O szkoleniu
Profesjonalny sekretariat to nie tylko sprawna organizacja pracy, lecz także centrum komunikacji i wizytówka całej instytucji lub firmy. Podczas wydarzenia uczestnicy poznają praktyczne zasady organizacji pracy sekretariatu, współpracy z przełożonym, obsługi klientów i interesantów oraz skutecznej komunikacji – także telefonicznej i niewerbalnej. Dowiedzą się, jak budować profesjonalny wizerunek, stosować zasady savoir-vivre i dress code, zarządzać czasem oraz asertywnie reagować w trudnych sytuacjach. Program łączy wiedzę, praktyczne rozwiązania i analizę własnego stylu komunikacji, pomagając zwiększyć sprawność, profesjonalizm i jakość codziennej pracy sekretariatu.
Dla stałych Uczestników naszych szkoleń 40 zł rabatu od ceny netto.
Przy skierowaniu na szkolenie powyżej trzech Uczestników z jednej firmy / instytucji udzielamy indywidualnego rabatu.
Dla podmiotów finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% ze środków publicznych podatek VAT zwolniony.
Cena szkolenia: 680,00 zł netto (+23% VAT) od osoby, obejmuje:
- uczestnictwo w szkoleniu
- materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej
- imienne zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia
- konsultacje poszkoleniowe (do 14 dni po szkoleniu)
- rabat na kolejne szkolenia (40,00 zł od ceny netto, od osoby)
Zgłoszenia udziału prosimy przesyłać do trzech roboczych dni przed terminem szkolenia.
Potwierdzenie realizacji szkolenia przesyłamy do dwóch dni roboczych przed terminem szkolenia.
Płatność za udział w szkoleniu następuje po szkoleniu na podstawie faktury VAT
Należność za udział prosimy wpłacać na konto OE FORUM: Erste Bank Polska, nr rach.: 10109022680000000100213506
- Poznasz praktyczne zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu i dowiesz się, jak sprawnie organizować jego codzienne funkcjonowanie.
- Wzmocnisz swoje kompetencje komunikacyjne – nauczysz się jasno przekazywać informacje, aktywnie słuchać i skutecznie porozumiewać się z klientami, współpracownikami oraz przełożonymi.
- Dowiesz się, jak profesjonalnie obsługiwać klientów i interesantów, również w sytuacjach trudnych i wymagających.
- Rozwiniesz asertywność i poznasz sposoby reagowania na presję, krytykę, odmowę, konflikt czy zachowania agresywne.
- Usprawnisz organizację pracy i zarządzanie czasem – poznasz sposoby ustalania priorytetów, planowania dnia i ograniczania „złodziei czasu”.
- Podniesiesz jakość obsługi telefonicznej i nauczysz się budować profesjonalny kontakt już od pierwszych sekund rozmowy.
- Poznasz zasady savoir-vivre, etykiety i dress code, które pomagają budować profesjonalny wizerunek sekretariatu i całej instytucji.
- Lepiej poznasz własny styl komunikacji i pracy oraz swoje mocne i słabsze strony dzięki analizie osobowości i indywidualnemu feedbackowi.
- Nauczysz się skuteczniej współpracować z przełożonym, rozpoznawać jego oczekiwania i wspierać go w realizacji codziennych zadań.
- Poznasz techniki radzenia sobie ze stresem, przydatne szczególnie w pracy wymagającej wielozadaniowości, szybkiego reagowania i kontaktu z różnymi osobami.
- Zdobędziesz kompetencje, które możesz wykorzystać od razu w praktyce – w organizacji pracy, komunikacji, obsłudze interesantów, reprezentowaniu instytucji i budowaniu relacji.
Program kompleksowo łączy organizację pracy sekretariatu, komunikację, obsługę klienta, asertywność, etykietę, profesjonalny wizerunek i zarządzanie stresem – czyli obszary, które bezpośrednio wpływają na sprawność sekretariatu i sposób postrzegania całej organizacji.
Wydarzenie jest przeznaczone przede wszystkim dla osób, które odpowiadają za sprawne funkcjonowanie sekretariatu, organizację pracy biura oraz komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. W szczególności zapraszamy:
- sekretarki i sekretarzy – zarówno osoby z doświadczeniem, jak i pracowników rozpoczynających pracę w sekretariacie,
- asystentki i asystentów zarządu, dyrektorów, kierowników i kadry menedżerskiej,
- pracowników administracyjnych i biurowych odpowiedzialnych za organizację pracy, obieg informacji i kontakt z klientami lub interesantami,
- pracowników sekretariatów urzędów, instytucji publicznych i firm, którzy reprezentują organizację w codziennych kontaktach,
- osoby zajmujące się organizacją spotkań, zebrań, konferencji i wizyt gości,
- pracowników biur obsługi klienta i osób mających bezpośredni kontakt z klientami, interesantami i współpracownikami,
- osoby chcące rozwinąć kompetencje komunikacyjne, organizacyjne i interpersonalne, szczególnie w zakresie asertywności, obsługi trudnych sytuacji i zarządzania czasem,
- pracowników, którzy chcą podnieść standard profesjonalnej reprezentacji firmy lub instytucji poprzez doskonalenie zasad etykiety, savoir-vivre, dress code i budowania wizerunku.
