, zrozumienie drugiej strony i elastyczność. Dobrze jest też być przygotowanym, znać swoje cele, granice ustępstw oraz mieć informacje na temat przeciwnika negocjacyjnego.

Postawy negocjacyjne

Strategia współpracy jest jedną z najpowszechniej stosowanych strategii negocjacyjnych. W jej ramach strony dążą do przyjęcia jednej z trzech postaw:

Wygrana-Wygrana (win-win) – jest to tzw. sytuacja idealna, w której wszystkie strony negocjacji mają subiektywne poczucie osiągniecia sukcesu i realizacji celów. Podstawą tej postawy jest przeświadczenie, że druga strona nie jest wrogiem, lecz partnerem, który ma cele podobnie jak my. W podejściu tym strony skupiają się na rozbieżnościach i szukają takiego rozwiązania (kompromisu), który przyniesie maksimum korzyści każdej ze stron. Negocjacje przy przyjęciu takiej postawy toczą się w przyjaznej atmosferze, towarzyszą jej otwartość i konstruktywne odnoszenie się do uwag zgłaszanych przez partnera oraz dążenie do braku eskalacji negatywnych emocji, poszukiwania ustępstw i kompromisów. Współcześnie postawa ta zdobyła ogromną rzeszę zwolenników, nie tylko ze względu na możliwość utrzymywania długotrwałej współpracy, ale również ze względu na reputację – informacje o nieetycznych działaniach wyjątkowo łatwo rozchodzą się we współczesnym świecie i mogą negatywnie wpływać na zdolność przedsiębiorstwa do zawierania korzystnych kontraktów handlowych również z innymi partnerami, a nawet na możliwość pozyskania na rynku pracy najlepszych specjalistów, dla których etyka biznesu ma coraz większe znaczenie.

Wygrana-Przegrana – w przypadku tej postawy zakłada się, że wygrana jednej ze stron oznacza przegraną drugiej. Przyjmowanie takiej postawy może wynikać zarówno z przyczyn obiektywnych (np. brak możliwości pójścia na kompromis w danym obszarze) jak i subiektywnych, będących najczęściej odzwierciedleniem sposobu myślenia o biznesie i negocjacjach. Strona bądź strony wychodzą z założenia, że negocjacje prowadzi się niejako z wrogiem, a naszym celem jest jego pokonanie. Z założenia tego wynika atmosfera prowadzania rozmów nacechowana silną rywalizacją, brakiem zaufania, a nawet podejrzliwością i działaniami takimi jak manipulacja. W radzeniu sobie z tego typu partenerm mogą pomóc szkolenia z obsługi trudnego klienta.

Przegrana-Przegrana – w postawie tej strony dążą do wzajemnego szkodzenia sobie i możliwie silnego zdominowania partnera. Postawa ta wychodzi najczęściej z założenia, że partner jest nieuczciwy, a najlepszym rozwiązaniem będzie jego zniszczenie bądź znaczne osłabienie. Gdy obydwie strony wychodzą z takiego założenia mamy do czynienia z tzw. zimną wojną. Jest to najmniej efektywny tym podejścia do negocjacji, nastawiony na wyniszczenie, a nie osiąganie korzyści. Z reguły obydwie strony w wyniku tego typu negocjacji ponoszą straty.

W przypadku, gdy nie jest możliwe zastosowanie strategii współpracy strony mogą stosować cały szereg taktyk negocjacyjnych, które są przedmiotem szeregu szkoleń i kursów z technik negocjacji, zarządzania sprzedażą czy wywierania wpływu.

Popularne techniki negocjacji

Negocjacje w biznesie pozwalają zastosować liczne techniki negocjacyjne. Techniki negocjacji to konkretne narzędzia i metody stosowane przez negocjatorów, aby osiągnąć swoje cele podczas negocjacji. Te techniki pomagają w kierowaniu procesem negocjacyjnym, wpływając na decyzje i reakcje drugiej strony.

