Na działanie firmy, nawet z sektora MŚP, składa się bardzo wiele elementów – związanych zarówno z sednem realizowanych usług czy prac produkcyjnych, jak i innych zadań. Ogromną rolę odgrywają m.in. kwestie związane z finansami firmy, a także dopełnienie wymogów formalnych i zapewanienia zgodności działania z przepisami prawa (Complance). Popełnienie błędu w jednym z tych obszarów może sporo kosztować. Aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia i podjąć działania zapobiegawcze lub naprawcze przedsiębiorstwa wykonują audyt wewnętrzny. Czym dokładniej jest i dlaczego warto w niego zainwestować?
Na czym polega audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny jest narzędziem controllingu powszechnie stosowany w świecie biznesu – głównie w dużych oraz średnich przedsiębiorstwach. Założeniem podejmowania działań audytowych jest obiektywna weryfikacja poprawności działania organizacji i stworzenie zestawu zaleceń, które podniosą jakość i bezpieczeństwo jej działania w przyszłości.Najważniejsze cele, dla których wykonuje się audyt wewnętrzny, to:
- wsparcie organizacji w realizacji jej misji oraz celów – zarówno strategicznych jak i dotyczących poszczególnych aspektów działalności,
- weryfikacji efektywności zarządzania ryzykiem i, szerzej, zarządzania organizacją – w celu zdiagnozowania słabych i mocnych punktów oraz wskazania kierunków rozwoju,
- usprawnienie operacyjne organizacji,
- zniwelowanie ryzyka, że prowadzone przez firmę działania narażą ją na straty lub konsekwencje finansowe czy prawne.
Jakie są rodzaje audytu wewnętrznego?
Audyt wewnętrzny może przyjąć różne formy, a jego zakres powinien być zdefiniowany przez samą organizację i ustalony z auditorem. Jednak najczęściej prowadzone badania tego typu to:- audyt finansowy – eksperci biorą wówczas pod lupę m.in. budżet firmy oraz sprawozdania finansowe (gdy mowa o spółkach o osobowości prawnej czy fundacjach), jak również księgi rachunkowe. Sprawdzają, jak wygląda przepływ pieniędzy pod względem merytorycznym oraz rachunkowym, oceniając prawidłowość przebiegu rozliczeń, sporządzonej dokumentacji oraz efektywność zarządzania budżetem firmy;
- audyt operacyjny – zgodnie z nazwą, koncentruje się na kwestiach związanych ze skutecznością funkcjonowania organizacji: zasadności i efektywności wdrożonych procedur, hierarchii i całych systemach kontroli zarządczej w kontekście realizacji nadrzędnych celów firmy;
- audyt informatyczny – koncentruje się na bezpieczeństwie przepływu informacji w organizacji oraz procedurach związanych z ich obiegiem, a także z archiwizacją dokumentacji. Auditorzy sprawdzają, czy systemy zabezpieczeń wdrożone przez przedsiębiorstwo realnie minimalizują ryzyko i są zgodne z przepisami prawa,
- audyt bezpieczeństwa - podjemujący wszelkie tematy związane z zapewnieniem bezpieczeńśtwa, czy to informatycznego, czy też fizycznego, w trasporcie, na etapie produkcji itp.
Jaka jest różnica między audytem wewnętrznym a kontrolą?
Choć zarówno narzędzia wykorzystywane przez auditora, jak i obszary jego zainteresowania są podobne jak w przypadku kontroli, obie czynności różnią się od siebie diametralnie celem wykonania.Audyt wewnętrzny:
- jest prowadzony w celu zdiagnozowania źródeł ewentualnych problemów i wypracowania strategii ich rozwiązania,
- ma funkcję prewencyjną,
- jest zazwyczaj prowadzony autonomicznie – najczęściej przez ekspertów z zewnętrznej firmy konsultingowej lub biura doradztwa podatkowego,
- patrzy na system zarządzania czy finansów w szerokiej perspektywie.
- jest zazwyczaj reakcją na negatywne zdarzenia, do których już doszło – np. na informacje o poważnych błędach w sprawozdaniu finansowym czy wypadek, do którego doszło,
- koncentruje się na wskazaniu miejsc, w których popełniono błędy, a nie na wypracowywaniu strategii długofalowego rozwiązywania problemu,
- najczęściej jest prowadzona przez organy urzędowe albo przez członków zespołu powołanego wewnątrz organizacji,
- koncentruje się na detalach, a nie na ogólnym obrazie.
Kto przeprowadza audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny może być, co prawda, prowadzony przez specjalną komórkę powołaną w strukturach przedsiębiorstwa, jednak organizacje najczęściej decydują się na współpracę z zewnętrznymi ekspertami. Powód jest prosty: audyt ma być w 100% obiektywny. Ponadto specjalista „z zewnątrz” spojrzy na działalność firmy ze świeżej perspektywy, przez co przygotowane przez niego rekomendacje mogą wnieść realne zmiany do procedur.Warto pamiętać, że auditor – zwłaszcza w przypadku audytu finansowego – powinien mieć odpowiednie kwalifikacje oraz kompetencje, np. być biegłym rewidentem.
