Zarządzanie projektami jest nieodłączną częścią współczesnego świata biznesu. Aby osiągnąć sukces, firmy muszą być w stanie efektywnie planować, koordynować i monitorować projekty. W tym celu powstało wiele różnych metodyk zarządzania projektami, z których jedną z najbardziej popularnych i uznanych na świecie jest Prince2. Prince2, czyli Projects IN Controlled Environments, jest strukturalną i skalowalną metodyką zarządzania projektami, opracowaną przez brytyjska instytucja AXELOS. Jej rozwój rozpoczął się w latach 80. XX wieku, a obecnie jest wykorzystywana na całym świecie w różnych sektorach i branżach. Prince2 zapewnia kompleksowy i elastyczny framework dla zarządzania projektami, który może być dostosowany do różnych rozmiarów i złożoności projektów.
Prince2®
Co to jest Prince2? Prince2® to metodyka zarządzania projektami wywodząca się z Wielkiej Brytanii aktualnie stosowana powszechnie w wielu sektorach gospodarki na całym świecie. Początkowo metodyka zarządzania projektami Prince2® była stosowana przez brytyjską administrację publiczną, a następnie, z uwagi na wysoką skuteczność i relatywną łatwość implementacji – została zaimplementowana i rozpowszechniła się również w sektorze prywatnym. Jej nazwa Prince2® to skrót od PRojects IN Controlled Environment – a zatem w tłumaczeniu na polski „projekty w sterowalnym środowisku”.
Historia Prince2® sięga wcześniejszych systemów zarządzania projektem, a przede wszystkim standardu PROMPT II, który funkcjonował jeszcze w latach 80-tych minionego stulecia. Sama metodyka Prince2® została zaś zaprezentowana w roku 1996 – jako druga wersja standardu Prince. Obecnie jest stosowana powszechnie, będąc kluczową alternatywą dla metodyki PMBoK czy PCM. Warto wiedzieć, że mimo iż Prince2 ma już niemal 25 lat, standard jest nieustannie aktualizowany – tak, aby dostosować go do obecnych realiów rynkowych. Ostatnia poważna aktualizacja została wydana w 2017 roku, dostosowując system do implementacji w kolejnych sektorach rynku.
Mimo że Prince2 wywodzi się z sektora publicznego, nie należy obawiać się stopnia jego formalizacji czy skomplikowania. Można wdrożyć tę metodykę w niemal każdej branży – i to zarówno przy obsłudze dużych i zaawansowanych projektów, jak i tych mniejszych. Standard sprawdza się doskonale np. przy realizacji projektów IT, ale także z branży motoryzacyjnej i innych sektorów przemysłowych, jak również w sektorze usług. Aby skutecznie wdrożyć go w swojej organizacji, warto poznać wcześniej jego najważniejsze zasady w praktyce. Służą temu m.in. specjalistyczne szkolenia Prince2 dostępne na trzech poziomach: Prince2 Foundation, Prince2 Practitioner, Prince2 Agile Practitioner.
Dalsza część artykułu pod listą wydarzeń
Zarządzanie projektami - planowanie, monitorowanie i kontrola. Szkolenie stacjonarne lub online.
- już od 1 550 zł
- od 1 550 zł
Czym charakteryzuje się metodyka Prince2?
Prince2 charakteryzuje się szeregiem istotnych cech, które przyczyniają się do jej popularności i skuteczności. Pierwszą z nich jest jej procesowa natura. Metodyka Prince2 definiuje siedem procesów, które należy przejść w trakcie cyklu życia projektu, począwszy od inicjacji, poprzez planowanie, realizację, monitorowanie, aż do zakończenia projektu. Każdy proces jest szczegółowo opisany, określając role, odpowiedzialności, produkty i etapy, które należy podjąć. Ta struktura zapewnia jasność i spójność w zarządzaniu projektem.
Kolejną istotną cechą Prince2 jest skoncentrowanie na biznesowych rezultatach. Metodyka zakłada, że każdy projekt powinien mieć jasno określone cele biznesowe i dostarczać konkretne korzyści dla organizacji. Prince2 stawia nacisk na ciągłe monitorowanie i ocenę projektu pod kątem osiągania zamierzonych rezultatów. Jeśli cele biznesowe nie są osiągnięte, istnieje możliwość dostosowania projektu lub nawet jego zakończenia.
Korzyści z zastosowania Prince2 w organizacji
Prince2 przynosi wiele korzyści firmom, które zdecydują się zastosować tę metodykę zarządzania projektami. Oto kilka z nich:
- Struktura i przejrzystość. Prince2 dostarcza ściśle zdefiniowanych procesów, role i odpowiedzialności, co sprawia, że zarządzanie projektem staje się bardziej przejrzyste i zorganizowane. Każdy członek zespołu wie, jakie są oczekiwania i zadania do wykonania, co minimalizuje niejasności i pomyłki.
- Skalowalność. Prince2 jest skalowalna i może być dostosowana do projektów o różnym rozmiarze i złożoności. Metodyka oferuje elastyczność, umożliwiającą dostosowanie procesów i narzędzi do konkretnych potrzeb projektu. Bez względu na to, czy jest to mały projekt wewnętrzny czy duża inicjatywa międzynarodowa, Prince2 może być odpowiednio dostosowane.
