Szkolenia audyt wewnętrzny, kursy dla audytorów wewnętrznych, auditor

Audyt wewnętrzny

Na działanie firmy, nawet z sektora MŚP, składa się bardzo wiele elementów – związanych zarówno z sednem realizowanych usług czy prac produkcyjnych, jak i innych zadań. Ogromną rolę odgrywają m.in. kwestie związane z finansami firmy, a także dopełnienie wymogów formalnych i zapewanienia zgodności działania z przepisami prawa (Complance). Popełnienie błędu w jednym z tych obszarów może sporo kosztować. Aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia i podjąć działania zapobiegawcze lub naprawcze przedsiębiorstwa wykonują audyt wewnętrzny. Czym dokładniej jest i dlaczego warto w niego zainwestować?

Na czym polega audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny jest narzędziem controllingu powszechnie stosowany w świecie biznesu – głównie w dużych oraz średnich przedsiębiorstwach. Założeniem podejmowania działań audytowych jest obiektywna weryfikacja poprawności działania organizacji i stworzenie zestawu zaleceń, które podniosą jakość i bezpieczeństwo jej działania w przyszłości.

Najważniejsze cele, dla których wykonuje się audyt wewnętrzny, to:

• wsparcie organizacji w realizacji jej misji oraz celów – zarówno strategicznych jak i dotyczących poszczególnych aspektów działalności,
• weryfikacji efektywności zarządzania ryzykiem i, szerzej, zarządzania organizacją – w celu zdiagnozowania słabych i mocnych punktów oraz wskazania kierunków rozwoju,
• usprawnienie operacyjne organizacji,
• zniwelowanie ryzyka, że prowadzone przez firmę działania narażą ją na straty lub konsekwencje finansowe czy prawne.

Jak widać, jest to definicja dość ogólna i szeroka. Nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ audyt może zarówno przybrać różne formy (tj. koncentrować się na różnorodnych aspektach działania firmy), jak również być prowadzony przez różne podmioty.

Jakie są rodzaje audytu wewnętrznego?

Audyt wewnętrzny może przyjąć różne formy, a jego zakres powinien być zdefiniowany przez samą organizację i ustalony z auditorem. Jednak najczęściej prowadzone badania tego typu to:

• audyt finansowy – eksperci biorą wówczas pod lupę m.in. budżet firmy oraz sprawozdania finansowe (gdy mowa o spółkach o osobowości prawnej czy fundacjach), jak również księgi rachunkowe. Sprawdzają, jak wygląda przepływ pieniędzy pod względem merytorycznym oraz rachunkowym, oceniając prawidłowość przebiegu rozliczeń, sporządzonej dokumentacji oraz efektywność zarządzania budżetem firmy;
• audyt operacyjny – zgodnie z nazwą, koncentruje się na kwestiach związanych ze skutecznością funkcjonowania organizacji: zasadności i efektywności wdrożonych procedur, hierarchii i całych systemach kontroli zarządczej w kontekście realizacji nadrzędnych celów firmy;
• audyt informatyczny – koncentruje się na bezpieczeństwie przepływu informacji w organizacji oraz procedurach związanych z ich obiegiem, a także z archiwizacją dokumentacji. Auditorzy sprawdzają, czy systemy zabezpieczeń wdrożone przez przedsiębiorstwo realnie minimalizują ryzyko i są zgodne z przepisami prawa,
• audyt bezpieczeństwa - podjemujący wszelkie tematy związane z zapewnieniem bezpieczeńśtwa, czy to informatycznego, czy też fizycznego, w trasporcie, na etapie produkcji itp.

Prowadzi się również audyty wewnętrzne związane z efektywnością wdrożenia systemów zarządzania jakością, takich jak ISO 9001, HACCP czy też audyty zgodności z przepisami przetwarzania danych osobowych, adekwatnie do obowiązujących zasad wprowadzonych przez RODO.

Jaka jest różnica między audytem wewnętrznym a kontrolą?

Choć zarówno narzędzia wykorzystywane przez auditora, jak i obszary jego zainteresowania są podobne jak w przypadku kontroli, obie czynności różnią się od siebie diametralnie celem wykonania.

Audyt wewnętrzny:

• jest prowadzony w celu zdiagnozowania źródeł ewentualnych problemów i wypracowania strategii ich rozwiązania,
• ma funkcję prewencyjną,
• jest zazwyczaj prowadzony autonomicznie – najczęściej przez ekspertów z zewnętrznej firmy konsultingowej lub biura doradztwa podatkowego,
• patrzy na system zarządzania czy finansów w szerokiej perspektywie.

Kontrola:

• jest zazwyczaj reakcją na negatywne zdarzenia, do których już doszło – np. na informacje o poważnych błędach w sprawozdaniu finansowym czy wypadek, do którego doszło,
• koncentruje się na wskazaniu miejsc, w których popełniono błędy, a nie na wypracowywaniu strategii długofalowego rozwiązywania problemu,
• najczęściej jest prowadzona przez organy urzędowe albo przez członków zespołu powołanego wewnątrz organizacji,
• koncentruje się na detalach, a nie na ogólnym obrazie.

Kto przeprowadza audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny może być, co prawda, prowadzony przez specjalną komórkę powołaną w strukturach przedsiębiorstwa, jednak organizacje najczęściej decydują się na współpracę z zewnętrznymi ekspertami. Powód jest prosty: audyt ma być w 100% obiektywny. Ponadto specjalista „z zewnątrz” spojrzy na działalność firmy ze świeżej perspektywy, przez co przygotowane przez niego rekomendacje mogą wnieść realne zmiany do procedur.

Warto pamiętać, że auditor – zwłaszcza w przypadku audytu finansowego – powinien mieć odpowiednie kwalifikacje oraz kompetencje, np. być biegłym rewidentem.