Metodyki zarządzania projektami – kompendium wiedzy

Czym są metodyki zarządzania projektami?

Metodyka zarządzania projektami według najkrótszej definicji zbiór metod zarządzania projektem. To zestaw wytycznych i schematów, dzięki którym możliwe jest zrealizowanie zamierzonego projektu z powodzeniem i osiągnięcie założonych celów. Wybór właściwej metodyki, a następnie jej odpowiednie zastosowanie pozwalają zwiększyć efektywność zespołu projektowego.

Istnieje wiele różnych sposobów na realizację projektów. Niektóre z nich precyzyjnie ukształtowano, opisano i nazwano. Różni je podejście do projektowania (np. kaskadowe, zwinne, jakościowe), przez co nadają się do odmiennych zastosowań (typów i skali projektów). Właściwy wybór w tym zakresie jest niezwykle ważny. Decydując, w jaki sposób zarządzać projektami, należy się kierować przede wszystkim indywidualnymi przesłankami. Warto pamiętać, że istnieje możliwość mieszania reguł i metod w celu dopasowania schematów postępowania do wymogów zespołu i projektu – w praktyce większość współcześnie wykorzystywanych metodyk zarządzania projektami w biznesie to metodyki hybrydowe. Poszczególne metodologie można poznać bliżej, zapoznając się z fachową literaturą lub uczęszczając na szkolenia – to świetna inwestycja w rozwój zespołu projektowego. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą szkoleń z zarządzania projektami w serwisie Eventis.pl. Wybierać możemy spośród wszystkich najpopularniejszych metodyk tj.:

• Prince2
• SCRUM
• PMBoK

Dlaczego warto wdrożyć metodykę zarządzania projektami?

Poznanie i wdrożenie metodyki zarządzania projektami to spory wysiłek. Z pewnością jednak warto go podjąć. Przemawiają za tym liczne zalety postępowania zgodnie z wybraną metodyką. To m.in.:

• lepsza organizacja pracy i zespołu projektowego,
• usprawniona komunikacja – m.in. za sprawą jasno zdefiniowanych ról i odpowiedzialności, a także etapów projektu,
• niższe ryzyko - za sprawą stałej kontroli postępów i zagrożeń,
• niższe koszty, dzięki lepszemu zarządzaniu zagrożeniami i prowadzonej dokumentacji.

Podsumowując, metodyki zarządzania projektami pozwalają je realizować szybciej, taniej i skuteczniej. Korzyści są te uniwersalne i obowiązują dla każdej metodyki, pod warunkiem, że zostanie odpowiednio dobrana i wdrożona. Dzięki temu Twoja firma łatwiej osiągnie również swoje cele strategiczne. Jakie metodyki zarządzania projektami cieszą się największą popularnością w Polsce? Są to bez wątpienia Prince2, Scrum oraz PMBoK.

Prince2

Prince2 – metodyka oparta na produktach. Metodyka ta znalazła powszechne zastosowanie w projektach o różnej skali i z rozmaitych dziedzin i ciągle zdobywa popularność od lat 90-tych, kiedy to zostały stworzone jej podwaliny w Wielkiej Brytanii. Jej zaletą jest uniwersalność, z jej pomocą można prowadzić projekty infrastrukturalne, informatyczne i każde inne. Kolejne zmiany wprowadzane w tej metodyce w roku 2005, 2009 oraz 2017 zapewniły jej też dobre dopasowanie do warunków współczesnego zarządzania.

Projekty realizowane zgodnie z metodyką Prince2 cechuje:

• precyzyjnie określony i skończony czas trwania,
• dobrze zdefiniowane i możliwe do zmierzenia produkty projektu,
• określenie działań niezbędnych do budowy produktów biznesowych,
• wyznaczenie zasobów projektu,
• jasno określona struktura organizacyjna zespołu projektowego z dobrze wydzielonym zakresem obowiązków każdej z ról występujących w projekcie.

