Centralny Rejestr Umów po wejściu w życie – błędy, pułapki i najtrudniejsze dylematy praktyczne

a. Informacje wprowadzające:

• Co to jest Centralny Rejestr Umów JSFP?

• Jak to jest w innych krajach z rejestrami umów?

• Kto odpowiada za zamieszczanie informacji o umowie w Centralnym Rejestrze Umów JSFP?
 

b. System CRU JSFP i role w tym systemie:

• administrator jednostki,

• wprowadzający informacje o umowie,

• publikujący informacje o umowie.

• Statusy procesowe informacji o umowie wprowadzanych do CRU JSFP: robocza, usunięta przed publikacją, przekazana do publikacji, weryfikowana, opublikowana, wycofana z publikacji, zmieniana- robocza, zmieniana- usunięta przed publikacją, zmieniana - przekazana do publikacji, zmieniana - weryfikowana.

• Zwracanie formularza do poprawy - na czym polega?
 

c. Warunki kwalifikacji umowy do Centralnego Rejestru Umów JSFP:

• Kiedy umowa stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp?

• Czy w CRU JSFP zamieszczać informacje o umowach zlecenia i o dzieło?

• Czy umowy ramowe idą do CRU JSFP?

• Wymagana forma umowy:

- Co to jest forma pisemna, elektroniczna, dokumentowa oraz inna szczególna?

- Kiedy dochodzi do zawarcia umowy?

- Z jednej strony zachowana jest forma przewidziana w przepisach o finansach publicznych, z drugiej mamy oświadczenie woli tylko w formie ustnej - czy należy informować o takich umowach w CRU JSFP?

- Zamówienia/zlecenia - dlaczego nie zawsze kwalifikują się do CRU JSFP?

- Zakupy w sklepach internetowych - czy notyfikować w CRU JSFP?

- Czy faktura to umowa?
 

d. Jakie informacje o umowie wprowadza się do CRU JSFP?

• Czy numer zamówienia/zlecenia w zamówieniach do 170 000 złotych to numer umowy?

• Okres, na jaki umowa została zawarta:

- Jak podać ten okres w przypadku umów z terminem zakończenia określonego datą dzienną?

- Jak ustalić ten okres w sytuacji umowy zawartej w formie dokumentowej (w przypadku zamówień o wartości do 170 000 złotych)?

- O co chodzi z polem „komórka wewnętrzna”?

• Oznaczenie stron umowy:

- Jakie dane należy podać w sytuacji, gdy Wykonawca jest przedsiębiorcą z siedzibą na terytorium RP?

- Jakie dane należy podać w sytuacji, gdy Wykonawca jest przedsiębiorcą z siedzibą poza terytorium RP?

- Jakie dane należy podać w sytuacji gdy wykonawca jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej?

- A co w przypadku, gdy stroną umowy jest konsorcjum (kilku wykonawców)?

• Wskazanie ogólnego przedmiotu umowy:

- Jak szczegółowo należy przedstawiać informacje o przedmiocie umowy?

• Wartość umowy:

- Jak podawać wartość umów zawartych na czas nieoznaczony?

- Jak określić wartość umowy w sytuacji, gdy umowa określa tylko stawki godzinowe lub ceny jednostkowe?

- Czy wartość umowy podajemy w CRU JSFP netto czy brutto?

- A co w przypadku umów zlecenia oraz umów o dzieło zawartymi z osobami fizycznymi niebędącymi przedsiębiorcami- wartość umowy podawać po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

- Do czego służy pole „opis wartości umowy” i kiedy je wykorzystywać?

• Jak należy przedstawić w CRU JSFP informację, czy umowa jest finansowana z innych środków?

• Status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy?

- Co to jest „status umowy”?

- Kiedy umowa jest „aktywna”, a kiedy „nieaktywna”?

- Czy status umowy należy ręcznie zmienić w sytuacji, gdy okres, na jaki umowa została zawarta upłynie?
 

e. Termin na wprowadzenie do CRU JSFP informacji o umowie oraz jej aktualizacji
 

f. Aktualizacja informacji o umowie w CRU JSFP

• W jakich przypadkach konieczna jest aktualizacja informacji o umowie?

• Podstawy aktualizacji informacji - co wpisać w polach:

- Przyczyny dokonania aktualizacji,

- Data, od której zaistniała przyczyna aktualizacji,

- Zwięzły opis zakresu aktualizacji?
 

g. Ograniczenie jawności w zakresie informacji zamieszczanych w CRU JSFP

• W zakresie których informacji o umowie można wyłączyć jawność?

• Jak ustalić podstawę prawną wyłączenia jawności?

• Jak realizować wymóg podania organu lub osoby, które dokonały wyłączenia jawności?
 

h. Wymóg zamieszczania informacji o umowach w CRU JSFP, a RODO - na co zwrócić uwagę?
 

i. Jakie sankcje grożą za niezamieszczenie informacji w rejestrze umów albo podanie w nim danym nieprawdziwych?