Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie – jak robić to efektywnie?

Na czym polega zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to proces kontroli i regulacji ilości zapasów w przedsiębiorstwie w celu zapewnienia ciągłości produkcji lub sprzedaży przy minimalnych kosztach związanych z zamawianiem i przechowywaniem zapasów. Co wchodzi w zakres zarządzania zapasami?

• Określenie potrzeb. Przewidywanie, ile i kiedy będzie potrzebne surowców, półfabrykatów lub produktów gotowych.


• Zakup i dostawa. Decyzje dotyczące ilości zamawianych produktów, momentu ich zamawiania oraz wyboru dostawców.


• Przechowywanie zapasów. Zapewnienie odpowiednich warunków składowania, aby zapasy były chronione przed uszkodzeniem czy utratą, a jednocześnie były łatwo dostępne.


• Kontrola zapasów. Monitorowanie ilości i wartości zapasów, a także kontrola nad ich rotacją i terminowością wykorzystania.


• Minimalizacja kosztów. Optymalizacja procesów związanych z zapasami, tak aby minimalizować koszty związane z ich przechowywaniem, utylizacją, brakami w zapasach czy nadmiernymi zapasami.


• Zabezpieczenie przed brakami. Zapewnienie, aby produkty były dostępne dla klientów lub linii produkcyjnej wtedy, kiedy są potrzebne, minimalizując ryzyko przestoju w produkcji lub utraty sprzedaży.


• Ocena dostawców. Regularna ocena dostawców pod kątem jakości, terminowości dostaw i kosztów.

Zarządzanie zapasami jest niezbędne w wielu branżach, zarówno w produkcji, jak i handlu. Efektywne zarządzanie zapasami pozwala firmom odpowiednio reagować na zmieniające się warunki rynkowe, minimalizować koszty i poprawiać efektywność operacyjną. Narzędzia i metody stosowane w zarządzaniu zapasami mogą być różne w zależności od specyfiki branży, rodzaju zapasów i celów organizacji.

Cele zarządzania zapasami

Główne cele zarządzania zapasami to między innymi zapewnienie ciągłości procesów produkcyjnych i sprzedażowych, minimalizacja kosztów związanych z przechowywaniem oraz zakupem produktów, redukcja ryzyka braku dostępności niezbędnych produktów oraz optymalizacja wykorzystania zasobów magazynowych i finansowych.

Wielu przedsiębiorców dąży również do zwiększenia elastyczności w reagowaniu na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów. Dodatkowo, skuteczne zarządzanie zapasami pomaga w utrzymaniu wysokiej jakości obsługi klienta poprzez zapewnienie dostępności produktów, kiedy są one potrzebne oraz w minimalizacji przestojów w produkcji związanymi z brakiem surowców czy komponentów. W efekcie, dobrze zarządzane zapasy przyczyniają się do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku.

Co to są koszty zapasów i jakie koszty zapasów wyróżniamy?

Koszty zapasów to koszty związane z posiadaniem, zamawianiem oraz brakiem zapasów w magazynie. Mają one bezpośredni wpływ na rentowność przedsiębiorstwa i skuteczność zarządzania łańcuchem dostaw. Wyróżniamy trzy główne kategorie kosztów zapasów:

1. Koszty posiadania zapasów (utrzymywania):
   • Koszty magazynowania: koszty wynajmu lub utrzymania przestrzeni magazynowej, koszty energii, ochrony itp.
   • Koszty kapitału: oprocentowanie kapitału związanego z inwestycją w zapasy.
   • Koszty ubezpieczenia i podatków: koszty ubezpieczenia magazynowanych towarów oraz różne podatki związane z posiadaniem zapasów.
   • Koszty obsługi: wynagrodzenia pracowników magazynu, koszty sprzętu magazynowego itp.
   • Koszty ryzyka: dotyczą ryzyka związanego z przeterminowaniem produktów, uszkodzeniem, kradzieżą lub innymi czynnikami powodującymi deprecjację wartości zapasów.


2. Koszty zamawiania zapasów:
   • Koszty przygotowania i złożenia zamówienia: dotyczą procesu zamawiania, takiego jak prace administracyjne, koszty komunikacji itp.
   • Koszty dostawy i odbioru: związane z transportem, rozładunkiem, przyjęciem towarów.
   • Koszty kontroli jakości: koszty związane z przeglądem i kontrolą otrzymanych produktów.


