KSeF 2026 – obowiązek, organizacja i bezpieczeństwo e-fakturowania w praktyce. Jak wdrożyć nowy system i na co uważać? Jakie dane ujawniać na fakturze?

1. Krajowy System e-Faktur:
a) zasady funkcjonowania KSeF, w tym przesyłanie i odbieranie faktur,
b) archiwizacja faktur w KSeF,
c) czy stosowanie KSeF wymaga zgody kontrahenta i w jaki sposób pobierze on fakturę?
d) jakie rodzaje faktur można wystawiać przez KSeF, a jakie nadal trzeba będzie wystawiać w dotychczasowy sposób?
e) faktura pro-forma, uproszczona, VAT RR i duplikat a nowy KSeF,
f) PEF a KSeF – czy są zharmonizowane?
g) czy będzie dostępny wzór faktur?
h) termin przechowywania faktur w KSeF.

2. Dostęp do KSeF:
a) kto ma dostęp do nowej struktury faktur,
b) upoważnienie w zakresie wystawiania faktur,
c) upoważnienie w zakresie dostępu do faktur,
d) upoważnienie w zakresie wystawiania i dostępu do faktur,
e) upoważnienie dla osób trzecich w tym dla biur rachunkowych,
f) korzystanie z KSeF bez upoważnienia,
g) w jaki sposób fakturę wystawić i przesłać w KSeF w zakresie transakcji zagranicznych (np. WDT) jak i dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
h) druk ZAW-FA – omówienie,
i) rozporządzenia regulujące zasady nadawania upoważnień do KSeF,
j) aplikacja webowa MF – sposób wykorzystania.

3. Schemat struktury faktury w KSeF:
a) pola w nowej strukturze faktury,
b) które elementy schemy są obowiązkowe,
c) numer identyfikujący w KSeF a numer faktury,
d) analiza UPO – co wynika z tego dokumentu,
e) dane stron transakcji w tym dostawcy, nabywcy, odbiorcy, płatnika, współwłaściciela,
f) nowe elementy faktury, w tym nr umowy, WZ, rodzaje transportu, PKWiU, CN, PKOB, sposób płatności, skonto, kurs waluty i kod waluty, warunki transakcji, itp.
g) faktura w KSeF a kody GTU i kody literowe jak TP i FP,
h) czy w fakturze w KSeF można umieścić dodatkowe informacje lub załączniki?
i) rodzaje faktur w KSeF (VAT, KOR, ZAL, ROZ, KOR_ZAl, KOR_ROZ, UPR).

4. Faktura wystawiona i otrzymana w KSeF:
a) kiedy uznać fakturę za wystawioną
b) kiedy uznać fakturę za otrzymaną,
c) kiedy uznać fakturę korygującą za wystawioną i otrzymaną,
d) jaki wpływ ma dzień wystawienia lub otrzymania faktury w KSeF w zakresie momentu odliczenia podatku naliczonego (zakup) jak i rozpoznania obowiązku podatkowego (sprzedaż).

5. Zalety wprowadzenia KSeF:
a) ujmowanie faktur korygujących in minus po stronie sprzedaży i zakupu,
b) przyspieszony zwrot podatku VAT,
c) brak konieczności przedstawienia pliku JPK_FA,
d) nowe możliwości wykorzystania faktur elektronicznych w księgowaniu transakcji zakupowych – istotne uproszczenia.

6. Jakie działania podjąć aby wdrożyć KSeF:

a) omówienie projektu najnowszej nowelizacji wprowadzającej obowiązkowy KSeF
b) kto będzie podlegał obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF – podatnik zwolniony z VAT, podatnik posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, działalność nierejestrowana, podatnik jedynie zarejestrowany na potrzeby podatku VAT,
c) czy i które podmioty będą mogły wejść w obowiązkowy KSeF z półrocznym opóźnieniem?
d) co z biletami PKP, PKS, opłatami za autostrady – czy nadal będą uważane za faktury?
e) informacja o stosowaniu KSeF – Biała lista podatników – czy nadal ustawodawca planuje zmiany w tym obszarze?,
f) w jaki sposób dokumentować WDT, eksport towarów, eksport usług oraz sprzedaż na rzecz konsumentów,
g) jakie działania podjąć w przypadku czasowej niedostępności, awarii KSeF, trybu off-line po stronie podatnika,
h) opatrzenie faktury KSeF dodatkowym kodem QR – dostępne metody opatrzenia kodem,
i) czy będzie konsolidacja KSeF z PEF?
j) czy zmienią się regulacje określające termin wystawienia faktury?
k) zasady wystawiania faktury korygujących w KSeF – nowe propozycje.
l) propozycja wystawienia faktury korygującej przez nabywcę – zmiany w projekcie,
m) nowe zasady ujęcia faktur korygujących in minus – po stronie sprzedawcy jak i nabywcy,
n) nota korygująca – w jakich przypadkach będzie można ją stosować, a kiedy instytucja ta zostanie zniesiona,
o) skrócenie terminu zwrotu VAT,
p) dodatkowe wymogi przy płaceniu za fakturę z KSeF,
q) płatność w MPP a faktura z KSeF – dodatkowe wymogi,
r) co z fakturami wystawianymi przy użyciu kas rejestrujących oraz paragonami z NIP nabywcy - czy one znikną?
s) akceptacja stosowania faktur w KSeF,
t) data wystawienia i otrzymania faktur w KSeF – nowe zasady w zakresie trybów awaryjności.
u) jakie kary wprowadzi ustawodawca za pominięcie faktury w KSeF – sankcje,
v) faktury zaliczkowe
w) faktury RR (w tym korygujące)
x) rozliczenie z rolnikiem ryczałtowym
y) faktura scamowa, ukrywanie faktur, korekta techniczna faktury – działania podatnika,
z) przepisy przejściowe.

7. Struktury logiczne zaprezentowane przez Ministerstwo Finansów, w tym wydane informacje dotyczące najczęściej zadawanych pytań.

8. Najnowsze projekty aktów wykonawczych do KSEF oraz najnowsze wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.