Anna Franiak

Sygnalista i ochrona sygnalistów - kto to jest sygnalista i jakiej ochronie podlega?

Dyrektywa o sygnalistach wprowadza definicję kto to jest sygnalista oraz jakiej ochronie prawnej podlegają sygnaliści. Dowiedz się jakie są obowiązki firm, urzędów, jednostek oświatowych i innych jednostek publicznych w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów. Sprawdź jak wdrożyć środki z zakresu ochrony sygnalistów oraz jakie kary grożą w przypadku nie przestrzegania ustawy o sygnalistach.

Spis treści:
  1. Sygnalista - definicja
  2. Dyrektywa o ochronie sygnalistów
  3. Rola sygnalistów, czyli co zgłasza sygnalista?
  4. Jakie są obowiązki pracodawców związane z Dyrektywą o sygnalistach?
  5. Ochrona sygnalistów
  6. Kary dla pracodawców związane z Dyrektywą o sygnalistach
  7. Jak wdrożyć ochronę sygnalistów w firmie, urzędzie, szkole?
Sygnalista - definicja

Kto to jest jest sygnalista? Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenia prawa Unii Europejskiej w zakładzie pracy. Alternatywnie do słowa sygnalista w obrocie funkcjonują również pojęcia takie jak demaskator, a także z angielskiego whistleblower. Jest to osoba nagłaśniająca działalność, która najprawdopodobniej jest nielegalna lub nieuczciwa (przy czym istotne jest opieranie się o fakty, a nie subiektywne odczucia).

Definicja sygnalisty zgodnie z przepisami zawartymi w Dyrektywie o ochronie sygnalistów to osoba, która w ramach przedsiębiorstwa, urzędu czy innej organizacji prowadzonej przez pracodawcę zgłasza nieprawidłowości mające miejsce w miejscu pracy, w środowisku zawodowym lub takie, za które odpowiedzialny jest pracodawca, a które dotykają interesu ponadindywidualnego (np. interesu pracodawcy, interesu społecznego…). Osoba taka podlega prawnej ochronie, a zgłoszenie nieprawidłowości może następować:

  • do organów pracodawcy (np. do zarządu, do specjalnych komórek audytorskich, do zespołów compliance…) lub
  • do organów zewnętrznych (np. do organów ścigania, instytucji publicznych sprawujących nadzór nad funkcjonowaniem przedsiębiorstw…) lub
  • do opinii publicznej (poprzez ujawnienie publiczne np. w mediach).

Kto może być sygnalistą? Sygnalistą może być nie tylko pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę. Sygnaliści mogą wywodzić się również z grona innych osób, które uzyskały informacje o naruszeniu w kontekście związanym z pracą, mogą to być na przykład zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, kontrahenci, byli pracownicy, osoby w trakcie procesu rekrutacji… 

Wyświetl szkolenia ochrona sygnalistów, szkolenia dla sygnalistów

Dyrektywa o sygnalistach, dyrektywa o ochronie sygnalistów

Podstawą prawną instytucji sygnalisty i podstawą objęcia ochroną osób, które występują w roli sygnalisty jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dyrektywa zawiera definicję kto to sygnalista, jakie są jego prawa, środki ochrony, a także obowiązki pracodawców z zakresu zapewnienia ochrony sygnalistów.

Inicjatywa powstania Dyrektywy wychodzi z obserwacji, że to pracownicy przedsiębiorstwa, urzędu czy innej instytucji, dzięki możliwości operowania wewnątrz organizacji, są najskuteczniejszą grupą zauważającą problemy i nieprawidłowości pojawiające się w organizacji. Badania pokazują, że tzw. podpowiedź płynąca z wewnątrz organizacji (ang. tip off) jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi wykrywania nadużyć i nieprawidłowości w miejscu pracy, a dzięki temu podejmowania działań naprawczych. Jednocześnie nietrudno zauważyć, że działanie takie wymaga odwagi, stąd też inicjatywa objęcia ochroną prawną osób sygnalizujących nieprawidłowości w funkcjonowaniu danej organizacji (sygnalistów).

