O szkoleniu
-
Cel szkolenia
Przekazanie uczestnikom wiedzy na temat obowiązujących przepisów prawnych i standardów dotyczących przechowywania oraz archiwizacji dokumentów.
Zapoznanie z praktycznymi metodami organizacji procesów archiwizacyjnych w różnych typach organizacji (publicznych i prywatnych).
Wypracowanie umiejętności tworzenia skutecznych systemów zarządzania dokumentacją oraz unikania najczęściej popełnianych błędów.
Rozwinięcie kompetencji w zakresie zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej i papierowej z uwzględnieniem nowych technologii.
Przygotowanie uczestników do skutecznego wdrażania zasad ochrony danych osobowych w kontekście przechowywania dokumentów.
Korzyści dla uczestników
Zdobycie wiedzy o prawnych i praktycznych aspektach przechowywania dokumentacji.
Umiejętność projektowania efektywnego systemu zarządzania dokumentacją w organizacji.
Poznanie zasad klasyfikacji, przechowywania i niszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dostęp do przykładów dokumentacji, wzorców procedur oraz checklist wdrożeniowych.
Możliwość praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy podczas warsztatów.
Lepsze przygotowanie organizacji do audytów oraz kontroli związanych z dokumentacją.
Grupa docelowa
Szkolenie jest skierowane do:
Pracowników administracji publicznej (urzędników, archiwistów, kierowników działów).
Pracowników sektora prywatnego odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją.
Osób zajmujących się ochroną danych osobowych (IOD).
Kadry zarządzającej i właścicieli firm chcących usprawnić procesy zarządzania dokumentacją w organizacji.
Pracowników archiwów zakładowych oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie archiwów bieżących.
Program szkolenia
Dzień I
Teoretyczne podstawy i organizacja procesu przechowywania dokumentacji
1. Wprowadzenie do szkolenia:
Omówienie celu i struktury szkolenia.
Analiza wyzwań związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
Krótkie case study: dobre i złe praktyki w zarządzaniu dokumentacją.
2. Podstawy prawne i regulacje dotyczące przechowywania dokumentów:
Prawo pracy, Kodeks cywilny, RODO - najważniejsze przepisy.
Regulacje dotyczące podmiotów publicznych i prywatnych.
Obowiązki archiwizacyjne a kontrole urzędowe.
3. Rodzaje dokumentacji i ich klasyfikacja:
Podział na dokumentację bieżącą, archiwalną i niearchiwalną.
Kategoria A i B dokumentów - czym się różnią i jak je obsługiwać?
Tworzenie jednolitego wykazu akt (JWA).
4. Systemy przechowywania dokumentów:
Organizacja archiwum zakładowego i składnicy akt.
Zasady przechowywania dokumentacji papierowej - wymogi techniczne i środowiskowe.
Wprowadzenie do archiwizacji elektronicznej.
5. Ochrona danych osobowych w kontekście przechowywania dokumentów:
Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane wrażliwe.
Zasady ograniczania dostępu i kontroli dokumentów.
6. Zadanie praktyczne:
Analiza realnych przypadków problematycznych sytuacji związanych z przechowywaniem dokumentów.
Opracowanie propozycji rozwiązań.
Dzień II
Praktyczne aspekty i narzędzia do zarządzania dokumentacją
1. Wdrożenie efektywnego systemu archiwizacji w organizacji:
Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentacją.
Określanie okresów przechowywania dokumentów.
Rola szkoleń pracowników w zapewnieniu efektywności systemu.
2. Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej:
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami (DMS).
Cyfryzacja dokumentacji: skanowanie, indeksowanie, metadane.
Praktyki backupu i bezpieczeństwa danych.
3. Niszczenie dokumentów i ich wycofywanie z obiegu:
Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów.
Dokumentacja zniszczenia (protokoły, zasady audytowe).
Wykorzystanie certyfikowanych niszczarek i usług zewnętrznych.
4. Przygotowanie organizacji do audytów i kontroli:
Jak przygotować dokumentację do kontroli urzędowej.
Checklisty i audyt wewnętrzny procesów zarządzania dokumentacją.
Najczęstsze błędy podczas audytów i jak ich unikać.
5. Zadanie praktyczne:
Symulacja procesu archiwizacyjnego: od klasyfikacji dokumentów do ich zniszczenia.
Dyskusja na temat wypracowanych rozwiązań.
6. Podsumowanie szkolenia:
Omówienie wniosków i najważniejszych lekcji.
Sesja pytań i odpowiedzi.
Szkolenie łączy teorię z praktyką, umożliwiając uczestnikom przyswojenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego zarządzania dokumentacją w organizacji.
Czas trwania
Szkolenie stacjonarne
szkolenie trwa 2 dni (16h)
zajęcia odbywają się w godzinach 10.00-18.00 pierwszego dnia oraz 09.00- 17.00 drugiego dnia
Szkolenie on-line
zajęcia odbywają się w godzinach 08.30-14.30 każdego dnia według harmonogramu:
Terminy i miejsca
Zapoznaj się z aktualnymi terminami tego szkolenia bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.
Rejestracja
- zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 1 390 zł)
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe
- certyfikat uczestnictwa
Brak miejsc. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Termin nieaktualny. Wybierz inny termin powyżej, bądź wypełnij formularz, aby zapytać o planowane nowe terminy.
Najczęściej zadawane pytania
Regulamin
1. W cenę szkolenia wliczone są: udział w zajęciach, materiały szkoleniowe, lunch, przerwy kawowe oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo.
2. Rezygnację z udziału w szkoleniu należy przesłać pocztą, mailem lub faksem ( z potwierdzeniem odbioru) na adres organizatora.
3. W przypadku rezygnacji w okresie krótszym niż 10 dni przed terminem zajęć, obciążymy Państwa opłatą manipulacyjną w 50% opłaty za uczestnictwo w szkoleniu.
4. Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w zajęciach powoduje obciążenie pełnymi kosztami udziału.
5. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.
6. Zamiast zgłoszonej osoby, w zajęciach może wziąć udział inny pracownik firmy (po wcześniejszym poinformowaniu organizatora).
7. Międzynarodowy Instytut Szkoleń Specjalistycznych IIST zastrzega sobie prawo do ewentualnej zmiany terminu szkolenia z przyczyn losowych i niezależnych od organizatora. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji każdy z uczestników zostanie wcześniej powiadomiony.
8. Niniejszy formularz zgłoszeniowy/umowa stanowi zgłoszenie udziału w szkoleniu.
9. Przesłanie formularza zgłoszenia oznacza akceptację niniejszego regulaminu oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach realizacji usługi szkoleniowej przez Międzynarodowy Instytut Szkoleń Specjalistycznych IIST, który jest ich Administratorem. Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, żądania ograniczenia ich przetwarzania lub usunięcia, żądania przeniesienia danych do innego administratora, wniesienia sprzeciwu i wycofania zgody w każdej chwili na przetwarzanie danych na potrzeby marketingu bezpośredniego a także do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE.
- Nazwa firmy: Międzynarodowy Instytut Szkoleń Specjalistycznych IIST
- Ulica i nr: Grottgera 16/1
- Kod pocztowy: 60-758
- Miejscowość: Poznań
- Numer NIP: 7773150627
Masz pytania? Napisz do nas
Wypełnij formularz
Dane kontaktowe
Organizator