SCRUM

Scrum jest jedną z metodyk zwinnych zgodnych z manifestem Agile. W tej metodyce rozwój produktu w ramach projektu jest podzielony na iteracje (które zazwyczaj są krótkie – trwają od tygodnia do maksymalnie czterech tygodni), które nazywane są sprintami. Koniec sprintu wiąże się z oddaniem przez zespół projektowy działającej wersji produktu, np. fragmentu aplikacji itp. Metodyka ta jest niezwykle popularna w zarządzaniu projektami opierającymi się o programowanie.

Czym charakteryzują się projekty Scrum’owe?

• Praca podzielona jest na tzw. sprinty trwające od tygodnia do czterech tygodni.
• Prace rozpoczynane są od przygotowania listy wymagań biznesowych, które najczęściej opisywane są w postaci User Stories.
• Wyznaczaniem priorytetów i kolejności realizacji zadań (czyli User Stories) zajmuje się Product Owner.
• Zespół pracuje na tzw. Product Backlog, który jest listą zgłoszonych wymagań biznesowych (User Stories) wraz z przypisaniem priorytetów, co zapewnia efektywną komunikację o zakresie projektu.
• W kolejnym kroku zespół planuje zakres Sprintu (tzw. Sprint Planning), czyli szacuje pracochłonność wymagań oraz przydziela ich realizację do poszczególnych członków. Rejestr tak opracowanych wymagań nosi nazwę Sprint Backlog.
• W realizacji zadań centralną jednostką odpowiadającą za współpracę jest Product Owner oraz zasada, że zakres sprintu nie powinien być modyfikowany w jego trakcie, aby uniknąć konieczności ponownego planowania i zmieniania priorytetów.
• Podstawowym forum współpracy zespołów Scrum’owych jest codzienne, najczęściej 15-minutowe spotkanie (tzw. Daily Scrum). W jego trakcie zespół omawia postęp w realizacji zadań wyznaczonych na dzień poprzedni, a także ewentualne problemy napotkane w trakcie ich realizacji oraz zadania do wykonania w dniu spotkania.
• Każdy sprint kończy tzw. Sprint Review, a więc spotkanie służące do zaprezentowania produktu wykonanego w trakcie Sprintu. Biorą w nim udział wszyscy członkowie zespołu projektowego.

PMBoK

PMBoK to metodyka zarządzania projektami zaproponowana w 1996 roku przez międzynarodową organizację Project Management Institute zrzeszającą kierowników projektów z całego świata. Ten standard zarządzania projektami zdobył światową popularność, a w Stanach Zjednoczonych funkcjonuje nawet jako norma zarządzania projektami.

Zgodnie ze standardem PMBoK każdy projekt ma swój cykl życia, a więc szereg kolejno następujących etapów od jego inicjacji, aż do zakończenia projektu. Praca nad projektem odbywa się w ramach tzw. procesów, które podzielone są na następujące grupy:

• Procesy inicjowania projektu – czyli wszystkie działania podejmowane w celu zdefiniowania nowego projektu.
• Procesy planowania – działania, których celem jest ustalenie zakresu projektu oraz jego celu/celów, wraz z określeniem jakie czynności należy wykonać, aby osiągnąć postawione cele.
• Procesy realizacji – działania, które służą bezpośredniemu wykonaniu zaplanowanych prac (czyli wymagań projektowych), które spisane są w Planie Zarządzania Projektem.
• Procesy monitorowania i kontroli – działa, które podejmowane są, aby zapewnić śledzenie postępu prac, wydajności pracy oraz inicjujące ewentualne zmiany w projekcie.
• Procesy zamknięcia – działania, które formalnie kończą i podsumowują projekt oraz mogą służyć przejściu do kolejnej fazy pracy nad projektem.

Rola kierownika projektu stale rośnie w gospodarce, która oparta jest o coraz bardziej złożone procesy i produkty. Ich sprawna realizacja zależy od umiejętności współpracy pomiędzy różnymi członkami zespołu projektowego – metodyki zarządzania projektami, chociaż niekiedy różnymi drogami, prowadzą do zapewnienia lepszej komunikacji w projekcie, minimalizacji ryzyka i większej przewidywalności w procesie wytwarzania produktów.