Sprawne i przemyślane zarządzanie projektem – bez względu na jego skalę – to podstawowy warunek, który należy spełnić, aby sprostać postawionym sobie celom. Dlatego warto wybrać sprawdzoną metodykę postępowania. Jedną z najpowszechniej stosowanych, w różnych obszarach sektorów prywatnego i publicznego, jest Prince2. Dowiedz się więcej na temat jej historii, zastosowania oraz korzyści z wdrożenia tego rozwiązania w swojej firmie. Poznaj jak szkolenia Prince2 mogą pomóc wdrożyć tą metodyką zarządzania projektami!
Czym jest Prince2?
Prince2 to metodyka, o którą można oprzeć zarządzanie projektami, wywodząca się z Wielkiej Brytanii. Początkowo była stosowana przez brytyjską administrację rządową, a następnie, z uwagi na wysoką skuteczność i relatywną łatwość implementacji – została rozpowszechniona również w sektorze prywatnym. Jej nazwa to skrót od PRojects IN Controlled Environment – a zatem w tłumaczeniu na polski „projekty w sterowalnym środowisku”.
Jej korzenie sięgają wcześniejszych systemów zarządzania projektem, a przede wszystkim standardu PROMPT II, który funkcjonował jeszcze w latach 80-tych minionego stulecia. Sama metodyka Prince2 została zaś zaprezentowana w roku 1996 – jako druga wersja standardu Prince. Obecnie jest stosowana powszechnie, będąc kluczową alternatywą dla metodyki PMBOK.
Warto wiedzieć, że mimo iż Prince2 ma już niemal 25 lat, standard jest nieustannie aktualizowany – tak, aby dostosować go do obecnych realiów rynkowych. Ostatnia poważna aktualizacja została wydana w 2017 roku, dostosowując system do implementacji w kolejnych sektorach rynku.
Jakie są najważniejsze zasady Prince2?
Prince2 jest metodyką, która mimo dość wysokich wymagań formalnych, stawia na pragmatyzm biznesowy. Koncentruje się na sprawnej organizacji przebiegu projektu – w ujęciu całościowym, ale i szczegółowym.
Kluczowe zasady Prince2 mówią, że:
- każdy projekt jest odrębną „organizacją” o określonej strukturze, w którym poszczególni interesariusze pełnią konkretne role (zostaną przedstawione poniżej),
- projekt ma jasno i ściśle wyznaczone ramy: czasowe, finansowe, merytoryczne oraz jakościowe,
- zagadnienia związane z zarządzaniem projektem powinny być nakierowane na wynik, a nie na działanie (oznacza to koncentrację na podejmowaniu pracy, tak by miała ona sens pragmatyczny),
- ważna jest koncentracja na produktach,
- proces realizacji projektu przebiega wieloetapowo, a szczegółowe planowanie zadań dotyczy tylko najbliższego etapu. W odniesieniu do kolejnych plany kreśli się ogólnie, aby mieć możliwość ich elastycznej adaptacji.
Role w Prince2
Jak wskazano przed chwilą, w Prince2 ważne jest przejrzyste wyznaczenie ram organizacyjnych. Tyczy się to również ścisłego określenia ról (i uprawnień) wszystkich stron zaangażowanych w realizację projektu. W tym kontekście można wymienić:
- kierownika projektu – jest osobą koordynującą zarówno merytoryczną realizację zadań, jak i organizującą pracę całego zespołu, najczęściej jest przedstawicielem wykonawcy,
- klienta – a zatem zlecającego projekt, który odpowiada za określenie celów realizacji projektu i jego założeń wstępnych, a także za monitorowanie postępów i feedback,
- użytkownika – docelowy adresat efektów projektu, a zatem np. konsument, który sięgnie po gotowy projekt czy pracownik firmy, która zamówiła u wykonawcy oprogramowanie ERP,
- dostawca / specjalista – są to role przypisane osobom o odpowiednim kompetencjach, które odpowiadają za merytoryczną realizację zadań oraz służą wsparciem technicznym.
