Pojęcie compliance w ostatnich latach robi zawrotną karierę i pojawia się coraz częściej w świecie wielkiego biznesu. Sprawdź czym jest compliance oraz co znaczy compliance po polsku oraz skąd popularność tego pojęcia w świecie biznesu.
Co to jest compliance?
Compliance, czyli zgodność – jest to całokształt działań podejmowanych przez organizację w celu zapewnienia, że prowadzona przez nią działalność jest zgodna z prawem (hard law) oraz regulaminami wewnętrznymi (soft law).
Słowo compliance pochodzi z języka angielskiego. Jak przesłumaczyć compliance? Compliance po polsku to zgodność. Można rozwinąć ten zapis, aby jasne było, że mamy na myśli "zgodność z obowiązującymi regułami", zarówno zewnętrznymi (prawo, normy...), jak i wewnętrznymi (polityki, procedury, regulaminy...).
Jakie są zadania compliance?
Jeśli w organizacji utworzono komórkę zajmującą się tematyką zapewnienia zgodności, czyli compliance, to jej podstawowym celem istnienia są przede wszystkim:
- zapobieganie i minimalizowanie ryzyka prowadzenia działalności w sposób niezgodny z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi,
- zapobieganie stratom finansowym spowodowanym ewentualnymi karami w związku z działalnością niezgodną z prawem,
- zapobieganie utracie dobrej marki i reputacji spowodowanych brakiem przestrzegania norm prawnych, etycznych, branżowych, społecznych itp.
Cyberbezpieczeństwo w energetyce dla działów prawnych i compliance
- już od 1 681 zł
- od 1 681 zł
W praktyce do najpopularniejszych zadań compliance należą:
- monitorowanie zmian prawnych - firma powinna śledzić zmiany w przepisach prawa, korzystając z dostępnych źródeł, takich jak biuletyny legislacyjne, portale branżowe czy narzędzia monitorujące zmiany w prawie. Można także zlecić to zadanie kancelarii prawnej.
- opracowywanie strategii zapewnienia zgodności działalności z prawem - pokrótce jej zadaniem jest wskazanie kto, kiedy, w jaki sposób w organizacji będzie monitorował zmiany w otoczeniu prawnym, prowadził projekty wdrażające zmiany organizacyjne zapewniające zgodność z regulacjami oraz kontrolował ich przestrzeganie.
- przygotowanie i wdrożenie planu działań operacyjnych niezbędnych do zapewnienia zgodności - pozwoli on zyskać kontrolę nad obszarem zgodności i zaplanować działania.
- przygotowanie wszelkiego typu procedur pozwalających minimalizować ryzyko niezgodności - nawet bez specjalistycznego zespołu warto stworzyć podstawowe dokumenty, takie jak kodeks etyczny, polityka ochrony danych osobowych czy procedury dotyczące raportowania naruszeń. Dobrze zdefiniowane reguły pomagają w codziennej działalności i w przypadku kontroli.
- przeprowadzanie okresowych kontroli i audytów wskazujących poziom naruszeń przepisów prawa i regulacji wewnętrznych - nawet w małej firmie warto co jakiś czas przeprowadzać przegląd kluczowych obszarów działalności pod kątem zgodności z przepisami, np. w zakresie prawa pracy, ochrony danych czy podatków.
- wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń - stworzenie anonimowego kanału do zgłaszania nieprawidłowości (np. „whistleblowing”) pomaga identyfikować problemy zanim staną się poważne. System taki powinien być łatwy w obsłudze i gwarantować ochronę zgłaszających, czyli sygnalistów.
- szkolenie pracowników zmierzające do ograniczenia ryzyka podejmowania działań niezgodnych z regulacjami - regularne szkolenia pomagają budować świadomość prawną wśród pracowników. Mogą one obejmować tematy takie jak ochrona danych osobowych, etyka biznesowa, przeciwdziałanie korupcji czy prawa konsumentów.
- zapobieganie możliwości wystąpienia konfliktów interesu w kontekście współpracy z kontrahentami - poprzez wdrożenie zmian w umowach, zapisów wymuszających odpowiednie działania oraz dróg zgłaszania nieprawidłowości.
- budowanie kultury zgodności - dbanie o compliance powinno stać się elementem codziennej kultury organizacyjnej. Kadra zarządzająca powinna podkreślać wagę działania zgodnego z prawem i etyką, co sprzyja budowaniu świadomości w całej organizacji.
