Audyt wewnętrzny to jedno z kluczowych narzędzi zapewniających organizacjom bezpieczeństwo, stabilność oraz zgodność działania. W dynamicznym i złożonym otoczeniu biznesowym firmy muszą stale weryfikować, czy realizowane procesy przebiegają zgodnie z obowiązującymi przepisami, standardami oraz przyjętą strategią. Właśnie tę rolę spełnia audyt – dostarczając obiektywnej oceny funkcjonowania organizacji i wskazując konkretne obszary wymagające usprawnień.
W naszym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest audyt wewnętrzny, jakie są jego rodzaje, jak wygląda jego przebieg oraz czym różni się od kontroli. To kompendium wiedzy pomoże zrozumieć, dlaczego audyt stał się standardowym elementem zarządzania zarówno w przedsiębiorstwach prywatnych, jak i instytucjach publicznych.
Audyt wewnętrzny
Co to jest audyt wewnętrzny? Audyt wewnętrzny jest narzędziem controllingu powszechnie stosowanym w świecie biznesu – głównie w dużych i średnich przedsiębiorstwach, a takze w instytucjach z obszaru administracja publiczna. Założeniem podejmowania działań audytowych jest obiektywna weryfikacja poprawności działania organizacji i stworzenie zestawu zaleceń, które podniosą jakość i bezpieczeństwo jej działania w przyszłości. Najważniejsze cele, dla których wykonuje się audyt wewnętrzny, to:
-
wsparcie organizacji w realizacji jej misji oraz celów – zarówno strategicznych jak i dotyczących poszczególnych aspektów działalności,
-
weryfikacji efektywności zarządzania ryzykiem oraz zarządzania organizacją – w celu zdiagnozowania słabych i mocnych punktów oraz wskazania kierunków rozwoju,
-
usprawnienie operacyjne organizacji,
-
zniwelowanie ryzyka, że prowadzone przez firmę działania narażą ją na straty lub konsekwencje finansowe czy prawne.
Jak widać definicja audytu jest dość szeroka. Nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ audyt może zarówno przybrać różne formy (tj. koncentrować się na różnorodnych aspektach działania firmy), jak również być prowadzony przez różne podmioty.
Wiele osób zastanawia się też czy poprawna jest pisownia audyt czy audit? Słowo audyt bez wątpienia jest poprawne z punktu widzenia poprawnej polszczyzny, ale w obrocie często stosuje się również słowo audit stanowiące niezbyt dokładne tłumaczenie z języka angielskiego. Aktualnie słowo audit jest jednak tak bardzo rozpowszechnione, że należy się spodziewać rychłego wpisania do słownika poprawnej polszczyzny - wóczas wymiennie stosowane będą nazy audyt i audit, a także audytor i auditor.
Sprawdź szkolenia dotyczące audytu
Dalsza część artykułu pod listą wydarzeń
Rodzaje audytu wewnętrznego
Audyt wewnętrzny może przyjąć różne formy, a jego zakres powinien być zdefiniowany przez samą organizację i ustalony z auditorem. Jednak najczęściej prowadzone badania tego typu to:
-
audyt finansowy – eksperci biorą wówczas pod lupę m.in. budżet firmy oraz sprawozdania finansowe (gdy mowa o spółkach o osobowości prawnej czy fundacjach), jak również księgi rachunkowe. Sprawdzają, jak wygląda przepływ pieniędzy pod względem merytorycznym oraz rachunkowym, oceniając prawidłowość przebiegu rozliczeń, sporządzonej dokumentacji oraz efektywność zarządzania budżetem firmy;
-
audyt operacyjny – zgodnie z nazwą, koncentruje się na kwestiach związanych ze skutecznością funkcjonowania organizacji: zasadności i efektywności wdrożonych procedur, hierarchii i całych systemach kontroli zarządczej w kontekście realizacji nadrzędnych celów firmy;
-
audyt informatyczny – koncentruje się na bezpieczeństwie przepływu informacji w organizacji oraz procedurach związanych z ich obiegiem, a także z archiwizacją dokumentacji. Auditorzy sprawdzają, czy systemy zabezpieczeń wdrożone przez przedsiębiorstwo realnie minimalizują ryzyko i są zgodne z przepisami prawa,
-
audyt bezpieczeństwa - podjemujący wszelkie tematy związane z zapewnieniem bezpieczeństwa, czy to informatycznego (cyberbezpieczeństwo), czy też fizycznego, w trasporcie, na etapie produkcji itp.