Ważnym organem przy realizacji projektu zgodnie z metodyką Prince2 jest Komitet Sterujący. Jego przewodniczącym jest przedstawiciel klienta, reprezentant strony użytkownika (Główny Użytkownik) oraz reprezentant dostawcy / specjalisty (Główny Specjalista/Dostawca). Podejmują oni niezbędne decyzje strategiczne i sporządzają raporty z postępów w realizacji prac.
Jak przebiega zarządzanie projektów w modelu Prince2?
Prince2 zakłada wieloetapową pracę nad projektem, a kolejne „elementy układanki” to:
- przygotowanie projektu – a zatem m.in. opracowanie założeń wstępnych, powołanie członków zespołu itp.,
- strategiczne zarządzanie projektem – podejmowanie kluczowych decyzji, które popychają realizację wytyczonych zadań naprzód,
- inicjowanie projektu – rozpoczęcie prac,
- sterowanie etapem – zaplanowanym szczegółowo i w odniesieniu do postępu prac na wcześniejszych etapach,
- zarządzanie tworzeniem produktów,
- zarządzanie zakresem projektu,
- zamykanie projektu.
Gdzie można wykorzystać Prince2?
Mimo że Prince2 wywodzi się z sektora publicznego, nie należy obawiać się stopnia jego formalizacji czy skomplikowania. Można wdrożyć tę metodykę w niemal każdej branży – i to zarówno przy obsłudze dużych i zaawansowanych projektów, jak i tych mniejszych.
Standard sprawdza się doskonale np. przy realizacji projektów IT, ale także z branży motoryzacyjnej i innych sektorów przemysłowych, jak również w sektorze usług. Aby skutecznie wdrożyć go w swojej organizacji, warto poznać wcześniej jego najważniejsze zasady w praktyce. Służą temu m.in. specjalistyczne szkolenia.
Szkolenia i kursy Prince2
Dobre zrozumienie zasad realizacji projektów zgodnie z Prince2 jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia tej metodyki w organizacji. Warto jest cały proces zacząć od próby zapoznania zarówno kadry menedżerskiej, jak i pracowników jakie korzyści dla organizacji i poszczególnych członków zespołu niesie wdrożenie nowoczesnej metody zarządzania projektami. Pozwala to zarówno w przewidywalnym czasie, zgodnie z budżetem i jakością dostarczać produkty, ale też usprawnić komunikację i poprawić atmosferę pracy. Dobre szkolenie z Prince2 porusza wszystkie te obszary, nie zapominając oczywiście o twardych podstawach metodyki.
Szkolenia i warsztaty z metodyki Prince2 zwyczajowo bejmują 2 dni robocze intensywnych zajęć, zwłaszcza w wersji dla początkujących. W trakcie szkolenia uczestnicy omawiają najczęściej zagadnienia takie jak:
- metodyki zarządzania projektami i różnice pomiędzy klasycznymi metodykami a metodami Agile,
- struktura organizacyjne projektu, uczestnicy projektu...
- techniki tworzenia/rozpoczynania projektów,
- zespół projektowy - organizacja, czynniki sukcesu...
- budowanie i zarządzanie zespołem projektowym, komunikacja,
- fazy projektu: inicjacja, planowanie, monitorowanie i realizacja, rozliczani i zamknięcie projektu,
- zarządzanie ryzykiem w projekcie.
Znacząca część szkoleń dotyczących Prince2 dostępnych jest w formule spotkań stacjonarnych, realizowane są one głównie w dużych miastach, takich jak Warszawa, Kraków, Poznań, Wrocław, Katowice, Łódź, Gdańsk, Rzeszów czy Lublin, a także w formule szkoleń online na żywo. W szkoleniach tego typu uczestnik ma bezpośredni kontakt z prowadzącym zajęcia, a także z innymi uczestnikami. Osobną kategorię stanowią kursy online z Prince2 realizowane na platformach e-learning. Ich niewątpliwymi zalecami są przystępne ceny, możliwość realizacji zajęć we własnym tempie i wielokrotnego wracania do materiałów szkoleniowych. Cena szkolenia Prince2 zaczyna się zwyczajowo już od 1000 zł za osobę, ale może też sięgać kilku tysięcy złotych za szkolenia certyfikowane, kończące się egzaminem i uzyskaniem certyfikatu dla kierownika projektu.