Zobacz kursy i szkolenia Compliance
System compliance
W użyciu często pojawia się również pojęcie system compliance. System Compliance to całokształt regulacji, rozwiązań organizacyjnych oraz narzędzi wdrożonych w organizacji, aby zapewnić zgodność jej działania z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, a nawet dobrymi praktykami i kodeksami etycznymi. W skład systemu compliance wchodzić mogą między innymi:
- utworzenie działu zapewnienia zgodności,
- powołanie i zatrudnienie Compliance Officera lub Compliance Managera,
- szkolenia z zapewnienia zgodności z prawem organizowane dla pracowników,
- system informatyczny służący do zgłaszania nadużyć czy działań niezgodnych z prawem,
- okresowe audyty wewnętrzne badające ryzyko wystąpienia niezgodności itp.
- zatrudnienie ekspertów zewnętrznych zapewniających wspracie w powyższych obszarach (kancelarie prawne, podatkowe, firmy audytorskie...).
Kto zobowiązany jest wdrożyć system compliance?
Utworzenie stanowiska Compliance Officer jest obowiązkowe w instytucjach rynku finansowego, w tym przede wszystkim w bankach. Zadaniem osób zatrudnionych na tym stanowisku jest między innymi przygotowanie i kontrola procedur zapobiegających praniu brudnych pieniędzy (tzw. AML). Coraz więcej dużych i średnich firm decyduje się na dobrowolne utworzenie tego typu stanowiska, aby ograniczyć ryzyko strat, które powodować może działanie w opozycji do prawa. Trwają również prace ustawodawcze nad przepisami, które przewidują, że system compliance będzie obowiązkowy we wszystkich średnich i dużych przedsiębiorstwach.
Polityka compliance
Firmy często wdrażają tzw. politykę compliance. Polityka compliance to dokument lub zbiór zasad, który określa ramy działania firmy w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, norm branżowych, regulacji wewnętrznych oraz zasad etycznych. Stanowi kluczowy element systemu zarządzania zgodnością i jest podstawą do budowania kultury compliance w organizacji.
Czym jest polityka compliance i do czego służy?
Polityka compliance ma na celu:
- Zapewnienie zgodności z prawem – definiuje procedury i praktyki, które pomagają firmie działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Minimalizowanie ryzyka prawnego i finansowego – poprzez zapobieganie naruszeniom, które mogłyby skutkować sankcjami, karami czy stratami wizerunkowymi.
- Budowanie kultury etycznej – promuje postawy zgodne z wartościami firmy i zachęca do unikania działań niezgodnych z prawem lub normami moralnymi.
- Ochronę interesów firmy – umożliwia skuteczne reagowanie na ewentualne nieprawidłowości oraz pozwala na wykazanie należytej staranności w razie kontroli czy postępowań prawnych.
Forma polityki compliance
Polityka compliance z reguły przyjmuje formę:
- Dokumentu strategicznego – zawiera ogólne wytyczne i cele firmy w zakresie zgodności, np. zasady działania, obszary ryzyka oraz mechanizmy nadzoru i egzekwowania.
- Zbioru procedur operacyjnych – szczegółowo opisuje konkretne działania, które mają być podejmowane w celu zapewnienia zgodności w wybranych obszarach, np. procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy czy zasady ochrony danych osobowych.
- Kodeksu etycznego – włącza aspekty moralne i społeczne do działań biznesowych, opisując standardy zachowania pracowników, relacji z klientami, dostawcami czy instytucjami publicznymi.
- Zestawu polityk tematycznych – obejmuje polityki szczegółowe, takie jak polityka antykorupcyjna, polityka ochrony sygnalistów, polityka ESG czy polityka przeciwdziałania dyskryminacji.
Kluczowe elementy polityki compliance
- Cele i zakres – opisuje, jakie obszary działalności firmy obejmuje polityka oraz jakie są jej cele strategiczne.
- Zasady postępowania – definiuje podstawowe standardy i wartości, np. przestrzeganie prawa, uczciwość, transparentność.
- Procedury postępowania – szczegółowe instrukcje dotyczące kluczowych procesów, takich jak raportowanie naruszeń, kontrola zgodności czy szkolenia pracowników.
- Obowiązki i odpowiedzialności – wskazuje osoby lub zespoły odpowiedzialne za wdrożenie i nadzór nad polityką.
- Mechanizmy raportowania i monitorowania – opisuje narzędzia do zgłaszania i rozpatrywania naruszeń (np. system whistleblowingowy) oraz sposoby monitorowania zgodności z polityką.
- Sankcje za nieprzestrzeganie – określa konsekwencje wynikające z naruszeń zasad, np. odpowiedzialność dyscyplinarną lub karną.
Znaczenie polityki compliance
Polityka compliance nie tylko chroni firmę przed sankcjami, ale także wzmacnia jej reputację w oczach klientów, inwestorów i partnerów. Jest szczególnie istotna w środowiskach o wysokim poziomie regulacji, gdzie naruszenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych. Jednocześnie stanowi podstawę do tworzenia bardziej szczegółowych procedur i systemów zarządzania zgodnością.