-
audyt jakości - zorientowany jest na weryfikację poprawności działania procesów produkcyjnych, wytwórczych i kontrolnych, aby zmniejszyć ryzyko wytwarzania i dostarczania na rynek produktów wybrakowanych czy niepełnowartościowych.
Prowadzi się również audyty wewnętrzne związane z efektywnością wdrożenia systemów zarządzania jakością, opartych o normy ISO, HACCP czy też audyty zgodności z przepisami przetwarzania danych osobowych, adekwatnie do obowiązujących zasad wprowadzonych przez RODO, a także audyty energetyczne (dotyczące zużycia energii w przedsiębiorstwie) itp.
Audyt wewnętrzny a kontrola
Choć zarówno narzędzia wykorzystywane przez auditora, jak i obszary jego zainteresowania są podobne jak w przypadku kontroli, obie czynności różnią się od siebie celem przeprowadzenia. Audyt wewnętrzny:
- jest prowadzony w celu zdiagnozowania źródeł ewentualnych problemów i wypracowania strategii ich rozwiązania,
- ma funkcję prewencyjną,
- jest zazwyczaj prowadzony autonomicznie – najczęściej przez ekspertów z zewnętrznej firmy konsultingowej lub biura doradztwa podatkowego,
- patrzy na system zarządzania czy finansów w szerokiej perspektywie.
Kontrola:
- jest zazwyczaj reakcją na negatywne zdarzenia, do których już doszło – np. na informacje o poważnych błędach w sprawozdaniu finansowym czy wypadek, do którego doszło,
- koncentruje się na wskazaniu miejsc, w których popełniono błędy, a nie na wypracowywaniu strategii długofalowego rozwiązywania problemu,
- najczęściej jest prowadzona przez organy urzędowe albo przez członków zespołu powołanego wewnątrz organizacji,
- koncentruje się na detalach, a nie na ogólnym obrazie.
Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny może być prowadzony przez specjalną komórkę powołaną w strukturach przedsiębiorstwa, jednak organizacje często decydują się na współpracę z zewnętrznymi ekspertami. Powód jest prosty: audyt ma być w 100% obiektywny. Ponadto specjalista „z zewnątrz” spojrzy na działalność firmy ze świeżej perspektywy, przez co przygotowane przez niego rekomendacje mogą wnieść realne zmiany do procedur. Nie warto jednak rezygować z utworzenia działu kontroli wewnętrznej oraz stanowiska audytor wewnętrzny wewnątrz organizacji - wymaga to jedynie odpowiedniego podejścia i zapewnienia najwyższych standardów pracy w tym obszarze - zarówno w kwestii merytorycznej, jak też zapewnienia uprawnień audytora wewnętrznego adekwatnych do stawianych zadań.
Warto pamiętać, że auditor wewnętrzny – zwłaszcza w przypadku audytu finansowego – powinien mieć odpowiednie kwalifikacje oraz kompetencje, np. być biegłym rewidentem. Stąd też wyjątkową popularnością cieszą się szkolenia i kursy CIA, czyli Certified Internal Auditor. CIA jest powszechnie uznanym standardem kwalifikacji zawodowych dla audytorów wewnętrznych potwierdzającym wysokie kwalifikacje do wykonywania zawodu.
Podsumowanie
Audyt wewnętrzny stanowi dziś nieodzowny element skutecznego zarządzania organizacją. Pozwala nie tylko wykrywać błędy czy ryzyka, lecz przede wszystkim wzmacniać efektywność, usprawniać procesy oraz budować trwałe fundamenty bezpiecznego funkcjonowania firmy. Dzięki różnorodnym typom audytów – od finansowych, przez operacyjne i informatyczne, po jakościowe czy energetyczne – przedsiębiorstwo może kompleksowo spojrzeć na swoją działalność i podejmować świadome decyzje rozwojowe.
Jednocześnie odpowiednio przeprowadzony audyt wykracza poza klasyczną kontrolę – jest narzędziem prewencyjnym i doradczym, zorientowanym na przyszłość. Dlatego tak ważne jest korzystanie z wiedzy certyfikowanych specjalistów, np. posiadaczy tytułu CIA, oraz budowanie wewnętrznych struktur dbających o jakość i zgodność działania. W efekcie audyt wewnętrzny staje się realnym wsparciem organizacji w osiąganiu jej celów i utrzymywaniu wysokich standardów funkcjonowania.
