Sygnalista – ochrona, kluczowe procedury, prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność za naruszenia

9:00  Rejestracja uczestników
9:15   Rozpoczęcie szkolenia

Ustawa o ochronie sygnalistów w polskiej praktyce biznesowej – kluczowe wyzwania

• Sygnalista w przepisach a rzeczywistość spółki – kto naprawdę podlega ochronie?
• Przykład praktyczny: Czy zgłoszenie od byłego pracownika złożone 2 lata po odejściu z firmy uruchamia procedurę ochronną?
• Trzy kanały zgłaszania – jak skutecznie zarządzać tą architekturą, aby pracownicy wybierali kanał wewnętrzny, a nie od razu Rzecznika Praw Obywatelskich lub media?
• Zgłoszenia anonimowe w procedurze wewnętrznej – jak technicznie i prawnie obsługiwać anonimy, aby nie sparaliżować działu compliance?
• Odsiewanie „donosów” od zgłoszeń naruszenia prawa – jak odróżnić prywatny konflikt pracowniczy (np. o premię czy urlop) od rzeczywistego zgłoszenia sygnalisty na etapie wstępnej weryfikacji?
• Case study: Analiza 3 realnych zgłoszeń – kwalifikacja: sprawa prywatna (skarga) vs. naruszenie podlegające ustawie.

Ochrona sygnalisty przed odwetem – perspektywa działu HR i Zarządu

• Zakaz działań odwetowych w praktyce – co sądy uznają za działanie odwetowe?
• Domniemanie działań odwetowych i odwrócony ciężar dowodu – Jak pracodawca ma udowodnić w sądzie, że podjęte działania wobec pracownika (będącego sygnalistą) nie były odwetem?
• Warsztat menedżerski: Konstruowanie tzw. defense file (pliku obronnego). Jak dokumentować obiektywne przyczyny zwolnienia lub reorganizacji pracy pracownika, który wcześniej dokonał zgłoszenia, aby skutecznie obronić się w sądzie?
• Dobra wiara (uzasadnione podstawy) jako warunek ochrony – kto i na jakiej podstawie ocenia, czy sygnalista działał w dobrej wierze, czy złośliwie? Konsekwencje zgłoszeń w złej wierze (odpowiedzialność karna i dyscyplinarna sygnalisty).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych krok po kroku – od teorii do sprawnie działającego systemu

• Konsultacje procedury ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników – jak przeprowadzić je sprawnie i jak udokumentować proces, aby Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) nie zakwestionowała ważności regulaminu?
• Rozszerzenie katalogu naruszeń o prawo pracy i procedury wewnętrzne – dlaczego polska ustawa pominęła prawo pracy i jakie są konsekwencje (za i przeciw) dobrowolnego rozszerzenia regulaminu o mobbing, dyskryminację i BHP?
• Architektura bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych – przegląd narzędzi (dedykowane platformy IT, skrzynki fizyczne, infolinie zewnętrzna/wewnętrzna) – kryteria wyboru pod kątem RODO i poufności.
• Zapewnienie bezwzględnej poufności – kto w firmie może mieć dostęp do tożsamości sygnalisty? Zasady wydawania upoważnień i konsekwencje wycieku danych (odpowiedzialność karna).
• Odbiór zgłoszenia i rejestr – jak prowadzić ustawowy rejestr zgłoszeń wewnętrznych i zachować terminy?

Postępowanie wyjaśniające i działania naprawcze – warsztat praktyczny

• Powołanie i rola Compliance Officer’a / Komisji Wyjaśniającej – kto powinien wchodzić w skład komisji (HR, prawnik, audytor zewnętrzny)? Jak zapewnić bezstronność?
• Metodyka prowadzenia wewnętrznego śledztwa – jak bezpiecznie zabezpieczyć dowody (maile, logi systemowe, dokumenty papierowe) i jak przesłuchiwać świadków oraz osobę, której zarzuca się naruszenie?
• Wdrożenie działań naprawczych – co zrobić, gdy zarzuty się potwierdzą?
• Przykłady działań: Zmiana procedur, dyscyplinarne zwolnienie sprawcy, zawiadomienie organów ścigania (prokuratura, CBA, UOKiK) – jak to zrobić, by nie zaszkodzić wizerunkowo spółce.

Sygnalista a ekosystem compliance w firmie

• Mapowanie i relacje między procedurami – jak połączyć Regulamin zgłoszeń z już istniejącymi dokumentami w spółce: kodeks etyki / kodeks postępowania, procedura antykorupcyjna i weryfikacji kontrahentów (due diligence), procedura antymobbingowa, procedura zarządzania kryzysowego (PR i prawnego).
• Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych i menedżerów – ryzyko kar finansowych dla spółki oraz odpowiedzialności osobistej członków zarządu za brak procedur lub utrudnianie zgłoszeń w świetle aktualnych przepisów i trendów legislacyjnych. Specyfika grup kapitałowych (czy spółka-matka może obsłużyć zgłoszenie w polskiej spółce-córce?).

Zagrożenia cyfrowe – pracownicy w sieci a wizerunek firmy

• Pracownik jako „sygnalista publiczny” na portalach typu GoWork, LinkedIn, Facebook – kiedy krytyka pracodawcy w sieci staje się zgłoszeniem publicznym naruszenia prawa, a kiedy jest naruszeniem dóbr osobistych firmy lub tajemnicy przedsiębiorstwa?
• Wdrożenie „Social Media Policy” – jak legalnie ograniczyć ryzyka wycieku poufnych informacji i wizerunkowego kryzysu bez naruszania wolności słowa pracowników? Zasady publikowania zdjęć z miejsca pracy.

Zabezpieczenie kontraktowe (B2B, umowy o pracę, kontrahenci) i sytuacje kryzysowe

• Co warto wpisać do umów z kontrahentami zewnętrznymi (np. obowiązek przestrzegania naszego Kodeksu Kontrahenta, prawo do audytu)?
• Jakie zapisy wprowadzić do umów o pracę i kontraktów menedżerskich/B2B?
• Jak negocjować zapisy o compliance i co zrobić, gdy kluczowy dostawca odmawia przyjęcia naszych standardów dotyczących sygnalistów?
• Zgłoszenie sygnalisty a wejście służb (np. Policja, PIP, UOKiK) do firmy – instrukcja postępowania w przypadku tzw. Dawn Raid (nagłego przeszukania). Jak powiązać procedurę whistleblowingową z procedurą zarządzania kryzysowego.

15.00 – Zakończenie szkolenia

Metody:

• Przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci, w oparciu o naszą platformę. Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem
• Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo, poprzez czat