Zakres wydarzenia odpowiada współczesnej roli sekretariatu jako centrum informacji, organizacji i komunikacji, a nie wyłącznie miejsca obsługi dokumentów. Kompetencje organizacyjne, komunikacyjne, interpersonalne i umiejętność radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych są istotnymi elementami pracy sekretarki i asystentki.
Szczególnie polecane jest osobom, które chcą nie tylko usprawnić organizację własnej pracy, ale także stać się profesjonalnym wsparciem dla przełożonego i kompetentnym reprezentantem całej instytucji lub firmy.
Program szkolenia
1. Klient wewnętrzny i zewnętrzny
- Klient wewnętrzny a klient zewnętrzny - podobieństwa i różnice
- Kto jest moim klientem wewnętrznym? - analiza struktury i procesów w urzędzie
- Waga klienta - priorytety działań i sposoby ich wyodrębniania - wzajemne relacje korzyści klient - urząd
- Trójkąt potrzeb klienta w zakresie jakości. Analiza czynników kształtujących zachowania klienta wewnętrznego i zewnętrznego
2. Współpraca z przełożonym, czyli profesjonalizm i wsparcie
- Komunikacja w dziale jako spotkanie dwóch osobowości
- Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonym
- Pożądane cechy sekretarki - typ osobowości, charakter, umiejętności
- Lista podstawowych oczekiwań szefa
- Efektywność w pracy asystenta/asystentki
- Polityka prywatności
- Komplementarność funkcjonowania zawodowego
- Nastroje i emocje w relacji przełożony-podwładny
- Reprezentacja instytucji w tandemie
3. Biuro jako centrum komunikacyjne urzędu
- Efektywna komunikacja wewnętrzna w administracji
- Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem
- Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura
- Organizowanie pracy sekretariatu
- Organizacja zebrań, spotkań i konferencji
4. Tak jak szef chciał, czyli skuteczna perswazja i wywieranie wpływu
- Komunikacja a wywieranie wpływu
- Sygnały dominacji i podporządkowania, sygnały pozytywnego i negatywnego nastawienia odbiorcy do nadawcy
- Perswazja, manipulacja i wpływ
- Test stylu negocjacyjnego
- Porównanie stylów technik wywierania wpływu (kooperacyjny, rywalizacyjny, rzeczowy)
- Pierwsze wrażenie i budowanie wiarygodności
- Gesty wzmacniające i sugerujące
- Postawa ciała
- Podstawowe techniki wywierania wpływu
- Trening zachowań antymanipulacyjnych
5. Skuteczna komunikacja werbalna w administracji
- Siła tego co mówimy - słowa oraz siła tego jak mówimy - głos
- Zasady skutecznej argumentacji i przekazywania informacji
- Klarowność i przejrzystość wypowiedzi
- Techniki nawiązywania i potwierdzania kontaktu, umiejętność stawiania pytań, techniki uzyskiwania odpowiedzi twierdzącej, argumentowanie, komunikaty budujące zaufanie
- Pułapki w komunikacji werbalnej
6. Aktywne słuchanie
- Poziomy jakości słuchania
- Selektywne słuchanie klienta
- Sztuka wychwytywania istotnych elementów
7. Sztuka gestu - komunikacja niewerbalna
- Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych
- Typy uścisków dłoni i ich znaczenie
- Jak uniknąć gafy - cmok nonsens i gesty kulturowe
- Skuteczne budowanie wizerunku, a mowa ciała
- Gesty wzmacniające wypowiedź
- Znaczenie wyglądu i ubioru w obsłudze klienta
8. Etykieta i savoir vivre w pracy asystentki
- Zasady pierwszeństwa
- Przedstawianie, anonsowanie, umawianie - jak nie popełnić faux pas?
- Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie
- Zasady przyjmowania gości
9. Budowa wizerunku i doskonalenie image profesjonalnego sekretariatu
- Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych
- Typy uścisków dłoni i ich znaczenie
- Jak uniknąć gafy?