Oto kilka popularnych technik negocjacji:

  1. Pytania otwarte: pozwalają one uzyskać więcej informacji od drugiej strony, skłaniając ją do dzielenia się myślami i uczuciami zamiast udzielania krótkich odpowiedzi.

  2. Aktywne słuchanie: skupianie się na tym, co mówi druga strona, i potwierdzanie zrozumienia przez powtarzanie lub parafrazowanie. Buduje to zaufanie i pokazuje, że jesteś zaangażowany w proces negocjacyjny.

  3. Zastosowanie ciszy: pozwala to na przemyślenie stanowiska, ale także często skłania drugą stronę do mówienia więcej lub do przemyślenia swojego stanowiska.

  4. Wysoka początkowa oferta (lub niska w zależności od sytuacji): startując z ekstremalnej propozycji, można dać sobie więcej miejsca do manewru w trakcie negocjacji.

  5. Zastosowanie wzmocnień i sankcji: chwalenie lub nagradzanie drugiej strony za pożądane zachowania, lub sygnalizowanie potencjalnych konsekwencji za niewłaściwe postępowanie.

  6. Zastosowanie taktyki "podziel i panuj": skupianie się na rozwiązywaniu mniejszych problemów lub kwestii zamiast próbować rozwiązać wszystko naraz.

  7. Testowanie założeń: pytanie drugiej strony o jej potrzeby, interesy i priorytety zamiast zakładać, co może myśleć lub chcieć.

  8. Budowanie relacji: budowanie pozytywnych relacji z drugą stroną może prowadzić do bardziej konstruktywnych i kooperacyjnych negocjacji.

  9. Zaawansowane techniki komunikacji: takie jak reformułowanie, parafrazowanie, używanie metafor czy opowieści, aby lepiej przekazać swoje stanowisko lub zrozumieć stanowisko drugiej strony.

  10. Taktyka BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement): zrozumienie swojej najlepszej alternatywy do wynegocjowanego porozumienia i używanie jej jako punktu odniesienia podczas negocjacji.

  11. Taktyka "Pakietowania": łączenie kilku kwestii w jeden pakiet, co pozwala na większą elastyczność w negocjacjach.

Nie sposób omówić wszystkich technik negocjacyjnych w jednym artykule, ale do często stosowanych innych technik negocjacji należą również:

  • Znajdźmy kompromis
  • Badanie gruntu
  • Technika małych ustępstw
  • Technika eskalacji żądań (zwłaszcza w końcowej fazie)
  • Technika dużych trudności przy małych ustępstwach „Nie było to łatwe, ale udało mi się uzyskać zgodę…”
  • Technika tymczasowego usztywnienia w ustępstwach „To już absolutnie wszystko…”
  • Pozorowane zaskoczenie, zdumienie ofertą, argumentem czy pozycją negocjacyjną „To aż trudno skomentować / Pan raczy żartować”
  • Rozpoczęcie od mocnego uderzenia, aby stworzyć obszar do pozornych ustępstw
  • Rozczarowanie postępami „Wydaje się, że nie chcą Państwo negocjować”
  • Rozczarowanie ofertą „Będą Państwo musieli przyjść z (znacznie) lepszą ofertą”
  • Częściowa akceptacja, jako sposób wywalczenia ustępstw „Tak, ale…”, zwana też strategię dobrych i złych wiadomości
  • Odwoływanie się do wyższych instancji „Przedstawiłem Państwa ofertę, ale niestety nie spotkała się z akceptacją…”
  • Okładanie w czasie „Jeszcze wrócimy do tej kwestii…”
  • Zaokrąglanie, prezentacja zniekształcająca…

Wybór techniki negocjacyjnej uwarunkowany jest zarówno sytuacją negocjacyjną, przyjętą strategią, jak i osobistymi preferencjami zespołu negocjacyjnego. Kiedy używasz technik negocjacji, ważne jest, aby zachować uczciwość i etykę. Nieuczciwe taktyki mogą przynieść krótkoterminowe korzyści, ale mogą również zaszkodzić Twojej reputacji i długoterminowym relacjom biznesowym.

