Sebastian Nowak

System Zarządzania Jakością (SZJ) i pełnomocnik ds. jakości

Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie zdobywa coraz więcej zwolenników w polskich firmach, rozumiejących, że jakość świadczonych produktów i usług oraz procesów wewnętrznych może stanowić istotną przewagę konkurencyjna. Dowiedz się czym jest system jakości oraz jaki jest cel wdrożenia systemu zarządzania jakością (SZJ) w przedsiębiorstwie?

Spis treści:

  1. System Zarządzania Jakością
  2. Popularne systemy zarządzania jakością
  3. Pełnomocnik systemu zarządzania jakością
  4. Pełnomocnik SZJ zgodnego z ISO 9001
  5. Jakie zadania ma przed sobą pełnomocnik systemu zarządzania jakością?
  6. Szkolenia zarządzanie jakością, szkolenia dla pełnomocników SZJ
System Zarządzania Jakością

Co to jest System zarządzania jakością? SZJ, czyli System Zarządzania Jakością to zestaw zaplanowanych metod i procedur, a także narzędzia oraz jednostki organizacyjne wdrożone w przedsiębiorstwie, których zadaniem jest uzyskanie wysokiej jakości i efektywności procesów wewnętrznych, a także wytwarzanych usług i produktów. System Zarządzania Jakością powstał w wyniku obserwacji i przekonania, że zapewnienie wysokiej jakości polepsza rentowność przedsiębiorstwa oraz umacniają jego pozycję na rynku i zwiększa zaufanie Klientów. Wdrożenie SZJ pozwala osiągać wymierne i długoterminowe korzyści zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i jego klientów.

Popularne systemy zarządzania jakością

Na rynku dostępnych jest cały szereg systemów zarządzania jakością, ale niektóre z nich zdobyły szczególne uznanie i popularność.

  • Norma ISO 9001 definiująca wymagania względem Systemu Zarządzania Jakością. Zawiera ona zestaw zasad i wymagań, które są na tyle uniwersalne, że mogą zostać zastosowane niemalże w dowolnej branży, od produkcji, poprzez usługi, działalność publiczną, edukacyjna i non-profit.
  • TQM, czyli Zarządzanie przez jakość - podejście do zarządzania organizacją, w którym każdy aspekt działalności jest realizowany przez pryzmat zapewnienia jakości.
  • Lean Management – metoda szczupłego zarządzania nastawiona na zapewnienie wysokiej jakości, eliminację marnotrawstwa, wprowadzenie dostaw just-in-time i racjonalizację procesów.
  • Six Sigma – metoda zarzadzania jakością skoncentrowana na ustanowieniu miar satysfakcji klientów i ciągłym doskonaleniu osiąganych wyników (redukcji liczby defektów na milion możliwości).
  • IATF 16949 (dawniej znana jako ISO/TS 16949), a więc specyfikacja dotycząca Systemu Zarządzania Jakością dla producentów z branży motoryzacyjnej.
  • ISO 13485, norma zawierająca wymagania względem Systemu Zarządzania Jakością dla producentów wyrobów medycznych.
  • PPAP, APQP – systemy planowania jakości produktów oraz zatwierdzania części przeznaczonych do produkcji seryjnej stosowane m.in. w motoryzacji i przemyśle obronnym.
  • ISO 22 000/HACCP – system zapewnienia bezpieczeństwa żywności na każdym etapie jej produkcji oraz dystrybucji.
  • ISO 15189 – system zarządzania jakością w laboratorium.

To oczywiście tylko przykłady popularnych i powszechnie stosowanych Systemów Zarządzania jakością (SZJ).

Pełnomocnik systemu zarządzania jakością

Kto to pełnomocnik ds. jakości i SZJ? Wdrażanie systemów zarządzania jakością stało się standardem w nowoczesnych organizacjach. Firmy decydują się na to nie tylko ze względów prestiżowych, ale i pragmatycznych – zespół norm i procedur nakierowanych na nieustanne doskonalenie jakości zwiększa przewagę konkurencyjną na rynku i optymalizuje zarządzanie kosztami. Aby jednak wdrożenie takiego systemu odbyło się efektywnie, potrzebna jest osoba, która będzie odpowiedzialna za nadzór nad jego przebiegiem. To właśnie pełnomocnik systemu zarządzania jakością.

