System tomHRM do ewidencji czasu pracy a kontrola PIP. Co sprawdza inspektor i ile kosztują braki w 2026 roku

Od 8 lipca 2026 r. obowiązują wyższe grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej, do której należy ewidencja czasu pracy, grozi od 2000 do 60 000 zł. Sprawdź, co dokładnie kontroluje inspektor pracy, dlaczego braki w ewidencji odwracają ciężar dowodu w sądzie i jak system do ewidencji czasu pracy ogranicza oba ryzyka.

Podstawa prawna: kto i po co prowadzi ewidencję

Obowiązek wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dokumentację można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej, obie formy są równoważne. Dokumentację przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b, zasada dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.). Szczegółowy zakres danych określa § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).

Co sprawdza inspektor podczas kontroli

Kontrola czasu pracy należy do standardowych obszarów działania Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor weryfikuje przede wszystkim:

• czy ewidencja jest prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika,

• czy zawiera wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem, w tym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko sumę godzin,

• czy zapisy w ewidencji zgadzają się z harmonogramami, listami płac i wnioskami urlopowymi,

• czy godziny nadliczbowe zostały wykazane i zrekompensowane wynagrodzeniem z dodatkiem albo czasem wolnym,

• czy dokumentacja jest przechowywana w warunkach zapewniających poufność i integralność, przez wymagany okres.

Częstym powodem zakwestionowania dokumentacji są rozbieżności: ewidencja pokazuje osiem godzin, a logowania do systemów firmowych, korespondencja służbowa czy zapisy monitoringu wskazują na dłuższą pracę. Sama kompletność rubryk nie wystarczy, ewidencja musi odzwierciedlać stan faktyczny.

Wyższe kary od 8 lipca 2026 r.

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z 11 marca 2026 r. podniosła sankcje za wykroczenia z art. 281-283 Kodeksu pracy. Grzywna wynosi obecnie od 2000 do 60 000 zł, a przy uporczywym naruszaniu przepisów sąd może orzec do 90 000 zł. Wzrosły także mandaty nakładane przez inspektora podczas kontroli, do 5000 zł, a przy ponownym ukaraniu do 10 000 zł. Dla porównania, do 7 lipca 2026 r. górna granica grzywny wynosiła 30 000 zł. Ustawodawca wprost wskazał, że dotychczasowe kary były dla części firm kosztem łatwym do zaakceptowania, i to podejście ma się skończyć.

Brak ewidencji odwraca ciężar dowodu

Grzywna to nie jedyne ryzyko. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, musi liczyć się z tym, że w sporze sądowym to na nim spocznie ciężar dowodu. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik dochodzi wynagrodzenia za nadgodziny i przedstawia własne notatki, a firma nie ma rzetelnej ewidencji, sąd może oprzeć rozstrzygnięcie na wersji pracownika. Wartość takich roszczeń, liczonych za trzy lata wstecz dla kilku osób, regularnie przekracza wysokość jakiejkolwiek grzywny.

Jak przygotować się do kontroli

Zawiadomienie o kontroli to zły moment na porządkowanie dokumentacji. Zamiast tego wprowadź stały, na przykład kwartalny, przegląd czterech obszarów:

• kompletność kart ewidencji za ostatnie miesiące, ze szczególnym uwzględnieniem godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• zgodność ewidencji z listami płac, harmonogramami i zatwierdzonymi wnioskami urlopowymi,

• rozliczenie godzin nadliczbowych, czyli wypłacony dodatek albo udzielony czas wolny, z dokumentem potwierdzającym,

• dostępność dokumentacji byłych pracowników, która podlega przechowywaniu przez 10 lat.

Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za ten przegląd. Rozproszenie odpowiedzialności między przełożonych i kadry to najczęstszy powód, dla którego braki wychodzą na jaw dopiero przy kontroli.

Jak system elektroniczny ogranicza ryzyko

System do ewidencji czasu pracy porządkuje dokładnie te obszary, które kwestionują inspektorzy i sądy:

• jedna baza danych zamiast rozproszonych arkuszy, więc ewidencja, wnioski urlopowe i harmonogramy są ze sobą spójne,

• automatyczne naliczanie czasu pracy i nadgodzin na podstawie rejestrowanych godzin, bez ręcznych przeliczeń,

• historia zmian, która pokazuje, kto i kiedy modyfikował zapisy,

• raporty miesięczne i roczne generowane na żądanie, gotowe do okazania podczas kontroli,

• przechowywanie danych przez wymagany okres, z kopiami zapasowymi i kontrolą dostępu.

Forma elektroniczna jest w pełni legalna, pod warunkiem że zawiera komplet danych z rozporządzenia i zapewnia integralność zapisów.

Uporządkuj ewidencję czasu pracy z tomHRM

Jeżeli chcesz osiągnąć taki poziom spójności bez rozbudowywania procedur, przenieś ewidencję do jednego systemu HR. System tomHRM prowadzi ewidencję, wnioski urlopowe, harmonogramy i raporty w jednej bazie, więc dokumenty, które porównuje inspektor, z definicji się zgadzają.

Załóż darmowe konto testowe i przez 30 dni sprawdź na danych jednego działu, jak wygląda zamknięcie miesiąca, gdy ewidencja nalicza się sama. Test jest bezpłatny i niczym nie zobowiązuje.

Główna funkcjonalność tomHRM w zakresie ewidencji czasu pracy to:

• Proste rejestrowanie obecności i przerw

• 5 sposobów rejestrowania czasu pracy

• Logowanie czasu pracy nad projektami i obliczanie kosztów

• Wnioski o nadgodziny, czas wolny, urlopy, praca zdalna

• Powiadomienia o nieprawidłowościach

• Generowanie kart czasu pracy

• Automatyczne zaokrąglanie czasu pracy

• Automatyczne raporty na email

• Ścieżki akceptacji czasów pracy

• Integracja z Optima, enova365, Google workspace, AD Azure Microsoft i inne.