Powodzenie realizacji projektu, a zatem jego ukończenie w określonym terminie i z zaplanowanym rezultatem, zależy od obrania odpowiedniej strategii działania i organizacji pracy w ustrukturyzowany sposób. Jednym z najpopularniejszych na świecie zbiorów reguł zarządzania projektem jest PMBOK. Dowiedz się, czym dokładnie jest ta metodyka i gdzie znajduje zastosowanie. Jakie szkolenia, warsztaty i kursy PMBOK mogą pomóc wdrożyć tą metodykę zarządzania projektami w firmie?
Czym jest PMBOK?
PMBOK to zbiór ogólnych zasad dotyczących zarządzania projektami (project management) opracowany przez amerykański Project Management Institute (PMI). Jest to ogólny zbiór zasad, jakie powinny obowiązywać w zarządzaniu projektami, uznawany powszechnie za swoistą biblię dla każdego kierownika projektu. Chociaż najczęściej to właśnie skrót PMBOK jest synonimem tej metodyki, w rzeczywistości jest to skrócona nazwa przewodnika wydanego przez PMI, a mianowicie „A Guide to the Project Management Body of Knowledge”.
Do tej pory wydano aż 6 wersji podręcznika PMBOK – ostatnia została opublikowana w 2017 roku. Kolejne edycje przewodnika powstają po to, aby dostosować zawarte w nim reguły zarządzania projektem do bieżących warunków rynkowych i prezentować ich udoskonaloną wersję.
Metodyka PMI – główne założenia
W metodyce przyjętej przez PMI każdy projekt jest postrzegany jako odrębną całość, mającą określony cykl życia – od zainicjowania aż po zamknięcie. W ramach cyklu życia projektu PMBOK wyróżnia aż 49 procesów składających się na osiągnięcie docelowego rezultatu. Są one podzielone na 5 grup. To procesy:
- inicjowania – obejmują działania mające na celu określenia założeń nowego projektu, ich zdefiniowania oraz uzyskania wymaganych autoryzacji formalnych do rozpoczęcia prac,
- planowania – związane z ustanowieniem zakresu oraz celu realizacji projektu, jak również dookreślenia akcji wymagających podjęcia, aby osiągnąć zamierzony rezultat,
- realizacji – związane z realizacją wymogów projektowych i wykonaniem stworzonego uprzednio planu działania,
- monitorowania i kontroli – dotyczą weryfikacji, czy podejmowane działania są zgodne z wcześniejszymi założeniami oraz inicjacji i wdrażania ewentualnych zmian w planie, jeśli są konieczne,
- zamknięcia (zakończenia) – koncentrują się na formalnym zamknięciu projektu i podsumowaniu osiągniętych rezultatów.
Warto podkreślić, że wymienione powyżej grupy procesów mogą się odnosić zarówno do całości realizowanego projektu, jak i być wykonywane w obrębie każdej z jego fazie. Ta druga sytuacja zdarza się często, kiedy mowa o projekcie o bardzo szerokim zakresie, realizowanym w długofalowej perspektywie.
Dodatkowo każdy z wymienionych w PMBOK 49 procesów jest przypisany do jednego z 10 obszarów wiedzy. Są to zarządzanie:
- integracją,
- zakresem,
- czasem,
- kosztami,
- jakością,
- zasobami ludzkimi,
- ryzykiem,
- zamówieniami,
- komunikacją,
- zaangażowaniem interesariuszy.
Istotne jest, że:
- przy realizacji projektu wcale nie jest konieczne objęcie planem zarządzania wszystkich 49 obszarów – należy jednak na wstępie określić, które z nich będą istotne podczas prac,
- przeprowadzanie kolejnych procesów może zachodzić w sekwencji jedne po drugich albo symultanicznie – PMBOK wykazuje w tym zakresie dużą elastyczność.
Gdzie można zastosować PMBOK?
Metodyka PMI znajduje zastosowanie w przedsiębiorstwach prowadzących działalność w różnorodnych dziedzinach rynkowych. Szczególnie często sięga się po nią w branżach IT i budowlanej, jednak zasady przedstawione w PMBOK można wdrożyć również w administracji publicznej. To oczywiście nie koniec pola zastosowań – reguły są na tyle ogólne, że może z nich skorzystać kierownik niemal każdego projektu, niezależnie od niszy rynkowej, w jakiej działa przedsiębiorstwo.
PMBOK a Prince2 – co wybrać?