Pełnomocnik SZJ zgodnego z ISO 9001

Wcześniejsze wersje standardu ISO 9001, a więc 9001:2004 oraz 9001:2008, wskazywały ustanowienie pełnomocnika ds. ISO jako warunek konieczny do spełnienia przy wdrażaniu tego systemu. Jednak z pragmatycznego punktu widzenia w wielu organizacjach – zwłaszcza w małych firmach – ustanawianie oddzielnego stanowiska było mało opłacalne.

Stąd też aktualnie obowiązująca wersja ISO – 9001:2015 zniosła ten wymóg, zastępując go znacznie mniej restrykcyjnym zaleceniem, które daje możliwość przejęcia zadań pełnomocnika ds. ISO przez zarząd. To korzystne rozwiązanie zwłaszcza dla mikro-organizacji. Mimo to, w większych jednostkach pełnomocnik systemu zarządzania jakością jest nadal oddzielnym stanowiskiem. Dlaczego? Powód jest prosty: na im szerszą skalę działa firma, tym więcej zadań związanych z ISO trzeba na bieżąco realizować.

Jakie zadania ma przed sobą pełnomocnik systemu zarządzania jakością?

Norma ISO 9001:2015 nie podaje bardzo precyzyjnych informacji o tym, czym dokładnie ma się zajmować pełnomocnik systemu zarządzania jakością. Można jednak nakreślić typowe zadania oraz obowiązki, jakie spoczywają na takiej osobie. Kluczowe funkcje pełnione przez pełnomocnika ds. ISO to:

  • zapewnienie sprawnego wdrożenia procedur ISO oraz nadzór nad poprawnością ich bieżącej realizacji w organizacji,
  • informowanie zarządu organizacji o postępach związanych z realizacją zadań z obszaru zarządzania jakością,
  • informowanie pracowników o wymogach ISO i propagowanie standardów projakościowych oraz proklienckich w organizacji.

Można je przełożyć również na zestaw typowych obowiązków wykonywanych przez specjalistę na tym stanowisku. Są to:

  • pełnienie nadzoru na poprawnym sporządzaniem dokumentacji związanej z ISO – począwszy od spisanych procedur i instrukcji oraz księgi jakości, a na bieżących raportów z realizacji polityki jakościowej kończąc. Warto podkreślić, że pełnomocnik systemu zarządzania jakością nie musi być odpowiedzialny za sporządzanie całej dokumentacji – zwłaszcza, że w wielu obszarach lepiej to zadanie wykonają kierownicy poszczególnych komórek firmy. Jego zadaniem jest jednak weryfikacja, że dokumentacja zostanie sporządzona na czas, w kompletny sposób i zgodnie z przyjętymi normami;
  • nadzorowanie przebiegu audytów wewnętrznych – są one standardem w SZJ ISO 9001. Jego zadania w tym obszarze obejmują przede wszystkim organizację audytów oraz analizę raportów audytowych. Jednocześnie pełnomocnik może być auditorem, aczkolwiek nie może on na co dzień być zaangażowany w audytowany aspekt działalności organizacji;
  • nadzorowanie działań podejmowanych w sytuacji wystąpienia niezgodności – pełnomocnik ds. SZJ powinien przejąć kontrolę nad sposobem wdrażania korekt i usprawnień, które wyeliminują nieprawidłowości przy realizacji rozmaitych procedur,
  • prowadzenie szkoleń dla pracowników w odniesieniu do procedur ISO – pełnomocnik jest z definicji odpowiedzialny za propagowanie polityki jakości w organizacji,
  • koordynacja wdrażania certyfikacji ISO, a także przeprowadzania audytów zewnętrznych – pełnomocnik ds. SZJ jest niejako łącznikiem firmy z jej otoczeniem we wszystkich kwestiach związanych z jakością.

