Zamówienia publiczne dla kontrolerów - jak skutecznie, zgodnie z prawem i w praktyce przeprowadzać kontrole postępowań

I. Kontrola udzielania zamówień w ustawie Prawo Zamówień Publicznych.

Organy kontroli, zobligowane do stosowane przepisów Działu XI ustawy PZP podczas kontroli udzielania zamówień publicznych;

Wymagana współpraca pomiędzy organami kontroli:

• Obowiązek zamieszczenia informacji o przeprowadzonych kontrolach i ich wynikach w Biuletynie Informacji Publicznej;
• Zwracanie się z wnioskiem o udostępnienie informacji o wyniku wcześniej przeprowadzonych kontroli przez inny organ;
• Konieczność uwzględnienia wyników przeprowadzonej wcześniej kontroli innego organu.

Konieczność dokonania analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach udzielania zamówienia;

Zasady dokonywania kontroli na podstawie kwestionariusza kontrolnego zawierającego szczegółowy opis zagadnień, podlegających sprawdzeniu;

Rola Prezesa UZP służąca harmonizacji rezultatów pokontrolnych i rodzaje kontroli realizowane przez Prezesa.

II. Weryfikacja przeprowadzonego postępowania krok po kroku.

Kompletność dokumentacji przeprowadzonego postępowania:

• Protokół postępowania – czym jest, jego forma i zawartość;
• Załączniki do protokołu – czym są oraz które z dokumentów tworzonych przez zamawiającego nie stanowią załączników do protokołu;
• Realizacja zasady jawności w praktyce – czy zamawiający prawidłowo ją realizował;
• Analiza potrzeb i wymagań – kiedy jest konieczna i jak ma wyglądać.

Nieprawidłowe ustalenie wartości zamówienia:

• Różnica pomiędzy dopuszczalnym, a niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części – zmiana zasady agregacji zamówień w przypadku usług i robót budowlanych;
• Postępowanie przy udzielaniu zamówień nieplanowanych;
• Sposoby ustalenia wartości zamówienia.

Specyfikacja Warunków Zamówienia:

• Kiedy zamawiający zobligowany jest przygotować Specyfikację, a kiedy Opis Potrzeb i Wymagań?
• Zasady wyjaśnień SWZ – terminy ustawowe, sposób ich liczenia, obowiązek przedłużenia terminu składania ofert, odpowiedź wyłącznie na wybrane pytania „po terminie”, czym jest wniosek o wyjaśnienie i czy wnioski o zmianę SWZ lub wyjaśnienie intencji zamawiającego wymagają reakcji?
• Zasady zmiany SWZ – zmiany dezaktualizujące ogłoszenie, kolejność działań i czy zawsze jest możliwość zmiany SWZ przed terminem składania ofert?
• Miejsce udostępnienia i okres – czym jest strona internetowa prowadzonego postępowania i co zrobić z SWZ w przypadku unieważnienia postępowania.

Termin związania ofertą i jego przedłużenie:

• Konieczność wyboru oferty w terminie związania ofertą – jakie czynności Zamawiający ma wykonać w sytuacji kiedy termin związania ofertą upływa, a jakie kiedy upłynął;
• Obowiązek wskazania terminu związania ofertą datą kalendarzową – sposób liczenia terminu, maksymalny okres, czy zmiana terminu składania i otwarcia ofert ma wpływ na termin związania ofertą?
• Niedopuszczalne przedłużenie terminu związania ofertą przez Wykonawcę;
• Termin związania ofertą, a obowiązek zabezpieczenia oferty wadium.

Badanie ofert:

• Przedmiotowe środki dowodowe – definicja, termin złożenia, możliwość uzupełnienia;
• Konieczność poprawienia omyłek – czym jest niezgodność treści oferty z dokumentami zamówienia, możliwość zakwestionowania poprawienia innej omyłki przez Wykonawcę, terminy;
• Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – zmiany w zakresie obowiązku zwrócenia się o wyjaśnienia do wykonawcy i wymagań dotyczących zawartości wyjaśnień, dlaczego cena oferty niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej wszystkich złożonych ofert nie zawsze wymaga zwrócenia się o wyjaśnienia;

Ocena podmiotowa Wykonawcy:

• Obligatoryjne i fakultatywne przesłanki wykluczenia z postępowania oraz źródła ich ocen;
• Zmiany przy korzystaniu z zasobu podmiotu trzeciego;
• Warunki w odniesieniu do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i obowiązek złożenia oświadczenia, z którego wynika które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy;
• Przesłanki wykluczenia w ustawie sankcyjnej;
• Post kwalifikacja jako standardowy sposób weryfikacji zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia – wariant minimalny, pośredni i unijny;
• Dodatkowe warunki zakazujące udzielania zamówień wynikające z rozporządzenia rady (ue) 833/2014 - dlaczego unijnego zakazu udziału rosyjskich wykonawców w postępowaniu o zamówienie publiczne nie należy mylić z przesłankami wykluczenia i czy rozporządzenie dotyczy również zamówień prowadzonych w procedurze krajowej, a współfinansowanych ze środków unijnych?

Zmiany przy opisie przedmiotu zamówienia:

• Kiedy opis przedmiotu zamówienia z użyciem znaków towarowych nie utrudnia uczciwej konkurencji.
• Obowiązek podania kryteriów równoważności w sytuacji używania w opisie przedmiotu zamówienia znaku towarowego, patentu, pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu w opisie przedmiotu zamówienia;

Kryteria oceny ofert:

• W jakich przypadkach dopuszczalne jest stosowanie wyłącznie kryterium najniższej ceny?
• Kryteria podmiotowe – czy przy usługach społecznych wciąż mogą być stosowane?

Tryb przetargu nieograniczonego i tryb podstawowy krok po kroku:

• Procedura odwrócona – czym jest i jak powinna wyglądać;
• Na czym polega każdy z trzech wariantów stosowania trybu podstawowego?
• Jaką postać powinny przybrać negocjacje z wykonawcami w wariancie II i III?
• Co wykonawca może zmienić w treści swojej oferty po negocjacjach?
• Czy zamawiający może zrezygnować z zapowiedzianych negocjacji w wariancie II pomimo informacji od wykonawców o gotowości ulepszenia złożonej wcześniej oferty?

III. Umowy w zamówieniach publicznych:

Klauzule abuzywne (niedozwolone);

Obowiązkowe postanowienia umowne;

Różnice w zasadach waloryzacji wynagrodzenia w umowach zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy i 12 miesięcy;

Zmiany dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

• Przesłanki dopuszczające zmianę umowy:
• Zmiany nieistotne;Zmiany istotne nieobjęte zakazem zmiany;
• Czy zamawiający może podnieść wynagrodzenie wykonawcy domagającego się zmiany umowy ze względu na występującą inflację czy też agresję Federacji Rosyjskiej na Ukrainę?