Podsumowanie

Jaka jest definicja negocjacji? Negocjacje to proces komunikowania się uczestników, którego celem jest osiągnięcie porozumienia pomimo istnienia różnic co do interesów i celów. Jakie są najważniejsze rodzaje negocjacji? Do głównych rodzajów negocjacji zaliczamy negocjacje handlowe, negocjacje zakupowe, negocjacje prawne, negocjacje pracownicze oraz negocjacje cenowe. Ile jest etapów negocjacji? Negocjacje dzielimy na 4 główne etapy czy też fazy. Jakie postawy negocjacyjne mogą przyjmować strony? Postawę wygrana-wygrana, wygrana-przegrana oraz przegrana-przegrana. Jak poznać techniki negocjacji? Techniki negocjacji to szczegółowo zaplanowane taktyki negocjacyjne, triki, blefy i zagrania, kórych celem jest wywarcie odpowiedniego efektu. Ich zastosowanie wymaga nie tylko wiedzy, ale też praktycznych umiejętności, dlatego powszechnie uważa się, że techniki negocjacji poznawać należy w trakcie praktycznych szkoleń i warsztatów z prowadzenia negocjacji.

Arkadiusz Maraski

Arkadiusz Maraski

Redaktor Eventis.pl

Specjalizuję się w obszarach marketingu, reklamy i promocji, sprzedaży, obsługi klienta i e-commerce. Piszę na tematy związane z negocjacjami, technikami sprzedaży, marketingiem internetowym (SEM, SEO, Social Media, CRM), CX i UX. Obszary mojej specjalizacji wynikają zarówno z mojego zainteresowania trendami w tych silnie zmieniających się branżach, jak umiejętnością łączenia kreatywności z analizą danych, które są szczególnie ważne w nowoczesnym marketingu i sprzedaży.

Polecane wydarzenia

J.G.Training

Skuteczna windykacja należności w aspekcie prawnym i negocjacyjnym

  • już od 1 790 zł
  • już od 1 790 zł
Zapisz się
4GROW Sp. z o.o.

Negocjacje w biznesie - Akademia Nowych Negocjacji

  • już od 1 800 zł
  • już od 1 800 zł
Zapisz się
Langas Regtech sp. z o.o.

Prawne aspekty negocjacji ze związkami zawodowymi

  • już od 1 871 zł
  • już od 1 871 zł
Zapisz się

Ostatnie artykuły

Jak wdrożyć nowego pracownika? 6 najważniejszych zasad
20 lutego 2024
Jak wdrożyć nowego pracownika? 6 najważniejszych zasad

Konkurencyjny rynek pracy wymaga od firm nie tylko znajdowania talentów, ale też ich efektywnego wdrażania i zatrzymywania. Pomóc w tym może dobrze zorganizowany proces onboardingowy.

Czytaj więcej
Technologie budowania stron internetowych. Co jest na topie?
20 lutego 2024
Technologie budowania stron internetowych. Co jest na topie?

Technologie używane do tworzenia nowoczesnych stron zmieniają się wraz z rosnącymi oczekiwaniami użytkowników oraz zmieniającymi się standardami w internecie. Sprawdź jakie technologie są obecnie na topie.

Czytaj więcej
Fintech - co to jest? Kiedy z niego korzystamy?
15 lutego 2024
Fintech - co to jest? Kiedy z niego korzystamy?

Fintech, czyli technologie finansowe, rewolucjonizują sposób, w jaki świadczone są usługi finansowe. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Zobacz w jaki sposób FinTech wpływa na codzienne życie.

Czytaj więcej
Czym jest ESG i jak wpływa na działalność firm i organizacji?
14 lutego 2024
Czym jest ESG i jak wpływa na działalność firm i organizacji?

Termin ESG stał się w ostatnich latach jednym z najczęściej dyskutowanych w świecie biznesu oraz administracji publicznej. Warto dowiedzieć się czym jest ESG, jak wypływa na biznes, jak wyznaczać i raportować spełnienie celów ESG.

Czytaj więcej