Najpopularniejszą, obok PMBOK metodyką zarządzania projektem, jest Prince2 – stworzona w Wielkiej Brytanii. Różnice między nimi są dość spore. Najważniejsze to:
- ujęcie tematyki zarządzania projektami – PMBOK jest bardziej zbiorem ogólnych wskazówek, a Prince2 – kompletną, bardziej ustrukturyzowaną metodyką,
- nakazowość – wyróżnia Prince2, PMBOK zapewnia większą elastyczność i jest „nie nakazowy”,
- struktura – w Prince2 wszystkie ujęte procesy i zadania stanowią nieodłączną całość, w PMBOK kierownik projektu może rozpatrywać każdy zakres tematyczny osobno i decydować o tym, które z 49 procesów uwzględni,
- określenie ról – Prince2 jasno definiuje wszystkie role interesariuszy w projekcie, PMBOK koncentruje się na kierowniku projektu,
- uwzględnienie umiejętności interpersonalnych (zobacz szkolenia z komunikacji interpersonalnej) – jest obecne w metodyce PMI, a w Prince2 nie zostało ujęte.
To, który z kierunków zarządzania projektem wybrać, zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz preferencji kadry menadżerskiej co do stylu zarządzania. Obie metodyki można natomiast przyswoić, korzystając ze specjalistycznych kursów, szkoleń i warsztatów w tym zakresie.
Szkolenia z PMBOK, kursy i warsztaty PMBOK online i stacjonarne
Każda metodyka zarządzania projektami wymaga dobrego zrozumienia, a następnie implementacji w organizacji. Zespół powinien wiedzieć jakie korzyści niesie zastosowanie danej metodyki zarządzania projektami zarówno dla pojedynczych pracowników, jak i całej organizacji. Następnie niezbędne jest zbudowanie wiedzy o zasadach funkcjonowania danej metodyki. Pomóc w tym mogą specjalistyczne szkolenia, które kierowane są zarówno do każdy menedżerskiej przedsiębiorstwa, uczestników projektów, jak i kierowników projektów. Szkolenia z PMBOK organizowane są w Polsce przez kilkanaście różnych firm szkoleniowych, a z naszej analizy wynika że dostępne są głównie w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Wrocławiu i Katowicach. Przeciętne szkolenie PMBOK trwa dwa dni robocze, czyli około 14-16 godzin szkoleniowych.
Korzyści z udziału w szkoleniu PMBOK
Uczestnicy warsztatów, szkoleń i kursów PMBOK, zarówno tych realizowanych online, jak i stacjonarnie w trakcie szkolenia:
- zdobędą gruntowną wiedzę na temat struktury PMBOK® Guide, w tym podziału na dziesięć obszarów wiedzy i pięć grup procesów, środowisko realizacji projektu oraz narzędzia i techniki,
- zdobędą wiedzę na temat najważniejszych definicji i pojęć wykorzystywanych w pracy Project Managera,
- nauczą się definiować zakres projektu, cele projektu, rozumieć kontekst projektu itp.
- dowiedzą się jak używać narzędzi i technik wspierających zarządzanie projektem w oparciu o PMBOK,
- nauczą się wykorzystywać efektywne metody planowania i harmonogramowania projektów w celu ograniczania ryzka projektowego,
- dowiedzą się jak powoływać zespoły projektowe, zarządząc ich pracą i komunikacją w zespole,
- poznają zasady i dobre praktyki jak prawidłowo dokumentować projekt i pracę projektową.
Szkolenie PMP
Szkolenie PMP to specjalistycczne szkolenie przygotowujące do egzaminu na certyfikat Project Management Professional (PMP)®, który jest jednym z najbardziej uznawanych na świecie certyfikatów w dziedzinie zarządzania projektami. Jest on nadawany przez Project Management Institute (PMI)®, międzynarodową organizację non-profit dedykowaną promowaniu profesjonalizmu w zarządzaniu projektami.
Szkolenie PMP zazwyczaj obejmuje:
- Podstawy zarządzania projektami: uczestnicy uczą się podstawowych koncepcji i terminologii związanej z zarządzaniem projektami.
- Obszary wiedzy PMBOK® Guide: PMBOK (Project Management Body of Knowledge) to standard opublikowany przez PMI, który opisuje zestaw praktyk w zarządzaniu projektami. Szkolenie zazwyczaj pokrywa wszystkie obszary wiedzy z PMBOK, takie jak zakres, czas, koszty, jakość, zasoby, komunikacja, ryzyko, zaangażowanie interesariuszy i inne.
- Przygotowanie do egzaminu: poza teorią zarządzania projektami, uczestnicy uczą się również, jak efektywnie przygotować się do egzaminu PMP, w tym praktyki rozwiązywania pytań testowych i strategie egzaminacyjne.
Aby zdobyć certyfikat PMP, kandydaci muszą spełnić pewne wymagania dotyczące doświadczenia w zarządzaniu projektami, ukończyć szkolenie PDU (Professional Development Units) oraz zdać egzamin PMP.
Wiele firm oferuje szkolenia PMP w różnych formatach, takich jak kursy online, warsztaty w trybie stacjonarnym czy sesje bootcamp. Wybór odpowiedniego kursu zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji uczestnika.