3. Koszty braku zapasów:
   • Koszty związane z przerwą w produkcji: jeśli brakuje niezbędnych materiałów do kontynuacji produkcji.
   • Stracone możliwości sprzedaży: jeśli brak zapasu prowadzi do niemożności realizacji zamówień klientów.
   • Koszty związane z pilnymi zamówieniami: gdy konieczne jest szybkie dostarczenie brakujących produktów lub surowców.
   • Koszty związane z pogorszeniem relacji z klientami: jeśli opóźnienia w dostawach prowadzą do niezadowolenia klientów.

Efektywne zarządzanie kosztami zapasów polega na znalezieniu optymalnego balansu między kosztami posiadania, zamawiania i braku zapasów, co pozwala na osiągnięcie maksymalnej efektywności operacyjnej przy minimalnych kosztach.

Jakie są metody zarządzania zapasami?

Zarządzanie zapasami to kluczowy element działalności operacyjnej przedsiębiorstw. W zależności od specyfiki działalności, wymagań rynkowych i charakterystyki produktów, firmy mogą stosować różne metody zarządzania zapasami. Oto kilka najpopularniejszych metod sterowania zapasami.

• Metoda EOQ (Economic Order Quantity): określa optymalną ilość produktu do zamówienia tak, aby zminimalizować całkowite koszty związane z zamawianiem i przechowywaniem zapasów.


• Systemy kontroli ciągłej (system Q): w tym systemie zamówienie jest składane wtedy, gdy poziom zapasów spada do ustalonego poziomu zapasów bezpieczeństwa.


• Systemy kontroli periodycznej (system P): zamówienia są składane w regularnych odstępach czasu, niezależnie od poziomu zapasów.


• ABC (analiza ABC): technika klasyfikacji zapasów na podstawie ich wartości. "A" to towary o największej wartości, które stanowią najmniejszy procent całkowitej ilości, "C" to towary o najmniejszej wartości, które stanowią największy procent ilości, a "B" to pozostałe towary.


• Just in Time (JIT): metoda zakładająca minimalizację zapasów i dostarczanie towarów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Jest to szczególnie popularne w branży motoryzacyjnej.


• MRP (Material Requirements Planning): system planowania potrzeb materiałowych, który na podstawie prognoz sprzedaży i planów produkcji określa, kiedy i w jakich ilościach należy zamawiać komponenty.


• DRP (Distribution Requirements Planning): rozszerzenie MRP, które bierze pod uwagę potrzeby dystrybucyjne, aby zoptymalizować poziomy zapasów w całym łańcuchu dostaw.


• Zapas bezpieczeństwa: dodatkowy zapas utrzymywany w magazynie w celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi zdarzeniami, takimi jak opóźnienia w dostawach czy nagły wzrost popytu.


• Kanban: japońska metoda kontroli produkcji i zarządzania zapasami, polegająca na używaniu wizualnych sygnałów (często w formie kart) do sygnalizowania potrzeby produkcji lub dostarczenia komponentów.


• Konsygnacja: dostawca dostarcza produkty do magazynu klienta, ale pozostaje ich właścicielem do momentu ich sprzedaży lub użycia przez klienta.


• Metoda punktu zamówienia (ROP, Reorder Point): określa, kiedy zamówić więcej produktu na podstawie aktualnego poziomu zapasów i czasu dostawy.

Warto zaznaczyć, że wiele firm korzysta z kombinacji różnych metod w zależności od potrzeb, rodzaju produktów i specyfiki działalności. Wybór odpowiedniej metody czy kombinacji metod jest kluczowy dla efektywności operacyjnej i finansowej przedsiębiorstwa.

Informatyczne narzędzia wspierające zaopatrzenie i zarządzanie zapasami

Coraz więcej współczesnych przedsiębiorstw stara się osiągnąć wyższą efektywność zaopatrzenia i zarządzania zapasami poprzez informatyzację tych procesów. Istnieje cały szereg systemów informatycznych, które wspomagają firmy w efektywnym zarządzaniu zapasami. Oto kilka z nich:

• Systemy ERP (Enterprise Resource Planning). ERP to kompleksowe systemy informatyczne integrujące różne funkcje przedsiębiorstwa, w tym zarządzanie zapasami, produkcją, finansami, zasobami ludzkimi i wiele innych. Przykłady takich systemów to SAP, Oracle, Microsoft Dynamics czy Infor.