Trzeba pamiętać, że nakreślony tutaj zarys obowiązków osoby zajmującej się koordynacją ISO jest bardzo ogólny. Szczegółowe zadania można bowiem wytyczyć tylko w odniesieniu do konkretnej organizacji. Dzieje się tak pomimo, że ISO samo w sobie dąży do standaryzacji. Jednak wspomniane wcześniej poluzowanie restrykcji ma sens i sprawia, że wdrożenie SZJ jest dziś możliwe w niemal każdej organizacji.

Szkolenia zarządzanie jakością, szkolenia dla pełnomocników SZJ

Osoby, które mają pełnić rolę pełnomocników systemu zarządzania jakością powinny posiadać odpowiednią wiedzę i praktyczna umiejętności z zakresu wdrażania systemów zarządzania jakością oraz ich ciągłego doskonalenia. Wiedzę tego typy zdobyć można w trakcie szkolenia zarządzanie jakością, którego ukończenie może wiązać się również z uzyskaniem odpowiedniego certyfikatu. Certyfikat taki stanowi również nieocenioną pomoc w trakcie szukania zatrudnienia w obszarze zarządzania jakością, zapewnienia jakości, systemów zarządzania jakością (SZJ) oraz kontroli jakości. Dlatego coraz więcej osób decyduje się na poszerzanie kwalifikacji zawodowych właśnie w tym kierunku – z myślą o poszerzeniu możliwości związanych z obecną i przyszłą karierą.

Sebastian Nowak

Sebastian Nowak

Redaktor Eventis.pl

Zajmuję się tematyką nowoczesnych technologii w biznesie, między innymi z zakresu marketingu internetowego (SEM, SEO, copywriting, systemy analityczne dla eCommerce), a także tematami specjalistycznych umiejętności zawodowych niezbędnych na stanowiskach specjalistów i menedżerów.

Polecane wydarzenia

Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości

Pełnomocnik i Audytor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) ISO 13485

  • już od 800 zł
  • już od 800 zł
Zapisz się
Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości

Pełnomocnik i Audytor ZSZ Jakością i Środowiskowego i BHP wg ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 i ISO 45001

  • już od 2 300 zł
  • już od 2 300 zł
Zapisz się
Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości

Pełnomocnik i Audytor ZSZ Jakością i Środowiskowego wg ISO 9001:2015 i ISO 14001:2015

  • już od 1 900 zł
  • już od 1 900 zł
Zapisz się
Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości

Pełnomocnik i Audytor Wewnętrzny ds. ZSZ Jakością i BHP wg ISO 9001 i ISO 45001

  • już od 1 900 zł
  • już od 1 900 zł
Zapisz się

Ostatnie artykuły

Win-win: czym są negocjacje win-win, jakie są ich etapy i zalety?
9 stycznia 2023
Win-win: czym są negocjacje win-win, jakie są ich etapy i zalety?

Dowiedz się czym są negocjacje win-win oraz jakie są zalety tego typu negocjacji? Poznaj etapy negocjacji win win oraz sposoby rozwijania wiedzy pracowników z prowadzenia negocjacji handlowych.

Czytaj więcej
Co to jest coaching i mentoring?
3 stycznia 2023
Co to jest coaching i mentoring?

Coaching i mentoring to popularne techniki stosowane w rozwoju osobistym i zawodowym. Warto poznać różnice między coachingiem i mentoringiem oraz dowiedzieć się jak rozpocząć pracę w charakterze coacha lub mentora.

Czytaj więcej
Kompetencje menedżerskie – jak rozwijać umiejętności menedżerskie?
16 grudnia 2022
Kompetencje menedżerskie – jak rozwijać umiejętności menedżerskie?

Umiejętności kadry menedżerskiej zatrudnionej w organizacji mają kluczowe znaczenie dla efektywności jej działania oraz wytworzonej kultury organizacyjnej. Dlatego warto poznać kluczowe kompetencje menedżerskie oraz sposoby ich rozwijania.

Czytaj więcej
NLP: co to jest NLP i jakie są techniki NLP?
12 grudnia 2022
NLP: co to jest NLP i jakie są techniki NLP?

Dowiedz się czym jest NLP, jakie są najpopularniejsze techniki NLP i w jakich sytuacjach stosuje się najczęściej programowanie neurolingwistyczne. Poznaj argumenty za i przeciw stosowaniu technik NLP.

Czytaj więcej