Informatyk na etacie czy może outsourcing IT – co wybrać?

Etatowy informatyk – brzmi dobrze, dopóki…

Nie zrozum mnie źle – własny informatyk w zespole może być naprawdę pomocny. Jeśli masz dużą firmę, wiele stacji roboczych, własny serwer w siedzibie, specyficzne potrzeby – taka osoba może mieć pełne ręce roboty.

Ale… no właśnie. Co się dzieje, gdy:

• informatyk idzie na urlop albo zwolnienie?

• pojawia się awaria, z którą nie ma doświadczenia?

• firma się rozrasta, a jedna osoba to za mało?

Do tego dochodzą koszty etatu: pensja, składki, benefity, szkolenia. I ryzyko, że po roku pracy ktoś po prostu odejdzie. Wszystko zostaje na Twojej głowie.

Outsourcing IT – co tak naprawdę dostajesz?

Tutaj w grę wchodzi zespół specjalistów, którzy są dostępni wtedy, kiedy naprawdę ich potrzebujesz. Nie zatrudniasz nikogo na etat – korzystasz z usług firmy zewnętrznej, która zna się na rzeczy i wie, jak szybko reagować.

Zyskujesz:

• zdalne wsparcie i monitoring 24/7,

• fachowców od sieci, serwerów, Office 365, WordPressa, backupów i cyberbezpieczeństwa,

• stałe koszty (w formie abonamentu lub godzinowego rozliczenia),

• minimum formalności,

• i co najważniejsze: spokój, że ktoś trzyma pieczę nad Twoją infrastrukturą.

Jeśli działasz w stolicy, możesz wpisać w wyszukiwarkę frazę „usługi informatyczne Warszawa”, a zobaczysz, że wybór jest naprawdę szeroki – ale uwaga: nie każda firma oferuje elastyczność i jakość, której możesz oczekiwać.

Porównanie z życia

W jednej z firm, z którą miałem styczność, informatyk był „na pokładzie” przez kilka lat. Działał jak złoto, aż do momentu, gdy potrzebna była większa reorganizacja sieci i migracja danych do chmury. I wtedy okazało się, że trzeba szukać kogoś z zewnątrz, bo na miejscu po prostu brakowało doświadczenia.

Inna firma od samego początku zdecydowała się na outsourcing. Dzięki temu – kiedy rozrosła się z kilku do kilkunastu pracowników – nie musiała nic zmieniać. Wystarczyło zwiększyć zakres współpracy i dodać nowe urządzenia do systemu monitoringu IT.

Co się bardziej opłaca?

Jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę i nie masz codziennych problemów informatycznych – outsourcing IT będzie zwykle tańszy, wygodniejszy i bardziej elastyczny.

Z kolei informatyk na etacie to rozwiązanie dla firm z zaawansowaną infrastrukturą, które chcą mieć kogoś na miejscu – i stać je na regularne inwestycje w szkolenia oraz sprzęt.

W moim przypadku – i u wielu moich klientów – outsourcing wygrywa. Po prostu działa lepiej, szybciej i... taniej. A jeśli do tego masz lokalnego partnera (np. szukasz „usługi informatyczne Warszawa”), zyskujesz też możliwość reakcji w razie sytuacji awaryjnych.

I tyle. Jeśli stoisz właśnie przed decyzją – wiem, że nie jest prosta. Ale warto dobrze ją przemyśleć. Bo dobrze ogarnięta informatyka to nie tylko mniej problemów – to też więcej czasu na to, co naprawdę się liczy w biznesie.

Jak podpisać dobrą umowę na outsourcing IT?

Outsourcing IT to popularne rozwiązanie wśród firm, które chcą skoncentrować się na swojej głównej działalności, redukując przy tym koszty i zwiększając elastyczność operacyjną. Jednak aby taka współpraca była skuteczna i bezpieczna, kluczowe znaczenie ma dobrze przygotowana umowa. To ona stanowi fundament relacji między firmą a dostawcą usług IT. Warto poświęcić chwilę, aby dowiedzieć się, co powinna zawierać dobra umowa outsourcingowa, na co zwrócić szczególną uwagę oraz jakie są najczęstsze pułapki.

1. Zrozum, czego potrzebujesz

Zanim przystąpisz do negocjacji i podpisywania umowy, dokładnie określ:

• zakres usług, których potrzebujesz (np. helpdesk, administracja serwerami, rozwój oprogramowania),

• wymagania techniczne i oczekiwane rezultaty,

• poziom wsparcia i dostępności (np. 24/7, w dni robocze, SLA).

Bez jasnej wizji trudno będzie ocenić, czy oferta outsourcingowa jest dopasowana do Twoich potrzeb.

