KSeF w Biurze Rachunkowym: Analiza Procesów, Struktura FA(3) i Rozliczenia VAT. Warsztaty: Od struktury pliku XML do deklaracji JPK_V7

MODUŁ I. MECHANIKA SYSTEMU I ANALIZA STRUKTURY LOGICZNEJ FA(3)

1. Architektura systemu i zarządzanie dostępem (Analiza ryzyk)

• Modele uwierzytelniania:
  • Pieczęć kwalifikowana (dla podmiotu) vs. Podpis/Profil Zaufany (dla osoby fizycznej) – wady i zalety w pracy seryjnej biura.
  • Token autoryzacyjny – kiedy jest jedynym ratunkiem dla programów księgowych? Ryzyka wycieku tokena.
• MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) – warsztat konfiguracji:
  • Gradacja uprawnień: nadawanie uprawnień do wystawiania vs. tylko do pobierania faktur.
  • Jak nadać uprawnienia pracownikom biura, by nie odpowiadać za ich prywatne błędy?
  • Zarządzanie uprawnieniami klienta – czy biuro powinno mieć "uprawnienia właścicielskie"?

2. Anatomia faktury ustrukturyzowanej FA(3) – sekcja po sekcji

• Nagłówek i Podmioty:
  • Analiza węzłów: Podmiot 1 (Sprzedawca), Podmiot 2 (Nabywca), Podmiot 3 (np. Faktor/Płatnik) – nowe role w fakturowaniu.
  • Podmiot upoważniony – jak wykazać biuro rachunkowe w strukturze faktury?
• Pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne:
  • Kiedy pole "fakultatywne" staje się obowiązkowe dla ważności transakcji?
  • Pola sterujące (P_) a logika walidacji bramki KSeF.
• Węzły specjalne i dodatkowe dane:
  • Sekcja Zamowienie, WZ, WarunkiTransakcji – gdzie wpisać numer zamówienia, by klient go widział?
  • Adnotacje i stopka faktury – co zastępuje dotychczasowe uwagi na wydruku?
  • Dodatkowe kody towarów (GTU, procedury) – automatyzacja zaciągania danych do JPK.

MODUŁ II. OŚ CZASU W KSeF – ANALIZA DAT I MOMENTÓW PODATKOWYCH

1. Data wystawienia / data wytworzenia faktury a data przesłania faktury do KSeF – definicje i pułapki

• Rozróżnienie pojęć technicznych i prawnych:
  • Data wytworzenia (moment wygenerowania XML w programie księgowym).
  • Data przesłania (rozpoczęcie sesji z bramką KSeF) – kluczowa dla terminowości.
  • Data przydzielenia numeru KSeF (data w UPO) – jedyna prawnie wiążąca data wystawienia.
• Problem antydatowania:
  • Czy system pozwoli na wpisanie daty wstecznej w polu P_1? (Tak, ale jakie to ma skutki?)
  • Rozbieżność między datą w polu P_1 a datą nadania numeru KSeF – skutki dla VAT i CIT.
  • Zasada "H+24" – ryzyko przesunięcia daty wystawienia na kolejny miesiąc przy wysyłce nocnej.

2. Kursy walut i przeliczenia

• Z jakiego dnia pobieramy kurs waluty, gdy data wysyłki różni się od daty w polu P_1?
• Wpływ trybów awaryjnych na kurs przeliczeniowy – analiza przypadków.

MODUŁ III. ROZLICZENIE PODATKU VAT NALEŻNEGO (SPRZEDAŻ) I JPK_V7

1. Procedury weryfikacyjne przed wysyłką (Pre-audit)

• Na co zwrócić uwagę zanim wyślemy fakturę? (NIP, stawki, procedury).
• Walidacja semantyczna vs. merytoryczna – co przepuści system, a co jest błędem podatkowym?

2. Korekty faktur w nowym reżimie prawnym (Rewolucja 2026)

• Faktury korygujące in minus:
  • Likwidacja warunku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków (w KSeF).
  • Moment obniżenia podstawy opodatkowania u sprzedawcy – data wystawienia korekty w KSeF.
• Faktury korygujące in plus:
  • Zasady ujmowania w JPK – powrót do faktury pierwotnej czy bieżący okres?.
• Koniec not korygujących:
  • Jak poprawić błędy mniejszej wagi (literówki, błędna nazwa, data sprzedaży)? Obowiązek wystawienia faktury korygującej na dane formalne.

3. Nowy JPK_VAT (obowiązujący od 2026)

• Zmiany w strukturze logicznej JPK_V7 w związku z KSeF.
• Nowe znaczniki i zasady wykazywania numeru KSeF w ewidencji.
• Jak łączyć sprzedaż z KSeF ze sprzedażą paragonową i B2C w jednym pliku JPK?

MODUŁ IV. ROZLICZENIE PODATKU VAT NALICZONEGO (ZAKUP)

1. Moment nabycia prawa do odliczenia

• Definicja "otrzymania faktury" w KSeF – data nadania numeru KSeF a moment pobrania pliku przez księgowego.
• Odliczenie VAT "na przełomie miesięcy" w erze KSeF – analiza art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT.
• Czy można odliczyć VAT, jeśli nie pobrałem XML-a, a mam tylko PDF od klienta?

2. Weryfikacja merytoryczna i bezpieczeństwo odliczeń

• Faktury "scamowe" i puste:
  • Jak postępować z fakturami, które pojawiły się w KSeF, ale nie dokumentują rzeczywistej transakcji?
  • Procedura "oznaczania" faktur niechcianych w systemie księgowym (segregacja kosztów).
• Błędy na fakturze zakupowej:
  • Czy można odliczyć VAT z faktury z błędnym NIP-em lub stawką?.
  • Kiedy bezwzględnie żądać korekty przed odliczeniem?
• Faktury zakupowe spoza KSeF (papierowe, zagraniczne) – czy dają prawo do odliczenia, jeśli wystawca miał obowiązek być w KSeF? Stanowisko MF.

MODUŁ V. ZARZĄDZANIE SYTUACJAMI KRYZYSOWYMI I SANKCJE

1. Tryby awaryjne – procedury krok po kroku

• Tryb Offline (niedostępność po stronie podatnika) vs. Awaria KSeF (komunikat MF):
  • Różnice w postępowaniu i terminach przesyłki (następny dzień roboczy vs. 7 dni).
  • Wizualizacja faktury z kodem QR – jedyny dokument, jaki można wydać nabywcy w czasie awarii.
• Co zrobić, gdy awaria wystąpi w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego?

2. Sankcje i odpowiedzialność karnoskarbowa