- Cmok nonsens i gesty kulturowe
10. Dress code i elegancja w ubiorze w sekretariacie instytucji publicznej - co i kiedy nosić?
- Ubiór w biznesie - sztuka autoprezentacji
- Dobór garderoby i fryzury w zależności od typu urody
- Prawidłowy dobór stroju i dodatków
- Fryzura, makijaż, biżuteria
- Podstawowe uchybienia w wyglądzie kobiety
- Podstawowe uchybienia w wyglądzie mężczyzny
- Typy strojów i zasady ich doboru, wskazania elegancji
- Dobór typu stroju w biznesie: business dress, business casual, casual, dodatki
- Idealny ubiór do biura oraz na spotkania
- Wskazówki dotyczące doboru stroju
- Strój nieformalny czy ubranie wyjściowe?
11. Zasady planowania i organizacji czasu w sekretariacie
- Efektywne zarządzanie czasem
- Organizacja pracy własnej i przełożonego
- Złodzieje czasu
- Wyznaczanie czasu
- Planowanie czasu
- Planowanie metodą ALPEN
- Rytm dnia a efektywne działanie
12. Specyfika telefonicznej obsługi klienta w sektorze publicznym
- Przywitanie czyli, jak zbudować zaufanie na początku rozmowy?
- Struktura rozmowy telefonicznej
- Budowanie atmosfery w rozmowie telefonicznej
- Ograniczenia telefonu i ich wpływ na postawę rozmówców
- Nawiązanie dobrego kontaktu przez telefon
- Jak być czytelnym w rozmowie telefonicznej?
- Doskonalenie sposobu mówienia
13. Trening asertywności i komunikacja w pracy
- Przyjmowanie gości i interesantów
- Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w zawodzie asystenta/asystentki
- Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu
- Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny
- Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami
- Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy)
14. Sposoby radzenia sobie ze stresem
- Czynniki wywołujące stres
- Indywidualne podejście do stresu
- Postępowanie w sytuacjach pod presją stresu
- Techniki redukcji stresu
15. Skuteczna asystentka a osobowość
- Typy odbiorców informacji i dobór stylu komunikacji: słuchowcy, wzrokowcy i kinestetycy
- Rozpoznawanie typów osobowościowych
- Typy reakcji a czterostrefowy model zachowań
- Samopostrzeganie i ocena innych w zależności od typu osobowości
- SWOT, czyli silne i słabe strony poszczególnych modeli zachowań
16. Profil skutecznej asystentki
- Analiza własnego stylu komunikacji i pracy na podstawie TESTU OSOBOWOŚCI TTI Ltd. INSIGHTS Analysen by SCHEELEN Instutut fur Managementberatug und Bildungsmarketing
- Indywidualny feedback na podstawie, którego każda z uczestniczek określi swoje mocne i słabe strony, a także cechy i umiejętności niezbędne w skutecznym realizowaniu zadań asystenckich
17. Pytania i odpowiedzi
Czas trwania
godz. 9.00-15.00 (w tym dwie przerwy 10 minutowe i jedna 20 minutowa)
Prelegenci
trener, coach, konsultant, negocjator, doradca i mówca motywacyjny z ponad 30 letnim doświadczeniem. Wykładowca na Studiach Podyplomowych i MBA w Wyższej Szkole Bankowej w Szczecinie i Poznaniu oraz Uniwersytecie Łódzkim. Studiował na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Jest absolwentem programu the Advanced Certificate in Marketing. Od 1994 roku doradza i szkoli jako trener miękkich umiejętności menedżerskich oraz niezależny konsultant ds. komunikacji marketingowej. Posiada również doświadczenie w projektach związanych z komunikacją wewnętrzną
Terminy i miejsca
Zapoznaj się z aktualnymi terminami tego szkolenia bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.
Nie ma potrzeby posiadania kamery.
Rejestracja
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej
- certyfikat uczestnictwa
- bezpłatne anulowanie zgłoszenia do 2 dni przed terminem
- konsultacje indywidualne
Brak miejsc. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Termin nieaktualny. Wybierz inny termin powyżej, bądź wypełnij formularz, aby zapytać o planowane nowe terminy.
Najczęściej zadawane pytania
Płatność za szkolenie następuje na podstawie faktury VAT, wystawionej w dniu szkolenia.
Odwołanie uczestnictwa w szkoleniu nie wiąże się z dodatkowymi kosztami.
- Nazwa firmy: Ośrodek Edukacyjny FORUM Anna Hoffmann
- Ulica i nr: St. Żółkiewskiego 4/2
- Kod pocztowy: 70-345
- Miejscowość: Szczecin
- Numer NIP: 8521299460
Masz pytania? Napisz do nas
Wypełnij formularz
Dane kontaktowe
Organizator