• Systemy MRP (Material Requirements Planning). Systemy MRP skoncentrowane są na planowaniu potrzeb materiałowych, te systemy pomagają w prognozowaniu, kiedy i w jakich ilościach należy zamawiać surowce i komponenty.


• Systemy WMS (Warehouse Management System). Systemy te są przeznaczone do zarządzania magazynem, w tym lokalizacją towarów, procesami przyjęcia i wydania towarów oraz optymalizacją przepływów w magazynie. Przykłady to Manhattan Associates, JDA czy HighJump.


• Systemy POS (Point of Sale). Są to systemy sprzedaży detalicznej, które śledzą sprzedaż w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybkie reagowanie na zmiany w poziomie zapasów.


• Systemy DRP (Distribution Requirements Planning). Te systemy koncentrują się na potrzebach dystrybucyjnych i pomagają w planowaniu dostaw do różnych lokalizacji dystrybucyjnych.


• Elektroniczne systemy Kanban. Jest to cyfrowa wersja tradycyjnego systemu Kanban, który jest metodą kontroli produkcji i zarządzania zapasami.


• Systemy SCMS (Supply Chain Management System). Te systemy obejmują cały łańcuch dostaw, integrując zarządzanie zapasami z innymi funkcjami, takimi jak logistyka, planowanie popytu czy zakupy.

Współczesne systemy informatyczne do zarządzania zapasami często wykorzystują zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe czy analizy prognozujące, aby pomóc przedsiębiorstwom w jeszcze bardziej precyzyjnym i efektywnym zarządzaniu zapasami. Wybór odpowiedniego systemu zależy od wielkości przedsiębiorstwa, specyfiki branży oraz indywidualnych potrzeb i wymagań.

Szkolenia wspierające zaopatrzenie, zakupy, zarządzanie zapasami

Chcąc osiągnąć postępy w efektywnym zarządzaniu zapasami w działach zaopatrzenia, zakupów, logistyki i magazynowania, warto rozważyć również szkolenia i kursy dostosowane do potrzeb i wymagań specyficznych dla tych działów. Oto kilka propozycji, które warto wziąć pod uwagę.

Podstawy zarządzania zapasami, zaawansowane techniki zarządzania zapasami oraz zakupy strategiczne. Szkolenia takie stanowią wprowadzenie do kluczowych pojęć, metod i technik zarządzania zapasami, takich jak analiza ABC, EOQ czy JIT. Mogą dotyczyć również bardziej skomplikowanych narzędzi i technik, aż po zakupy strategiczne, rozwój umiejętności negocjacji, oceny dostawców i zarządzania relacjami z dostawcami.

Szkolenia z zakresu zarządzania łańcuchem dostaw (Supply Chain Management). Pozwalają one na omówienie procesów i najlepszych praktyk w zarządzaniu całym łańcuchem dostaw, zarządzanie ryzykiem w łańcuchu dostaw, czyli zagadnień dotyczących identyfikacji, oceny i minimalizacji potencjalnych zagrożeń w łańcuchu dostaw.

Szkolenia z nowoczesnej gospodarki magazynowej, planowania popytu i prognozowania. Obejmują one naukę technik prognozowania sprzedaży i popytu, które są kluczem do efektywnego zarządzania zapasami, jak też pozwalają poznać techniki i metody zarządzania magazynem i dostawami. Dostarczają również wiedzy o systemach klasy WMS wspierających gospodarkę magazynową, a także budują świadomość dotyczącą automatyzacji i robotyki w magazynie.

Ponadto, warto inwestować w regularne szkolenia miękkie dla pracowników, takie jak szkolenia z zakresu komunikacji, pracy zespołowej czy zarządzania konfliktami, które mogą przyczynić się do poprawy efektywności i kultury pracy w działach zaopatrzenia, zakupów, logistyki i magazynowania.

Podsumowanie

Zarządzanie zapasami to nieodłączny element działalności każdego przedsiębiorstwa, odgrywając kluczową rolę w zapewnieniu płynności operacyjnej i zadowolenia klienta. W dobie cyfrowej transformacji, gdzie dane i technologie informacyjne redefiniują tradycyjne metody biznesowe, efektywne zarządzanie zapasami staje się bardziej skomplikowane, ale jednocześnie oferuje nowe możliwości optymalizacji. Sukces w tej dziedzinie wymaga połączenia wiedzy pracowników, odpowiednich technologii z dobrze przemyślaną strategią, dostosowaną do indywidualnych potrzeb i specyfiki firmy.