2. Co powinna zawierać dobra umowa outsourcingowa IT?

Poniżej najważniejsze elementy, które powinna zawierać każda profesjonalna umowa na outsourcing IT:

• Zakres usług (Scope of Work) - Dokładny opis, jakie usługi są świadczone. Powinno to obejmować nie tylko ogólny opis, ale konkretne działania, procedury, narzędzia i technologie.
• SLA (Service Level Agreement) - Umowa SLA określa standardy jakości usług – np. czas reakcji, czas rozwiązania problemów, dostępność systemów. Dobrze sprecyzowane SLA to podstawa do egzekwowania jakości usług.
• Czas trwania i warunki wypowiedzenia - Jasno określone terminy obowiązywania umowy, możliwość jej przedłużenia oraz warunki i okres wypowiedzenia (zarówno z winy dostawcy, jak i klienta).
• Poufność i bezpieczeństwo danych - Klauzule o zachowaniu poufności, zgodność z RODO, polityka backupów i ochrony danych – to must-have, szczególnie jeśli outsourcujesz usługi związane z danymi osobowymi lub wrażliwymi informacjami biznesowymi.
• Prawa własności intelektualnej - Jeśli dostawca tworzy oprogramowanie lub inne rozwiązania technologiczne – upewnij się, że umowa reguluje, kto jest właścicielem kodu, dokumentacji czy innych wytworzonych materiałów.
• Raportowanie i komunikacja - Regularne raporty, spotkania statusowe i kontakt z opiekunem projektu pomagają kontrolować przebieg współpracy.
• Kary umowne i odpowiedzialność - Dobrze zdefiniowane kary za niedotrzymanie SLA lub niewykonanie usług zgodnie z umową są zabezpieczeniem Twoich interesów. Umowa powinna też określać limity odpowiedzialności finansowej dostawcy.
• Zasady rozliczeń - Model rozliczeń (ryczałt, abonament, rozliczenie godzinowe), terminy płatności i sposób fakturowania muszą być przejrzyste i konkretne.
• Plan awaryjny i zakończenie współpracy - Warto zawrzeć postanowienia dotyczące przekazania wiedzy, dokumentacji i zasobów po zakończeniu umowy lub w przypadku nagłego zerwania współpracy.

3. Najczęstsze pułapki w umowach outsourcingowych IT

• Zbyt ogólny zakres usług - Brak precyzyjnego opisu może prowadzić do nieporozumień i braku podstaw do egzekwowania jakości usług.
• Brak mierzalnych SLA - Sformułowania typu "będziemy reagować szybko" są niewystarczające. Muszą być konkretne liczby i czasy reakcji.
• Brak regulacji praw własności - Brak zapisów o własności kodu lub danych może prowadzić do konfliktów, gdy np. zdecydujesz się na zmianę dostawcy.
• Brak procedur bezpieczeństwa - W dobie cyberzagrożeń, niedoprecyzowane kwestie bezpieczeństwa mogą być bardzo kosztowne – zarówno finansowo, jak i wizerunkowo.
• Nadmierna asymetria w umowie - Zdarza się, że umowy są silnie jednostronne – chronią tylko dostawcę usług. Warto zwrócić na to uwagę i negocjować bardziej zrównoważone warunki.

Umowy outsourcingowe są specyficzne i warto, aby ocenił je ktoś z doświadczeniem w tej branży, dlatego zaangażowanie prawnika mającego doświadczenie w zawieraniu umów na usługi IT, umów typu SLA czy na dostawę systemów informatycznych może być dobrym pomysłem. Żeby skuteczniej zawrzeć w niej odpowiednie postanowienia, warto poprosić o ofertę i wzór umowy od kilku dostawców, a następnie porównać zapisy. Pracując nad zapisami umowy warto też prowadzić rozmowy głównie o scenariuszach negatywnych – co się stanie, jeśli usługa przestanie działać? Jakie są procedury eskalacji problemów? Umowa na outsoricing IT ma przecież za zadanie pozwolić twojej firmie unikać właśnie tych negatywnych scenariuszy w obszarze IT. Prowadząc rozmowy nie można jednak zapomnieć o budowaniu prartnerskiej relacji z dostawcą usług IT – dobra współpraca opiera się nie tylko na twardych zapisach, ale też na wzajemnym zaufaniu i dobrej komunikacji.

Umowa outsourcingowa IT to nie formalność, ale kluczowy element zabezpieczający interesy Twojej firmy. Dobrze skonstruowany dokument może zapobiec wielu problemom i zapewnić skuteczne, bezpieczne wsparcie IT. Warto poświęcić czas na jej przygotowanie i skonsultować się z ekspertami – to inwestycja, która się opłaci.