- Kontrola ryzyka. Prince2 kładzie duży nacisk na zarządzanie ryzykiem. Przez systematyczne identyfikowanie, ocenę i monitorowanie ryzyka, projekt menedżer może odpowiednio reagować i podejmować działania zaradcze w celu minimalizacji negatywnych skutków. Metodyka umożliwia również pełną kontrolę nad postępem projektu i zasobami, co pozwala na szybką reakcję na ewentualne problemy.
- Orientacja na rezultaty. Prince2 koncentruje się na dostarczaniu wartości biznesowej. Metodyka wymaga, aby każdy projekt miał jasno określone cele biznesowe i monitoruje postęp w kierunku ich osiągnięcia. Dzięki temu projekt nie tylko jest dostarczany w terminie i zgodnie z planem, ale również generuje wymierne korzyści dla organizacji, takie jak oszczędności finansowe, zwiększenie efektywności operacyjnej czy poprawa jakości produktów lub usług.
- Uczący się proces. Prince2 promuje podejście uczące się projektu. Metodyka zakłada regularne przeglądy projektu, w których analizowane są sukcesy i niepowodzenia, a wynikające z nich wnioski są wdrażane w kolejnych fazach. Dzięki temu projekt menedżer i zespół mają możliwość ciągłego doskonalenia swoich umiejętności i podejścia do zarządzania projektami.
Prince2 jest wszechstronną i cenioną metodyką zarządzania projektami, która przynosi wiele korzyści firmom. Jej procesowa natura, skupienie na biznesowych rezultatach, elastyczność, kontrola ryzyka i koncentracja na uczeniu się sprawiają, że jest skutecznym narzędziem dla profesjonalnego zarządzania projektami.
Zasady i role w metodyce zarządzania projektami Prince2
Prince2 jest metodyką, która mimo dość wysokich wymagań formalnych, stawia na pragmatyzm biznesowy. Koncentruje się na sprawnej organizacji przebiegu projektu – w ujęciu całościowym, ale i szczegółowym. Kluczowe zasady Prince 2 mówią, że:
- każdy projekt jest odrębną „organizacją” o określonej strukturze, w którym poszczególni interesariusze pełnią konkretne role (zostaną przedstawione poniżej),
- projekt ma jasno i ściśle wyznaczone ramy: czasowe, finansowe, merytoryczne oraz jakościowe,
- zagadnienia związane z zarządzaniem projektem powinny być nakierowane na wynik, a nie na działanie (oznacza to koncentrację na podejmowaniu pracy, tak by miała ona sens pragmatyczny),
- ważna jest koncentracja na produktach,
- proces realizacji projektu przebiega wieloetapowo, a szczegółowe planowanie zadań dotyczy tylko najbliższego etapu. W odniesieniu do kolejnych plany kreśli się ogólnie, aby mieć możliwość ich elastycznej adaptacji.
Jak wskazano przed chwilą, w Prince2 ważne jest przejrzyste wyznaczenie ram organizacyjnych. Tyczy się to również ścisłego określenia ról (i uprawnień) wszystkich stron zaangażowanych w realizację projektu. W tym kontekście można wymienić role:
- kierownik projektu – jest osobą koordynującą zarówno merytoryczną realizację zadań, jak i organizującą pracę całego zespołu, najczęściej jest przedstawicielem wykonawcy,
- klient – a zatem zlecającego projekt, który odpowiada za określenie celów realizacji projektu i jego założeń wstępnych, a także za monitorowanie postępów i feedback,
- użytkownik – docelowy adresat efektów projektu, a zatem np. konsument, który sięgnie po gotowy projekt czy pracownik firmy, która zamówiła u wykonawcy oprogramowanie ERP,
- dostawca / specjalista – są to role przypisane osobom o odpowiednim kompetencjach, które odpowiadają za merytoryczną realizację zadań oraz służą wsparciem technicznym.
Ważnym organem przy realizacji projektu zgodnie z metodyką Prince2 jest Komitet Sterujący. Jego przewodniczącym jest przedstawiciel klienta, reprezentant strony użytkownika (Główny Użytkownik) oraz reprezentant dostawcy / specjalisty (Główny Specjalista/Dostawca). Podejmują oni niezbędne decyzje strategiczne i sporządzają raporty z postępów w realizacji prac.
Etapy projektu Prince2
Prince2 zakłada wieloetapową pracę nad projektem, a kolejne „elementy układanki” to:
- przygotowanie projektu – a zatem m.in. opracowanie założeń wstępnych, powołanie członków zespołu itp.,
- strategiczne zarządzanie projektem – podejmowanie kluczowych decyzji, które popychają realizację wytyczonych zadań naprzód,
- inicjowanie projektu – rozpoczęcie prac,
- sterowanie etapem – zaplanowanym szczegółowo i w odniesieniu do postępu prac na wcześniejszych etapach,
- zarządzanie tworzeniem produktów,
- zarządzanie zakresem projektu,
- zamykanie projektu.
Podsumowanie
Prince2® to sprawdzona i uniwersalna metodyka zarządzania projektami, która dzięki swojej procesowej strukturze, naciskowi na cele biznesowe oraz przejrzystemu podziałowi ról pozwala skutecznie prowadzić projekty w różnych branżach i organizacjach. Jej skalowalność, koncentracja na ryzyku oraz podejście oparte na ciągłym uczeniu się sprawiają, że Prince2 pomaga zespołom pracować bardziej świadomie, przewidywalnie i efektywnie. To narzędzie, które nie tylko porządkuje sposób realizacji projektów, ale przede wszystkim zwiększa szanse na osiągnięcie realnych korzyści biznesowych.
