Szkolenia archiwizacja - baza szkoleń z archiwizacji
Wyszukiwanie wydarzeń
Słowo kluczowe:
Np.: temat, miasto, nazwa organizatora...

Szkolenia archiwizacja - baza szkoleń z archiwizacji

Wyświetlone wszystkie (15)
1
Langas Group

Langas Group
Fundacja Promocji Edukacyjnej ORYLION

Fundacja Promocji Edukacyjnej ORYLION
Fundacja Promocji Edukacyjnej ORYLION

Fundacja Promocji Edukacyjnej ORYLION
EMPRIZ Group

EMPRIZ Group
Krajowe Stowarzyszenie Ochrony Informacji Niejawnych

Krajowe Stowarzyszenie Ochrony Informacji Niejawnych
EMPRIZ Group

EMPRIZ Group
Eurodirect fila BDO Sp. z o.o.

Eurodirect fila BDO Sp. z o.o.

Szkolenia archiwizacja - baza szkoleń z archiwizacji Szkolenia archiwizacja - baza szkoleń z archiwizacji

Wyświetlone wszystkie (15)
1
Zobacz również

Archiwizacja – jak zapanować nad informacjami, danymi i dokumentami?

W wielu firmach i instytucjach kluczowe okazuje się zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do danych przy ich jednoczesnym zabezpieczeniu przed usunięciem czy niepowołanym dostępem. Dlatego na znaczeniu zyskuje nowoczesna archiwizacja. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich technik można nie tylko gromadzić dane, ale również upewnić się, że w razie potrzeby ich odnalezienie nie będzie stanowiło problemu. Dowiedz się więcej o archiwizacji w firmach!

Czym jest archiwizacja?

Archiwizacja jest procesem polegającym w znacznej mierze na tworzeniu kopii danych. W odróżnieniu jednak od tzw. backupu jej celem nie jest tylko ochrona przed utratą informacji. Ważnym elementem jest w tym przypadku katalogowanie, grupowanie oraz tworzenie baz. Często dane są też kompresowane (by zajmowały jak najmniej miejsca na nośnikach) oraz dokładnie opisywane (m.in. datą utworzenia i archiwizacji czy trybem korzystania). Powinny być również odpowiednio zabezpieczone przed niepowołanym dostępem ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Dzięki archiwizacji starsze dane są usuwane z pierwotnych nośników pamięci, przez co uzyskuje się miejsce na nowe. Jednocześnie w razie potrzeby zawsze można je odczytać lub przywrócić.

Czemu służy archiwizacja?

Archiwizacja danych i dokumentów to proces szczególnie istotny w miejscach, w których przetwarza się znaczne ilości informacji. Dzięki zastosowaniu odpowiednich systemów uzyskuje się szereg korzyści, między innymi:
  • łatwość zachowania porządku i odpowiedniej struktury w bieżących bazach danych,
  • zabezpieczenie danych przed nieumyślnym skasowaniem lub utratą, np. w wyniku awarii sprzętowej,
  • zabezpieczenie danych przed niepowołanym dostępem,
  • możliwość wprowadzenia hierarchicznej struktury danych dla ich łatwiejszego wyszukiwania,
  • łatwy dostęp do danych archiwalnych.
Dla maksymalnej skuteczności archiwizację powinno się przeprowadzać regularnie i z wykorzystaniem ujednoliconych systemów w ramach całej organizacji, co pozwoli na wygodne przechowywanie informacji. Użyte narzędzia powinny też być wyposażone w stosowne zabezpieczenia ograniczające dostęp do danych przez osoby niepowołane, zwłaszcza w kontekcie danych osobowych chronionych na podstawie dyrektywy RODO.

Warto pamiętać, że niektóre dokumenty (np. te dotyczące transakcji) powinny być przechowywane w firmach przez określony czas, zgodnie z przepisami. Dlatego systemy archiwizacji okazują się przydatne w niemal każdej organizacji.

Główne zasady archiwizacji dokumentów

Archiwizacja powinna być przeprowadzana według określonych zasad. Dokumenty należy zabezpieczyć przed zniszczeniem oraz niepowołanym dostępem, a także uporządkować w sposób ułatwiający dostęp do danych. Niezależnie od rodzaju informacji i wybranych metod ich przechowywania należy stosować się do zasad:
  • grupowania dokumentów – np. tematycznie,
  • kompletowania w aktach – zadbania o ułożenie chronologiczne,
  • łatwego wyszukiwania – dostęp do potrzebnych informacji powinien być jak najłatwiejszy,
  • przechowywania – dane powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, usunięciem oraz niepowołanym dostępem.

Jak wyglądają nowoczesne systemy archiwizacji?

Istnieje wiele sposobów archiwizacji danych, a ich dobór zależy od wielu czynników. Współcześnie informacje mogą być przechowywane zarówno online, jak i offline, ale nowoczesne systemy oparte są w duzej mierze o metody komputerowe. Dostępne są gotowe rozwiązania ułatwiające procedury archiwizacji oraz oferujące ich automatyzację. Warto dokładnie przeanalizować potrzeby organizacji przed wyborem stosowanej metody.

Nie należy zapominać również o dokumentach papierowych, które niekiedy muszą być przechowywane w firmach nawet przez kilkadziesiąt lat. Obecnie w celu archiwizacji dokonuje się ich cyfryzacji, czyli wykonuje elektroniczne kopie (np. skany). Pozwala to na zastosowanie jednolitego systemu przechowywania dla wszystkich danych, a jednocześnie eliminuje trudności związane z archiwizacją fizycznych kopii tradycyjnych dokumentów.

System informatyczny do przechowywania oraz archiwizacji dokumentów może być stworzony na potrzeby konkretnej firmy, jednak jest to rozwiązanie wymagające ogromnych zasobów i nakładu pracy. Dlatego decydują się na nie tylko ogromne korporacje. Najczęściej zastosowanie ma więc outsourcing – firmy zwracają się do zewnętrznych podmiotów, które udostępniają uniwersalne narzędzia do archiwizacji dopasowane do zróżnicowanych potrzeb wielu organizacji. Ważnymi cechami tego typu rozwiązań są:
  • zaawansowane szyfrowanie – zapewniające bezpieczeństwo danych,
  • ułatwianie dostępu do danych – poprzez zastosowanie np. rozwiązań opartych na tzw. chmurze,
  • dodatkowy backup – automatyczne tworzenie kopii zapasowych na wypadek awarii i innych nieprzewidzianych zdarzeń,
  • przemyślane oprogramowanie – wygodne w użyciu aplikacje ułatwiające zarówno samą archiwizację, jak i wyszukiwanie zgromadzonych w archiwum danych,
  • zorganizowana przestrzeń magazynowa - pozwalająca na bezpieczene magazynowanie, szybki dostęp oraz minimalizację powierzchni magazynu.
Ponadto wybór gotowego systemu archiwizacji zwykle wiąże się z otrzymaniem pełnego wsparcia technicznego oraz gwarancji na usługi. Nie brakuje dostawców tego rodzaju rozwiązań, co oznacza, że współczesne firmy mają ułatwiony dostęp do funkcjonalnych, nowoczesnych technologii.