• Szkolenia PRINCE2: zarządzanie projektami oparte o metodykę Prince2

Prince2 – zarządzanie projektami high class

Sprawne i przemyślane zarządzanie projektem – bez względu na jego skalę – to podstawowy warunek, który należy spełnić, aby sprostać postawionym sobie celom. Dlatego warto wybrać sprawdzoną metodykę postępowania. Jedną z najpowszechniej stosowanych, w różnych obszarach sektorów prywatnego i publicznego, jest Prince2. Dowiedz się więcej na temat jej historii, zastosowania oraz korzyści z wdrożenia tego rozwiązania w swojej firmie.

Czym jest Prince2?

Prince2 to metodyka, o którą można oprzeć zarządzanie projektami, wywodząca się z Wielkiej Brytanii. Początkowo była stosowana przez brytyjską administrację rządową, a następnie, z uwagi na wysoką skuteczność i relatywną łatwość implementacji – została rozpowszechniona również w sektorze prywatnym. Jej nazwa to skrót od PRojects IN Controlled Environment – a zatem w tłumaczeniu na polski „projekty w sterowalnym środowisku”.

Jej korzenie sięgają wcześniejszych systemów zarządzania projektem, a przede wszystkim standardu PROMPT II, który funkcjonował jeszcze w latach 80-tych minionego stulecia. Sama metodyka Prince2 została zaś zaprezentowana w roku 1996 – jako druga wersja standardu Prince. Obecnie jest stosowana powszechnie, będąc kluczową alternatywą dla metodyki PMBOK.

Warto wiedzieć, że mimo iż Prince2 ma już niemal 25 lat, standard jest nieustannie aktualizowany – tak, aby dostosować go do obecnych realiów rynkowych. Ostatnia poważna aktualizacja została wydana w 2017 roku, dostosowując system do implementacji w kolejnych sektorach rynku.

Jakie są najważniejsze zasady Prince2?

Prince2 jest metodyką, która mimo dość wysokich wymagań formalnych, stawia na pragmatyzm biznesowy. Koncentruje się na sprawnej organizacji przebiegu projektu – w ujęciu całościowym, ale i szczegółowym.

Kluczowe zasady Prince2 mówią, że:

• każdy projekt jest odrębną „organizacją” o określonej strukturze, w którym poszczególni interesariusze pełnią konkretne role (zostaną przedstawione poniżej),
• projekt ma jasno i ściśle wyznaczone ramy: czasowe, finansowe, merytoryczne oraz jakościowe,
• zagadnienia związane z zarządzaniem projektem powinny być nakierowane na wynik, a nie na działanie (oznacza to koncentrację na podejmowaniu pracy, tak by miała ona sens pragmatyczny),
• ważna jest koncentracja na produktach,
• proces realizacji projektu przebiega wieloetapowo, a szczegółowe planowanie zadań dotyczy tylko najbliższego etapu. W odniesieniu do kolejnych plany kreśli się ogólnie, aby mieć możliwość ich elastycznej adaptacji.

Role w Prince2

Jak wskazano przed chwilą, w Prince2 ważne jest przejrzyste wyznaczenie ram organizacyjnych. Tyczy się to również ścisłego określenia ról (i uprawnień) wszystkich stron zaangażowanych w realizację projektu. W tym kontekście można wymienić:

• kierownika projektu – jest osobą koordynującą zarówno merytoryczną realizację zadań, jak i organizującą pracę całego zespołu, najczęściej jest przedstawicielem wykonawcy,
• klienta – a zatem zlecającego projekt, który odpowiada za określenie celów realizacji projektu i jego założeń wstępnych, a także za monitorowanie postępów i feedback,
• użytkownika – docelowy adresat efektów projektu, a zatem np. konsument, który sięgnie po gotowy projekt czy pracownik firmy, która zamówiła u wykonawcy oprogramowanie ERP,
• dostawca / specjalista – są to role przypisane osobom o odpowiednim kompetencjach, które odpowiadają za merytoryczną realizację zadań oraz służą wsparciem technicznym.

Ważnym organem przy realizacji projektu zgodnie z metodyką Prince2 jest Komitet Sterujący. Jego przewodniczącym jest przedstawiciel klienta, reprezentant strony użytkownika (Główny Użytkownik) oraz reprezentant dostawcy / specjalisty (Główny Specjalista/Dostawca). Podejmują oni niezbędne decyzje strategiczne i sporządzają raporty z postępów w realizacji prac.

Jak przebiega zarządzanie projektów w modelu Prince2?

Prince2 zakłada wieloetapową pracę nad projektem, a kolejne „elementy układanki” to:

1. przygotowanie projektu – a zatem m.in. opracowanie założeń wstępnych, powołanie członków zespołu itp.,
2. strategiczne zarządzanie projektem – podejmowanie kluczowych decyzji, które popychają realizację wytyczonych zadań naprzód,
3. inicjowanie projektu – rozpoczęcie prac,
4. sterowanie etapem – zaplanowanym szczegółowo i w odniesieniu do postępu prac na wcześniejszych etapach,
5. zarządzanie tworzeniem produktów,
6. zarządzanie zakresem projektu,
7. zamykanie projektu.

Gdzie można wykorzystać Prince2?

Mimo że Prince2 wywodzi się z sektora publicznego, nie należy obawiać się stopnia jego formalizacji czy skomplikowania. Można wdrożyć tę metodykę w niemal każdej branży – i to zarówno przy obsłudze dużych i zaawansowanych projektów, jak i tych mniejszych.

Standard sprawdza się doskonale np. przy realizacji projektów IT, ale także z branży motoryzacyjnej i innych sektorów przemysłowych, jak również w sektorze usług. Aby skutecznie wdrożyć go w swojej organizacji, warto poznać wcześniej jego najważniejsze zasady w praktyce. Służą temu m.in. specjalistyczne szkolenia.

Szkolenia Prince2

Dobre zrozumienie zasad realizacji projektów zgodnie z Prince2 jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia tej metodyki w organizacji. Warto jest cały proces zacząć od próby zapoznania zarówno kadry menedżerskiej, jak i pracowników jakie korzyści dla organizacji i poszczególnych członków zespołu niesie wdrożenie nowoczesnej metody zarządzania projektami. Pozwala to zarówno w przewidywalnym czasie, zgodnie z budżetem i jakością dostarczać produkty, ale też usprawnić komunikację i poprawić atmosferę pracy. Dobre szkolenie z Prince2 porusza wszystkie te obszary, nie zapominając oczywiście o twardych podstawach metodyki.