Rola sygnalistów, czyli co zgłasza sygnalista?

Dyrektywa wymienia cały szereg dziedzin, obszarów i aktów prawnych, które powinny i mogą podlegać zgłoszeniom ze strony sygnalistów. Są to między innymi:

  • zamówienia publiczne i prawidłowość ich prowadzenia,
  • kwestie finansowe i podatkowe (np. unikanie opodatkowania, brak procedur AML…),
  • bezpieczeństwo produktów i transportu (np. brak spełnienia norm w zakresie produktów, brak przestrzegania zasad ADR w transporcie…),
  • ochrona środowiska (np. naruszenia w zakresie przepisów ochrony środowiska, np. brak rejestracji w BDO i ewidencji odpadów…),
  • ochrona konsumentów (np. zbiorowe naruszenia praw konsumentów, reklamacje prowadzone niezgodnie z prawem ochrony konsumentów…),
  • ochrona danych osobowych (np. działanie niezgodne z przepisami RODO).

Dyrektywa pozostawia też krajom członkowskim swobodę w rozszerzeniu katalogu zgłoszeń podlegających ochronie.

Przy zgłaszaniu nieprawidłowości warto zwrócić uwagę na dwie kwestie:

  • zgłoszenie powinno dotyczyć interesu ponadindywidualnego, np. interesu pracodawcy, interesu społecznego, interesu pracowników, interesu konsumentów itp. Sygnalista reaguje zatem na zagrożenia stwarzane przez pracodawcę dla interesu szerszego niż indywidualny. Może to być zagrożenie dla wartości uznanych za ważne: takich jak życie, zdrowie, prawa konsumentów, bezpieczeństwo publiczne, dobrostan środowiska naturalnego, bezpieczeństwo i higiena pracy itp.
  • zgłoszenie powinno opierać się o stan faktyczny, a nie o subiektywne przekonania zgłaszającego. Zawiadamiając o nieprawidłowościach należy polegać na podstawach faktycznych. Sygnalista zgłasza więc fakty (np. że coś się wydarzyło), a nie domniemanie lub subiektywną interpretację faktów. Niedopuszczalne jest zgłaszanie okoliczności, które nie miały miejsca. Oczywiście Dyrektywa zakłada możliwość popełnienia pomyłki przez zgłaszającego, który uznał za nieprawidłowość sytuację, o której nie miał pełnej wiedzy, ale posiadane informacje dawały obiektywnie podstawy do wątpliwości. Przepisy posługują się w tej kwestii pojęciem dobrej wiary. Jeśli zgłaszający działał w dobrej wierze, tj. w oparciu o podstawy faktyczne, również wtedy, gdy ostatecznie zgłaszane sygnały się nie potwierdzą przysługuje mu status sygnalisty.
Jakie są obowiązki pracodawców związane z Dyrektywą o sygnalistach?

Dyrektywa nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Pamietać należy przy tym, że katalog podmiotów zobowiązanych do wdrożenia ochrony sygnalistów jest szeroki, znajdziemy w nim firmy i przedsiębiorstwa prywatne, urzędy (np. urzędy gmin, jednostki budżetowe), oświata (szkoły, przedszkola...). Obowiązki jakie nakłada Dyrektywa o sygnalistach to:

  1. konieczność zapewnienia kanałów do wewnętrznych zgłoszeń ze strony sygnalistów spełniających następujące wymogi:
    • tożsamość sygnalisty nie może być ujawniona żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych,
    • kanały zgłoszeń muszą obejmować przyjmowanie zgłoszeń pisemnych, jak i ustnych (za pomocą systemów komunikacji głosowej, jak i podczas bezpośredniego spotkania),
    • przyjmujący zgłoszenie potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania,
    • należy wyznaczyć bezstronny zespół lub osobę, która będzie uprawniona do podjęcia działań następczych oraz komunikacji z sygnalistą,
    • informacja zwrotna o podjętych działaniach następczych powinna zostać udzielona sygnaliście w rozsądnym czasie, nie dłuższym niż 3 miesiące od zgłoszenia.
  2. konieczność prowadzenia ewidencji zgłoszeń, którego zasady sporządzania określa Dyrektywa oraz przepisy implementujące do porządku prawnego poszczególnych państw członkowskich Unii Europejskiej.
  3. konieczność zapewnienia ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów).

