Zamawiający w ogniu kontroli – jak się przygotować i bronić. Praktyczny przewodnik dla pracowników sektora publicznego.

1. Rodzaje kontroli w sektorze publicznym i ich wpływ na sposób przygotowania zamawiającego

• Kontrola zgodności
• Kontrola finansowa
• Kontrola wykonania zadań

2. Podstawowe regulacje dotyczące procesu kontroli – instytucje, regulacje prawne, prawa i obowiązki zamawiającego, środki odwoławcze

• Kontrola udzielania zamówień w ustawie – prawo zamówień publicznych
• Zasady horyzontalne i wyłączenia od ich stosowania
• Organy kontroli, związane zasadami horyzontalnymi
• Rola i znaczenie wzoru kwestionariusza kontroli
• Problem uwzględnienia przez organ kontroli wyników przeprowadzonej wcześniej kontroli innego organu
• Kontrola Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych
• Kontrola doraźna – wszczęcie, przebieg i zakończenie kontroli
• Kontrola uprzednia – wszczęcie, przebieg i zakończenie kontroli
• Środki odwoławcze od wyników kontroli Prezesa UZP – zasady wnoszenia i sporządzania;
• Kontrola prowadzona przez Najwyższą Izbę Kontroli

3. Zasady i przebieg kontroli udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej

• Ustawa o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021 – 2027 jako podstawa prowadzenia kontroli. Rozstrzyganie wątpliwości na styku z regulacjami zawartymi w ustawie – Prawo zamówień publicznych
• Kontrole projektów i ich rodzaje
• Kontrola zamówień publicznych w toku weryfikacji wniosku o płatność a inne rodzaje kontroli. Różnice proceduralne i ich konsekwencje.
• Obowiązki beneficjenta czyli czego może żądać kontrolujący a czego można mu odmówić?
• Jak długo projekt może zostać poddany kontroli?
• Kontrola w zakresie niezwiązanym bezpośrednio z realizacją projektu
• Informacja pokontrolna
• Kiedy jest sporządzana
• Wymogi w zakresie treści
• Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej – termin oraz zasady sporządzania i rozpatrywania
• Korekty finansowe i pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowanych
• Zasady nakładania i naliczania
• Możliwości odwoławcze
• Postępowanie po nałożeniu korekty lub pomniejszenia

4. Udział w procesie kontroli – rady dla kontrolowanych

• Sposób przedstawienia dokumentacji postępowania
• Jak komunikować się z kontrolującym
• Składanie wyjaśnień
• Formułowanie środków odwoławczych
• Nieoczywiste sposoby obrony przed zarzutami kontroli

5. Przegotowanie do kontroli udzielania zamówień publicznych

• Forma dokumentów, archiwizacja i przekazanie właściwych dokumentów (plików) do kontroli. Dokumenty papierowe i elektroniczne.
• Czas przechowywania dokumentacji
• Podpisy elektroniczne a upływ czasu. Zabezpieczenie weryfikacji.
• Problem oryginalności plików i jednolitości danych
• Jakie obowiązki dokumentacyjne nakłada na zamawiającego ustawa – czego ma prawo żądać kontrolujący?
• Jak zachować cyfrowy „ślad” czynności wykonanych w postępowaniu

6. Przegląd nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych. Nieprawidłowości, kary finansowe i  korekty finansowe przy realizacji projektów unijnych oraz odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Kluczowe zagadnienia.

• Szacowanie wartości zamówienia
• Problem „jednego zamówienia”
• Dokumentowanie szacowania oraz metody szacowania
• Konsekwencje błędów w zakresie szacowania wartości
• Zaniechanie odtajnienia informacji zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa. Naruszenie w zakresie jawności postępowania
• Wymogi ustawowe
• Rozbieżności w orzecznictwie
• Wnioski z kontroli
• Opis przedmiotu zamówienia i przedmiotowe środki dowodowe
• Dozwolone i niedozwolone ograniczenie konkurencji
• Zagadnienie równoważności rozwiązań w opz i ofertach
• Problem wykazania równoważności i wymagań w tym zakresie stawianych przez zamawiającego
• Terminy w postępowaniu i zasady ich obliczania.
• Stosowanie skróconych terminów składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
• Przesłanka „czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty” – jak ją rozumieć?
• Kryteria oceny ofert a naruszenie ustawy i ryzyko nałożenia korekty finansowej.
• Ryzyka i naruszenia przepisów ustawy na etapie kwalifikacji wykonawców i oceny ofert
• Interpretacja SWZ po upływie terminu składania ofert
• Ocena ofert

7. Ocena dokonana inaczej niż określono to w dokumentach zamówienia;

8. Ocena dokonana w oparciu o nieujawnione kryteria.

• Problem rażąco niskiej ceny

9. Okoliczności uzasadniające wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień

10. Uzasadnione odstępstwo od wystosowania wezwania

11. Sposób oceny i dokumentowania oceny złożonych wyjaśnień

12. Wielokrotność wezwań

• Wyjaśnienia treści oferty a ryzyko niedozwolonych negocjacji z wykonawcą
• Ryzyka związane z etapem realizacji zamówienia
• Modyfikacje umów

13. Kryterium istotności zmiany – kiedy zmiana jest istotna a kiedy nie?

14. Zmiany umowy w sprawie zamówienia:

• Badanie prawidłowości zmian dokonanych na podstawie klauzul przeglądowych umów;
• Forma prawna dokonania zmiany;
• Ogłoszenie o zmianie umowy i konsekwencje jego braku.
• Zmiany wartości udzielonego zamówienia;
• Postępowanie prowadzone w warunkach konfliktu interesów
• Wymogi w zakresie składania oświadczeń
• Postępowanie w przeprowadzone w sytuacji:

15. Braku oświadczenia

16. Oświadczenia fałszywego

17. Oświadczenia złożonego po terminie

• Odpowiedzialność z tytuły naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Zarys problemu.
• Zasady odpowiedzialności
• Podstawowe przesłanki odpowiedzialności.