Welcome pack, który uczestnicy zachowają po konferencji

Co naprawdę powinno znaleźć się w welcome packu?

Nie ma jednego uniwersalnego zestawu. Inny pakiet sprawdzi się podczas konferencji technologicznej, inny na wydarzeniu branży beauty, a jeszcze inny podczas spotkania dla partnerów biznesowych. Warto jednak kierować się prostą zasadą – każdy element powinien mieć swoje uzasadnienie.

Najczęściej w pakietach powitalnych znajdują się:

• identyfikator z zawieszką,
• agenda wydarzenia,
• notes i długopis,
• kod rabatowy lub voucher,
• próbka produktu,
• drobna przekąska,
• butelka wody.

To sprawdzone rozwiązania, ale same przedmioty nie wystarczą. Liczy się również sposób ich zaprezentowania.

Opakowanie też buduje wizerunek

Można wręczyć materiały w jednorazowej reklamówce. Można też zapakować je w sposób, który będzie spójny z identyfikacją wizualną wydarzenia.

Coraz więcej organizatorów zwraca uwagę na ten detal. Materiałowe opakowanie z logo konferencji lub firmy wygląda estetycznie, porządkuje zawartość pakietu i sprawia, że całość prezentuje się znacznie bardziej profesjonalnie.

To także praktyczne rozwiązanie. Po zakończeniu wydarzenia uczestnik często wykorzystuje takie opakowanie ponownie – do przechowywania akcesoriów, kosmetyków, kabli czy drobiazgów w podróży. Dzięki temu logo wydarzenia pozostaje z nim znacznie dłużej niż papierowa torba, która zwykle trafia do kosza jeszcze tego samego dnia.

Firmy przygotowujące wydarzenia biznesowe coraz częściej wybierają woreczki z nadrukiem, ponieważ można je dopasować do identyfikacji wizualnej marki, kolorystyki konferencji i charakteru wydarzenia, jednocześnie tworząc estetyczny i praktyczny element welcome packu.

Nie ilość, a przemyślany wybór

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest przeładowanie pakietu przypadkowymi gadżetami. Kilkanaście przedmiotów niskiej jakości rzadko robi dobre wrażenie. Znacznie lepiej sprawdza się kilka dobrze dobranych elementów, które uczestnik rzeczywiście wykorzysta.

Jeżeli organizator decyduje się na notes, warto dołączyć porządny długopis zamiast najtańszego modelu. Jeśli dodaje próbkę produktu, niech będzie ona odpowiednio zabezpieczona i estetycznie zapakowana. Każdy detal wpływa na odbiór całego wydarzenia.

Takie podejście ma jeszcze jedną zaletę – pozwala zachować spójność. Kolory, materiały i grafiki tworzą jedną całość, dzięki czemu uczestnik od razu kojarzy je z konkretną marką.

Welcome pack jako element identyfikacji marki

Firmy od lat inwestują w profesjonalne strony internetowe, materiały reklamowe czy stoiska targowe. Tymczasem welcome pack nadal bywa traktowany jako lista rzeczy do rozdania.

To błąd.

Pakiet powitalny jest przedłużeniem identyfikacji wizualnej marki. Jeżeli wszystkie jego elementy są dobrze zaprojektowane, uczestnik odbiera organizatora jako profesjonalnego i dbającego o szczegóły. Takie doświadczenia trudno zmierzyć w liczbach, ale mają realny wpływ na to, jak zapamiętane zostanie całe wydarzenie.

W przypadku konferencji, na których obecnych jest kilkuset uczestników, właśnie detale często decydują o tym, czy marka zostanie zapamiętana, czy zginie wśród wielu podobnych wydarzeń.

Dobre wspomnienia zaczynają się od prostych rzeczy

Po zakończeniu konferencji uczestnicy zwykle pamiętają najciekawsze wystąpienia, wartościowe rozmowy i atmosferę wydarzenia. W pamięci zostają również drobiazgi, które sprawiły, że całość była dobrze zorganizowana.

Starannie przygotowany welcome pack nie zastąpi dobrego programu konferencji, ale potrafi skutecznie podkreślić jego jakość. To jeden z tych elementów, który pokazuje, że organizator zadbał o doświadczenie uczestników od pierwszej do ostatniej minuty wydarzenia.