Obowiązki te nałożone zostały na wszystkich pracodawców, zarówno prywatnych, jak i publicznych, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników.

Kiedy wchodzi ustswa o sygnalistach? Pracodawcy zatrudniający 250 i więcej pracowników zgodnie z założeniami Dyrektywy o sygnalistach powinny wdrożyć nowe zasady do 17 grudnia 2021 roku, a pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników do 17 grudnia 2023 roku. W praktyce wiele krajów Unii Europejskie, w tym Polska, spóźnia się z zaimplementowaniem nowych przepisów do porządku krajowego. Ustawa o sygnalistach utknęła na etapie prac legislacyjnych i obecnie nie jest znana dana jej wprowadzenia. Nie warto jednak czekać na moment, gdy pojawi się ustawa o sygnalistach, ale rozpocząć przygotowania do wdrożenia, co pozwoli zyskać czas oraz zapewnić sobie dostęp do tańszych rozwiązań z zakresu systemów do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Zwłaszcza, że eksperci przewidują, że firmy i organizacje będą miały zaledwie miesiąc o uchwalenia ustawy na spełnienie przewidzianych nią obowiązków.

Ochrona sygnalistów

Sprawne funkcjonowanie systemu zgłaszania nadużyć i nieprawidłowości wymaga zapewnienia ochrony prawnej osób zgłaszających tego typu sytuacje, czyli sygnalistów. Jak w praktyce wygląda ochrona sygnalistów?

  • Sygnalista w związku z dokonanym zgłoszeniem nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Pamiętać przy tym należy, aby zgłoszenie miało podstawy faktyczne.
  • Niedopuszczalne jest podejmowanie względem sygnalisty jakichkolwiek działań odwetowych, ich lista jest otwarta, a jako przykłady można podać działania takie jak: zwolnienie czy rozwiązanie umowy, odmowa przedłużenia umowy podyktowana zgłoszeniem, zawieszenie w obowiązkach, wypowiedzenie umowy z kontrahentem, przesunięcie na inne stanowisko czy do innego miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia lub oceny pracy itp. Dyrektywa przyjmuje domniemanie, że jeśli sygnalista poniósł szkodę, to jest ona wynikiem podjętych działań odwetowych, a ciężar udowodnienia zasadności działań ciąży na pracodawcy.
Kary dla pracodawców związane z Dyrektywą o sygnalistach

Na państwa członkowskie Unii Dyrektywa wprowadza obowiązek ustanowienia sankcji na pracodawców, którzy:

  • utrudniają dokonywanie zgłoszeń,
  • podejmują działania odwetowe wobec osób zgłaszających nieprawidłowości i naruszenia bądź wszczynają postępowania wobec sygnalistów,
  • nie dotrzymują obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.
Jak wdrożyć ochronę sygnalistów w firmie, urzędzie, szkole?

Ochrona sygnalistów musi być wdrożona w firmie, w urzędzie, w szkole i całym szeregu innych instytucji. Z myślą o zapewnieniu wiedzy o ochronie sygnalistów powstały szkolenia sygnaliści i ochrona sygnalistów. Wiele firm szkoleniowych jest gotowych również do prowadzenia obowiązkowych szkoleń dla sygnalistów. Chcąc wdrożyć system ochrony sygnalistów możemy również skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm zajmujących się ochronądanych osobowych oraz właśnie ochroną sygnalistów. Wiele z nich oferuje nie tylko doradztwo przy wdrożeniu w życie przepisów Dyrektywy o sygnalistach, ale też specjalistyczne rozwiązania informatyczne, programy oraz aplikacje internetowe, które są gotowe do użycia jako system przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach. Pozwala to uniknąć samodzielnego budowania rozwiązań zapewniających ochronę sygnalistów.