Obszary działania compliance w polskich firmach
Działania z zakresu compliance w firmach działających w Polsce najczęściej koncentrują się na następujących obszarach prawnych:
-
Ochrona danych osobowych (RODO) - Wprowadzenie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2018 roku znacząco zaostrzyło wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. Firmy musiały dostosować swoje procesy do nowych regulacji, co wiązało się z koniecznością wdrożenia polityk prywatności, systemów zarządzania danymi oraz monitorowania ryzyka naruszeń.
-
Prawo pracy i zatrudnienie - Regularne zmiany w przepisach dotyczących umów o pracę, pracy zdalnej czy obowiązków pracodawców, np. związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, stwarzają ryzyko niedostosowania do nowych regulacji. Wzrost kontroli PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) oraz potrzeba elastyczności w modelach pracy dodatkowo zwiększyły wagę tego obszaru.
-
Prawo antykorupcyjne i przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) - Polska przyjęła przepisy wdrażające unijne dyrektywy AML, nakładając na firmy obowiązek raportowania podejrzanych transakcji, wdrożenia procedur KYC (poznaj swojego klienta) oraz szkolenia pracowników. Wzmożona aktywność organów nadzoru, takich jak GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej), wymusza większą uwagę na ryzyko związane z korupcją i praniem pieniędzy.
-
Prawo konkurencji - UOKiK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów) coraz częściej kontroluje praktyki monopolistyczne, nieuczciwe warunki umów czy porozumienia ograniczające konkurencję. Kary finansowe za naruszenie przepisów są dotkliwe, co wymaga szczególnego nadzoru nad zgodnością działań z zasadami konkurencji.
-
Odpowiedzialność za środowisko (ESG) - Wzrost regulacji związanych z raportowaniem ESG (Environmental, Social, Governance), takich jak unijna dyrektywa CSRD, wymusza na firmach uwzględnianie aspektów środowiskowych w swojej działalności. Sankcje za brak przestrzegania przepisów środowiskowych oraz wzrost świadomości społecznej wzmacniają konieczność compliance w tym zakresie.
-
Prawo podatkowe - Wprowadzenie nowych narzędzi, takich jak JPK (Jednolity Plik Kontrolny), STIR czy obowiązki raportowania MDR (Mandatory Disclosure Rules), zwiększyło presję na firmy w zakresie przestrzegania przepisów podatkowych. Dynamiczne zmiany w systemie podatkowym wymagają ciągłego dostosowywania procedur. Coraz częściej mówi się o pojęciach takich jak VAT compliance, czy TAX compiance.
-
Prawo konsumenckie - Zmiany w przepisach dotyczących praw konsumentów, w tym tzw. dyrektywa Omnibus, zaostrzyły wymogi w zakresie przejrzystości informacji o cenach, promocjach i ocenach produktów. Firmy muszą zapewnić zgodność działań marketingowych i sprzedażowych z nowymi regulacjami, aby uniknąć kar od UOKiK. Kolejne zmiany zaplanowane są już wkrótce, np. w postaci dyrektywy GPSR.
-
Prawo zamówień publicznych - Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych, która weszła w życie w 2021 roku, zmieniła zasady przeprowadzania przetargów i wymusiła na firmach zwiększoną transparentność i dbałość o procedury, zwłaszcza w przypadku dużych kontraktów finansowanych ze środków publicznych.
Każdy z tych obszarów zyskał na znaczeniu w ostatnich latach ze względu na wzrost poziomu regulacji, zaostrzenie kontroli ze strony organów państwowych oraz zwiększone ryzyko reputacyjne. Firmy powinny regularnie analizować zgodność swoich procesów z wymogami prawnymi w tych obszarach, aby minimalizować ryzyko sankcji oraz potencjalnych strat finansowych i wizerunkowych.
Podsumowanie
Compliance po polsku to zgodność. Compliance oznacza całokształt działań podejmowanych przed przedsiębiorstwo, instytucję lub inną organizacę na rzecz zapewenienia, że działa ona w zgodzie z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi. System compliance to zarówno rozwiązania organizacyjne, narzędzia i działania ograniczające ryzyko wystąpienia niezgodności z prawem i możliwymi stratami finasowymi i reputacyjnymi na tym tle.
Specjalizuję się w obszarach finansów, rachunkowości, rynków kapitałowych, bankowości, ubezpieczeń i prawa. Moje doświadczenie pozwala mi śledzić i analizować najnowsze trendy oraz zmiany w tych dziedzinach, co umożliwia mi dostarczanie czytelnikom aktualnych i wartościowych informacji. W mojej pracy stawiam na ciągłe pogłębianie wiedzy. Oprócz tego, skupiam się na przekazywaniu istotnych aspektów zmieniającego się prawa, które mają wpływ na prowadzenie działalności w różnych sektorach.
