Profesjonalna asystentka i sekretarka – doskonalenie jakości obsługi biura

Być jednocześnie „wizytówką” i „gospodarzem” – tajemnica sukcesu asystentki.

• Rozumienie swojej roli zawodowej.

• Cechy osobowe i zawodowe doskonałej asystentki/ sekretarki.

• Sekretariat jako ważne ogniwo w funkcjonowaniu organizacji – funkcje sekretariatu.

Marka osobista vs marka organizacji 

• Wizerunek vs marka – podobieństwa i różnice.

• Etapy budowania marki asystentki wg modelu 4XO.

• Wpływ poszczególnych elementów wizerunku na wartość reprezentowanej organizacji.

• Moje „Idealne JA” jak chcemy być postrzegane.

Znać się na ludziach – style komunikacyjne oraz skutki ich stosowania. 

• Fundamenty – kim jest i co jest ważne dla: choleryka, melancholika, sangwinika i flegmatyka?

• Jak rozpoznać i jak rozmawiać z danym typem osobowości? – praktyczne wskazówki.

• Mój temperament a praca asystentki – mocne strony i słabości; jak widzimy siebie, a jak nas widzą inni; co pomaga, co przeszkadza; nad czym pracować w obsłudze klientów wewnętrznych i gości firmy?

• Temperament a otwartość na zmiany – rozumienie własnych reakcji i zachowań współpracowników.

Organizacja i planowanie jako element warunkujący efektywność i skuteczność realizacji zadań

• Zasady planowania w oparciu o cele własne i cele stanowiska pracy.

• Planowanie zgodne z priorytetami – Zasada Eisenhowera zarządzanie i zależność pomiędzy priorytetami.

• Reguły ważne w planowaniu – Metody efektywnego planowania dnia

Organizacja spotkań i konferencji min: (wybór i przygotowanie miejsca, tworzenie agendy, zaproszenia, obsługa gości, catering, wygląd asystentki podczas spotkania, i inne ważne wskazówki)

Skutecznie rozmawiać z klientami wewnętrznymi oraz kontrahentami i gośćmi firmy. 

• Wykorzystanie technik komunikacji (sztuka zadawania właściwych pytań, parafraza, odzwierciedlenie, pauza, podsumowanie) w budowaniu właściwych komunikatów wobec:

  • gości,

  • współpracowników,

  • kadry zarządzającej.

• Dbałość o piękno języka – właściwe słowa we właściwym tonie, mowa potoczna a profesjonalizm, zakresy emocjonalne słów i ich znaczenie w relacjach.

• Dyplomacja w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej – co można mówić otwarcie, a co warto przemilczeć; jak odpowiadać na pytania, które wymagają poufności lub powściągliwości?

Asertywność w pracy asystentki – nadal miło, nadal grzeczni i skutecznie

• Fundamenty asertywności – różnice między nadmierną uległością, usztywnieniem w zachowaniu a sztucznością.

• Orientacja na fakty – czyli rola własnej dyscypliny, przygotowania, znajomości zasad i organizacji pracy w asertywnej komunikacji z pozostałymi współpracownikami.

• Techniki asertywności w codziennej komunikacji bezpośredniej i pisemnej: z przełożonym, współpracownikiem i klientem:

• Asertywna prośba

• Asertywna odmowa z zachowaniem relacji

• Technika AIKIDO 

Mowa ciała w pracy i jej znaczenie dla kompetencji i osobistej wiarygodności asystentki 

• Uśmiech i mimiki oddające intencje vs osobista wiarygodność

• Znaczenie i odbiór kontaktu wzrokowego

• Ułożenie głowy poziome i pionowe

• Najczęstsze pozycje stojące i siedzące

• Głos jako mocny element wizerunku (wysokość i niskość głosu, barwa i tempo mówienia) jak odbierane są te element

Savoir vivre i etykieta biznesowa w pracy recepcji – jak dzięki zasadom bon tonu umacniać markę własną oraz markę organizacji

• Precedencja – czyli zasady pierwszeństwa podczas powitania, przedstawiania, zajmowania miejsc

• Komu i kiedy uścisnąć dłoń

• Tytułowanie w rozmowie – opanowanie struktury i najbardziej znaczących stanowisk, radzenie sobie w przypadku braku znajomości określonych tytułów i stanowisk.

• Jak elegancko zapowiedzieć i wprowadzić gościa

• Profesjonalna obsługa gości podczas spotkań i konferencji.

• Etykieta rozmowy telefonicznej i korespondencji mailowej.

Aparycja i powierzchowność – jak odbierane są te elementy w komunikacji międzyludzkiej.

• Elegancja i klasa w wyglądzie.

• Garderoba – wpływanie kolorem i stylem na wizerunek.

• Kolor, fryzura i długość włosów.

• Sylwetka, postawa i ich wpływ na odbiór przez innych ludzi.

• Wykorzystanie odległości między rozmówcami.

• Dress code w pracy asystentki – Kobiecość to nie frywolność – zasady stroju obowiązujące w różnych sytuacjach – etykieta stroju na arenie zawodowej.

• Złodzieje wiarygodności, kompetencji i pewności siebie – autodiagnoza oraz sposoby eliminowania.

Podsumowanie i ankiety