Podsumowanie

Kto to sygnalista? Skrócona definicja mówi, że sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenia prawa w organizacji. Czy ochrona sygnalistów jest obowiązkowa? Ochronę sygnalistów wprowadza Dyrektywa o sygnalistach i nakłada tej obwiązek na firmy, urzędy, jednostli oświatowe i inne jednostki publiczne zatrudniające powyżej 50 osób. Kiedy wchodzi Ustawa o sygnalistach? Prace nad ustawą o sygnalistach trwają, a jej ostateczna data wejście w życie nie jest ustalona, więc nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie kiedy wchodzi ustawa o sygnalistach. Eksperci ostrzegają jednak, że nie warto czekać z rozpoczęciem prac do ostatniej chwili, gdyż spodziewane vacatio legis (czas na wdrożenie postanowień ustawy) to zaledwie 30 dni! Wiele systemów i rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów, obsługiwania zgłoszeń itp. będzie znacznie droższa w chwili, gdy wszyscy przedsiębiorcy będą w tym samym czasie poszukiwać odpowiednich rozwiązań.

Anna Franiak

Anna Franiak

Redaktor Eventis.pl

Od kilku lat zajmuję się przygotowaniem materiałów merytorycznych dla czołowych polskich portali internetowych, a także na potrzeby prasy, radia i telewizji. Specjalizuję się w tematyce związanej z nowoczesnymi metodami marketingu, promocji oraz działań z zakresu Public Relations. Nie są mi obce tematy dotyczące psychologii reklamy, komunikacji wewnętrznej, wywierania wpływu czy też negocjacji oraz technik sprzedaży.

Polecane wydarzenia

Instytut Cen Transferowych Akademia Podatkowa Sp. z o.o.

AML i Sygnaliści

  • już od 351 zł
  • już od 351 zł
Zapisz się
Francuski Instytut Gospodarki Polska Sp. z o.o.

Wycena przedsiębiorstwa – ile warta jest moja firma? Wycena na potrzeby decyzji zarządczych

  • już od 3 657 zł
  • już od 3 657 zł
Zapisz się
Krajowe Stowarzyszenie Ochrony Informacji Niejawnych

Zarządzanie ryzykiem w ochronie danych osobowych. Ocena skutków dla ochrony danych - DPIA.

  • już od 1 400 zł
  • już od 1 400 zł
Zapisz się

Ostatnie artykuły

Win-win: czym są negocjacje win-win, jakie są ich etapy i zalety?
9 stycznia 2023
Win-win: czym są negocjacje win-win, jakie są ich etapy i zalety?

Dowiedz się czym są negocjacje win-win oraz jakie są zalety tego typu negocjacji? Poznaj etapy negocjacji win win oraz sposoby rozwijania wiedzy pracowników z prowadzenia negocjacji handlowych.

Czytaj więcej
Co to jest coaching i mentoring?
3 stycznia 2023
Co to jest coaching i mentoring?

Coaching i mentoring to popularne techniki stosowane w rozwoju osobistym i zawodowym. Warto poznać różnice między coachingiem i mentoringiem oraz dowiedzieć się jak rozpocząć pracę w charakterze coacha lub mentora.

Czytaj więcej
Kompetencje menedżerskie – jak rozwijać umiejętności menedżerskie?
16 grudnia 2022
Kompetencje menedżerskie – jak rozwijać umiejętności menedżerskie?

Umiejętności kadry menedżerskiej zatrudnionej w organizacji mają kluczowe znaczenie dla efektywności jej działania oraz wytworzonej kultury organizacyjnej. Dlatego warto poznać kluczowe kompetencje menedżerskie oraz sposoby ich rozwijania.

Czytaj więcej
NLP: co to jest NLP i jakie są techniki NLP?
12 grudnia 2022
NLP: co to jest NLP i jakie są techniki NLP?

Dowiedz się czym jest NLP, jakie są najpopularniejsze techniki NLP i w jakich sytuacjach stosuje się najczęściej programowanie neurolingwistyczne. Poznaj argumenty za i przeciw stosowaniu technik NLP.

Czytaj więcej